四级秘书笔记讲义.doc

《四级秘书笔记讲义.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《四级秘书笔记讲义.doc（18页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、四级秘书笔记讲义：办公自动化计算机分硬件和软件系统1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB系统软件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源 关机相反热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL (2)按RESET计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性计算机网络由通信子网和资源子网组成计算网络分局域网和广域网TCP/IP是网络标准协议因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务 (3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物数码相机核心部件是CCD，它相当于胶

2、卷 关系到相片的分辨率数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同（4）输入输出的方式不同分辨率是数码相机最重要的指标之一。图像色彩好坏取决于镜头 相机存储格式多为JPEG一般相机色彩位数16BIT和24BIT 专业多为24BIT和36BIT在拍摄时注意：（1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆光时注意补光相机维护：（1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色 按扫描方式分为手持式 平台式 滚筒式平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI 扫描文稿多在30

3、0DPI扫描仪性能：（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型扫描仪安装：（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字注意：（1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。CD-R只可刻录CD-R光盘 CD-RW皆可刻录性能指标：（1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性步骤：（1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘注意事项：（1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序（6）不要操作面板按键（7）及时取出投影仪 性能指标：（1）分辨率（2）亮度（

4、3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7）接口配置操作：（1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪注意：（1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆常见问题：（1）RGB端口无信号（2）无图像（3）图像偏色摄像机由光学 光电转换 图像信号 自动控制系统组成操作步骤：（1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机注意：（1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒公司的特征：（1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人有限责任公司注册资本3万元，首次出资不得低于20%，其余2年内

5、缴足投资公司5年股东人数50人以下 货币出资额不得低于注册资本的30% 股东会是最高权力机关一人有限责任公司注册资本10万元人民币股份有限公司股东人数为2200人，注册资本500万元 发起人在30内举行创立大会 15日内发布通告股东大会是股份有限公司的权力机构不予受理专利条件：（1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化所获的物质（5）违反法律 社会公德专利权的条件：（1）新颖性（2）实用性（3）深刻性专利权限20年 实用新型 外观设计10年商标特征：（1）专有性（2）时间性（3）地域性商标权有效期1年上市公司股本总额不得5000万，且连续3年盈利 持有1000元股票

6、面值的股东在1000人以上现代企业的特征：（1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学企业管理本质是对人管理现代企业文化特征：（1）独特性（2）普遍性（3）可塑性会计六要素：（1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币汇率制度分为固定汇率和浮动汇率 多为固定汇率制度四级秘书笔记讲义：信息与档案信息的特征：客观性 时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性（通过一定媒介才可传播）开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）信息种类：（1）按

7、信息源划分自然信息和社会信息 （2）按信息表现形式划分语言 文字 表象 计算机 缩微品信息（3）按信息内容设计领域划分政治 经济信息（4）按信息稳定程度分为静态（资源 统计）信息和动态（市场）信息（5）按来源分为横向纵向信息（6）按工作作用划分额为预测 动态 反馈信息信息搜集要求：价值性 时效性 层次性 针对性 全面性信息收集方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法（7）购置法观察法简单 灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少 适宜对人物 环境 事物实际状况的了解阅读法信息量大 涉及面广 适用性强 但有失真的可能询问法灵活实用，信息价值大

8、但费时费力 规模小问卷法客观，便于定量分析 省时省力 效率高 但质量难以保证网络法不受时间 地域限制，可获取广泛 迅速 时效性强的信息交换法及时 适用 针对性强 省时购置法可获取系统化 专业化的信息 来源广 但费用高 费时费力信息形态：（1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态秘书要经常查阅利用信息筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性 动向性 突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时 虚假 重复 缺少实际内容的信息 四级秘书笔记讲义：文书基础公文用纸为A4型纸 尺寸210x297公文

