合同管理操作规程2.doc

《合同管理操作规程2.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《合同管理操作规程2.doc（29页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流合同管理操作规程2.精品文档.合同计划管理操作规程10 目的规范各公司及项目合同计划管理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同计划的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 各公司及项目副总经理执行本规程。40 程序要点及标准4.1合同计划的编制与发送4.1.1 各公司及项目负责人根据公司年度发展计划或项目的整体规划和工程设计图纸编制合同的年度签订计划；4.1.2各公司及项目副总经理每月月底根据本公司及项目的需要及工作进程编制下一个月的合同签订计划;4.1.2年度或月签订计划应于每年1月或每月5日前

2、将当年或当月的合同计划分别报送总裁办、工程管理中心、集团法律部、财务部及其它需要协助、配合的部门。4.2 收文部门的配合4.2.1 相关收文部门应根据年度或月合同签订计划，合理安排本部门工作时间、人力给予配合。50 相关表格与记录5.1 公司/项目合同签订计划60 附录 公司/项目2005年度 月合同签订计划表序号需要签订的合同名称主洽谈部门合同预算金额需要协助部门备注合同评审操作规程10 目的规范各公司及项目合同评审工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同评审的管理。30 职责3.1 合同主洽谈部门的公司或项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 参与合同评审部门协助落实本规程。4

3、0 程序要点及标准4.1 需要评审的合同种类：A） 合同管理办法中所指的重要合同；B） 标的在500万以上的大额合同；C） 涉及到专业性较强的合同；4.2合同评审程序4.2.1合同评审时机：在合同投标前或送请审批前组织评审；4.2.2合同评审参加部门：合同洽谈部门、财务部门、集团法律部、工程管理中心或其它相关专业部门；4.2.3合同评审组织实施人员：合同主洽谈部门总经理或其委派的人员；4.2.4合同评审的内容：A)合同形式的合法性；B)合同对方的资信是否良好，相关授权资料是否齐全；C)合同期间、合同质量或服务要求、报价依据是否正确、条款是否合理、清楚、明确并可接受；D)本公司或项目的履约能力。

4、4.3合同评审记录4.3.1各部门参加合同评审人员在合同评审表上出具评审意见并签字确认；4.3.2合同洽谈部门根据合同评审意见与合同对方协商、洽谈，并修正合同文本；4.3.3合同评审记录最终由各公司及项目合同专管员保存。50 相关表格与记录合同评审表60 附录合同评审表合同名称合同目的评审主持人评审时间评审人员签到：合同评审意见合同洽谈部门公司或项目财务部集团法律部集团预结算部门其它专业部门综合处理意见合同洽谈、审批与签订操作规程10 目的规范各公司及项目合同洽谈、审批与签订管理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同洽谈、审批与签订的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程

5、的组织实施和检查。3.2 参与合同审批的相关部门协助落实本规程。3.3 合同履行部门执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同的洽谈4.1.1合同洽谈前的准备：承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：a)、主体资格合格：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符； b)、欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书；c)、代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；d)、具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计（审计）事

6、务所出具的资信证明、验资报告等相关文件；e)、有担保的合同，必须保证担保人具备一定的担保能力和担保资格。f)、对于重大合同，还须了解和审查合同另一方当事人的履约信用：无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；承办部门或承办人应将审查结果在合同审查意见表上加以陈述。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体。 上述所列各种文件为合同不可或缺的组成部分，其文本为复印件时，提交方须加盖公章，并须加注“与原件核对无误”的字样，同时由承办人签字确认。4.1

7、.2签约对方的确定：承办部门在正式进入洽谈前应选择3家以上签约对方，按4.1.2条要求对其进行全面审查后，通过初步洽谈后出具书面报告（包括拟签约对方的价格、质量等具体情况），由项目或公司总经理决定签约对方；4.1.3承办部门根据公司或项目确定的签约对方，拟定谈判方案，负责具体的对外商谈合同工作。4.1.4 重要、大额合同往往需要进行多次谈判，为巩固谈判的成果，应将双方讨论的意见制作成备忘录，由双方签字确认，以作为下次谈判的参考。洽谈中的备忘录还可作为因对方原因不能签订合同时追究对方责任的依据。4.1.5备忘录应简明扼要地写明备忘录形成的时间、地点、参加人、讨论的主题等基本情况；对于形成共识的问

