采购部 规范化管理工具箱.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流采购部 规范化管理工具箱.精品文档.弗布克1+1管理工具箱系列 采购部规范化管理工具箱周鸿 编著目 录第一章 采购部组织结构与责权71.按专业分工划分的采购部组织结构图72.按职能设计的采购部组织结构图83.按物品类别设计的采购部组织结构图84.按采购地区设计的采购部组织结构图95.大型企业的采购部组织结构图96.超市采购部组织结构图107.生产制造企业采购部的职责118.商场、超市采购部职责129.采购部的权力1310.采购经理的岗位职责1411.采购主管的岗位职责1512.采购稽核员的岗位职责15第二章 采购计划与预算管理161.采购计划

2、主管的岗位职责172.采购计划专员岗位职责173.采购预算专员的岗位职责184.采购申请提出及审批权限规定表195.直接材料采购预算表206.年度原材料采购预算表217.采购现金预算表218.材料定期采购计划表229.订单采购计划表2310.月度材料采购计划表2411.所有物品年度采购计划表2512.物品申购表2613.材料请购单2714.设备采购申请表2815采购变更申请表2916.采购变更审批表3017.采购审核表3118.材料采购记录表3119.采购月报表3220.单件产品采购统计表3221.原材料采购数量排名表3322.采购预算编制流程3423.采购预算编制流程说明表3524.采购计划

3、编制流程图3624.采购计划编制流程说明表3725月度采购计划编制流程图3826.月度采购计划编制流程说明表3927.采购计划审批流程图4028.采购计划审批流程说明表4129.采购计划管理流程图4230.采购计划管理流程说明表4331.采购调查主题项目表4332.价值分析实施细则表4433.物料调查的内容详解表4534.采购预算编制方法一览表4635.采购预算编制步骤示意图4736.确定采购数量的步骤示意图4837.计算采购数量的方法详表4938.订货方式控制采购数量的方式详表4939.确定采购数量的策略比较表5040.编制采购数量计划的流程图5141.物料采购数量计划一览表51第三章 供应

4、商开发与管理521.供应商主管的岗位职责532.供应商关系专员的岗位职责543.评估小组备案表554.供应商基本资料表565.供应商考核项目及评分标准表576.供应商调查表587.供应商评价标准表598.供应商评分表619.供应商筛选表6310.合格供应商列表6311.供应商考核表6412.供应商考核汇总表6513.供应商月度评估表6614.特殊承诺供应商列表6715.供应商开发流程图6816.供应商开发流程说明表6917.供应商选择流程图7018.供应商选择流程说明表7119.供应商初审流程图7220.供应商初审流程说明表7321.供应商评定流程7422.供应商评定流程说明表7523.供应商

5、认证流程7624.供应商认证流程说明表7725.供应商考核流程图7826.供应商考核流程说明表7927.供应商管理流程图8028.供应商管理流程说明表8129.采购招标流程图8230.采购招标流程说明表8331.采购评标流程图8432.采购评标流程说明表8533.供应商基本资料表8634.供应商问卷调查表8735.供应商调查表8836.供应商筛选评分表8937.供应商考核项目及评分标准9038.供应商考核评定标准及运用表91第四章 采购价格、谈判与合同管理921.采购合同主管的岗位职责932.合同管理专员的岗位职责943.采购询价记录表954.询价结果一览表955.比价议价记录表966.采购谈

6、判计划表967.合同谈判记录表978.合同信息统计表979.采购价格调查流程图9810.采购价格调查流程说明表9911.采购价格询价流程图10012.采购价格询价流程说明表10113.采购价格确定流程图10214.采购价格确定流程说明表10315.采购谈判管理流程图10416.采购谈判流程说明表10517.采购合同制定流程图10618.采购合同制定流程说明表10719.采购合同复审流程图10820.采购合同复审流程说明表10921.采购合同执行流程图11022.采购合同执行流程说明表11123.采购合同变更流程图11224.采购合同变更流程说明表113第五章 采购检验与质量控制1141.采购质

7、量控制主管的岗位职责1152.采购检验专员的岗位职责1163.采购订单进展状态一览表1174.供应商交货基本状况一览表1185.试制认证具体过程示意图1196.中试认证具体过程示意图1207.批量认证具体过程示意图1218.样品质量评价表1229.货物采购环境表12310.采购认证合同12411.物料跟催表12512.催货通知单12613.采购验收表12714.检验报告单12815.质量控制表12916.采购检验管理流程图13017.采购检验管理流程说明表13118.采购质量控制流程图13219.采购质量控制流程说明表13320.采购退货管理流程图13421.采购退货管理流程说明表13522.

