商务秘书是如何炼成的.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流商务秘书是如何炼成的.精品文档.商务秘书应怎样创造良好的工作环境学习的重点：优化办公环境的措施职业健康安全原则学习的难点： 办公环境优化措施保持和创造科学、良好的工作环境，是秘书人员的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作场所，必然有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康与成长。第一节 商务秘书怎样优化办公环境办公环境主要包括硬环境和软环境两部分。一、硬环境 办公环境中的硬环境主要包括办公室(会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在的客观条件。(一)绿化环境应在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物，摆放位

2、置应以不妨碍视线交流及人员活动为宜，尤其不应摆放在行走必经之地，如过道上。室外环境也不能忽视，要做好绿化工作，以绿草铺地或种植花木。 (二)空气环境 主要是做好室内通风和空气调节的工作。空气环境由办公室中空气的温度、流通、湿度与清洁四个基本因素组成。空气环境的好坏，直接影响该环境内人的行为和心理。要做到通风换气条件好，室内相对湿度、温度合理。在经济条件许可的情况下，可安装通风、空调设备、遮阳隔热设施及湿度调节装置。提倡在办公室或会客室内不吸烟。 (三)光线环境 秘书人员的许多工作主要在室内进行，室内的光照应以自然光源为主，人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。尽可能将会客室安排在面南的方向，如担

3、心光线直射，则可设置百叶窗或窗帘予以调节。使用人造光源时，最好使用顶灯、壁灯，尽可能不用台灯或地灯，特别是不要以之直接照射来宾。 (四)声音环境为使工作不受干扰，会客室或办公室及周围的环境应该保持肃静、安宁。此外，在室内布置上也应适当考虑以下几个方面：地上可铺地毯，以减少走动的声响；窗户上可安装双层玻璃，以便隔音；茶几上可摆放杯垫，以防放置茶杯时出声；门轴上可添加润滑油，以免开关门时出现噪音。二、软环境 软环境主要包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。 办公室工作是要由人来做的，工作效果的好坏，人的因素很重要。因此软环境方面要注意以下两点： (一)改善工作场所的人际环境 秘书人员

4、要目标一致，行动统一，有较强的凝聚力，只有这样大家才能不计个人得失，互为支持，配合得当，共同完成各项日常工作，即创造“人和”的环境。每个人还要职责明确，各尽其职。 (二)提高接待人员的个人素质 秘书人员一方面要加强道德修养，另一方面要提高礼仪修养，要具有能与各种不同类型的人打交道、共事的本领，适应新世纪社会环境对个人的交际能力的要求。随着我国经济体制改革的深入，当前我国经济成分中，国有控股公司占有很大比例，这些控股公司的秘书部门作为连接决策者与执行者的关键环节，其地位和作用日益重要，这就在客观上对秘书人员提出了比原行政机关秘书更高的要求。目前，控股公司急需各种懂资本经营、市场营销、法律事务、金

5、融证券等方面知识的复合型人才。选拔秘书人员除了要侧重从有一定实践经验、具有较强文字能力和专业知识，懂得管理、商贸、金融等知识的“通才”型人员中挑选以外，还要大力加强对现有秘书人员的业务素质教育和培训工作，使他们能更好地适应岗位的实际需要。第二节 商务秘书应对办公环境优化措施有所了解重视办公室的布置，优化办公环境，是秘书人员的职责。秘书人员要对办公室自然环境加以合理的设计、控制、组织，使其达到最优状态。一、合理布局 办公室的布局应该力求合理，因为这种布局的合理往往意味着较高的工作效率。办公室布局合理，秘书就可以避免不必要的穿插迂回，可以直接、快速地听取上司的指示；其他员工也可以远离上司的办公区域

6、和接待室，避免了不必要的干扰，从而集中精神做好工作。 (一)办公室工作讲究井井有条 虽然井井有条的办公室不一定就是布置合理的办公室，但是布局合理的办公室一定是井井有条的。很难想象办公室很混乱但工作效率却很高的现象会存在。因为你无法从一堆散乱的文件里快速找到你想要的文件，或者无法在一条迂回曲折的走道里自如地走动，或者无法保证你迅速接听电话而不打翻搁在旁边的水杯等。所以说，对一个办公室来说，很重要的一点就是井井有条。不论是办公桌椅还是办公用具，其摆放都要井然有序。 可见，井井有条是办公室工作必不可少的。由于地域和物质条件的不同，可依机构或企业的特性对办公室作规划，下面只是一些普遍性原则： 1办公室

