物业装修管理规程.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流物业装修管理规程.精品文档.物业装修管理规程1.0 目的为规范装修管理工作,控制所辖物业内的装修行为,保障公共设施的正常使用、物业安全和房屋外观的统一美观,特制订本文件。2.0 适用范围本文件适用于公司所属各物业管理项目对业主进行装饰装修、翻修的管理工作。3.0 职责3.1 客服中心前台接待负责接待业主申请、联络审核人员、联络各部门装修巡查人员、 保管装修管理资料和通知业主。3.2 客服中心客服助理(一般为片区责任人,缺位时由前台接待负责联络相关人员)负 责向业主阐明、解释、签订装修管理协议、装修须知和相关文件,在装修过程中进行装修巡查,负责
2、一般违规/违规发生时的协调处理,在装修初验和复验时进行现场查验。3.3 秩序维护部负责:3.3.1 接受装修巡查任务并安排巡逻秩序维护员按公司要求进行巡查和违规处理。3.3.2 装修施工人员、物品出入小区时的检查。3.3.3 施工时限监查、噪声等环境保护的控制。3.3.4 搬运人员出入管理。3.3.5 货物、垃圾堆放场所是否符合公司规定的检查。3.3.6 装修消防、装修违规预防控制的管理。3.4 工程维修部负责:3.4.1 审核装修方案、装修施工图纸。3.4.2 检查装修施工中是否对公共水、电、气设施/设备造成损害。3.4.3 检查装修过程中是否对房屋本体、结构、外立面等造成损害。3.4.4
3、装修完工后按方案及图纸进行验收。3.4.5 接受装修巡查任务并安排维修技术员或设备管理人员按公司要求进行巡查和违规处理。3.5 环境管理部负责:3.5.1 组织向社会公用渣场清运装修垃圾。3.5.2 巡查客户装修过程中是否按规定向小区内部渣场清运垃圾。3.5.3 检查装修过程中是否对公共环境造成损害。3.6 客服主管负责:3.6.1 一般装修申请的审核。3.6.2 轻微违规装修的协调处理。3.6.3 协助秩序主管、工程主管、环境主管等对装修过程进行巡查。3.6.4 审核装修初验和复验是否经过权限人员签署意见。3.7 项目经理负责:3.7.1 审核涉及改变区域、消防设计、结构改造的装修申请。3.
4、7.2 协调处理装修过程中重大违规事件、管理过程违反装修方案及公司管理规定等事 件。3.7.3 审核装修保证金和出入证押金的退还手续。3.8 执行总经理负责:3.8.1 从业务角度审批装修保证金和出入证押金的退还。3.8.2 审批超出项目经理审批权限的装修申请。3.9 财务部监督、指导客服中心前台接待人员负责装修管理费、装修保证金、垃圾清运费、出入证押金等相关费用的收付。4.0 程序要点4.1 物业装修管理流程填写装修申请表提供设计图纸及资料客服中心、工程部审核签订协议缴纳装修规定的费用审批、发证开通住户水电管道通水、关水试验施工违章整改施工过程监督管理违章、扣款、赔偿装修竣工验收初验合格 退
5、出入证押金复验合格 退装修押金相关资料存档4.2 操作细则序号步骤内容责任人表格、资料处理时限1装修申请业主在客服中心前台报请装修,由前台接待负责接待并抽取或建立装修档案,发放装修申请表,同时通知客服助理前来,由客服助理介绍装饰装修管理服务协议、防火责任书、装饰装修施工临时出入人员行为规范,业主签装修委托书,宣传装修管理须知和发放装饰装修施工临时出入人员行为规范(客服助理不在时,由逐级向上人员负责)前台接待,客服助理装修申请表发放装饰装修管理服务协议填写防火责任书签署装修管理须知装饰装修施工临时出入人员行为规范发放装修统计表填写装修档案袋即时2审核客服助理按照相关法律和规定初审装修申请,负责签
