档案管理标准.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流档案管理标准.精品文档.Q/GDW46XX 国网新源XXXXXX企业标准国网新源XXXXXX 发 布XXXX-XX-XX 实施 XXXX-XX-XX 发布档案管理标准Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX-XXXXY 目 次前 言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责与权限35管理活动的内容与方法35.1本标准依据的流程35.2科技档案管理45.3文书档案管理45.4电子、声像档案管理55.5财务档案管理55.6人事档案管理65.7档案的借阅管理75.8档案鉴定与销毁85.9生产运行档案管理95.10档案库房管理95.11档案消
2、防措施95.12档案考核106重要风险识别与控制117检查与考核138报告和记录13附录A (规范性附录) 流程图15附录B (规范性附录) 表格样式22前 言 本标准是为规范国网新源XXXXXX档案管理工作而制定的制定本标准的目的为了明确岗位职责与权限,加强过程控制,提高管理效率,确保档案的安全与正确使用本标准由国网新源XXXXXX标准化委员会提出 本标准由办公室、计划财务部、人事综合部、生产技术部共同起草,办公室汇总整理。本标准主要起草人:本标准审核人:本标准批准人:本标准由办公室归口并负责解释档案管理标准1 范围本标准规定了国网新源XXXXXX档案管理的职责和权限、管理内容和方法、风险识
3、别与评价、检查与考核、报告和记录等要求。本标准适用于国网新源XXXXXX档案管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件,凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。中华人民共和国档案法(1996)中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国保守秘密法财政部、国家档案局 会计档案管理办法GB/T11821-2002 照片档案整理规范GB/T11822-2002 科学技术档案 案卷构成的一般要求GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范组通字199113号 干部档案工作条例组通字199614号 干部
4、人事档案材料收集归档规定干部档案整理工作细则(中组部 1991年3月29日)档发20044号 国有企业文件材料归档办法国家档案局令第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(2006)重大建设项目档案验收办法 (国家档案局、国家发改委2006DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T22-2000 归档文件整理规则 DA/T28-2000 国家重大建设项目文件要求与档案整理规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。3.2 科技档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的
5、对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。包括文字、图表、电子、声像等,是企业档案的重要组成部分。3.3 电子、声像档案企业机构,社会组织和个人在电力生产建设和社会活动中直接形成的对国家和电力企业具有保存价值的现代专门载体档案。包括照片(含底片和正片)、录音、录像、影视片,计算机软件等。3.4 财务档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.5 会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明,按其填制程序和用途不同,可分为原始凭证和记帐凭证两大类。3.6 原始凭证原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的,用
6、以表明经济业务发生或完成情况的书面证明,它是进行会计核算的原始资料和重要依据。3.7 记帐凭证记帐凭证是会计人员根据合法原始凭证或汇总原始凭证编制,用以确定会计分录,作为记帐直接依据的书面证明。3.8 会计账簿会计账簿是由一定格式、相互联系的帐页所组成,以会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录和反映一个单位经济业务事项的会计薄籍,是会计资料的主要载体之一,也是会计资料的重要组成部分。3.9 财务会计报告财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一会计期间财务状况、经营成果、现金流量的文件。3.10 人事档案人事档案是组织和个人在社会实践中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位经过鉴别
7、、整理后保存起来的以备查考的文件材料。3.11 转递 指随着人事主管单位的改变,将人事档案转至相应的主管单位,使人事管理与档案管理保持一致。3.12 归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案中心保存的过程。3.13 整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。3.14 销毁清册登录被销毁档案题名、数量等内容并由当事人签署的文件。3.15 案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。3.16 案卷目录以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。3.17 卷内目录登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,