8、题要求写明问题、处理方式、责任方及责任大小等。4.2 合同的起草4.2.1合同洽谈部门应根据合同的洽谈情况，参照合同示范文本，起草合同条款。书面合同应当包括以下内容：a)、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名、职务、联系方式； b)、签约的目的和依据；c)、标的，动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、明白；不动产应注明名称和座落地点；货币应注明币种；d)、数量和质量，包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称。如有多种标准的，

9、应约定与合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；e)、价款和酬金，包括支付方式，合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序；f)、履约期限、地点或方式， 履约期限、地点和方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体；g)、争议解决方式，约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我方所在地法院管辖，约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构的名称和具体请求裁决的事项，目前东莞没有设定仲裁委员会，一般不约定仲裁；h)、违约责任，合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法，每日的违

10、约金一般不超过万分之三；I)、合同变更和解除条件；j)、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；k)、正副本份数为4份及以上；l)、生效的时间和条件；m)、约定的联系方式；n)、附件名称；o)、签约地点、日期；p)、签约各方开户银行及帐号；q)、签约各方公章或合同专用章；r)、法定代表人（负责人）或代理人签字。4.2.2关于合同起草的其它规定a)凡国家、行业或本公司有标准或格式文本的，应当优先参照适用，所有条款栏目均应做出约定。b)当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等均为合同的组成部分。c)图纸、预算书等文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代

11、书面合同。d)合同标的为人民币5000元以下并且能够即时结清交付完毕的合同可以不签订书面合同。e)合同文本的起草应力求由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。f)合同文本中的术语，特有词汇、重要概念应设专款解释。g)合同文本中涉及数字、日期须注明是否包含本数。h)除特殊情况外，合同文本应当正式打印制作。I)涉外合同的内容按照有关法律规定确定。4.3合同的审批4.3.1合同标的在人民币15万元以上的（含15元）大额合同或重要合同，须按照公司的合同审批程序报法律事务部及其他有关部门审核同意后才能签订。禁止将一份合同标的超过人民币15万元的合同分解成几份合同以规避合同审批。4.3.2合同签订

12、之前，承办部门或承办人应将合同文本草案、合同审批意见表及与合同有关的证明材料，一并提请财务部门、工程管理中心、法律事务部审批。财务部门、工程管理中心、法律事务部在审核合同（或草案）时，可根据需要，要求承办部门或承办人提供与合同有关的补充证明材料和说明有关情况。承办部门或承办人应对其提供材料和说明的情况的真实性负责。合同审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的不同意。4.3.3承办部门或承办人向各合同审核部门提供合同（或草案）时，应预留至少2个（含本数）完整工作日供其审核；审核部门因特殊情况需延长审核时间的，应向承办部门或承办人申明理由。各

13、审核部门应在规定的审核时限内提交书面审核意见或法律意见书，逾期未提交书面审核意见或法律意见又不申明延期理由的，视为完全同意合同草案。4.3.4各审核部门在审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见或法律意见中予以明示并提出修改意见；需要退改时，应连同全部文件退还承办部门或承办人。4.3.5公司或项目负责人或授权委托人根据书面审核意见和法律意见书决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不签约时，应以书面形式明示意见。4.3.6对需要办理批准、鉴证、登记、交付，设立抵押、质押等担保的合同，承办人应按国家有关规定和双方约定严格履行批准、鉴证、登记、交付等手续。 4.3.

14、7合同承办人员对审核部门提出的意见必须予以采纳，但经负责合同裁定的总经理或分管副总经理明确书面批示不予采纳的除外。合同生效后经双方协商需要变更合同主体、增减内容时，按本规程规定的权限范围经再次审核后方可变更、增减。4.2.8财务部负责对合同中下列内容进行审核：a)、履行合同所需资金或所涉及资产的合法性及资金安排的可行性；b)、合同中有关价款、酬金条款及结算条款的合法性、适当性及对我方的影响；c)、认为需要审核的其他内容。付款方式、付款计划的可行性，合同付印后应保存合同原件一份，并严格依照合同的履行情况及进度支付合同项下的价款； 4.2.9预结算部门负责根据合同的定价依据或相关的报价施工方案审核

