培训档案管理操作规范.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流培训档案管理操作规范.精品文档.培训档案管理操作规范一、总则培训档案是企业在生产、经营和管理的基础工作中所产生的电子文件、书面文件、影像资料等与培训相关的所有文件资料，是企业资产的重要组成部分。因此，企业应在培训的各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业在人才培养活动中对于凭证、责任和信息等方面的需求。二、目的1、为企业生产、经营和管理等人才培养工作提供相关记录与凭证。2、规范并加强培训档案管理，防止毁损、丢失，为培训以及其他相关工作提供有力的支持。三、实施原则1、全面性原则：

2、企业在生产、经营和管理过程所发生的培训工作，都应做好培训档案记录与管理，确保档案的全面性。2、系统性原则：所有培训档案应该以培训计划档案、新员工培训档案、后备人才培训档案、专项培训档案及培训资源管理档案五大类为依据分类管理。3、完整性原则：每一项培训所产生的档案都应包含电子、纸质、影像等资料。4、参考性原则：学员培训的信息将记录在培训档案中，培训档案将作为员工考核、转岗、晋升、晋级的依据之一。5、及时性原则：任何培训项目结束后，都必须及时将所有档案资料分类归档，最迟不得拖延至训后一周。四、适用范围恒泰集团、项目公司在生产、经营和管理过程所产生的与培训有关的档案资料。五、实施内容1、职责权限（1

3、）集团培训管理人员引导集团各项培训工作，并有权对培训档案进行监督与管理。（2）培训档案（根据组织发起者或项目归类）原则上由集团培训管理人员和项目公司行政人事部门负责人归口管理。（3）培训组织条线上一级单位有责任对下一级单位的培训档案管理工作进行指导和监控，同时下一级单位也有义务向上一级单位提供有效、真实、完整的培训档案。（4）培训档案管理人员负责对所有培训资料进行收集、归类及存档管理。（5）培训档案管理人员应对档案内容进行保密，不得随意调用、泄漏与销毁，由此造成的损失将依照相关规定追究责任。 （6）所有培训档案保存格式不得随意修改并至少保存二年以上，部门经理职务（含）以上人员培训档案须至少保存

4、五年以上。对于有特殊要求的培训档案，保存时间应遵循相关时间规定。2、档案分类（1）根据公司现阶段实际情况，将培训档案分为：专项培训档案、培训计划档案、后备人才培训档案和培训资源管理档案四大类。档案实行分类管理并独立建档封存。（2）培训档案管理分类如下：体系名称体系内容培训档案管理体系专项培训档案（含新员工培训档案）培训方案（通知）、培训建议书、学员签到表培训效果评估表、考核资料、培训教材影音图像等相关培训记录表单培训计划档案培训需求调查资料、年度培训计划与预算月度培训计划与总结后备人才培训档案储备人才信息表、培养方案与培训记录表单考核与评估表单培训资源档案讲师资料库讲师简介、课程简介联系方式、

5、授课评价等教学课件与物资教学课件、教学器材培训供应商供应商资源、优势业务合作记录、联系方式、合同（3）专项培训档案专项培训档案是指针对某一个技能或目的而组织培训时产生的各项记录（含新员工入职培训），一般包括培训需求调查表（参见附件一）、专项培训需求情况汇总表（参见附件二）或培训需求分析报告、课程分析表（参见附件三）、培训建议书（参见附件四）、培训日程安排表（参见附件五）、学员签到表（参见附件六）、培训教材、培训现场影像资料、培训效果评估表（参见附件七）、培训评估总结报告（参见附件八）及训后测试成绩等内容。其中，课程分析表、学员签到表、培训教材（包含讲师课件、学员讲义、培训参考资料、培训游戏素材

6、等）、培训影像资料、培训效果评估表、培训效果评估总结报告等六种档案文件，合称为“六位一体”，是专项培训所必须建立的档案体系。（4）培训计划档案培训计划是按照一定的逻辑顺序排列的记录，从组织的战略出发，在全面、客观的培训需求分析基础上做出的对培训时间、培训地点、讲师、培训对象、培训方式和培训内容等的预先设定。培训计划档案是在此过程中所产生的相关记录，主要包括培训需求调查资料、年度培训计划与预算、阅读培训计划与总结等三方面内容。（5）后备人才培训档案企业在人才选拔、培养、认证过程中所产生的相关记录，主要包括储备人才信息表（参见附件九）人才储备培养方案和培训实施、评估、认证等信息。（6）培训资源档案