6、订协议并介绍装修管理注意事项,在经办人栏签字,并预约复审结束时间客服助理装修申请表审签施工方案图收取即时3复审客服助理通知工程维修部主管(主管不当班时,由主管指定人员,但审核责任仍由主管承担)到接待区域,由其按相关法规和规定审批装修申请,客服助理传递给客服主管审批,符合公司装修规范的,可予批准,不符合但需申请例外放行的,报上级权限人审批。客服助理、客服主管、工程维修部主管装修申请表审签施工方案图(特殊情况下需审查设计资质复印件、设计图原件)一个工作日内回复4告知通知业主复审结果(若是当面审批的,应作好沟通)客服助理装修申请表施工方案图当天5缴费客服助理带领业主按业主临时规约和装饰装修管理服务协
7、议的相关内容缴纳装修押金及装修垃圾清运费,由收款人员在装修申请表上签名(注明收据号码),前台建立装修垃圾清运表,该片区客服助理自行记录装修垃圾费的收取情况,并接洽除渣单位,保证除渣服务质量。可发一张上门除渣服务卡,由除渣单位凭其上面的装修人员或业主签字方可结帐。客服助理,前台接待装修申请表装修垃圾清运统计表上门除渣服务卡(可选)即时6发证客服助理抽取空白施工许可证并填制好,在审核缴费凭据及装修申请表无误后,并将装修申请表存档,然后向业主发放施工许可证,同时在装修登记表审批时间栏、许可证号栏上登记客服助理施工许可证装修登记表装修申请表即时内部通报客服助理建立装修巡查记录表(按户),发给秩序维护部
8、(当值班长),并通过乐天软件在公司内部公布办理装修的情况。其它各部门主管须每天查阅办理装修的情况。客服助理,各部门主管装修巡查记录表即时7办理临时出入证客服助理指引业主或施工负责人凭施工许可证在前台办理施工人员临时出入证,由客服助理收集相片、身份证复印件、特种行业操作证复印证,填制施工人员出入证办理登记表,该表须由业主、装修负责人或施工人员本人签字,总台在审验资料齐全、财务完善后发放空白施工人员临时出入证由客服助理负责填制、塑封,客服助理在发放后在前台处施工人员临时出入证登记表上注明证件办理情况后在经办人处签字客服助理、前台接待施工许可证 施工人员临时出入证施工人员临时出入证登记表即时8归档客
9、服助理整理装修档案成套资料,存档。客服助理当天开工客服助理约定业主、装饰公司、物业公司(一般由工程维修人员代表)三方共同查验并开启水电,确认防水和配套完好,及户内物品点交完毕既可完全完成房屋交付并开工。业主装修负责人客服助理施工许可证查验房屋交接表填写即时10施工按XX物业相关规定文明施工,接受物管方对现场、人员行为、物资垃圾的检查和管理,由安全巡逻进行装修巡视,按户填写装修巡查记录表(按户),在线管敷设完毕前须每日巡查,若有异常(指违规装修),对即时纠正的由安全人员(必要时由秩序维护部组织人员)进行制止和纠正,此种情况只需自行记录。对于需要停工整改或制止有困难的,即时(不超过当天)告知前台,
10、由前台通知客服主管、工程主管、秩序主管商议处理方式。纠正流程:发现客服助理核实-已有预案的按预案执行-未有预案的当日由客服、工程、安全讨论处理意见后报批-按批复执行-验审一般预案:发口头警告-发整改通知(留证据)-发违约通知-停止能源供应-协商-处理-审验业主装修负责人客服助理施工许可证装修巡查记录表装修期11一次验收由业主申请,物管方(客服助理、工程维修员)按相关法规和规定检查,并通知秩序维护部交回装修巡查记录表并由客服助理交前台存档。客服助理工程维修部人员装修验收表装修巡查记录表即时或预约时间12二次验收一次验收符合条件三个月后,由业主申请,进行二次检查,由客服助理负责,并填制装修验收表,
11、归档客服助理装修验收表即时或预约时间装修整改若有不合格项,由业主负责落实,属防水方面的还应重复到一次验收流程业主装修负责人客服助理违规整改通知书装修期退装修押金二次检查符合条件后,七个工作日内退装修押金,由客服助理将装修验收表原件、缴款收据、费用报销单交前台接待统一上报,经审批完成的由前台接待到财务部借出应退金额,业主领取金额时由业主在支付单上领款栏上签字,然后由前台接待凭该支付单向财务部冲抵借款。若使用乐天软件的,由前台接待打印退款单,须由业主在退款单上签字确认后支付,财务部审核软件上的退款额与在财务部的领款额。业主装修负责人客服助理装修验收表退款单打印件当天4.3 装修的申请与审批4.3.