15、合同总价及合同价款结算方式的合理性；4.2.5法律部负责从法律层面防范合同风险，从下列内容进行审核与管理：a)、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性；b)、合同标的合法性；c)、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；d)、与合同业务有关的其他法律问题；e)、公司合同资料的收集、整理、保管和及时归档；f)、需审核的其他内容。4.2.6任何在合同审查意见表上签字之人员及部门负责人不论合同最终是否签订均应对签字审核意见负责；4.2.7若合同不能通过审核批准，则应说明理由退回合同洽谈部门，重新洽谈、协商、补充及改进合同内容后，按原程序报请批准。4.3 合同的签订4.3.1公司授权委托代理人签订合

16、同时，必须持有法定代表人（负责人）签署的授权委托书及盖有授权单位公章。授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。4.3.2应当办理审核的合同而未办理或合同正式文本没有按照本规定采纳审核意见的，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字。4.3.3合同承办人应在合同会签完毕后一个工作日内，将合同的书面文本、电子文本及会签意见全部交校对人校对，校对人应在二个工作日内校对完毕，特殊情况下可适当延长校对时间。合同的校对由各公司及项目有合同校对经验的专人负责，校对无误后，校对人员须签字，否则，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字。4.3.4单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。4.

17、3.5合同盖章前，应由各公司及项目合同专管员对合同进行统一编号。4.3.6合同文本原件公司至少应持二份，合同文本由法律事务部、财务部门、具体业务部门等各部门分存，集团法律部及各公司、项目财务部各保管一份合同文本原件。4.3.7 合同通过审批后，由合同洽谈部门把审批稿交签约对方盖章签字，签约对方签字盖章后的合同与原审批稿核对无误后，才能交公司法定代表人或授权签约代表签字，交财务部门盖章或由双方交换盖章，如一式四份的合同，分别由我方与对方签字盖章两份，再交换签字盖章。50 相关表格与记录5.1 合同审批意见表5.2 谈判方案60 附录谈判工作方案为做好 项目的谈判工作，按照 (总经理或者董事长)的

18、指示，拟定如下工作方案。一、项目情况简介二、参加谈判人员项目总协调人：谈判组由下列人员组成：财务部： 工程部： 法律部：其它部门：三、 谈判提纲的拟定谈判提纲由 拟定，于 年 月 日交谈判组讨论后定稿，作为谈判的基础。四、资料的准备1 谈判资料（写明资料名称、用途等）2 资料提供部门3提供资料时间各部门应于 年 月 日前将相关的谈判资料送交谈判组，由谈判组负责发给谈判人员作为参考五、 谈判人员的职责 参加谈判人员必须保守公司秘密，最终决策由总协调人做出。谈判过程中如有不同意见，应向总协调人提出，总协调人不能立即做出决策的，应向公司总经理汇报。六、 日程安排七、 经费预算八、 其他 项目谈判组年

19、 月 日合同履行与变更操作规程10 目的规范各公司及项目合同履行与变更管理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同履行与变更的管理。30 职责3.2 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2各公司及项目合同履行部门执行本规程。3.3 各公司及项目合同专管员协助执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同的履行4.1.1合同履行是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间为实现一定的经济目的，对已实际成立的合同自生效后的全面履行。 4.1.2合同正式生效前，不得实际履行合同。 4.1.3合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同。除法律另有明文规定或合同约定外，不得用代替物履行或转让

20、、转卖合同。 4.1.4合同承办人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同，或收到对方对我方履行合同提出的异议时，应立即书面报告部门负责人和法律事务部，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。 4.1.5 合同履行部门应建立合同履行记录档案；如发出的异议文函或答复材料需合同专管员备案，必要时还应报集团法律部备案。4.1.6合同履行过程中有邮寄资料的应将寄达回证附在相关案卷材料中。4.1.7财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：a)应当订立书面合同而未订立书面合同的；b)收款单位与合同对方当事人名称不一致的（有合同对方当事人出具合法有效的委