7、要布置得整齐清洁，采光良好，使一切显得有条不紊，有朝气。 2采用一大间办公室，在采光、通风、监督、沟通等方面比采用同样大小的若干小办公室为优。 3使用同一大小的桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 4使用同一规格的档案柜，使柜子的高度一致，以增进美观。 5采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。 6工作流程应成直线，避免倒退、交叉和不必要的文书移动。 7相关的部门应置于相邻的地点，便于性质相同的工作之间的联系。 8将通常有许多外来访客的部门置于人口处。若不可能时，应制定访客须知，使访客不致干扰其他部门。 9将公告板等置于不致分散职员注意力及造成拥挤之处。 lO应预留充分的空间

8、，以备最大工作负荷的需要。 11应使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移动减至最小限度。 12主管座位置于部属座位的后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。 13使全体职员的座位面对同一方向，不要面对面。 14自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。 15避免在大的办公室相邻之处设小型的私人办公室，因其易切断大办公室的自然光。 16避免使职员面对窗户、太靠近热源或者坐在通风口处。 17采用屏风当墙，因其易于架设，且能随时依需要重排。另外，采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。 18装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器有足够的电源供插用。 (二)根据工作需要和工作职

9、能布局 根据这一原则，办公室布置应注意： 1主管的办公区域里需保留适当的访客空间，同时又要和秘书保持最紧密的联系，以便于工作上的交流和沟通。 2与公众接触频繁的部门应设置于入口处，或者通向走廊，以减少穿过公开工作区的次数，如将前台秘书的位置设在入口处，以便接待来访客人，而不至于干扰其他工作部门。 3业务处理者安置在中央，位置次序面对同一方向，直线式组合，便于交接文件和沟通联系。 4审计部门位于离行政区较远的地方，有利于工作的保密与高度集中。 5主管的工作区域位于工作区域的后方，以便于控制和监督，同时不因主管的接洽工作而转移和分散工作人员的视线和精力。 (三)保障公共空间和私人空间的独立 如果公

10、共通道太长，太窄，那么受到干扰是必然的，因为从你身后鱼贯而过的人员会不时打断你的思路。而公共空间与私人空间的交叉，又会使你无法在处理个人事务时不受他人的影响。甚至有些员工抱怨：在这样的环境下很难进行机密性工作，他们感觉时时受他人监控，处处不自在，以至于无法将心思集中到工作上去。因此，最好在设计时将这两种空间严格区分，减少因走动对其他工作人员的影响：二、优化设备 一般来讲，选择配套、便宜、耐用、造型美观的办公设备，也是秘书人员的工作之一。因此，有目的地设计与选择合适的办公设备对秘书而言，就显得至关重要。 检测你的办公室设备，是否符合以下要求： (一)光源 办公时，合适的光线非常重要。正如前面所言

11、，亮度不足容易引起眼睛疲劳、头疼、困乏，甚至是工作的失误。因此，保证办公工作时有足够的光线亮度是非常重要的。一般来说，在写字时，光源应来自左方；而打字时，光源最好来自两方。 (二)办公桌 理想的办公桌是多平面转角电脑办公桌，一般右下方是抽屉组合，左上方转角放置电脑，以适合使用电脑和读写等多种要求。 (三)办公椅 没有轮子的座椅移动起来很不方便，而没有靠背的座椅坐上一整天会让人腰酸背痛。因此，有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度，方便工作，并可适时舒展几下身体，延缓疲劳的过程。 (四)隔音玻璃 办公室使用隔音玻璃可将外界嘈杂的声音隔绝开来，避免员工被外界发生的事情扰乱身心。 (

