第四讲、工作分析的流程.ppt

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1、第四讲、工作分析的流程,工商管理系：李桦,学习目的,理解工作分析的主要流程了解工作分析流程中出现的主要问题,工作分析流程概述,和人力资源的其他内容相比，工作分析是一项基础性的、复杂性的、繁琐性的、需要良好沟通和协作精神的工作。如果缺乏必备的专业技能和的专业经验，可能导致分析工作的反复进行。工作分析不是一项能够立即产生效果的管理手段，但它是今后工作的基础。工作分析不是人力资源部门单独就可以完成的工作，工作分析需要各部门良好的配合与沟通。工作分析是一个连续的、动态的工作，工作描述和任职资格要求都会随着组织架构和部门职能转变发生变化。,工作分析流程概述,工作分析的复杂性不但决定了它在实施中需要有较高

2、的专业素质作为保证，而且必须要对工作分析的流程有清晰的认识，要对整个工作分析工作进行统筹规划和对工作分析过程进行有效的控制。工作分析的结果的使用以及工作“再设计”需要使用部门的高度重视，否则，岗位说明书（工作说明书）只是一堆废纸。,第一节 工作分析的流程,一、确定工作分析目的,1、工作分析目的,对特定工作进行如实的描述，正确认识这些工作。对工作进行设计再设计，编制或者修订工作说明书。 明确对工作的岗位任职资格、素质的要求，制订招聘标准和招聘测试方案。制订有关工作任职者的培训计划，提高培训的针对性和培训的效果。明确工作任务、职责、权力以及其与相关工作的关系，协调合作。进行工作比较，平衡薪酬差异，

3、实行公平公正。工作绩效评价，提高评价的客观性、公正性。,1、工作分析目的,目的不同，所需要采集、处理的工作信息内容和工作分析的工作量也就不同；工作分析人员的选择不同，所需费用也不相同。,2、工作分析的前提条件,公司总体上已经开始进入成熟发展期组织的工作流程相对清晰和稳定组织结构已确定，并具有相对稳定性各部门已有的工作职位相对明确组织近期内不会进行大的结构调整分析人员在数量质量上的保证工作分析的目的已经明确,二、确定工作分析系统,工作分析的传统方法,基本方法：观察法、访谈法、问卷调查法、工作日志法、典型事例法、工作实践法等等。针对不同的岗位，综合使用以上方法。,工作分析系统,具有特定目的，围绕工

4、作、人和组织的相互关系，基于相关理论的工作分析工具，工作分析技术（方法）的应用性组合。工作倾向性工作分析系统：侧重分析提供产品和服务所需要的任务和行为。以工作本身作为工作分析的出发点和落脚点。人员导向性的工作分析系统：强调成功完成工作任务和行为所需要的个体工作者的知识、经验、技能、能力、天赋和性格特征等等。以任职者为工作分析的出发点。,工作分析系统的选择方法,工作结构性：高结构（工作导向型），低结构（人员导向型）。产业类型：传统产业（工作导向型），知识性产业（人员导向型）。工作的结果和过程特征：结果大量一致（工作导向型）；结果个性化（人员导向型）。企业价值观中对人的假设：被动接受（工作导向型）

5、，主动争取（人员导向型）。对某类特定人员分析的时候，采用人员导向型的分析方法。,三、确定并培训工作分析小组,工作分析团队的组成,工作分析是一个复杂的系统工程，它不是人力资源部门单独能够解决的，工作分析必须获得企业高层及各级管理人员的认可和支持。企业高层担任组长，而部分核心部门的负责人也会参与进来，以使工作分析在组织内获得最大程度的支持。工作分析人员的三种类型：外聘工作分析专家（咨询顾问）、主管和任职者。三类人员具有各自的优缺点。,工作分析团队组成原则,如果工作分析只是一时之需，那么聘用外部专家可能要比使用内部资源开发工作分析能力更经济。企业往往会低估使用内部资源进行工作分析的成本。对于组织那些

