采购管理文件.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流采购管理文件.精品文档.第一章 采购管理制度基础一、物料与采购管理系统 (一) 材料分类编号 1.原料、物料的划分 2.常备料与非常备料划分 3.编号原则设定 (二) 存量控制 1.管理基准设定 2.用料差异管理 (三) 请(采)购作业 1. 请购方式设定 2. 请购部门设定 3. 请购手续及权限 4. 请购进度控制 5. 供应厂商的选择与资料建立 6. 采购方式设定 7. 询价、议价及订购作业 8. 采购进度控制 9. 采购核决权限 10. 进口事务作业 11. 厂商交货异常处理 (四) 验收作业 1. 收料作业规定 2. 超短交料处理 3
2、. 检验规范设定 4. 检验结果处理 5. 材料退货处理 (五) 仓储作业 1. 仓位规划 2. 料位及料品标示 3. 帐务处理 4. 盘点周期方式及异常处理 5. 仓库安全管理措施 (六) 领料、发料作业 1. 材料领用规定 2. 以旧换新规定 3. 材料退库作业 4. 外协加工料交运管理 (七) 成品仓储管理 1. 仓位规划 2. 缴库核点 3. 出货控制 4. 退货处理 5. 滞成品管理 (八) 滞料、废料管理 1. 滞料、废料定义2滞料、废料的处理二、采购管理工作内容人员工作内容物控请购方式与存量基准的设定、生产用料的统计及预估、生产用料的请购与余料转用 进料异常与生产管理、采购协调处
3、理采购建立供应商与价格记录 采购方式的设定及市场行情调查 询价、比价、议价、订购作业 交料进度控制与逾交督促 进料质量、数量异常处理 内外销差价、退税资料提供 付款整理、审查外协外协厂商开发与签约 建立外协厂商与工缴记录 外协产量、交货期、尾控制 外协用料出厂管理 外协品的质量异常处理 外协用料与工缴结算材料组进厂材料及外协品点收及不合格品退回 材料发放批号管理,余料提报 材料保管及帐务处理 库位规划与整理、安全维护 滞料及有价值废品的库存提报 库存盘点与帐物核对 提供有关库存动态资料成品组成品缴库的点收核对 成品出库交运处理 成品保管及帐务处理 成品库位规划、整理与安全维护 库存盘点与帐、物
4、核对 滞存品库存提报 提供有关成品库存资料第二章 采购管理制度一、标准采购作业程序采购作业内容是从收到辅料采购申请单开始进行分发采购,由采购经办人员先核对请购内容,查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购。详细作业程序及要点是: 程 序 要 点 接 单 分 发 1请购单各栏填写是否清楚 2按分配原则分派请购 3急件优先分派办理 4无法于需用日期办妥者通知请购部门 5撤销请购单应先送办理 询 价 1充分了解请购材料的品名、规格 2急件或需用日期接近者应优先办理 3向厂商详细说明品名、规
5、格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法 4同规格产品有几家供应宜均询价 5有否其他较有利的代用品或对抗品 6应提供同规格,不同厂牌做比较 7有否必要办理售后服务及保固年限 8新厂商产品,是否需经检验试用 比 价、议 价 1厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认 2是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3其他经销商价格是否较低 4经成本分析后,设定议价目标 5是否必要向厂商索取型号比较 6价格上涨下跌有何因素 7是否必要开发其它厂商或转外购 8规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 呈 核 1请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 2买卖惯例需超交者应注明 3现场选用较贵材料时
6、,联络请购部门述明原因 4按核决权限呈核 订 购 1需预付定金,内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同 2再向厂商确认价格交货期质量条件 3分批交货者在请购单上盖分批交货单 催 交 1约交日期前应再确认交货期 2无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办 3已逾约交货日期尚未到货者加紧催交 整 理 付 款 1发票抬头及内容是否相符 2发票金额与请购单价格是否相符 3有否预付款或暂借款,应处理 4是否需要扣款 5需要办退税的请购单转告财务部 二、标准采购作业细则一、请 购第一条 请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参考库存
7、情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经部门负责人审核。(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应提出请购。 (三)紧急请购时,由请购部门于请购单上注明原因,以急件递送。(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于请购单上注明“试车检验”及“预定试车期限”。(五)日常用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制请购单提出请购。第二条 请购核决权限(一)内购: 1. 原物料:(1) 请购金额预估在1万元以下者,由部长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者,由主管副总核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。 2.财产支出
8、:(1)请购金额预估在2000元以下者,由部长核决。(2)请购金额预估在2000元至2万元者,由主管副总核决。(3)请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。 (二)外购:1.请购金额预估在10万(含)元以下者,由主管副总核决。2.请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。第三条 采购计划单的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于请购单上注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后,送回原请购部门。2.原请购单已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3. 原
9、请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。二、采 购第一条 采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。 (二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第二条 采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。第三条 询价、
10、比价、议价(一)采购经办人员接获“请购单”后应根据请购部门的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明,经主管核发后,先请使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。(四)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。第四条 呈核及核决采购经办人员询价完成后,于“
11、请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经部长审核,并依请购核决权限呈核。第五条 订购(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。(二)若属分批交货者,采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于“请购单”注明“暂借款采购”,以资识别。 第六条 进度控制及事务联系(一)采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以控制采购作业进度。(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应注明原因及“预定
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