12、五)隔音板 办公室工作人员经常对噪音提出抗议，因为邻近同事的谈话声、机器设备声，特别是复印机工作时的嘈杂声以及电话铃声都会大大地影响工作效率。因此，许多公司采用了隔板来控制噪音。而且，办公桌与办公桌之间采用隔音板搁开，还有利于保障私人空间的独立性。(六)百叶窗办公室最好采用百叶窗，并将其调整成同一个角度。 (七)档案柜 根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，保存必要的资料、文件和卡片等，以便于随时翻检。 如果有条件，还应考虑使用同一规格的档案柜，并使柜子的高度一致，以增加美观。另外，还可以考虑将档案柜背对背放置，或者将其放置于墙角。 (八)屏风 采用屏风当墙，因其易于架设，

13、且能随时依需要重新布局，故比固定隔墙的办公室进行重新布局的成本可下降很多。 (九)空调 调节空调的温度，使其保持在2226之间的恒温状态，而湿度则保持在50并利用空调的抽风功能，不断更换室内空气。(十)电脑、传真机、复印机等办公设备以电脑为代表的自动化办公设备，是现代办公室空间里的重要组成部分。这些自动设备一般应有自己的独立的存放空间，以便于电源接线和管理、保养；与设备有关的资料等也应放置好。如果办公室的其他人员也需要使用这些设备时，放置既要方便他人工作，又不妨碍自己的工作。 秘书人员在使用这些常用的办公设备时，必须遵守以下几条最基本的操作规范： (1)明确每台设备的具体用途，熟悉操作程序，严

14、格按照设备使用说明书的要求进行操作。 (2)电脑、复印机、传真机等使用到规定的期限就要请人保养、维修，不能等到出现故障时才去修理，如果发生故障，就应立即请设备维修商修理。(3)经常保持这些办公设备的清洁，并注意防尘。电脑、复印机、传真机等务必关好，切断电源。有一种现代办公室布置的方法，称为办公室美化系统。这种系统的特点包括：(1)在这种系统中，办公室是一个大的开阔空间，没有墙，只有可移动的隔板和各类高度的异风，加以分隔。 (2)办公室采用各种积木式的多彩家具，通过各种组合，可以建立适合不同工作人员的最好的办公室设置。(3)办公室里各色的地毯和各种丰富多彩的现代装饰，天然的和人造的花木令工作人员

15、处在一个舒适的环境中工作。三、整理办公桌 办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而引来同事欣羡的眼光，并成为大家的典范，对提升办公室人际关系也有意想不到的益处。 (一)办公桌上的必备物品 摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。 1电话 应该放在触手可及的地方，这样电话铃一响，你就可以迅速地拿起话筒。如果需要站起来才能接听电话，

16、或者电话装在不顺手的地方，比如你习惯用左手，但电话却安装在右边，使用都是极其不方便的。 2电脑 不要让待复信件、报告或者备忘录将你的键盘覆盖，也不要在你的电脑屏幕周围贴满乱七八糟的小纸贴，这样不但会影响你的个人形象，还会影响公司的整体形象。 3参考书 由于经常需要查找相关资料，秘书的参考书一般会比其他职员多。较多的参考书会占用你办公桌上的较大空间，所以你应该把常用的参考书放在桌面或容易存取的抽屉中，而将较少使用的书籍放到公司的书柜里面。 4文具用品盒 将钢笔、铅笔、胶水、直尺等常用的文具一起放入伸手可及的文具用品盒内。 5文件夹 将你的文档归类，并存放在不同颜色的文件夹中，然后在每个文件夹上标

17、明标签。此外，还要分检文件，将你的文件按需要程度分类，然后相应存档。如图1所示：图1 6办公桌抽屉 抽屉中存放小件物品，容易弄乱，因此，应先将其整理集中在一个盒子里，再存放到抽屉中。对于一些易粘的物品，如胶水、胶带或其他胶质材料等，要连同它们的盒子一起有序地存放在抽屉中，否则很容易将抽屉中的其他物品粘在一起。如果办公桌备有一个带锁的抽屉，你可以用其来存放有保密需要的东西；其余不带锁的，可以用来存放信笺、复写纸，并适当堆叠这些纸张，以便取用。 (二)整理办公桌的技巧 要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下五个步骤： 1将不常用的东西转移到其他的地方 在伸手可及的范围内

