办公室管理1月试题.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流办公室管理2013年1月试题.精品文档.办公室管理2013年1月试题试卷代号：2180中央广播电视大学2011-2012学年度第一学期“开放专科”期末考试一、单项选择题 1下列情况中，(B )适宜用传真机发送。B一般文件或图像资料3以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？( C ) C办公室管理具有集中性和整体性4以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？(A ) A审查功能 5文员如果误拆了非本公司的信，应该( D )。 D在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 7在来信来访业务中，下列情况的信件，(A

2、)仍需继续承办。 A问题复杂，调查处理的时间较长的信件3为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着( C )这样一个滚动的过程。 C实施计划检查 5电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该(D )。 D在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊10电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，( A )项是不适宜的。A多份电子文件 1文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的(B )B传达可以根据上司主要意思，溶入自己对问题的意见2以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的( D )D把

3、零散工作安排在安静、有效的时间段里去做3有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务( B ) B发表意见4传真机最好用来传送以下哪种邮件？(A )A一般的图纸 5文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是(C )C姓名、部门、地址、国名 6下列接受名片时唯一正确的做法是(A ) A接受名片时要用双手 7以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。(B ) B圆桌型8按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( A) A个人区 9文员协助举行宴会时，不用考虑(B)B有无休息室10上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，

4、文员应( A) A通知上司家人把衣服送达 1办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( B)应不属于办公室范畴。 B实验室2请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中(C )是不当的。C越级请示3以下关于办公室职能的说法，那一种是正确的(C )C办公室管理具有集中性和整体性4文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是(A)A文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方5邮件的寄发不要考虑以下哪项因素( D )D爱好6办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？( A ) A有共同利益的话题 7文员在处理信访工作时，由收信人（单位

5、）复信的况是以下哪一种(A )A初次写信，或有过激言行的8文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是(C) C什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度9以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C ) C圆桌型 10以下餐巾的使用方法正确的是(B)B用来擦嘴唇嘴角1传真机最好用来传送以下( A )类邮件？A. -般的图纸2文员在进行办公室布置时以下哪种行为是不适宜的。(B)B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方3对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的(C )方法。C变通 4为了防止办公室出现“

6、瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进( A)A工作人员工作尽可能专门化、单一化 5文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是(D)D来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( D ) D“台安”、“钧安”7按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是(A )A个人区 8以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C )C圆桌型 9上司决定参加某个会议时，文员不应该( D )D只在便笺上写好会议名称10.值班人员不应该做以下哪类事情(A )A签发文件 1文员传达上司的指示时，哪一项

7、做法是不适宜的？(B )B传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见2以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？( D ) D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做3有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？(B) B发表意见 4传真机最好用来传送以下哪种邮件？( A )A一般的图纸5文员打印寄往欧美国家的信封收信人内容的打印顺序应该是(C)。C姓名、部门、地址、国名6下列接受名片时唯一正确的做法是( A )。A.接受名片时要用双手 7以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？( B ) B圆桌型 7 D.U字型8按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间

8、距离的划分理论，45CM120CM，应该是(A )。A.个人区 9文员协助举行宴会时，不用考虑( B)。 B有无休息室 10.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( A )。 A.通知上司家人把衣服送达 1在办公室的布置方面，( A )的位置是上座。A离人口最远 2在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？( B ) B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方3文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？( C )C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力4为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？( A

9、 ) A工作人员工作尽可能专门化、单一化5以下哪些接打电话的行为是不正确的？( A )A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( D )。 D“台安”、“钧安”7按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是(A )。A个人区 8文员做会议记录时，可以在会议记录中( C )。C与发言者用词不一致但意思完全一致9上司决定参加某个会议时，文员不应该( D )。D只在便笺上写好会议名称10.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另

10、一是具有( B )，了解要求约会者的心理。 B说话的技巧 1办公室布置要注意( D ) D各种沟通、保密2在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的( A ) A接通电源可立即复印操作3文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的( B ) B应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同4为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进( D ) D工作人员工作尽可能专门化、单一化5文员在收取邮件时，不正确的做法是( D )D为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情6下列接受名片时唯一正确的做法是( A ) A接受名片时要用双手 7在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当

11、的( C ) C作会议记录时离开会议室接听电话8以下关于说话的要领中，哪一项不适宜( B ) B由过程先说 9上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( A ) A通知上司家人把衣服送达 10接受忠告的反应应该是( D ) D切勿感情用事1文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ）A、拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开2文员在接打电话时，正确的做法是（ B ）B、在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来3以下关于名片的使用，不正确的是（ C ）C文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片4文员在传达上级或上司的文件精神和指示时，哪一种做法是不正确的（ D ）D、可以

