催款函怎么写才有效(正规的催款函模板).docx
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1、Word催款函怎么写才有效(正规的催款函模板) 无效的催收有时不仅会催不回款项,还会导致超过诉讼时效、丢失胜诉权的严峻后果,催收的方法许多,此处只讲如何发送有效的催款函。 一、做好铺垫 (1)明确商定联系信息: 签订合同之初,核实对方的身份、地址信息,合同中,有明确的联系方式条款,双方列明联系人、联系地址、电话、电子邮箱,尽可能全面,并标注如有变更,应在变更前/后几日内书面通知对方,如未通知,将担当由此造成的不利后果。 (2)收集并妥当保管收款凭证: 联系信息商定明确后,还需熟知合同中的付款时间及付款条件,依据付款条件,收集必要的“债权凭证”。如付款条件是“验收合格后【】日”或“交付货物后【】
2、日”,就要保存验收证明、货物签收单等材料原件,保留合同执行过程中的过程性文件。 二、催款函留意事项 (1)催款函内容: 强调几个字:内容务必精确!催款函中,应精确列出催款对象全称、催款事由、详细款项、收款方的收款信息,语气可依据催款对象、催款频次的不同而做出调整。你所陈述的催款事由,如双方合同签订的详细时间、已执行状况、欠款金额,肯定要反复核实,确保精确无误。另外,落款时间上,不要让人挑出漏洞。比如你的催款函是在11月9日寄出的,但落款日期却写了11月11日,千万不要犯这样的错误,被人挑出问题再作抗辩时很麻烦。盖章时,印章要清楚完整。盖章后,保留扫描件。 (2)寄送时留意事项 收件人应是双方合
3、同中指定的联系人、如无指定联系人,写对方法定代表人和在业务往来中可以代表对方的业务联系人,寄送地址除了对方有效联系地址外,如注册地和联系地址不同,也要向注册地发送一份。 另外,保留好快递底单、快递信息,尽量选择EMS。 寄送快递的同时,向对方的办公邮箱发送原件扫描件,并设置收件回执;向对方法定代表人/指定联系人的微信、短信发送扫描件。 (3)寄送后留意事项 与对方的收件人核实是否收到函件,核实时不建议问收到没有这类问题,而要叙述在哪哪天已显示签收,你方是否可按要求支付。留意录音或保留电子沟通记录。假如对方不能准时付款,尽量要求对方出具正式回函。 (4)催款频次 依据催款方需要,但需要知道,拖得越久越不利于收款,千万不要硬是拖过了诉讼时效。 2
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