18、，只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要使用的东西，如过期的文件、无用的信笺、从来不开的台灯等移出视线之外。 2清理过期的文件 经常对过期文件加以清理。这既节省了翻看文件的时间，又腾出了空间。 3注意你的电脑显示器 在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架，可以将文件和其他东西放到它的下面；另一个选择是选用LCD显示器，它占用的空间只有CRT显示器的三分之一。 4充分利用办公空间 如果办公场所狭小，就要想办法充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上，桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，可以考虑购买一台多功能

19、的一体机。 5清理旧的阅读材料你可能保存着不少无用的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果你担心会丢掉重要的文章，那么在扔掉它们之前先浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理的周期。第三节 商务秘书要掌握设备的使用一、合理放置以电脑为代表的自动化办公设备，是办公室空间里的重要组成部分。这些自动设备一般应有独立的存放空间，以便于电源接线和管理、保养；与设备有关的资料也应放置好。如果办公室的其他人员也需要使用这些设备时，则应放置在既方便他人工作，又不妨碍自己工作的地方。二、规范保养 1秘书人员使用常用办公设备时必须遵守的基本维护

20、保养规范 (1)明确每台设备的具体用途，熟悉操作程序，严格按照设备使用说明书的要求进行操作。 (2)电脑、复印机、传真机等，使用到规定的期限就要请专人保养、维修，不能等到出现故障的时候才去修理；如果发生故障，就应该立即请维修商修理。 (3)经常保持这些常用办公设备的清洁，并注意防尘、防晒等自然磨损。 (4)离开办公室时，特别是每天下班之前，一定要查看电脑、复印机、传真机等办公设备是否关好，并切断电源。 2常见的设备干扰 (1)办公桌、办公椅的不合理摆设，使其成为公共走道上不便行走的障碍； (2)没有隔板的办公桌就没有隔音效果； (3)没有靠背的办公椅，容易产生疲劳； (4)没有轮子的办公椅使得

21、你即使需要挪动5厘米，也得先放下手头的文件，站起身来进行调整； (5)老化的机器不仅操作不便，浪费时间，而且隆隆作响的声音使得你直想找个地方避一避； (6)装得不顺手的电话，使得你需要不断改变位置去接听，比如：习惯使用左手者，但却将电话安装在右边，习惯使用右手者，电话又搁置在左边； (7)拖拽的电话线或电线； (8)适合安放办公桌的窗口被档案柜占据，从而影响采光； (9)常用的设备和档案柜与使用者相隔太远，(10)其他。例文： 有一位效率专家，在一次替菲利浦电子公司做个人效率考核时，曾到某位参加者的办公室进行拜访。 当他进入其办公室内，看到那位参加者坐在那儿蜷曲着身体，非常不舒服，于是就问他：

22、“你这是怎么了?”他说：“我背痛。”检查他的椅子，发现他的椅子坏了，就向其建议：“你为什么不换一把新椅子呢!” 当下次效率专家再回去做追踪拜访时，参加者已经换了一把新椅子。他说：“太令人惊讶了，换了新的椅子后，我的背痛就消失了。因为有了这把新椅子，现在我可以做得更好了。”由此可见，如果你想改善工作表现，你就必须使你的办公设备处在良好的状态之中。第四节 商务秘书应懂得遵循职业健康安全原则安全工作是秘书工作的第一要务。不要走那些可能给你和你的同事带来危险或事故的捷径；不要试图一次携带太多的东西；不要加快设备的运行速度以致无法控制；不得在走廊上奔跑或冲下楼梯等。总之，切记在任何时间、任何地点都应该遵

23、守公司的各项健康、安全原则(详见表1)。表1 公司各项安全规章制度简表一、保持工作环境整洁安全 为了创造安全、高效、整洁、有序的工作环境，我们以5S管理为手段，使工作现场的人、物、场所、信息四大要素达到优化组合，从而达到提升企业形象、提升员工归属感、减少浪费、保障安全、提高工作效率和保障产品质量的目的。所以请尽你所能地去保持工作环境的整洁、安全，确保工作环境中没有什么隐患会造成危险或事故。(一)办公区域每天一早，走进办公室要做的第一件事，便是根据气候条件、光线明暗，适当地调节空调、照明，确保办公区域的适当温度、湿度、亮度及通风等物理条件，为部门创造一个舒适怡人的工作环境。 (二)个人工作区域

