工程档案管理办法-四建发展.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流工程档案管理办法-四建发展.精品文档.河南四建发展建筑工程有限公司工程档案管理办法(讨论稿)河南四建发展建筑工程有限公司二一二年十二月目 录第一章总 则1第二章工程档案管理的依据1第三章工程档案管理机构及人员职责1第四章工程档案管理工作流程2第五章工程档案收集与过程整理4第六章工程档案立卷整理7第七章工程档案利用11第八章附 则12附件一:项目部施工资料总目录13附件二:单位工程一览表29附件三:工程档案管理用表31第一章 总 则第一条 为规范河南四建发展建筑工程有限公司(以下简称公司)工程档案工作,明确档案资料分工及职责,确保公司工程档案的
2、顺利移交及保管与利用,特制定本办法。第二条 本规定所称工程档案是指公司所有项目部在工程施工管理活动中形成的,具有查考利用价值的各种载体的原始记录。第三条 公司工程档案实行统一领导、分级集中管理的原则,维护工程档案的完整与安全,便于公司各项工作的利用。第四条 公司工程档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、整合信息、利用满意”的工作方针,坚持为公司发展服务为宗旨,以规范化、程序化、标准化为工作目标。第五条 工程档案收集实行归档范围确认制与备案审批制,保证归档文件材料齐全、完整、及时、准确。第二章 工程档案管理的依据(一) 中华人民共和国工程档案法(二) 科学技术工程档案案卷构成的一般要求(G
3、B/T 11822)(三) 建设工程文件归档整理规范(GB/T50328)(四) 建筑工程资料管理规程(JGJ/T185)(五) 国家重大建设项目文件归档要求与工程档案整理规范(DA/T 28)(六) “基本建设项目档案资料管理暂行规定”(国档发19884号)(七) 电子文件归档与管理规范(GB/T 18894)(八) 照片工程档案管理规范(GB/T 11821)(九) 电力科技档案管理手册(十) 公司技术管理办法、公司质量管理办法 (公司已发布文件为准)(十一) 电力、治金等行业的档案管理规定(十二) 工程建设等有关法律法规规定第三章 工程档案管理机构及人员职责第一条 公司工程档案管理工作由
4、公司质量技术部统一领导,各项目部工程档案管理工作由各项目部质量技术部门归口管理。第二条 公司设档案室,各项目部设资料室,各项目部要为工程档案提供足够的合乎规定的工程档案存放、管理场地。第三条 项目经理是项目部工程资料组织管理的第一责任人;项目工程师对项目部工程资料管理负直接领导责任,负责从工程开工至工程竣工验收、资料移交全过程管理的直接领导工作。项目部设置资料员,负责按照国家及行业技术规范和标准、上级主管部门、建设和监理项目部、公司的相关要求进行工程技术资料的填写、收集、整理和归档工作。第四条 公司工程档案管理部门主要职责是:(一)负责宣传贯彻国家有关工程档案工作的法律、法规和方针政策,组织制
5、订公司工程档案工作的各项管理制度、管理标准和管理流程。(二)组织、指导、检查、监督、协调、考核各项目部工程档案业务工作。(三)采用目标管理、项目管理、动态管理、网络交流等管理方法与手段,不断提高工程档案系统管理水平和工程档案人员整体素质。(四)负责公司档案室的档案保管、统计 、维护及利用工作。第五条 各项目部工程档案工作机构的主要职责是:(一)负责宣传贯彻国家有关工程档案工作的法律、法规和方针政策,执行公司工程档案工作的各项管理制度。(二)以公司管理办法为指导,制订和实施本项目部工程档案管理工作制度。(三)负责本项目部工程档案的收集、整理、保管和移交工作。(四)负责开展本项目部工程档案编研工作
6、。第六条 项目部各岗位人员的工程资料责任分工可参照本办法附件一“项目部资料总目录”中的分工建议制定。第七条 工程档案工作人员应当协助本项目部各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、准确性以及保存价值进行确认,经职能部门负责人确认后归档保存。第八条 各项目部员工调出本项目部时,必须清退应归档的文件材料和借阅的工程档案,经公司档案主管部门签署同意调离意见后,方可办理有关手续。第四章 工程档案管理工作流程第一条 工作流程图 工程档案管理工作流程图否否建立项目部组织管理机构制定项目部档案管理制度编制项目部工程资料总目录项目部公司质量技术部对项目部资料管理人员培训根据工程施工进度收集整理工程资料竣工资料
7、组卷、编目检查、指导竣工资料预验收是整改发出竣工申请报告合格是整改监理单位初步验收竣工资料编页码、装订移交合格审核第二条 工程开工后项目部应建立健全的组织管理机构,项目部视人员的工作能力和经验自开工一个月内向公司质量技术部申请工程资料管理培训,公司质量技术部自接到申请一周内对项目部相关人员进行培训。 项目部应依据公司档案管理办法及建设单位的管理要求制定工程技术资料管理制度,建立项目部资料总目录和单位工程一览表,并明确责任人,经项目经理部批准后实施。第三条 项目部拟提出工程竣工报告前20日,由项目部资料员向公司质量技术部发出工程技术资料预验收申请,公司质量技术部对所属项目部工程技术资料检查预验收