8、排列在卷内文件之前3.18 卷内备考表卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。3.19 著录对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。3.20 档号经字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。4 职责与权限4.1 公司总经理4.1.1 外部单位借阅或复印会计资料需公司总经理审批。4.1.2 审批保管期满需要销毁的档案。4.2 办公室4.2.1 归口本公司档案管理工作,对档案管理工作进行指导、检查、考核。4.2.2 制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁等有关规章制度。4.2.3 管理本公司档案,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。4.2.4 统筹
9、规划本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。4.2.5 指导本公司各部门文件资料的形成、积累、整理和归档工作。4.2.6 具体负责本公司文书档案和科技档案的管理,确定档案保管期限,划定档案密级;4.2.7 对档案提供利用工作,开发档案信息资源,为企业提供及时、有效的服务。4.2.8 为本公司依法执行公务提供真实、准确的档案。4.2.9 对档案室所存的已到保管期限的档案逐卷评定其价值,提出存毁建议,编制销毁清册。4.2.10 会同计划财务部、人事综合部、督销毁保管期满的会计档案。4.3 计划财务部4.3.1 整理、装订、归档会计资料。4.3.2 编制档案移交清册,移交档案。4.3
10、.3 登记会计资料借阅、复印申请及档案归还情况。4.3.4 编制档案销毁清单,销毁保管期满的会计档案。4.4 人事综合部4.4.1 保管职工档案,为国家积累档案史料。4.4.2 收集、鉴别和整理职工档案材料。4.4.3 办理职工档案的查阅、借阅和转递。4.4.4 登记职工职务、工资的变动情况。4.4.5 为有关部门提供职工的情况。4.4.6 做好职工档案的安全、保密、保护工作。4.4.7 调查研究职工档案工作情况,制定规章制度,搞好职工档案的业务建设和业务指导。4.4.8 推广、应用职工档案现代化管理技术。4.4.9 定期向档案馆(室)移交死亡职工档案。4.4.10 向新源公司人力资源部提供新
11、提拔领导的人事档案。4.5 其他部门4.5.1 负责本部门形成并办理完毕的具有保存价值的文件资料的收集和整理,定期移交档案部门集中管理。4.5.2 遵守档案管理的相关规定。5 管理活动的内容与方法5.1 本标准依据的流程科技档案管理流程(见附录图A.1)文书档案管理流程(见附录图A.2)电子、声像档案管理流程(见附录图A.3)财务档案管理流程(见附录图A.4)人事档案管理流程(见附录图A.5档案借阅管理流程(见附录图A.6)档案鉴定与销毁管理流程(见附录图A.7)5.2 科技档案管理5.2.1 科技档案资料整理5.2.1.1 科技档案、资料由办公室档案中心按照GB/T11821-2002、GB
12、/T11822-2002、GB/T18894-2002、档发20044号、DA/T28-2000、重大建设项目档案验收办法的规定,实行集中统一管理,并对各技术生产管理部门形成的科技文件材料的积累、收集、整理工作进行监督和指导。5.2.1.2 在产品鉴定会、科研课题审定会、设备开箱验收和基建项目的验收等重要工作中,均应有档案人员参加,如果文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求,不能进行鉴定验收。5.2.2 立卷归档范围和要求5.2.2.1 凡是记述和反映公司生产、基建和技术革新改造等,具有保存价值的科技文件材料都必须归档。5.2.2.2 归档的科技文件必须完整、准确,由项目负责人审查
13、后及时归档,应做到书写材料优良,字迹工整、图形清晰,有利于长久保存。5.2.2.3 在生产技术、基建施工和科研活动中直接形成的具有保存价值的照片、电子和磁性载体文件,由文件形成部门进行整理、编辑,待工程项目结束后与相应的纸质文件一起及时向档案部门移交归档,一般不应跨年度。5.2.2.4 科技文件材料的内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。5.2.3 接收和移交5.2.3.1 科技档案由各部门兼职档案员负责收集整理,填写档案资料移交记录表(见附录表B.1),档案中心整编人员根据有关规定负责接收。 5.2.3.2 在归档过程中发现不符合质量标准或技术文件不齐全,不准确时,档
14、案工作人员有权退回,兼职档案员应重新整理,补全后,档案部门方可接收。5.2.3.3 检查合格的文件材料,移交人和接收人按实物和移交清单一一进行核对后移交,交接双方在移交清单上签字,完成移交。 5.2.4 科技档案的整理5.2.4.1 科技档案整理工作应根据国家有关标准和规定,结合公司科技、生产活动,遵循科技档案的自然形成规律,保持科技档案材料之间的有机联系,充分利用档案原有的整理基础,进行分门别类的整理,便于保管和利用。5.2.4.2 科技档案组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。5.2.4.3 科技档案分类编号采用“泰安抽水蓄能电站档案分类
15、表”6-9大类分类标准,使所保存的档案既能反映主要生产实际,又便于查找利用。5.2.4.4 科技文件组成案卷后,要对案卷进行编目,通过编目固定案卷内科技文件的位置,揭示其内容,便于日后查找和利用。5.2.4.5 科技档案的卷盒、卷皮、卷内表格的规格和质量,按照科学技术档案案卷构成的一般要求的规定制定,排架方法采用分类排列,即按照案卷的内容及科学分类体系对案卷进行排列,并将其存放在库房柜架的规定位置。5.2.4.6 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹。5.2.5 科技档案的检查5.2.5.1 档案中心人员按照新源公