8、仪器设备质量检验项目及要求明细表13623.设备采购验收报告单13724.元器件材料工具检验报告单13825.原材料检验的项目及方法表13926.供应商延误交货的处理步骤示意图13927.供应商延迟交货的解决方案140第六章 采购结算管理1411.采购结算主管的岗位职责1422.采购结算专员的岗位职责1423.预付款申请表1434.付款申请表1445.现金采购申请表1456.委托付款申请表1467.货款结算表1478.付款（内部）结算单1489.支出证明表14910.结算清款表15011.付款汇总表15112.采购结算管理流程图15213.采购结算管理流程说明表15314.付款申请审批流程图1

9、5415.付款申请审批流程说明表15516.现金采购管理流程图15617.现金采购管理流程说明表15718.采购预付款管理流程图15819.采购预付款管理流程说明表159第七章 采购成本控制1601.采购成本控制主管的岗位职责1612.采购成本分析专员的岗位职责1623.采购成本预算表（季度）1634.采购成本预算表（年度）1645.采购成本分析表1656.采购费用分配表1667.采购成本计算表1678.采购成本汇总表1689.成本差异汇总表16910.采购成本比较表17011.采购成本核算流程图17112.采购成本核算流程说明表17213.采购成本分析流程图17314.采购成本分析流程说明表

10、17415.采购成本控制流程图17516.采购成本控制流程说明表176第八章 采购绩效管理1771.采购绩效主管的岗位职责1782.采购绩效专员的岗位职责1793.采购工作业绩考核指标表1804.采购稽核重点与依据表1815.采购目标管理卡1826.采购人员绩效考核表（一）1837.采购人员绩效考核表（二）1848.采购绩效改进表（一）1859.采购绩效改进表（二）18610.采购绩效奖惩表18711.采购管理绩效评估流程图18812.采购管理绩效评估流程说明表18913.采购人员绩效评估流程19014.绩效管理流程说明表19115.采购部门关键绩效指标表19216.采购人员绩效评估表1931

11、7.绩效考核申诉表19418.考核结果运用表19519.绩效改进计划表196第一章 采购部组织结构与责权1.按专业分工划分的采购部组织结构图采购经理采购助理来源开发专员询价专员比价议标专员决标签约专员履约专员2.按职能设计的采购部组织结构图采购经理供应商主管采购合同主管采购质量主管采购结算主管采购成本控制主管采购绩效主管计划专员预算专员供应商关系维护专员合同管理专员采购检验专员采购结算专员采购成本分析专员采购绩效专员采购主管采购计划主管3.按物品类别设计的采购部组织结构图一般物料组采购主管采购员采购经理采购助理采购员采购员采购员零部件组采购主管采购员采购员机器设备组采购主管主要原料组采购主管采

12、购员采购员4.按采购地区设计的采购部组织结构图国内采购主管国外采购主管采购员（A产品）采购经理采购助理内勤采购员（B产品）采购员内勤5.大型企业的采购部组织结构图采购经理采购高级专员A区采购处处长B区采购处处长采购一科科长采购二科科长采购员采购员采购员主办（内购）主办（外购）采购员总经理采购员采购二科科长采购一科科长采购三科科长采购员秘书秘书6.超市采购部组织结构图采购副总商品行政部经理核算员采购经理助理数据分析员录入专员采购合同管理专员家居百货采购经理食品采购经理生鲜采购经理A类产品采购主管B类产品采购主管C类产品采购主管买手里手排面员7. 生产制造企业采购部的职责职责1根据生产计划和安全库

13、存，编制不同时期的物料采购计划，经批准后组织采购职责4供应商资料的收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估职责5执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调职责6做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产及经营活动的需要职责7做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存职责8收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标职责9采购结算工作职责10国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理职责2编制采购预算，经批准后实施职责3审查各类请购申请，核查采购的必要性以及请购规格与数量是否恰当职责11其他相关职责8.商