12、1 申请:业主住户需向客服中心提出装修申请(租赁户必须持附有业主身份证的委托书)。装修申请的内容见附件装饰装修管理服务协议第二条内容,必须包括如下内容:4.3.1.1申请时如实填写装饰装修申请表各款内容,并附装修设计方案和相关图纸1份。4.3.1.2如果住户自请施工队,尚须附装修施工队营业执照复印件一份(住户申请装修项目少或简单的除外)。4.3.1.3商铺、娱乐场所装修时,需提供消防部门的审批文件。4.3.2 签定协议4.3.2.1前台在接到申请后,联络客服中心客服助理负责向业主或其委托人阐明装饰装修管理服务协议和防火责任书。4.3.2.2业主或其委托人和客服中心客服助理是装饰装修管理服务协议
13、的签约人。4.3.2.3客服中心客服助理向业主或其委托人发放装修管理须知,并要求接收人必须签收(在交房时已签署或签收的则不再签收,可只发放或讲解)。4.3.3 收费收费员收取业主按业主临时规约或装饰装修管理服务协议相关内容缴纳的装修押金、装修垃圾除渣费、装修管理费。收费后,由收费员在装修申请表上签字,并在业主财务档案上登记,填写装修手续办理/收退费登记册。用物管软件,在物管软件上操作。4.3.4 审核与审批:4.3.4.1客服中心客服助理接到装修申请并由业主缴纳费用后,1个工作日内会同工程维修部主管(必要时还会同开发公司土建工程师),依据业主临时公约、装饰装修管理服务协议、装修管理须知和相关建
14、筑使用管理法规的条款给予审核:4.3.4.2检查装修设计是否对房屋结构、外墙立面、公共设施/设备造成改动或破坏。4.3.4.3检查装修设计是否超过规定的承重。4.3.4.4检查装修设计是否有严重的消防隐患,必要时应协助申请人一道取得消防批准的手续。4.3.4.5检查排气、排烟、通风等是否会对邻居造成影响,是否会对小区环境造成不良影响。4.3.4.6设备设施是否符合消防、安全、噪声的限制标准,安装位置是否正确。4.3.4.7外立面装修设计上是否有坠物可能性4.3.4.8是否有其他违反装修管理须知、装饰装修管理服务协议或其它违规的情况。4.3.4.9客服主管、工程维修部主管在确认装修设计不会对楼宇
15、安全、公共设施设备正常使用及房屋外观造成不良影响时,应当在一个工作日内给出同意意见,然后由客服主管审批。4.3.4.10审批人须在权限范围内给出审批意见。对超出权限范围的,在签署审核意见上报审批。4.3.4.11经审批的装修申请,由审批人在审批当日传递给前台,由前台客服助理登记并通知业主带领装修施工队一同到客服中心,办理装修管理证、临时出入证,通知工程维修部开启水电(在交房时未完成通水、关水测试的应通知业主查验通水、关水测试并书面确认是否合格)。4.3.4.12对需要住户修改设计的,首先由客服助理告知住户,并协调客户与工程维修部主管商定修改意见。4.3.4.13装修申请获得批准后,客服主管需将
16、申请表、相关证照复印件、装修图纸复印件、业主签订的装饰装修管理服务协议、客户签收的装修管理须知交客服中心前台接待存档。4.3.4.14客服中心前台接待在检查所有资料和审批手续正确、齐全无误后填发施工许可证,由客服中心客服助理交给业主,并由业主签收。施工许可证要求装修队贴于业主入户大门上。4.3.5 办理施工人员出入证4.3.5.1住户和施工队一同到客服中心前台按装饰装修管理服务协议办理出入证并交出入证押金和工本费,填写施工人员临时出入证登记表。4.3.5.2施工人员出入证办理注意事项:A、施工队负责人应将施工人员的身份证复印件二份交客服中心。B、客服中心客服助理将其中的一张身份证复印件及施工人
17、员的基本情况登记在施工人员临时出入证登记表中。C、施工人员的另一张身份证复印件制作成施工人员的施工人员临时出入证。D、施工人员临时出入证中应注明装修施工地点、使用时限。E、秩序维护部在需要时向前台查询施工人员临时出入证办理情况。4.3.6 其它手续4.3.6.1由客服中心客服助理向施工单位负责人讲解装修管理须知,并督促其保证遵照执行。4.3.6.2由客服中心客服助理向施工单位负责人讲解动火动焊作业申请表,并提出动火动焊的管理要求。4.3.6.3根据各个区域不同,若交房时未领用装修期间安装的相关物品(如猫眼、紧急按钮、对讲电话、燃气配件等),在发放施工许可证后由客服中心客服助理通知工程人员,由工