9、眉首部分内容：（1）公文分数序号 （2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）签发人 （7）红色反线联合行文时只标识主办机关发文字号主体包括：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注上行文（请示 报告） 特指性下行文（批复 通知）平行文（函）主送一个机关普发性下行文（决定 通知 通告 意见）写多个主送机关 周知性下行文（公告 通告）不写主送机关成文日期原则：（1）办公室主任签发以签发日期为准（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准 （3）经会议通过讨论的，以通过日期为准 （4）须经上级机关批准的，以批准日期为准印章是公文生效的标识

10、，印章中心线压在成文日期上两机关联合行文时，主办机关印章在前。每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期版记：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线文件的主题词标引不得超过5个 标引应坚持谁办文 谁标引的原则材料运用环节： 占有鉴别选择使用占有材料途径：（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获占有材料原则：（1）围绕主题（2）选择典型（3）真实准确（4）新颖生动材料使用环节：（1）恰当安排顺序（2）确定详略确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身主题要求：（1）正确（2）深刻（3）新颖（4）集中开头方式：（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4

11、）引述来文式段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应结构要求：严谨 自然 完整 统一语言要求：准确 简洁 平实叙述六要素：时间 地点 人物 事件 原因 结束叙述人称：第一人称 第三人称叙述方式：顺叙 倒叙论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表 四级秘书笔记讲义：文书拟写简报的特点：简 快 新 实简报的类型：（1）会议简报 （2）动态简报 （3）工作简报简报结构：报头+报核+报核简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字

12、意向书的特点： 协商性 灵活性 简略性结构：标题+正文+尾部订货单特点：协约性 严肃性结构：标题+正文+尾部商品说明书：真实性 科学性 条理性 通俗性设计注意：（1）如实介绍 真实可信（2）抓住特征 突出个性 （3）语言简洁 通俗明了（4）设计新颖 美观大方报告特点： 汇报性 陈述性报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复（2）行文时限不同，请示必须事前。（3）请示必须一文一事，且请批对应 （4）请示需逐级请示，语气温和谦恭会议纪录特点：真实性 资料性商务接待接待规格：高规格 低规格 对等高规格接待最能体现友好 对等接待最常用 低规格接待适用基层接待计划内

13、容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员经费预算由接待规格 人员数量 活动内容确定接待计划的制订由接待规格制约接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。影响接待规格的因素：（1）双方关系（2）突然变化（3）上次接待标准座次高低由司机身份决定司机如是专职司机，上座为后排右座话别时间在半小时内为宜接待计划主要项目：（1）陪同人员（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算制订计划注意：（1）执行规章制度（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性沟通类型：（1）人与人沟通（2）人与自我

14、沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通网络沟通优势：（1）降低成本 提高效率（2）平等 即时性强（3）有安全感制约性：（1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张 纵向沟通弱化尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈备忘录 报告横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表达理解存在歧义

15、上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合多介质组合是最简单最主要的方法沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患

16、增多对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查 四级秘书笔记讲义：会议筹备会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标 （2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程 （4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风

17、暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。会议地点选择要求：（1）交通便利 （2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰 （5）考虑有无停车场所 （6）成本必须合理考虑因素：（1）会议目的形态 （2）实质上需求 （3）与会者的期望清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境 （3）会议地点设施对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地 （2）抽查一个单人间 双人间和套房 （3）检查会议登记 管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务 （6）检查服务项目 营业时间 了解交通停车设施中大型会场多采用

18、大小方形，突出主持人 注意进退场的方便座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置常见排法有：横排法 竖排法 左右排列法传递方式：当面告知 电话传真 书面形式 电子邮件分发过程：准备 登记 附清退目录 装封 发出方法：提前发出 签到时发出 会中发出 现场发出发布程序：收集 筛选 加工 审核 发布餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多为自助餐制嘉宾类型：上级领导 政府官员 重要客户 社会名流 潜在贡献人邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点会议资料包括

19、来宾资料，会务资料 沟通资料 用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热会议通用礼仪：文书 参会 服务 迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度剔除的方法：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍标题一般反映信息内容与价值信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法分类的依据是信息的特征归类原则是依信息的不同来源 内容 时间 性质 作用进行组织信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性 准确性 认定真实性校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法