8、并出具工程档案预验收报告。公司质量技术部负责对工程技术资料归档符合性、资料完整性、组卷的合理性进行检查、指导,使其符合向公司、当地城建工程档案馆、建设项目部工程档案室移交的条件。第四条 工程竣工资料预验收问题整改后,项目部资料员负责向公司工程质量技术部提交工程档案预验收问题整改报告、纸质工程档案和案卷及卷内目录电子信息,公司工程档案管理人员负责对照案卷、卷内文件目录与实物的各项数据进行校对、审核,审核合格后向监理单位提出竣工资料验收申请,验收合格后进行移交。第五条 项目工程师督促相关人员在工程施工过程中严格按照资料整理要求进行资料的填写、移交、整理归档,并做好跟踪检查工作。工程资料应与工程建设
9、过程同步形成,并应真实反映工程的建设情况和实体质量。第六条 在基础、主体、装饰装修、工程竣工后交工验收前等施工节点,项目工程师组织项目部有关人员对工程技术资料进行审核,审核应有书面记录和整改反馈,确保工程技术资料符合相关规定要求。第七条 档案移交分别指向按合同要求向建设单位移交和按本管理办法要求向公司移交一套完整的竣工资料。第五章 工程档案收集与过程整理第一条 归档范围归档范围实行确认制与备案审批制。归档范围确认制就是项目部档案管理部门经过认真分析各工程项目部的工程特点和上级主管部门要求,研究工程档案材料的形成规律,拟定出各类工程档案的基本归档范围或基本归档内容并编制工程资料总目录,经公司档案
10、管理部门确认后实施。具体归档范围应符合如下要求,可参照附件一“项目部施工资料总目录”。当合同无电子版要求时,附件一中标的为电子版整理范围。(一)工程建设工程档案归档范围确定 参照工程适用归档规范的“工程档案归档范围及保管期限”的规定确定适合工程特点及合同要求的归档范围。包括从工程开工到工程竣工所形成的工程资料。示例如下:1) 建设工程文件归档整理规范(GB/T50328)附录A“建设工程文件归档范围和保管期限表”;2) 建筑工程资料管理规程(JGJ/T185)附录A中的附表A.2.1“工程资料类别、来源及保存要求”;3) 国家重大建设项目文件归档要求与工程档案整理规范(DA/T 28)附录A“
11、国家重大项目文件归档范围和保管期限表”;4) “基本建设项目档案资料管理暂行规定”(国档发19884号) 附表“基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表”;5) 火电建设项目文件收集及档案整理规范(DL/T241)附录A.2“建设项目档案分类详表、各参建单位归档范围及保存单位期限划分表”。(二)自建设项目工程档案归档范围确定:依据自建设项目计划确定归档项目。(三)声像工程档案归档范围:1) 反映工程各施工阶段的形象照片;2) 反映工程重要部位的隐蔽记录照片;3) 反映工程重大变更问题的实施照片;4) 反映工程质量问题处理前后的照片;5) 反映工程质量亮点的细部照片;6) 新工艺、新技术、新设备
12、、新材料应用的照片与录像。第二条 归档要求(一)归档文件材料原则上应为原件,对于不能保证原件的工程文件材料,复印件内容必须与原件一致。当为复印件时,提供项目部应在复印件上加盖项目部印章,并应有经办人签字及日期。提供项目部应对资料的真实性负责。(二)纸质工程技术资料整理的份数,除满足工程所在地城建工程档案管理部门、行业管理部门、建设、监理单位要求外,必须满足公司工程档案室对一套完整的纸质工程技术资料的要求。(三)归档纸质材料的同时,重要文件的电子文件一并归档,电子文件一般为盖字盖章齐全的扫描件。(四)归档文件材料必须齐全、完整、准确、规范。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档;完整是指每
13、件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉工程档案与说明荣誉工程档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全;准确是指归档文件材料内容真实,签署和用印符合文书工作规范,纸质件与电子件内容相符。规范是指归档文件材料应符合中华人民共和国工程档案法、企业工程档案管理规定、建设工程文件归档整理规范及本办法的有关工作规范,不得随意自编格式。(五)归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求,如:碳素墨水、黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。装订应使用不易生锈材料。(六)工程技术资料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备;内容
14、应真实、准确、齐全、完整,与工程实际相符合。(七)工程技术资料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297210mm)。 (八)工程资料的填写、编制、审核、签认应及时进行,符合国家现行有关标准的规定。(九)工程技术资料不得随意修改;当需修改时,应实行划改,并由划改人签署。 (十)有书写内容的每卷归档文件材料均应标明连续页号,并在移交清册中注明页数。(十一)项目部应具备良好的工程资料储存、保管条件,工程技术资料应按项目部工程、资料类别分别存放在不同的工程档案盒、柜中,并进行有效标识,确保工程技术资料容易查找,不发生丢失和损坏现象。(十二)声像工程档案归档要求1) 归档项目部对归档的声像材料进行编辑整理,内容