16、司下发的年度考核通知自行组织对科技档案的管理情况进行检查,并将自查结果上报新源公司。5.2.5.2 办公室针对新源公司抽查、检查中出现的问题制定整改措施,并将整改的结果上报新源公司。5.3 文书档案管理文书档案的管理必须符合中华人民共和国档案法(1996)、中华人民共和国档案法实施办法、档发20044号国有企业文件材料归档办法、DA/T1-2000档案工作基本术语、DA/T22-2000归档文件整理规则、Q/GDW46 202-06-005档案管理标准的规定。5.3.1 归档范围及要求 5.3.1.1 凡是公司党政工团及管理各部门在生产、经营活动中形成的已办理完毕的具有考察价值的文件材料以及重
17、要的上级机关来文,信函等均需归档。 5.3.1.2 文书档案整理时应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。5.3.1.3 文书档案按照“年度保管期限问题”和“一事一件”的文件级整理。5.3.1.4 文件材料要按一定的顺序排列:批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后,重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前,依据性文件材料在后。 5.3.2 文书档案的移交与接收 5.3.2.1 各部门档案移交人向档案中心移交文书档案时间最迟在次年的2月底前结束。5.3.2.2 对于未按时移交的部门,档案中心
18、必须及时催交,填写档案资料催交(办)通知单。经两次以上催收仍不交者,档案中心报请公司领导在档案管理考核中扣罚。 5.3.2.3 档案中心接收各部门移交的文书档案时,必须严格按标准验收,若发现移交的文件不符合标准时,可拒绝接收并指出其问题,限期重新整理移交。5.4 电子、声像档案管理电子、声像档案管理必须符合GB/T11821-2002照片档案整理规范、GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范的要求。5.4.1 电子、声像档案的归档范围凡是直接记录公司生产、工作、社会活动形成的具有特殊意义和保存价值的电子、声像材料都应归档。其种类一般包括:录音、录像档案,照片档案,缩微制品,影片、幻灯
19、片、磁盘、光盘等。5.4.2 电子、声像档案的立卷归档要求5.4.2.1 在工作中形成电子、声像材料的部门,工作活动结束后,半年内完成归档工作。5.4.2.2 归档的电子、声像材料必须是原版原件。5.4.2.3 归档前要进行鉴定,鉴定工作由形成电子、声像材料的部门领导负责。录音、录像档案,照片档案,影片、幻灯片、磁盘、光盘在归档时,须标明其名称、时间、地点、数量、主要内容和责任者,若有解说词或文字材料也应一并归档。缩微制品归档时,应表明项目名称、胶片长度、缩微号等。 5.4.2.4 电子、声像档案归档时,由归档人填写档案资料移交记录表,档案管理人员对归档的电子、声像档案要进行试放、试映,检查其
20、质量符合标准后方可接收。5.4.3 电子、声像档案的保管照片、底片、缩微胶片必须有专用装具,每12个月须重新卷绕一次。属于磁性材料的电子、声像档案必须做好防磁保护工作,存放在防磁柜中,所有电子、声像档案都必须垂直放置并远离物理、化学污染源保管,电子、声像档案库房的温湿度分别保持在:温度1424,相对湿度45%60,并且要有日常记录。 5.5 财务档案管理财务档案管理必须符合财政部、国家档案局会计档案管理办法和其他有关档案管理的规定。5.5.1 归档范围 5.5.1.1 会计总帐,明细分类帐、日记帐、固定资产帐、其他会计账簿。 5.5.1.2 各种原始凭证和记账凭证、汇总凭证等。5.5.1.3
21、月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。5.5.1.4 银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 5.5.2 归档、保管的要求 5.5.2.1 当年形成的会计专业材料,由计划财务部指定专人按归档要求,整理并装订成册。 5.5.2.2 上一年度的财务档案在计划财务部保管一年,在每年1月底前将隔一年度的财务档案编制会计档案移交清册向档案室移交,不得自行封包保存。5.5.2.3 已移交档案中心的财务档案,应保持原卷册的封装。 5.5.2.4 对财务档案要进行科学管理,单独存放、妥善保管,
22、按时间顺序排列上架,存放有序,查找方便。5.5.3 财务档案的整理、移交5.5.3.1 计划财务部收集财务资料,按要求分类整理、装订成册。5.5.3.2 计划财务部编制会计档案移交清册。5.5.3.3 按照移交清册的登记,交接完毕后,交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名或者盖章,将财务档案交档案室存档。5.5.4 财务档案的借阅、归还5.5.4.1 借阅或复印档案由部门及有关人员填写会计凭证借阅登记簿、会计凭证复印登记簿。5.5.4.2 公司内部借阅或复印财务档案由计划财务部负责人审批,外部单位借阅或复印财务档案需由公司主管领导审批,填写对外会计凭证借阅审批单、对外会计凭证复印审批单
23、。5.5.4.3 经办部门及人员借阅、复印后归还档案。5.5.4.4 归还档案交还档案室入库,档案管理员做归还登记。5.5.5 财务档案的保管、鉴定与销毁5.5.5.1 财务档案的保管财务档案的保管年限,根据保管资料的具体情况,分为永久、定期两类。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种,保管期限从会计年度终了后第一天算起,按照规定,年度财务报告、财务档案保管清册、财务档案销毁清册永久保存;现金和银行存款日记帐保存25年;原始凭证、记帐凭证和汇总凭证、总帐、明细帐、辅助账簿及会计移交清册保管15年;季度、月度财务报告保存3年。5.5.5.2 财务档案的鉴定保管期满的财务档案由档
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