7、培训资源档案主要包含讲师资料库、教学课件与教学物资资料库、培训供应商资料库三个部分。讲师资料库即内外部讲师的个人简介、课程介绍、授课风格、讲师等级、授课次数与时数等信息；教学课件与教学物资资料库主即教学培养过程中收集整理的相关教材、课件、影音图片等，以及教学过程中使用的投影仪、音响、话筒、摄像录音设备、桌椅等与培训有关的有形物资资产；培训供应商资料库即培训合作公司、公司性质、关键/优势业务领域、联系方式、合作记录、合同协议、供应商资质等信息。3、档案建立（1）为便于管理，上述四大类培训档案分别独立建档，每个培训项目都要有规范的培训档案封页（参见附件十）和档案目录。（2）依据培训档案管理内容的要

8、求，对相关数据、表单进行鉴别与整理，对于符合档案归档要求进行归档保存。培训项目负责人应于培训结束后三个工作日内将培训信息收集、整理完毕，最迟不得延迟至训后一周。（3）电子档案与文本档案分开保存，保存目录与内容须相互对应，自成体系，保证档案的完整性。（4）已整理完成并成功保存的档案，相关负责人应及时完成培训档案索引，以备档案查找使用。4、培训档案管理流程工 作 流 程 图流程关键点开始建立培训档案台帐A收集、维护培训记录B整理维护记录并入档录入系统结束A、此项工作于培训结束后一周内；B、包含：n 培训计划与方案n 培训通知n 培训签到表n 培训满意度调查表n 考试试卷n 成绩汇总表n 培训效果跟

9、踪表n 讲师教材n 学员手册n 培训总结n 影音图像n 其他本流程所需表单或报告表单名称表单内容培训档案台帐培训关键要点培训档案封页培训的时间、名称、目录5档案编号（1）培训档案编号是便于档案的保存、管理与查询，包含建档单位、培训档案标示、建档日期、档案类别和档案文件序号。完整的档案编号样式为：PD。其中：为建档单位所属单位的首字母缩写，详见下表培训档案编号规范表。P D为培训档案标示，是培训档案的首字母缩写。为培训档案的归档日期缩写，包括年度和月份两部分，如2011年09月分的档案，其缩写为1109。为培训档案的大类编号，培训档案共分四大类，详见下表培训档案编号规范表；为档案文件的顺序编号，

10、一套档案的所包含的文件，按文件的产生的先后顺序进行编号，如：第一号文件编号为“01”，第二号文件编号为“02”，以此类推。（2）培训档案编号规范表建档单位编号缩写档案分类分类编号集团总部ZB专项培训档案01项目公司XM培训计划档案02商业管理公司SY后备人才培训档案03物业公司WY培训资源档案04工程管理中心GC行政人事管理中心ZG财务管理中心CW上海设计研发中心SH招标采购中心ZC成本管理中心CB营销中心YX小贷公司XD6、检查与考核（1）集团管理人员负责对各项目公司的培训档案进行检查，对于收集培训资料不及时或者资料填写有误、资料空缺者，将登记入案并责令其整改，同时，培训档案管理将作为年度培训评优的主要指标之一。（2）所有培训档案及资料属于公司的内部文件，应该妥善保管，不得随意外传与销毁。（3）查阅有关培训档案须经过培训档案管理人员同意后，由培训档案管理人员亲自查找。六、解释以上内容有集团人力资源部负责解释说明。七、附件附件一、培训需求调研反馈附件二、专项培训需求情况汇总表附件三、课程分析表附件四、培训建议书附件五、培训日程安排表附件六、学员签到表附件七、培训效果评估表附件八、培训评估总结报告附件九、储备人才信息表附件十、培训档案封皮恒泰集团人力资源部二一一年九月二十七日