21、托收款手续的除外）；c)对方履行合同有瑕疵尚未得到法律事务部书面确认已经更正或解决的。d)付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。4.2合同的履行监督4.2.1法律事务部、审计部门、财务部门等部门为公司合同履行监督管理部门，共同实施公司合同履行监督管理。4.2.2公司合同履行情况的监督、检查采取自动报告与不定期检查相结合的方式。4.2.3合同的承办部门或承办人应负责生效后合同的全面履行，并负责配合法律事务部、审计部门、财务部门等部门对合同履行的监督。4.2.4合同的承办部门或承办人须在每个月的30日将合同的履行进展情况自动报告法律事务部、审计部门、财务部门

22、等部门备查或做相应准备工作。4.2.5合同承办部门负责人应加强对本单位部门合同实施的监管，以保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。发现问题应及时纠正、处理，对合同在履行过程中所发生的严重瑕疵应立即书面上报。4.3 合同的变更 4.3.1因合同履行情况发生变化需变更合同条款，承办部门或承办人在征得合同签约人的同意并经法律事务部审核、备案后，以书面形式向对方提出变更合同的要求。书面文件应以特快专递的方式邮寄对方或亲自交对方负责人或承办人签收。在未得到对方书面答复前，除依法可以中止履行外，仍需按合同规定履行。4.3.2承办部门或承办人不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更的依据。4.3.

23、3对方提出变更合同要求的，必须以书面形式提出。对方口头（包括电话）提出变更合同要求的，承办部门或承办人必须要求对方提供书面文件，否则仍按原合同规定履行。 4.3.4在合同履行过程中无论我方或合同对方要求变更合同的，应填写合同变更审批表，按原合同审批程序报请审批；4.3.5变更申请批准后，合同履行部门应做好变更合同的善后工作。4.3 合同的解除4.3.1因不可抗力或其它原因致使合同无法履行或履行已无任何意义，必须在不可抗力消除之日起或合同解除事由发生之日起3日内，向法律事务部提出处理意见。需要解除合同的，须立即向对方提出书面解除要求，并提供有关证明文件。4.3.2对方因不可抗力致使合同无法履行或

24、履行已无任何意义，提出书面解除合同要求时，应立即中止合同的履行，并要求对方提供有关证明文件。 4.3.3对方未能在合同规定的期限内履行义务，承办部门或承办人在发出书面文函催促履约后仍未能履行合同，则应解除该合同，并追究违约责任。4.3.4变更或解除合同的通知或复函须在法定或约定期限内经法律事务部审核、备案后发出。4.3.5在合同履行过程中无论我方或合同对方要求解除合同的，应填写合同解除审批表，按原合同审批程序报请审批；4.3.6解除申请批准后，合同履行部门应做好解除合同的善后工作。50 相关表格与记录5.1 合同变更申请审批表5.2 合同解除申请审批表60 附录 公司合同变更申请审批表申请日期

25、申请公司或项目拟变更合同名称原经办部门/人现经办人 申请变更合同的理由审查意见公司或项目财务部预结算中心其它专业部门集团法律部意见公司或项目负责人意见谈判情况是否变更 公司合同解除申请审批表申请日期申请公司或项目拟解除合同名称原经办部门/人现经办人 申请解除合同的理由审查意见公司或项目财务部预结算中心其它专业部门集团法律部意见公司或项目负责人意见谈判情况是否变更合同纠纷处理操作规程10 目的规范各公司及项目合同纠纷处理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同纠纷处理的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 合同履行部门及集团法律部落实并执行本规程。3

26、.3合同专管员协助执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同履行部门先行处理4.1.1在合同签订或履行中发生纠纷，应首先采取协商、调解方式解决，能够达成一致意见时，应依合同签订程序修改或重新签订合同。在合同纠纷处理过程中，未经法律事务部审核和承办部门负责人同意，不得向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。协商、调解不能达成协议时，承办人应将纠纷内容在合同纠纷处理登记表中作好记载，并及时向公司负责人或签约人汇报，并报法律事务部做好仲裁或诉讼准备。4.1.2 本部门不能处理的应将本部门书面处理意见连同合同相关资料报请项目负责人转呈集团法律部处理；4.1.3 合同履行部门应协助集团法律部做好协商、