24、工作区域包括自己直接负责的范围和使用的任何公共区域，这包括你的桌椅、文件柜、你负责的所有电子设备以及自己工作区域附近的地、墙壁和公告栏。日常工作中有些东西是很明显的，需要留心，比如：将电线从人们进进出出的地方移开；不要将装有茶水、饮料的杯、瓶放置在电子设备附近；在复印机和打印机旁分别放一个废纸篓和一个回收篓，可以改变以往杂乱无章的状况。保持个人工作区域的整洁和安全，涉及的范围较广。比如个人电脑的妥善管理，公共资料的及时归档，重要、机密文档的妥善保存，办公设备的故障检查及维护，安全通道障碍物的清除，特殊设备、危险品等操作指导、注意事项的拟订、更新等。最重要的一点，就是通过必要的管理手段，督促各部

25、门员工一起来保持个人工作区域和公共区域的整洁和安全。二、恰当放置物品应把经常使用的物品放在容易拿到的地方，比如签字笔、便签纸、订书机、文件夹一般都留在桌上，而计算器、尺子和胶带大多是放在抽屉里的。还有一些部门内共用的其他常用物品，比如打孔机、内部通讯录、客户名单、常用空白表单、费用报销单等，常放在位置明显、任何人都可随意拿到的地方，如办公室前部的办公桌上。三、协调处理工作场所出现的问题当在工作环境中遇到包括照明、取暖、噪音之类的困难时，应该及时向公司相关部门(如物业管理公司、环卫科、行政管理部)通过正规途径反映，以寻求解决办法。举例来说，建筑维修通常在晚上和周末进行，但有时工人们别无选择不得不

26、在上班时间干。如果噪音干扰过大，那么应将问题反映给建筑主管，并主动与其就开工时间的调整进行协商。如果碰到日光灯管烧坏、空调漏水的问题，可以提交相关建议，通过电话跟踪事件处理进度，明确处理部门，并配合其做好必要的协调工作。四、安全、恰当地处理剩余物品对确定是多余或报废的物品，应及时清理出来单独存放，比如办公文具等低价值物品可自行处理，而办公设备等固定资产的报废则须向有关部门或人员(如资产管理处)申报批准。可自行处理的物品在妥善弃置前，要检验并防止可能造成的危害或者泄密，比如对过期、失效的文档应定期销毁，便携机、台式机或服务器在清退或报废前应格式化硬盘。根据公司资产管理的有关规定，资产处理的途径包

27、括转移、调拨、清退和报废，请按照不同途径的流程规定操作，及时跟踪资产台账记录的核销。五、努力控制意外事故或紧急情况中的人身财产损失 (一)采取有效措施，控制事故蔓延 在日常工作中，应注意收集并熟记社会公布的各种报警、急救电话号码以及公司火警和安全责任部门的电话号码，并把常用电话分类整理，制成联络卡发给员工随身携带。当紧急情况或意外事故发生时，要知道使用报警系统或电话的方式，及时向社会或公司有关部门报警。在保证安全的情况下，能及时控制事故危害，比如立即停止使用现场所有设备，关掉电源，使用消防器材进行控制。此外，还要注意维护事故现场秩序，及时疏散人群。 (二)迅速、准确地向相关人员汇报危险发生的情

28、况 在控制事故蔓延的同时，还要迅速、准确地向公司有关部门及负责人报告现场状况、已采取的措施、事态的发展和存在的隐患等情况。碰到有人员受伤，还要向急救人员汇报其受伤情况，听取处理指示，并协助其采取必要的临时救护措施，将损伤控制在最小程度。 (三)迅速、准确地进行事后汇报事后请及时整理现场及相关人员提供的资料，在职责范围内提供相关信息，协助分析事故原因，并及时将整理好的资料提供给相关部门。 本章训练： 自我测试 通过本章的学习，你是否已经成为效率高手?不妨做做下面的小练习测试一下。 办公室面积：14平方米 办公人员：主管1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜，公用电脑，5张办公桌等。 个人办