14、场、超市采购部职责职责1确定商品定位取向，开发引进适销商品职责3负责确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的展示程度职责4根据市场需要，组织、审核落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力职责5跟踪分店销售情况及配送中心的配送信息，及时补充货源职责6及时处理滞销、损坏的商品职责7管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息职责8根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性职责9负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性职责2通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构职责10负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通职责12负责商品采购合同档

15、案的管理工作职责11跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据9.采购部的权力权力1有采购方式设定、额度内资金支配的权力权力3在计划范围内，代表公司对外签署采购合同的权力权力4对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力权力5对请购方式、手续权限、进度控制有监督权权力6在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力权力2代表公司选择、评估、确定合格供应商的权力权力5有处理公司废旧物资、损坏物资的权力权力6对本部门员工的调动、奖惩、晋级、工作任务的重新分配有建议权10.采购经理的岗位职责职责1拟订和执行采购战略，拟订采购部门的工作方针与目标职责3编制年度采购预算，报批后监督实施职责4全面

16、负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作职责5组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪，并预测价格变化趋势职责6寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道职责7负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作职责8参与协调采购、提货、供应工作职责9参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度职责10采购合同的制定、审核、签署与监督执行、职责11废料、质量事故的预防与处理职责2制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本职责12控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单职责13向企业管理层提供采购报告职责14负责采购人员的绩效、培训等管理工作职责15负责本部门的日常管理工作，以及与

17、其他部门的协调工作职责16完成上级交办的其他工作11.采购主管的岗位职责职责1全面协助采购部经理开展采购及部门管理等工作职责3编制单项材料的采购计划，并监督实施职责4在部门经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用职责5参与供应商信息的分析，参与供应商的选择与评估职责6签订和送审小额采购合同职责7协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益职责8制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库职责9编制单项采购活动的分析总结报告职责10完成采购经理交办的其他工作职责2分派采购部所有人员的日常工作12.采购稽核员的岗位职责职责1对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等

18、内控程度进行稽核职责3对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核职责4检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否根据相关规定办理职责5检查合同内容、罚则是否全面，合同内容是否合法，并检查合同的执行情况职责6对采购物资的质量与数量进行稽核职责2对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核第二章 采购计划与预算管理1.采购计划主管的岗位职责职责1根据采购经理的工作安排，做好采购计划及预算管理工作职责3组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况职责4实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪职责5深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道职责6监控库存变化，及时

19、补充库存，使库存维持合理的结构和合理的数量职责2汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，组织编制月、季和年度采购计划完成上级交付的其他任务职责72.采购计划专员岗位职责职责1分析原材料、零部件历史消耗数据，依据主生产计划编制物料需求计划职责3对非计划备货物料，根据订单要求按单编制临时采购计划，以满足供货要求职责4跟踪订单情况，监督采购物料及时到货，保障库存，并满足销售订单及生产需求职责5完成上级交付的其他任务职责2依据物料需求计划和物料的库存情况，编制年度采购计划职责3汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划3采购预算专员的岗位职责职责1在采购计划主管及财务部预算员的指导

20、下，确立采购预算原则职责3协助采购计划主管监督采购预算的执行情况职责4根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案并上报职责5对采购预算执行情况进行分析，并编制预算执行报告职责6完成上级交付的其他任务职责2对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通过后下达实施4.采购申请提出及审批权限规定表物品类别采购申请提出人申购依据审核人审批人工程项目所需公司采购的材料、设备等项目负责人合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单部门负责人或授权人工程副总经理日常经营所需的材料、设备等各部门经营需求、加工要求部门负责人或授权人经营副总经理工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等使用

21、部门月初提出采购申请部门负责人或授权人相关主管领导经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）使用部门在年初编制固定资产采购申请总经理普通办公用品、劳保用品等综合办公室根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请部门负责人或授权人总经理常备用料采购计划专员（由库房管理员配合）日常领料情况、库存情况各部门经理研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请部门负责人或授权人技术副总经理5.直接材料采购预算表编号： 填写日期： 年 月 日季度一二三四合计预计生产量（单位： ）材料单耗 A材料 B材料预计生产需用量 A材料 B材料加：期末库存量 A材料 B