6、对工作分析方法不在行的工作人员而言，自己动手做工作分析经证明是一种有价值的学习经验。内部工作人员与外部咨询专家相比较进行的工作分析，信度相对较低。出于甄选标准开发与确认的目的，工作分析必须遵循合法性和技术标准。,工作分析团队组成原则,工作分析小组中至少需要一名工作分析专家，他应该有着良好的专业知识技能和相当丰富的工作分析经验，这是保证工作分析有效进行的基本保证。内外部人员相互结合的方式是一种比较好的选择。工作分析前的人员培训及全员动员。,四、收集工作信息,1、确定工作信息收集的范围和内容,工作的范围和主要内容工作的具体职责胜任工作所需的相关知识胜任工作所需具备的技能工作要求的灵巧与正确程度工作

7、要求具备的相关经验与工作设备相关的操作技能,必要的年龄限制所需的教育程度技能的培养要求见习期的要求与组织内其他工作之间的关系作业身体姿态作业对身体的影响劳动强度特殊心理品质要求,五、分析工作信息,1、工作信息的分析过程,利用各种收集信息方法所收集到的信息进行统计、分析、研究和归类的 一个过程。目的是为了获得各种规范化的信息，并最终形成格式统一的工作说明书。（1）寻找参照资料。（2）获得的信息必须交领导人或委托人进行审查确认，确保没有疑点。（3）对部门内的全部工作信息进行梳理，从而得到部门的工作任务清单，并建立部门工作任务和权限分配表。,（3）按照某种固定的格式，对相关信息进行整理、归纳和标准化

8、。（4）得到某工作（岗位）的任务清单，重点分析某岗位的重点工作项目（根据重要性程度及时间消耗两个维度测量）（5）分析重点工作项目，获得各项重点工作对学历、特定知识、特定经验以及特定能力的要求。（6）对这些经验、知识、能力等进行系统分析，确认从事某一工作必须具备的各项任职资格。,六、制定工作说明书,1、工作描述（基本内容）,工作标志工作分析日期工作任务概述工作联系工作的任务与责任工作权限工作的绩效标准工作条件,2、任职资格（基本内容）,教育程度或学历必备的工作经验必备的职业培训或者资格证书职业能力倾向必备的职业能力知识与技能要求个性特征,3、工作执行标准4、报酬因素5、工作族,七、工作分析结果应

9、用,职位分类工作评价工作设计与再设计绩效评价员工培训员工调动和安置招聘与录用,劳动安全人力资源规划,第二节 搜集工作信息的方法,访谈法问卷法观察法 工作日志法,一、访谈法,1、访谈法概述,又称面谈法，通过工作分析者与被访人员就工作相关内容进行面对面沟通来获得工作信息的方法。比较适合脑力劳动者。可以对工作态度、动机等深层次内容有详细和比较深刻的了解。,2、访谈之前的计划工作,（1）访谈之前，对手头能找到的信息进行了解，并确定以下问题：访谈的对象是什么，工作差异性程度访谈的目的是什么，要提取那些工作信息访谈的结构化程度所需要的材料、工具有哪些？访谈的时间地点安排,2、访谈之前的计划工作,（2）确定

10、所使用的访谈方法个别员工访谈法群体员工访谈法主管人员访谈法（3）对访谈所需要的技巧进行相关培训最好拟订一份比较详细的访谈问卷或者访谈提纲，以结构化访谈或半结构化访谈来获取信息。,3、访谈过程的注意事项,（1）事先需征求被访问者的直接上级同意，尽量获取直接上级的支持。（2）在无人打扰的环境中进行面谈，即选择合适的访谈环境。（3）向被访问者介绍工作分析的意义，必须让他们清楚面谈的大体内容。（4）营造轻松的气氛，使被访谈者畅所欲言，鼓励被访谈者真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾虑。,3、访谈过程的注意事项,（5）工作分析人员应按照访谈提纲的顺序，由浅入深地进行提问，注意把握访谈的内容，所提

11、问题要和工作分析的目的有关。（6）提问人员语言表达要清楚，含义好准确，所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄。（7）所提问题和谈话内容不能超出被访谈人的知识和信息范围。（8）所提问题和谈话内容不能引起被访谈人的不满或者涉及被访谈人的个人隐私。,3、访谈过程的注意事项,（9）敏感问题需要经过引导后再提问，重要的问题先问，并给被访谈人留出充分的时间进行信息补充。（10）当员工对工作内容或管理者不满时，向访谈者诉苦的时候，不要发表意见，但要认真倾听，及时将谈话内容引入正题。（11）在不影响被访谈者放开说真话的前提下，进行访谈记录，并在访谈结束时，让被访问者查看和认可记录。,4、访谈法的优点和缺点,优点：