29、公需求： 主管：多项(个人任务，给秘书安排任务，接待访客) 秘书：两项(个人任务，接受主管安排的任务) 下属：单项(个人任务) 个人空间需求： 主管：办公桌应该与秘书相距最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。 秘书：和主管办公桌最近，以便和主管频繁沟通时不会影响其他同事。 下属：不受干扰的个人办公空间。根据上述要求，秘书人员A、B、C、D分别对其办公室做了一番布置，并提交其设计图，分别见图2中(a)、(b)、(c)、(d)。请你对这四位秘书人员的布置成果进行评价，并选出最佳的办公室设计图。图2 参考答案： 图(a) 评分：80分 错误1：办公桌没有隔断就会有很大的声音干扰。如果

30、使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。 错误2：公共通道有些狭窄，但是好在不会影响他人。 图(b) 评分：60分 错误1：公共通道和私人空间交叉。 错误2：接待空间在办公室尽头。 错误3：秘书与主管座位离得太远。 错误4：电脑显示器朝向不对，造成反光。 错误5：办公桌没有隔板，声音干扰严重。 错误6：适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据。 图(c) 评分：70分 错误1：公共通道过长。 错误2：主管个人空间失去接待功能。 图(d) 评分：100分 优点1：充分利用有阳光的窗口位置。 优点2：私人空间和公共空间交叉减少。 优点3：利用隔板阻断过多的噪音。 优点4：主管

31、与秘书沟通方便。优点5：减少访客对其他人的干扰。工作实务 1你在日常工作中会用到很多文件资料及办公材料，设想你有一个“文件柜”，你的各种文件该如何分类? 2当有人向你借阅文件的时候，你该做哪几件必须做的事? 3如要妥善保管个人电脑，一般需设置哪些密码，离岗时需做哪些防范措施? 4你一早来上班，发现办公区域的饮水机坏了，你将怎样解决这个问题? 5有如下多余的物品，你将如何妥善处理，并需要通知到谁? (1)一箱两年前的文件。 (2)10箱A4纸。 (3)一台旧电脑。 (4)不能使用的打印机。 6请说出常用的火警电话、急救电话、电话查号台的号码。 7请说出公司报警系统的操作方法、灭火器材的使用方法。

32、8如果有员工烧伤、电伤或者中毒等事故发生，你将如何处理?第十章 商务秘书应如何管理上司学习的重点：时间管理技巧，工作计划的拟制方法计划实施的6W3H原则管理上司出差旅行事务，熟练运用为上司挡驾的技巧安排约会的方法学习的难点：时间管理技巧，工作计划的拟制方法计划管理工作，制定旅程表工作中秘书与上司的关系是领导与被领导的关系，秘书必须服从上司，但为了更好地体现出秘书工作的服务性，秘书可以主动地管理上司，为上司统筹安排一切可能的事务，充当上司的“管家”。第一节 商务秘书应怎样有效的管理时间一、了解自身时间管理的状况 有效地利用时间，是秘书开展各项工作不可偏离的重要准则。只有充分了解了自己使用时间的方

33、式和状况，才可能找出自己在时间管理方面存在问题的症结所在，才能够对症下药，不断改进，最终成为时间的主人。看看下面这份时间管理自我状况调查表(表1)，你会对自己的时间管理状况有个大体了解。表1 时间管理自我状况调查表有位时间管理大师说：“时间管理并非管理时间，而是我们选择怎样使用时间的管理。”时间管理=选择管理二、时间管理技巧 (一)要事第一 要事第一，就是做事分清轻重缓急，把最重要的事放到第一位，这样就不会被那些细枝末节所打扰。 (二)以最终的结果来开始行动 在做事之前，你可以问一问自己： 我做这件事的目的是什么? 我做了会怎样? 如果你的回答是：我做不做都无所谓，对公司、对自己不会有什么影响