12、任意发挥，也可以用上司的口气讲话5按照握手的礼仪规则，以下哪一种说法是错误的（ B ）B女性在任何场合都应摘下手套握手，男性可以不必 6文员在处理顾客或其他人的来信时，不应（ A ） A拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订7文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ C ） C会议场所的选择，要根据会议的时间长短、花费多少作决定8以下关于名片的使用，不正确的是（C ）C文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片9上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确（ D ） D不必提前，在取票前或出发前再用电话予以确认1以下哪项不是办公室事务管理的特征( B )B.决策

13、性2。文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的( C ) C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 3文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( C ) C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 4以下哪种接打电话的行为是不正确的( A ) A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击5邮件的寄发不要考虑 ( D )因素。 D爱好6办公室人员在社交活动中应如何选择话题，( A )属于合适的话题。 A有共同利益的话题 7、文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种( A ) A初次写信，或有过激言行的8文员做会议记录时，可以在会

14、议记录中( C ) C与发言者用词不一致但意思完全一致 9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。( C ) C圆桌型 10在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有( B )，了解要求约会者的心理。B说话的技巧 2文员在传达上级或上司的文件精神和指示时，哪一种做法是不正确的（ D ）D、可以任意发挥，也可以用上司的口气讲话3按照握手的礼仪规则，以下哪一种说法是错误的（ B ）B女性在任何场合都应摘下手套握手，男性可以不必 4文员在拆邮件时，不正确的做法是（A ）A、拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开5

15、以下关于名片的使用，不正确的是（ C ）C文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片6文员在处理顾客或其他人的来信时，不应（ A ） A拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订 8办公室文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B ） B. 归档范围、归档时间、归档要求9上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确（ D ） D不必提前，在取票前或出发前再用电话予以确认10照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（ D ）D.应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助1以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的( D )D应设置电脑的桌面屏幕保护功能2文员在进

16、行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的( C ) C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方3以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的( A ) A录音时需将监听开关至于“0N”位置4文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( C )C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力5以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的( C ) C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系6以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的( A ) A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认7文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项

17、是不适宜的( B ) B代替上司制定约会计划 8以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的( D )D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰9以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的( C )C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可10上司决定参加某个会议时，文员不应该( A )A只在便笺上写好会议名称二、判断题12.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。 15.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上 司。( )18.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。20.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在

18、档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。( )11.感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。( )12大办公室一般隔成3-4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米15受意是领导接纳文员的意见和建议。( )18在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意20电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。( )11文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )12文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( )13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。

19、( )14当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( )18宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( )19如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( )11小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。( )12没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作13文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( )14代表会议依法定期召开，与

20、会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( )15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( )16文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( )18.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。( )19文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( )20文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。

21、( )11办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。( )12办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )14请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请示报告16假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。( )17如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来()18女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。( ) 19文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( )20.列入保密范

22、围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( ) 1文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( ) 2文员第一次做一项工作时应该快一些如果错误可以再做一遍。3无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。( )4当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( )7即使是上司私人的应酬文秘人员也应该积极、乐意地去协助8宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( )9如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法

23、，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( )10介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。()1办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( )2办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。( )3同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( )4文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( )5文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。( )6日常交往中的上下级角色关系不应淡化。( )7如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。8女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后

24、背离椅背有一个拳头大小距离。( )9要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。( )10.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( )1办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。 ( )2文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )3两个电话铃同时晌时，文员要同时对两个电话讲话，( )4上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( )5如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每次见面的情况文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件

25、6当上司要求文员协助私人事冬时就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( )7英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( )8如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。9介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。( )10档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。( )1.如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间（ ）3口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅一些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（）

26、 4受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ）5列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ） 6在正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿。（ ）7鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。 8晚宴一般不邀请夫妇同时出席。 （ ）9交际应酬的主要项目并不是参加婚丧喜庆等活动。 （ ） 10文员对自己的工作要分轻重缓急，决定工作次序。受制约的工作应置于后，自己支配的工作则置于前。 （ ） 1办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。(

27、 X ) 2没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作3同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( )4代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( )5文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。( X )7男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。( ) 8要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。( X )10文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。(

28、 X )1同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( )3文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。( )4当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( )5介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。( )6面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。( )7注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。( )8即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。( )9女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离