20、（6）数理统计法核对法依据最权威资料进行对照分析逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析数理统计法对信息中的数据定性分析判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理信息传递方向：内向传递 外向传递内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿信源分原生源和再生源，信宿即信息终点 信息的接受者信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时 不便交换看法备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少 沟通慢 不便于交换看法报告针对特定利用者通知是使用最广泛，频率最高

21、具有很强的时间性内部刊物介绍公司动态，业务进展 沟通上下 联系员工桥梁信息传递方法：（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。语言传递简洁 直接 快速 及时 受 场地限制小 但获取信息零乱 较难存储图表分柱状图 用于统计数字比较 饼状图多用于展示信息 折线图用于比较性及趋势信息信息存储载体：纸质载体 磁性载体纸质载体使用最多 方便阅读记载 标准化磁性载体： （1）软盘 （2）硬盘 最为常用 （3）磁带 （4）磁盘 （5）缩微品存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统集中管理系统具有便于

22、实现科学化 现代化具有整体性的特点存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管信息编码由字母和数字组成基本编码编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法 采用十进位阿拉伯数字排列方法：（1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品档案分类是按来源 时间 内容 形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作分类方法：（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法分类要求：正确判定所属年度和所属机构文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间分析文档形成单位的情况：（1）单位大小（2）稳定状况（

23、3）界限清晰程度年度分类法使用最广问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南档案保管期限：（1）长期 16-50年 （2）短期 15年以下 （3）永久保管期限从文件产生形成后的第二年算起分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素分析档案的重要性 独特性 时效性 价值由内容体现出来纸质档案温度14度-20度 相对湿度50%65% 变化在正负2度 湿度正负5度档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度

24、（3）流动保护 （4）安全检查（5）库房卫生 四级秘书笔记讲义：会中服务传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。（2）迅速绘制座位图 （3）提前参阅其他会议记录会议记录要求：（1）快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活简报要求：（1）真实准确是其生命 （2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的体现 （4）生动活泼信息分类：按作用分为：（1）与会者信息 （2）指导宣传信息 （3）议题性信息 （4）主题内容信息 （5）记录结果性信息 （6）程序性

25、信息 （7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理性信息按会议信息保密性划分：（1）保密性信息（2）内部性信息（3）公开性信息按传递方式划分：（1）讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息收集信息要求：齐全 及时 准确 有效确定会议信息搜集方法：（1）召集开会（2）提供书面材料 （3）个别约见（4）会议结束后及时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退信息反馈方式：口头 书面 会议反馈会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志会议值班意义：（1）起着沟通内外，协调上下的作用（2）保证重大事项 指令 精神的及时传达 （3）保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议

26、主办方的工作效率值班工作制度：（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）交接班制度 四级秘书笔记讲义：会议善后需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和基础（2）保持了历史联系，便于查找利用 （3）保持了历史联系，反映了客观进程 （4）保护了文件的完整安全，便于保管利用（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿会议主要文件如领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地区立卷 通知来往文书 按时间立卷大会文件按重要程度和时间排列整理录音的技巧

27、：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审清理方法：收销带存会议文件保管分为长期 短期 永久三种会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质注意：正确区分保管期限 办理好移交手续会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳 （3）条理清楚 一目了然会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导会议经费决算：（1）会议拟定开支预算 （2）准备专用账册（3）对

28、开支进行详细记录（4）会后按预算决算 （5）遵循勤俭节约原则催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位催办方式：（1）发文催办 （2）电话催办 （3）派员催办电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力对于难办事项可以采用会议催办传达落实要求：（1）迅速果断 保证质量 （2）忠于决策 不打折扣 （3）解放思想 有创造性落实浏览景观一