34、，那么你可以不做这件事。(三)学会说“不”如果你不会说“不”，不会拒绝别人，那你就会很累，就会使你的正常工作受到干扰。(四)学会对付不速之客不要谁来了都热情欢迎，当你很忙时，你可以直接告诉来客你的具体情况，这样你就可以避免一些人以私人名义拜访你，耽误你的日程安排。 不速之客常有三类人：下属员工、同层级的同事、组织外人士。 对待不速之客的技巧主要有： (1)不要采取无条件的“门户开放政策”。 (2)对约会事宜做初步安排。 (3)甄别并拦截来客。 (4)规定接见部属的时间。 (5)在办公室外接见外来的不速之客。 (6)站立会客。 (7)控制会谈时间。 (8)早上班，但不晚下班。(五)减少冗长的会议

35、在会前我们要做好充分的准备，在会中要按照日程进行，在会后要做好跟进。减少冗长会议的措施是：1会议前需考虑：可能用电话咨询商量取代吗?已确立清晰的会议目标了吗?已尽量减少与会人数，只是邀请有关人士参加吗?开会时间适当吗?时间有限制吗?议程及有关资料先发给会议的有关人士了吗?2会议中会议应准时开始。应按议程所编列之优先次序进行讨论。除非遇到紧要事件，否则就必须避免会议受到干扰。在结束会议之前，主席应概括复述各项工作分配及完成各种工作的时限。会议应准时结束，以便与会者安排自己的时间与工作。3会议后会议记录应尽快整理好。杜绝与会者无故缺席或迟到，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席或迟到。敦促会议决议

36、与待办事项的落实。 (六)办公桌上的“5S”运动 5S是指：整理、整顿、清扫、清洁、修养。 有研究表明：每个人每天平均会找28分钟的东西。这样算来，一年中，我们就要有两个星期的时间没日没夜地在找东西。为什么会找东西呢?是因为没用的东西太多了，它与有用的东西混在了一起。既然这样，我们何不做一番整理?把那些过期的、没用的文件、文书扔进垃圾箱，把那些还有用的档案分类存档、各就各位。如果平常能做好办公桌上的清理，就可以减少我们花在找东西上的时间。 办公室的5S运动 5s起源于日本，就是整理、整顿、清扫、清洁、素养五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，故简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就

37、是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。三、拟制工作计划 (一)整理 要将那些杂乱无章的事情分类整理，把有联系的工作集中起来，特别是那些零碎的事务最好一次性完成，以免各类事务混杂在一起，越堆越多，形成恶性循环。 (二)排序可以把整理好的各类事务按照流程或轻重缓急加以排列。这里将着重讲解如何分清工作的轻重缓急。即哪些事务近期必须处理；哪些事务可以暂缓；哪些工作或会议应该列在短期计划表上，或是标上重要记号?请你在排序之前思考以下问题(见表2)：表2 排序前思考表 经过对以上问题的思

38、考，你会发现有非常重要的工作，也有相对不重要的工作，并不是所有的工作都同等重要；有急待处理的工作，也有可以暂缓的工作。但是对于暂可以缓办的工作，即使别人没有规定截止日期，自己也要确立一个何时完成的目标。可以先判断出哪些工作是重要的，应优先完成；以后，本阶段的其他80的工作任务也能得以完成。这样，即使工作千头万绪，我们总能从容应对。凭借经验，我们将日常事务按照重要、不重要、紧迫和不紧迫四种情况分类，形成表3表3 重要/紧急事务分类表根据表3我们制作了时间管理矩阵图，并按照事务优先顺序“重要性、紧迫性”来权衡各种事务的优先级，因而下图四个象限的先后处理顺序应该是：I。见图1。图1 时间管理矩阵图点

39、评经过思考就可以按先后顺序制定每日行动计划表。由于工作能够有计划地进行，可以从表中看出哪些是可以同时进行、哪些又是可以集中处理的工作，从而大大缩短整个计划的完成时间。行动计划表应尽量简单明了，项目数量不宜太多，注意量力而行。此外，要随时检查计划表的完成进度，并根据实际情况调整计划。因不得已的原因而不能按期完成任务时，一定要提前通知相关部门，将影响缩小在最小范围。见表4。表4 每日行动计划表第二节 商务秘书怎样做管理计划 制定并执行每日行动计划表只是计划管理对秘书工作的最基本要求。这里重点介绍制定工作计划中的PDCA管理循环概念。它分为以下四个步骤： P (plan)，制定目标与计划； D (d