27、起诉、应诉及仲裁工作。4.2 集团法律部介入处理4.2.1 集团法律部收到合同纠纷后，应详细了解纠纷产生的原因，找出应对之策并安排法务专员与合同履行部门一同与对方协商处理。4.2.2协商不成，由集团法律部负责按合同规定的解决纠纷途径寻求相应补救措施。4.2.3重大疑难案件，需要外聘律师的，由集团法律部提出建议，报总裁决定。4.2.4法律部在对合同纠纷处理时，应在合同纠纷处理登记表上作好相关记录。4.2.5 合同纠纷处理后，集团法律部应对此案有总结，向公司高层出具合同纠纷处理情况报告书，报告书包括纠纷争议的基本情况、处理结果和法律建议三方面。制作报告书应有情况（便于了解情况）、有分析（对争议情况

28、作出法律分析），有建议（对争议的善后工作如何开展以及如何防止类似事件发生）。50 相关表格与记录5.1 合同纠纷处理登记表5.2 合同纠纷处理情况报告书60 附录 公司合同纠纷处理登记表合同名称签订日期经办人争议单位名称及地址联系人联系电话争议焦点起诉书或答辩书要点 经办人： （签字） 年 月 日合同履行部门处理意见 年 月 日合同纠纷处理情况承办人职务联系电话承办人职务联系电话是否聘请律师律师事务所名称承办律师姓名联系方式受理法院法院名称承办审判人员联系方式受理日期第一次开庭日期仲裁仲裁委员会名称承办仲裁员联系方式结案日期首次开庭日期法律部经理批示 法律部经理： （签字） 年 月 日案件督导

29、专员案件处理跟进一审结果 法律顾问： （签字） 年 月 日上诉意见二审结果 法律顾问： （签字） 年 月 日申诉意见仲裁结果 承办人： （签字） 年 月 日执行情况 法律部经理： （签字） 年 月 日对本案出路的法律建议书 总经理：（签字） 年 月 日公司主管领导意见 公司合同纠纷处理情况报告表总经理：我公司与 合同纠纷争议一案，我公司（或者对方）于 年 月 日向 法院（仲裁委员会）提起诉讼（仲裁），我公司聘请 律师事务所 律师作为代理人，集团法律部 法律专员主办此案，经法院（仲裁委员会）审理，于 年 月 日做出判决（裁决），判决（裁决）结果如下：（写明判决或者裁决的内容）现将有关情况报告如下

30、：一、纠纷争议的基本情况（写明纠纷争议双方当事人的名称、争议合同的主要内容、争议焦点、受理法院或者仲裁委员会等）二、纠纷处理经过三、处理结果1.处理情况： 2.对处理的意见（写明对处理结果是否合适，如果不合适有何补救措施等）四、纠纷处理中的经验教训1.对公司今后合同管理工作有借鉴意见的经验2.本案的直接责任人员的责任：（分析直接责任人在造成公司损失中的行为的性质、违反公司管理规定的情况以及乡谊的法律依据等）3.对直接负责人员的处理意见（写明追究责任人责任的依据） 以上报告，请指示。集团法律部主办人： （签字） 集团法律部经 理： （签字） 年 月 日合同用印管理操作规程10 目的规范各公司及项

31、目公章、合同专用章的用印工作。20 职责2.1 各公司及项目总经理负责公司合同用印的审批，并承担审批责任。2.2印章保管人员依照本规程提供相关服务30 程序要点及标准3.1合同印章分类 3.1.1 公司在合同上付印的印章分为各公司（项目）公章及合同专用章；3.1.2 一般情况下，合同用印时应优先使用合同专用章，在没有合同专用章的情况下才使用公司或项目公章。 3.2合同用章的管理3.2.1为便于工作的开展，各分公司及项目的公章及合同专用章由各分公司及项目财务部分管；3.2.2各分公司及项目统一从集团财务中心领取公章及合同专用章；3.2.3集团财务中心应要求领用在公章及合同专用章领用登记表作好领用