29、般分为人文景观和自然景观娱乐活动分为观看项目和参与项目制定方案时注意：（1）安排好人员 （2）参观地点检查 （3）提前预定好门票 （4）人数过多时，可外包旅行社在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单选择宾馆时考虑（1）交通便利与否 （2）档次是否合适（3）环境是否优雅正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由 规模确定地点大小撰拟出国申请内容：（1）路线 （2）时间 （3）地点 （4）交通工具 （5）具体事项 （6）备注办理护照的相关证件：（1）任务批件 （2）

30、政审批件 （3）邀请书 （4）2寸免冠照申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照 黄皮书 出境登记卡的手续（5）订购机票准备工作：（1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件 相关证件（5）做好旅行安排 （6）注意时差 （7）搜集资料 办公室布置要求：（1）优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室 （2）使用同样大小高度的桌椅柜子 （3）将接待部门置于入口处 （4）预留充分空间 （5）常用设备档案置于使用者附近 背对背放置档案柜（6）设置休息区光

31、线应来自桌子左上方和斜后上方办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息保密信息内容：（1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息 （4）客户信息印章和介绍信是对外联

32、系的标志和行使职权的凭证管理印章种类：（1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章单位印章是对外行使权利的标志印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致印章取回销毁都应该有两人参与上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服

33、务工作公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度汇报技巧：（1）问明情况 及时报告（2）作好记录 避免失误值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料电话是值班工作中使用最频繁的工具快汇汇票由秘书认购零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性 基本特点 （3）具体性 （4）紧迫性办理原则：（1）积

34、极主动 千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落 有回音要点记录法用于电话 来访 会议记录详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类 重而不急的，最后做C类，不重不急的上司日志内容：（1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息秘书日志内容：（1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动注意事项：（1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）

35、熟悉上司用餐和休息时间在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。检验办事效率原则：（1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利库存卡作用：（1）保证资金不被占用 (2)保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失（5）正确估计库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准订购数量以剩余库存量为基础保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在较大物品前面（6）注意通

36、风 有良好照明选择供应商时考虑：（1）价格费用 (2)质量交货 （3）服务和位置（4）安全和可靠性国考秘书四级工作实务题主要考点：文书处理与拟写三、 文书处理与拟写1、信息收集工作程序特征：客观、时效、可塑、共享、依附、传递、开发、无限（1）明确信息收集范围 %考*试大%（2）熟悉信息来源（3）选择信息收集方法（4）查找信息2、如何筛选信息对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍3、如何校核信息对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。

37、（1）确定校核的内容（2）选择校核的方法（3）核实、分析信息（4）做出判断4、信息存储程序（1）登记：建立信息的完整记录（2）编码：存储的信息要进行科学的编码（3）排列：经过编码的信息要进行有序化的存放排列（4）保存：手工、计算机、电子化、缩微胶片等存储手段（5）保管：有序化包寻的信息要进行保管5、文书拟写批转转发性通知、报告、请示、问答函、简报、意向书、订货单、商品说明书以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。 国考秘书四级工作实务题主要考点：事务管理二、 事务管理1、制定接待工作计划的程序主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等（1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况（2）

38、草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批2、安排来访的工作程序（1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。（2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。3、安排参观工作程序（1）初步确定活动的内容（2）征求对方的意见（3）修改、确定方案（4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。4、办公室隐患（1）地、墙

39、、天花板、门、窗中的隐患（2）室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患（3）办公家具方面的隐患（4）办公设备及操作中的隐患（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患（7）火灾或消防中的隐患5、健康、安全办公环境的要求（1）办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修（2）光线应充足（3）温度要适宜（4）布局应注意通风（5）办公室空间及座位空间要适当（6）办公室噪音要低（7）办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求（8）办公设备的安装、操作要符合要求（9）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置（10）办公室提供饮水并符合健康、安全的要求（

40、11）办公区或办公室设置急救包并定期更换（12）建立相应的规章和制度（13）室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物6、印章的刻制印章管理工作的一个首要环节（1）得到上一级主管单位的正式公文（2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续（3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务（4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样7、印章的启用程序（1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。（2）取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。（3）启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。8、印章管理的注意事项