29、椅背有一个拳头大小距离。( )三、简答题（每小题10分，共20分）21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。 答： 一是为上司服务； 二是为组织服务； 三是为公众服务。 一般阐述22简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做

30、好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。21.文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；补缺作用；增进关系作用； (3)适事、适时、适地、适度。22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ (1)会议名称；(2)会议记录人的姓名、盖章； (3)时间（开始时间、结束时间）； (4)会议地点； (5)议题；(6)主持人、主席；(7)出席者名单； (8)会议的经过情形及结论；(9)相关的资料； (10)下次会议预定日期。21文员在处理上司指派的工作时，首

31、先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。(1)充分了解即将开始的工作内容； (2)思考以什么方法进行效率会最佳； (3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？有电子提示系统和人工提示系统电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件21简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点： 会议纪要具有沟

32、通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：(1)议决性会议纪要。 (2)周知性会议纪要。22请简单说明提高会议效率的一些基本做法？答:遵循法律法规. 合理确定会议目标确定必要的与会者减少会议数量. 缩小会议规模 简化会议程序.缩短会议时间.控制会议经费.分析会议成本1简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？答：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。 会议纪要具有沟通情

33、况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式： (1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。 (2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。2什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 (1)电话挡驾。上

34、司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。 (2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。1文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的? 答：合适的话题： (1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。 (2)一般人喜闻乐见的话题。 (3)显示地方或民族色彩的话题。 (4)比较高雅的话题，如中外名著、展览会等。(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。不合适的话题： (1)应当忌讳的话题

35、。 (2)令人不快的话题。过于敏感的话题。(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。 (4)庸俗的、色情的话题。 (5)不宜谈论的保密的话题。1文员向上司进言具有什么意义和作用？答：参谋作用。主动向上司提出建议或工作方案，也是文员参政议政的一种手段补缺作用。上司在工作中难免有疏忽、缺点，文员看到及时提出，拾遗补缺，或适当地规劝，有利于上司工作的改进，发挥助手作用，变被动服务为主动服务 增进关系作用。形成与上司经常的、非正式的思想交流、切磋，可以建立既是上下级，又是同志式的正常关系，甚至进一步形成亲密的工作伙伴关系2什么是国际会议？它必须具备哪两个特点？答：国际会议指来自两个以上国家（不是指地区

36、）的政府、政党或社会组织、民间团体就共同关心的问题召开的会议。特点：一是来自或代表两个以上国家，也可以是多国会议、世界性会议；二是议题必须是共同的，观点当然可以不同；如果各讲各的题目，就没有必要在一起开会。2提高会议效率可以有哪些做法? 答： 提高会议效率的做法有：遵循法律法规、 合理确定会议目标、 确定必要的与会者、 减少会议数量、 缩小会议规模、 简化会议程序、 缩短会议时间、 控制会议经费、 分析会议成本、1小刘刚到办公室担任秘书，负责保管单位公章和盖印的工作，小刘应该如何管理和使用印章？答：小刘应当首先了解印章管理的有关规定，把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带;每次用毕

37、应将印章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代管。 加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。2文秘人员安排上司的商务旅行，如果预定的是飞机票，拿到机票后要进行哪几点核对、检查？答：拿到机票后要核对以下几点：航班号是否正确；出发时间是否符合你的要求，飞机是否在你预想的飞机场起飞；到达的城市是否你上司想去的地方，预定的机票是否是你预想的航班；机票是否完整无缺。1文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答： (1)拟稿。 (2)核

38、稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。 (4)编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 (5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。 (6)校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 (7)用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。 (8)登记。(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。2文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么? 答： (1)要获得上司的许可； (2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认； (3)要正确告知对方赴约者

39、的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等； (4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。 (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； (7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会； (8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。四、设计题（每小题15分，共30分）24.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？23安徽某企业欲与上海

40、某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(1)接受任务；(2)了解来宾； (3)制订计划 (4)预订食宿； (5)迎接来宾； (6) 欢迎来宾商议日程(5)礼节性拜访、宴请(7)安排会谈； (7)签订协议书8)陪同参观游览；(9)互赠礼品(9)送别客人； (10)接欢送来宾待小结。24文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差

41、费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。四、设计题（每小题15分，共30分） 23所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给

42、上司，上司一定会看到这封信。 (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。 24作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等； (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3)比较合

43、适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下； (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。四、设计题 23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？答: (1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座

44、位上去做； (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短, 7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？答: (1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物； (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品； (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下； (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答: (1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案 (3)尽快恢