18、程人员上门与业主检查确认其功能完好、数量正确后办理房屋交接表上签字,签字后的房屋交接表须交回客服助理,在前台存档。4.4 装修施工前的房屋交接工程维修人员在接到客服助理通知后,按房屋交接表上列罗的项目开通住户水电并再次确定水电读数和表、户一一对应。然后与住户一起确认已对房间所有管道进行通水(含给排水)试验、对所有防水区域进行关水渗漏检查试验、对排水管口进行泼水渗漏检查试验,试验情况记录在房屋交接表上,必须经业主签字确认。 一般情况下,可事前在卫生间关水;也可在业主提出装修要求后,约定关水的时间,争取业主能一次性验收完毕,完清房屋交接表。4.5 施工期间的管理4.5.1 客服主管每日检查前台收集
19、到的违规记录,若有异常情况的及时上报。4.5.2 工程维修部负责评判施工队土建、水电装修及其它安装工程是否违规,并负责有针对性地提出装修建议或提供装修咨询。4.5.3 秩序维护部负责对施工人员进行抽查管理。4.5.4 装修需要动火动焊的,应由装修单位填报动火动焊作业申请表,经客服中心前台受理、工程主管负责审核、秩序主管负责审批,才可以在监管下,由装修单位配备灭火器后由专业人员动火、动焊。4.5.5 秩序维护部应将定期检查与突击检查相结合,对各房内人员及其出入证进行核查,清理无证及串房人员。4.6 装修施工的竣工验收4.6.1 装修施工结束后,由住户和施工队负责人共同向客服中心前台人员提出验收申
20、请。客服中心前台人员通知客服助理,客服助理通知工程人员与业主约定验收时间,对装修进行现场验收。4.6.2 竣工验收合格的,由客服助理、工程维修人员在装饰装修申请表内“初验”栏目签署“合格”,并签署姓名及日期。4.7 违规装修的处理装修施工期间,发现违规装修的,应立即要求住户停止违规装修,恢复原状,并视 情况由项目各部门配合采取以下方式进行处理:4.7.1 批评教育。4.7.2 出具装饰装修违规处理通知书限期整改(发出的通知书应登记,留下记录)。4.7.3 向政府相关部门进行报告。4.7.4 对他人或公共物业造成损失的要求赔偿损失。4.7.5 在装修保证金中扣除对楼宇安全、美观造成的赔偿费用。4
21、.7.6 其他公司同意的处理措施。4.8 装修保证金的退还结算:4.8.1 装修保证金退还时只能由保证金交付人亲自办理。4.8.2 装修验收合格并使用3至6个月后,客服中心应对装修施工组织复验。对于渗漏的检查,除了客服中心工作人员进行检查外,必须由同房号下一楼层的业主在装饰装修申请表上签字确认(首层除外,业主未入住时由客服助理代验)。4.8.3 复验无问题(含复核装修巡查记录表),由客服主管和工程主管在装饰装修申请表内的“复验”栏注明“复验合格”,经项目经理审核。4.8.4 财务部收费员凭审批后的装饰装修申请表,在核查有无违规处罚后,核退装修保证金余额部分。4.8.5 业主在收到保证金余额后,
22、必须在退款单或付款单上相应栏目签字。5.0 质量记录5.1 装饰装修申请表5.2 装修委托书5.3 装修施工许可证5.4 装修巡查记录表(见秩序维护手册)5.5 装饰装修违规处理通知书5.6 装修验收表5.7 施工人员出入证办理登记表按户5.8 动火动焊作业申请表(参见工程维修灯工作手册)5.9 房屋交接表6.0 相关支持文件6.1 装饰装修管理服务协议6.2 装修管理须知6.3 装饰装修施工临时出入人员行为规范6.4 业主临时规约6.5 住宅室内装饰装修管理办法(建设部110号令)6.6 防火责任书装饰装修管理服务协议(范本)甲方:XX物业管理有限公司(物业管理企业)乙方: (业主/购房人)
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