谈档案信息化建设与工程档案管理.docx

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1、谈档案信息化建设与工程档案管理谈档案信息化建设与工程档案管理【摘要】档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个地区和行业档案管理当代化的水平，主要是看其档案信息化的程度，本文主要结合本身多年的工作经历，对档案信息化管理提出几点体会。【关键词】档案；信息化；工程建设档案信息化就是以室藏档案为根据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源分享。档案之所以能够进行信息化处理，是由于它本身就包容着信息。1档案信息化建设的涵义档案是历史的原始记录，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的

2、记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合构成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案本身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目的就是在当代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会沟通系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目的并不孤立的，而是互相联络，互相促进的。由于档案信息一旦广为社会群众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联络，必然要与社会中

3、的其他信息交融而广泛地沟通和传播，构成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。2促进档案信息化建设的几点建议2.1档案工作人员要树立档案信息意识.马克思主义哲学以为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是观念信息化。档案工作人员是档案信息化建设的基本气力，他们的能动性事关信息化建设的成败，只要让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化经过中的各项

4、工作，主动考虑社会文献信息系统中各种文献信息的浸透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业互相结合，共同发展。2.2提高档案信息化水平技术2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。2.2.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，施行纸质档案和数字档案双套制工作形式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程

5、。2.2.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、机密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。2.3提高档案信息管理水平信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理浸透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理当代化做出了宏大奉献。档案部门建立本人的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用经过中发挥着重要作用。2.3.1随着电子文件的大量产生，怎样安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年

6、，国家档案局就发布了（全国档案信息化建设施行纲要），要求电子文件构成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因而，选取合适电子文件构成单位本身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。2.3.2档案管理软件的对象是电子文件，通过选取适宜的档案管理软件，不但能够到达科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件构成单位的有益积累，又是经济社会发展经过中的一笔宏大的文化财富。2.3.3工欲善其事，必先利其器，选取合适的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸施行的重要媒介。信息化建设理念，需

7、要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。2.3.4从安全角度来讲，优良的档案管理软件本身的安全设置，如访问受权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。3推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向工程建设的经过就是工程档案的构成经过，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的经过。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的采集、整理都是由不同的单

8、位或部门来施行的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。3.1加强工程档案信息化建设，选用合适企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及分享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。3.2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。3.3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只要对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能介入本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中

9、。3.4数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。4结束语充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快速有效的档案信息服务。参考文献：1唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系J.科技档案,2006,(03).2夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点考虑J.云南档案,2020,(03).3赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会J.陕西档案,2020,(06)4赵鹏,李光.档案工作落实科学发展观的关键实现档案实物化管理向信息化管理的转变J.山东档案,2005,(05)