22、材料预计需要量合计 A材料 B材料减：期初库存量 A材料 B材料预计采购量 A材料 B材料材料单价（单位：元） A材料 B材料预计采购金额（单位：元） A材料 B材料6.年度原材料采购预算表编号： 填写日期： 年 月 日采购项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计原材料A原材料B原材料C7.采购现金预算表序号物料类别1月2月3月新购预付到期新购预付到期新购预付到期1234审批： 审核： 填表： 8.材料定期采购计划表填写日期： 年 月 日 页次： 材料名称规格每月估计用量订购交货日期每日用量每日最高用量基本存量最高存量基本存量比率每次订购数量9.订单采购计划表填写日期：

23、年 月 日 编号： 材料名称品名规格适用产品上旬中旬下旬库存量订购量生产单号用量生产单号用量生产单号用量10.月度材料采购计划表填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称规格部门全年采购总量单价金额每月采购计划1月2月3月数量金额数量金额数量金额批准/日期： / 年 月 日 审核/日期： / 年 月 日 编制人： 11.所有物品年度采购计划表编号： 制表人： 物品种类序号品名规格单位单价年度用量现有库存量年计划采购量年用金额计划采购日期12345678910111213141516171819202122制表日期： 年 月 日 本表有效期： 年 月 日至 年 月 日12.物品申购表编号： 申请部

24、门申请时间物资品名型号技术标准数量预计价格要求到位时间物资用途描述申请原因申请人： 填写日期： 年 月 日13.材料请购单请购单编号： 请购日期： 年 月 日请购项目品名规格物料编号部门数量用途说明需要日期预算编号总经理厂长主管副总经理经办人材料类别原料 物料 设备 维护、零件 其他交货情况一次交货 分批询价记录供应商名称单价总价交货期及品质供应商选择参考资料库存量可用天数1请购量可用天数2前次购买单价供应商3总经理采购经理4主管副总经理采购专员14.设备采购申请表序号名称型号规格零件编号数量单位参考单价要求到货时间购买单价备注123456789申请部门经办人备注负责人审批意见设备部经理采购经

25、理主管副总经理总经理完成情况订货期 月 日订货人预计到货期 月 日（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系）收货期 月 日收货人数量型号是否相符有无合格证有无说明书收货情况简述供应商资料名 称联系人地 址邮 编电 话传 真开户行账 号15采购变更申请表请购部门原请购单编号品名规格采购日期变动内容变动原因联系电话经办人采购部意见采购专员采购主管采购经理日期： 年 月 日日期： 年 月 日（盖章） 年 月 日财务部核准意见经办人负责人日期： 年 月 日（盖章） 年 月 日主管副总（盖章） 年 月 日总经理（盖章） 年 月 日备注1随附资料：原采购请购书复印件、已采购合同复印件2本表一式四份：请购部

26、门、采购部、财务部、企业管理部各一份16.采购变更审批表编号： 申请日期： 年 月 日申请部门变更内容概述原采购请购单编号原采购审批表编号变更金额变更采购方式部门经理意见采购经办人采购经理意见财务经理意见主管副总意见总经理意见批复文号是否通过审批是 否附件制表人： 电话： 17.采购审核表 日期： 年 月 日申购部门申购单编号总经理品 名数 量询价记录序号供应商价格品牌1副总经理234采购经理签署意见承办人18.材料采购记录表 日期： 年 月 日求购日期求购单号材料编号品名规格供应商单价数量订购日期验收日期质量记录19.采购月报表 月份： 年 月日期预定实际请购部门品名数量单价订购日期传票编号数量单价金额交期检验结果付款摘要合计20.单件产品采购统计表产品品名： 填写日期： 年 月 日序号名称规格型号供应商联系人单价单件产品用量金额21.原材料采购数量排名表排名原材料名称规格计量单位年度采购金额年度采购数量采购单价年度内最高价年度内最低价平均价123422.采购预算编制流程开始用料计划编制采购总计划分析并确定需求接受需求进行计算确定余量订单计划制订订单计划综合平衡制订认证计划进行准备结束编制资金预算审核总经理财务部采购部相关部门审批配合销售计划、生产计划23.采购预算编制流程说明表任务概要采购预算编制