32、登记，并负责公章及合同专用章的使用情况予以监管；3.3 合同用印3.3.1合同付印工作由各公司及项目财务部门负责；3.3.2 合同洽谈部门提交合同文本交财务部门盖章时应同时提交以下资料：a) 按要求履行了签批手续的合同审核意见表；b) 按要求填写完整的盖章申请表。3.3.3 财务部作好登记，并核对印章、文件份数后付印。3.3.4 盖章文件不止一页的应加盖骑缝章。3.3.5 盖章完毕的合同财务部应留取一份原件存档。3.3.6财务部用印时，由财务部直接报总经理审批后用印，并做好登记。3.4 印章保管3.4.1 公司公章及合同专用章由财务部专职人员保管。3.4.2 印章必须放置在保险柜。3.4.3

33、用印前必须履行用印手续。50 相关表格与记录5.1 盖章申请表5.2 公章及合同专用章领用登记表5.3 公章/合同专用章用印登记表60 附录公章/合同专用章领用登记表公章/合同专用章编号使用单位名称印章管理人管理人签名确认备注 公司公章/合同专用章用印登记表申请日期申请使用部门拟签订合同名称经办人签字备注合同档案管理操作规程10 目的规范各公司及项目合同档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同档案的管理。30 职责3.1集团法律部负责本规程的组织实施和检查。3.2各公司及项目合同专管员执行本规程。3.3各公司及项目合同履行部门协助合同专管员执行本规程。40

34、 程序要点及标准4.1合同档案的定义合同档案，是指公司在从事生产、经营、科技等活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料。4.2 合同档案资料包括：4.2.1有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件；4.2.2合同谈判会议纪要；4.2.3对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；4.2.4合同项目的增减凭证及我方人员的签证；4.2.5合同纠纷处理的协议书、

35、调解书、仲裁书、判决书；4.2.6合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件；4.2.7合同的变更、解除协议书；4.2.8其它有关材料。4.3合同的编号4.3.1 各公司及项目简称：以公司及项目第一个字识别，但集团公司第一个字有重名的，则以前两个字识别，如华际物业与华麟产业则其简称应为“华际”“华麟”；4.3.2 部门简称：识别方法同上；4.3.3 年份编号：引用年份序号2000、2001、20024.3.4 合同顺序号：采用阿拉伯数字，取3位有效数字001、002、0034.3.5合同编号举例：合同顺序号XXXXXXXXX年份编号部门简称公司简称4.4合同档案的归档要求4.4.1 合同档案

36、的归档编号与合同编号相一致。4.4.2 每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将合同资料整理清楚，交承办人整理清楚，然后交法律事务部归档。合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。4.4.3法律事务部对签订完毕的合同及承办部门所送的有关合同资料，应在五个工作日内审核完毕，确认无误后整理、并按机密程度专门归档。送交人在移交合同文本及相关文件材料的同时,应附所交资料清单两份，送交人和接收人在资料清单上签名确认，移交清单由送交部门和法律事务部各执一份。4.4.4法律事务部审核后如发现需统一建档的合同及文件资料有差缺，应立即通知送交人核对、补足，再行归档。4.5 立卷

37、与编制目录。4.5.1 立卷：同一份合同的档案集中一个文件夹立卷：a) 为文件夹准备档案标贴纸；b) 在档案纸上打印出标准黑二号字体的档案类别名称，其格式一般是由合同编号组成；c) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧正面距项部3cm位置处，并排列在档案柜中或贴在文件；d) 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。4.5.2 编制目录a) 合同专管员在档案盒内首页位置准备活页档案目录；b) 每一份档案在归档时，均需将每份档案资料登记在档案目录中。4.6 合同档案保管期限4.6.1 合同档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.6.2 各公司及项目应依据合同履行情况及其它有关操作规程，对档案的保存价值进行鉴定并定出相关标准，但一般保存期不得少于合同履行完毕后3年。4.7 合同档案的保管4.7.1合同档案保管的工作要求是：a) 便于查阅；b) 保证合同档案的安全；c) 防止合同档案的损坏；d) 采取修复技术，延长合同档案寿命。4.7.2 合同档案保管的责任部门及人员：a) 合同履行部门；b) 各公司及项目合同专管员。c) 财务部门保存合同文本原件。4.7.3 档案保管程序：a) 各合同履行部门将合同的相关履行记录等需保管的合同资料经文书处理程序后，移交给合同专管员；b) 合同专管员根据合同履行档案及移交来的资料在合