41、（1）经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理（2）因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁9、介绍信使用的注意事项（1）严格履行批准手续（2）介绍信的内容要明确具体（3）要填写有效时间（4）管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章（5）一份介绍信只能用于一个单位（6）持信人不能将介绍信转借他人使用（7）存根内容要同正文内容相符（8）书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改（9）要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写（10）用印要谨慎10、值班工作规范（1）坚守值班岗位（2）认真处理事务

42、（3）做好值班记录（4）热情接待来访者（5）加强安全保卫11、值班实务处理的方法（1）对电话或来人商洽的简单事项直接处理（2）把应由有关部门处理的事项转有关部门处理（3）对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理12、值班实务处理的技巧（1）问明情况，做好记录（2）重要情况，及时报告（3）谨防假冒，避免失误13、商务费用的报销步骤（1）申请人填写费用申请表并签字（2）交相关负责人审核并签字批准（3）商务工作中要向对方索取发票（4）商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门（5）提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付14、安排上司差旅事务的程序（1）制定商务旅行计划（2）制

43、作旅程表（3）准备上司在不同场合的发言提纲（4）办理出国手续（5）落实上司出行前的工作15、办理上司交办事项应注意的问题（1）要态度和蔼，协商解决（2）要坚持原则，按章办事（3）要一视同仁，不分亲疏 来源:16、秘书应怎样有效利用工作时间（1）接受工作任务要弄清“三要素”：内容、时限、要求（2）优化办事成果“三比较”：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小（3）把握好办事“三形式”：单一办事，交叉办事，穿插办事（4）检查办事效率“三标准”：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响（5）向上司复命“三注意”：不失真，不吹嘘，不邀利（6）精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程

44、序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，避免紧张出错17、如何编制工作日志至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等（1）手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，%考*试大%也标出自己当日应完成的工作。再逐项落实，协助或提醒上司执行日志计划（2）电脑输入：使用专用软件MS outlook，方便快捷18、如何管理上司的工作日志（1）秘书应确保上司日志信息的保密（2）要保持两本工作日志信息一致和准确（3）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短（4）熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息19、库存控制卡的内容（1）项目（2）单位（3）库存参考号（4）最大库存量（5）再订货

45、量（6）最小库存量（7）日期（8）接收（9）发放（10）余额20、办理进货的程序（1）使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物（2）将购货订单与实物认真核对（3）在办公用品库存卡的接收项中填入所接收的每一类货物的详情（4）更新库存卡中的库存余额（5）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好21、数码相机的性能指标(1)分辨率。 (2)光学与数码变焦。 (3)镜头。(4)测光系统 。 。(5)相当感光度（等效ISO额定值）。(6)图像的存储格式。(7)存储卡。(8)光学取景器。(9)LCD显示屏。(10)闪光灯。(11)电池。(12)连接方式。(13)白平衡 。(14)色彩位数（色彩深度）。

46、(15)连续拍摄。22、数码相机使用的注意事项（1）不适宜拍摄自然风光（2）拍摄时要尽量靠近被摄体（3）取景要准确（4）在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光23、刻录机主要性能指标1、数据传输速度2、缓存容量3、兼容性24、刻录机使用的注意事项（1）安装时注意散热（2）保持清洁（3）避免刻录机长时间工作（4）刻录过程中尽量不要执行其他程序，不要对刻录机面板按键进行操作，不要随意关闭刻录软件（5）及时取出盘片25、投影仪操作步骤（笔记本电脑+投影仪）1安放投影仪2连接投影仪与电脑3接通电源，设置好输出方式4对焦5设置分辨率6关闭投影仪正确的关机顺序是：先按下 Lamp 按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提示时，再按一下 Lamp 按钮，随后投影仪控制面板上的绿色指示灯不亮 ，橙色指示灯闪烁 。 过2 3min后，等到投影仪内部散热风扇完全停止转动，黄色信号灯停止闪烁时，再将投影仪关闭，切断电源。26、投影仪使用的注意事项（1）保持投影仪镜头的清洁（2）投影过程