40、o)，任务展开，组织实施； C (check)，对过程中的关键点和最终的结果进行检查； A (action)，纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。计划是PDCA管理循环的首要因素。通过PDCA管理循环，能够持续推动工作的改善，能够有效地指引我们完成各项短、中、长期的工作。一、制定目标与计划 (一)确定目标 确定目标是制定计划的基础。目标除了指明方向以外，还可以作为标准来衡量实际的绩效。制定目标应遵循的SMART原则包括具体的、可衡量的、可达成的、具相关性的、按时间划分这五个要素。具体如下： S (specific)，具体的； M (measurable)，可衡量的； A

41、 (attainable)，可达成的； R (relevant)，具相关性的； T (time-Based)，按时间划分的。 只有具备SMART化的计划才具有良好的可实施性，也才能指导和保证计划得以实现。 (二)制定计划我们在制定计划时，不能完全脱离了实际业务的需求去空想。可以通过部门的述职报告了解所在部门、所在岗位的业务定位，通过沟通了解上级主管的业务目标、上级主管对你的期望和要求以及其他相关岗位的业务接口的要求。二、任务展开，组织实施这里向大家介绍6W3H原则。在我们开展工作任务之前，应该多从6W3H的角度来思考问题，这将有助于我们的思路更加条理化。见表5。表5 计划的6W3H简表三、设置

42、控制点，纠正偏差 (一)阶段性里程碑 试想在计划的执行过程中如果没有监控机制，那就很难发现问题并加以控制。因此在目标或任务中应设置阶段性的里程碑，通过定期的检查，及时发现问题。对自己难以解决的，可以争取同事或领导的帮助和支持。比如，我们计划在两周之内完成整个部门的羽毛球比赛，那么在第一周进行比赛时就要设立控制点，如果赛程不能进行过半，显然后面就要靠增加比赛场地、提高比赛效率或者延长比赛时间的方式，来确保任务的如期完成。 (二)工作日记写工作周记或日记是一种很好的工作习惯，建议你试着用这种方式对计划的执行情况进行总结，并根据发现的各种偏差对计划进行调整；另外，还可以对前期的工作时间重新进行分配，

43、以不断改进时间管理。见表6。表6 工作日记表第三节 商务秘书怎样安排工作日程一、日程安排与管理(一)安排约见由于前面对此有专门叙述，这里只做简单介绍。 1安排约见的原则 (1)要区分轻、重、缓、急安排约见。应保证该约的、该见的不耽误，适时安排；不该见的，坚决不约、不见，但必须说明原因，要想办法推辞；该见的，但并不是很急的，可稍缓安排约会。一般来说，凡是上司安排约见的人，要有约必见，但对方要见上司的，就不一定有约必见。 (2)约见应当是有准备的，越是重要的约见，越要准备好。为此，秘书人员应协助上司搜集有关的情况、文字材料等，使上司事先做到心中有数。 (3)保证准时赴约，不误约，不失约。如果上司不

44、能按事先约好的时间约见的话，秘书人员要设法及早通知对方。 2安排约见的方法 预约的方法可以是电话、信和拜访约见，或是会议、会晤中确定下次会面的时间、地点，现在使用电话的比较多。 3约定的接受 这种情况和预约约定的情况完全相反，反过来重复其注意之点即可。 (二)旅行安排与管理 上司外出旅行时，秘书人员的工作任务会更重。要尽量做到上司在与不在，工作照常进行，而且要干得更好。这是秘书人员自身学习的好机会，应好好把握。 1上司旅行巧安排 要想使上司出差旅行有条不紊、卓有成效，旅程表的制定就显得尤为重要。 旅程表是按预定的日程表和上司的计划要求、意见而制订的。一份周密的旅程表主要包括六项内容。 (1)日期：指某月、某日、星期几。 (2)时间：一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上国家(地区)的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动(工作)时间；三是指