12、可搜集到较多的信息，对工作方面的信息可以了解得更为深入，尤其可以对工作者进行心理特征分析。可以简单而迅速地搜集工作分析信息，应用面广。能够及时进行控制和引导。得到的信息具体准确，直观性强。能够有机会使受访者更了解工作分析的目的和必要性。,4、访谈法的优点和缺点,缺点：受访者会将个人利益与访谈联系起来，尤其是对任职者本人的访谈，他们往往容易夸大工作的难度和重要性。工作的时间成本较高。如果工作分析人员没有专门的面谈沟通技巧，就会导致工作信息的不完全甚至失真。,二、问卷法,1、问卷法概述,使用预先设计好的调查问卷来获取工作分析的相关信息，从而实现工作分析的目的。受到问卷本身设计的质量、被调查者文化素

13、质的高低以及在填写时的态度等因素的影响。,2、几种典型问卷,（1）职务分析问卷（PAQ）（2）临界特质分析系统（TTAS）（3）管理人员职务描述问卷（MPDQ）,3、问卷法需要注意的问题,（1）事先需征求被访问者的直接上级同意，尽量获取直接上级的支持。（2）为答卷人提供安静的场所和充裕的时间，需要注意尽量不要和答卷人正在进行的工作产生冲突。（3）向答卷人简洁地介绍工作分析的意义，并说明填写问卷的注意事项。（4）鼓励答卷人真实客观地填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑。,3、问卷法需要注意的问题,（5）工作分析人员能够随时或者尽快地解答答卷人员填写问卷时提出的问题。（6）答卷人填写完

14、问卷后，工作分析人员要认真进行检查，查看是否有遗漏、误填等现象，至少要在末尾处提醒。（7）如果对问卷填写有疑问，工作分析人员应该立即向答卷人澄清。（8）问卷填写准确无误后，需向答卷人致谢。,三、观察法,1、观察法概述,工作分析人员通过对员工的正常工作状态进行直接观察而获取其在某一时期内工作的内容、形式和方法，并在此基础上通过分析、分析、汇总等方式来提取有效的工作信息适合相对简单、重复性高、容易观察的工作,2、观察法的主要类型,（1）直接观察法：工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察，适用于工作周期很短的职务。（2）阶段观察法：有些员工的工作具有较长的周期，为了能完整地观察到员工的所有工作，

15、必须分阶段进行观察。（3）工作表演法：对于工作周期很长和突发性事件较多的工作，适合工作表演法。,3、观察法实施的注意事项,要选择不同的工作者在不同的时间进行观察，面对同样的任务，不同的工作者会表现出不同的行为方式，相互对比平衡后，有助于消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见。观察法操作方法简单，对观察人员的培训要求也相对容易，对常规性的工作可以很快地以比较直观的形式获得主要的工作信息。被观察者的反应会影响观察结果的有效性，使用的范围也有一定的限制。,四、工作日志法,1、工作日志法概述,现场工作日记法，由员工本人自行记录的一种信息收集方法，由任职者将自己每天所从事的每一项活动按时间顺序以日志的的

16、形式记录下来，要记录的信息一般包括所要进行的工作任务，工作程序与工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等，一般需要填写工作日志10日以上。,2、工作日志法德特点,适合对管理或其他随意性大，内容复杂的工作。工作日志的填写周期（完整的工作周期）填写的主观色彩和个人素质、态度差异以及信息记录需要有一定的规范和要求。,五、工作信息搜集的其他方法,（1）参与法：职务实践法，工作分析人员直接参与到员工的工作中，扮演员工的工作角色，体会其中的工作信息。（2）文献资料分析：根据已有的材料进行分析。（3）专家讨论法：与一些相关领域的专家或经验丰富的员工进行讨论来进行工作分析的方法。,谢谢各位的积极参与！,