15、完整。2) 重要事件的照片应反映事件的全貌和过程,可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取。3) 存储在感光材料和磁性材料上的声像材料经过数字化处理后归档。4) 归档的数码照片拍摄精度要求在300万像素以上,存储格式为JPEG或TIFF。5) 音频文件的存储格式为WAV或MP3。视频文件的存储格式为MPEG,压缩格式采用MPEG-2。6) 归档项目部在归档前应对归档的声像材料进行检验,保证载体清洁、耐久和内容真实、可读,并注明录制内容、时间、地点、人物、背景、盒数、编号及录制者等;照片工程档案的构成应包括照片、底片和文字说明三部分。底片不得磨损,每幅照片都要有文字说明,
16、说明照片所反映的内容、时间、地点、认为、背景、摄影者等。数字影像资料应刻制成双份光盘,光盘内要有电子影像资料的电子文字说明,说明影像所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。第三条 归档时间项目部在应在工程项目竣工后三十天内(电力工程通过168小时试运行后60天内)将工程资料归档。如因特殊原因不能按期移交,项目部应在项目竣工三十日内(电力工程通过168小时试运行后60天内)向工程档案管理部门提交工程资料延期移交申请报告(包括不能按时移交原因、预计移交时间、责任人等),以便掌握工程资料工程档案整理、移交动态。第四条 归档移交(一)公司档案部门制定归档计划,确保归档工作有序进行。(二)公司档
17、案部门按照归档范围、基本归档内容和归档要求审查归档文件材料。经各项核查无误后交接方履行交接手续。项目部资料员向公司工程档案室移交纸质工程技术资料时,提交工程档案预验收问题整改报告,同时移交相应的工程档案案卷目录及与建设单位的移交手续。工程档案管理部门应对移交过来的工程项目纸质资料和电子资料按照工程项目工程档案有关规定进行检查、核对,重点检查工程档案预验收报告中问题的整改情况。验收合格后,办理移交手续。不合格的,不予接收,责令其重新整理,直至达标。(三)归档项目部编制工程档案移交目录一式两份。交接双方分别在移交清册封页上签字、盖章,移交清册各留一份以备查考。第六章 工程档案立卷整理第一条 工程档
18、案分类与标识(一)工程档案分类以企业全部工程档案为对象,依据企业管理职能,结合企业工程档案内容及其形成特点,设置两个类目,基建工程档案类和特殊载体类。(二)档号的编制档号由“J年度项目编号案卷号”组成。项目编号由项目部于工程竣工后一个月内向公司申请确定。第二条 工程档案立卷立卷是将工程技术资料进行分类、排列、整理、编目、装订的过程,应遵循工程资料的自然形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,便于工程档案的保管和利用。(一) 分类工程技术资料分为施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料、影像资料、竣工图等类别。一个建设工程项目由多个
19、单位工程组成时,各类资料应严格按照单位工程分类组卷。(二) 案卷组合1) 竣工资料的整理以卷为单位。2) 案卷组合宜以单项工程单位工程专业资料类别分部为主线,兼顾其他特征,使之联系密切,分级适当,分卷合理,内容尽量单一,类型鲜明,卷与卷内容相互衔接。3) 当施工资料中部分内容不能按一个项目部工程分类组卷时,可按建设项目组卷。4) 专业承包工程形成的工程技术资料应单独组卷。5) 电梯应按不同型号每台电梯单独组卷。6) 室外工程应按室外建筑环境、室外安装工程单独组卷。7) 竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时,也可合并立卷。8) 不同载体的工程技术资料,原则上要分别组卷,组卷应合理有序。9)
20、照片材料原则上应单独立卷。当照片较少时,可不单独立卷,将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后,与竣工验收文件一起组卷。10) 工程技术资料目录应与其对应的技术资料一起组卷。11) 案卷内不应有重份文件;案卷不宜过厚,一般不超过40mm。(三) 排序1) 案卷排列顺序(1)当工程项目为单体工程时,其案卷的排列顺序可参照建筑工程资料管理规程JGJT185-2009的工程资料的类别划分顺序排列。(2)当工程项目为群体工程存在无法划分单位工程的资料时可组成综合卷,其余案卷仍按单位工程组卷。案卷的排列顺序可参照附录一编制。2) 卷内文件排列(1)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料在前,图纸在后。(2)工
21、程资料按类别、部位、时间顺序排列。同一文件的主件与附件不能分开,并按主件在前,附件在后的顺序排列。(3)图纸排列时,综合图在前,专业图在后;室外图在前,室内图在后;土建图在前,设备安装图在后。即:以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。相同专业图纸按图号顺序排列。(四) 整理1) 文本资料的整理(1)去除工程资料上的金属物,对破损的文件资料进行托裱。(2)同一案卷的工程技术资料整理后必须做到规格统一。在整理中,卷内如有不同尺寸的材料,应通过折叠,裱贴等达到统一。(3)对于工程技术资料原件规格不足A4时,将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4规格的白纸上。裱贴时,应在左边留出25-30mm
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