采购管理工作细化执行与模板.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流采购管理工作细化执行与模板.精品文档.弗布克细化执行与模板系列采购管理工作细化执行与模板配套光盘（含本书部分表格、制度等内容）孙佩红 编著北京目 录第2章 采购战略和计划细化执行与模板622 采购战略和计划执行工具与模板6221 物资采购计划表6222 设备采购计划表6223 采购作业授权表7224 认证计划说明书723 采购战略与计划执行制度与模板8232 采购规范化管理操作制度824 采购战略与计划执行文案与模板8241 采购战略规划书8242 年度采购计划书11第3章 采购预算细化执行与模板1332 采购预算执行工具与模板13321 采

2、购现金预算表13322 年度采购预算表13323 采购预算控制表14324 采购预算审核表14325 采购预算变更表1533 采购预算执行制度与模板16331 采购预算编制办法16332 采购预算管控制度1834 采购预算执行文案与模板19341 预算增加申请书19342 采购用款申请书20第4章 采购招标细化执行与模板2142 采购招标执行工具与模板21421 投标报名表21422 标书评审记录表22423 招标采购委托申请表2243 采购招标执行制度与模板23431 招标文件编制管理细则2344 采购招标执行文案与模板26441 招标公告26442 招标邀请书27443 中标通知书28第5

3、章 供应商管理细化执行与模板2952 供应商管理执行工具与模板29521 供应商调查表29522 供应商评审记录表31523 供应商考核评级表3253 供应商管理执行制度与模板33531 供应商档案管理制度33532 供应商规范管理细则3554 供应商管理执行文案与模板38541 供应商调查报告38542 供应商开发方案40543 供应商沟通方案42544 供应商绩效改善方案44第6章 采购价格管理细化执行与模板4662 采购价格管理执行工具与模板46621 物资采购询价单46622 采购价格分析表47623 价格信息汇总表47624 设备采购报价表48625 比价议价记录单49626 采购价

4、格变动表49627 采购价格审议表50628 采购物资核价表5163 采购价格管理执行制度与模板51631 报价舞弊管理办法51632 采购价格管理制度54633 采购底价管控办法5664 采购价格管理执行文案与模板59641 采购报价邀请函59643 采购价格调研分析报告60第7章 采购成本管理细化执行与模板6372 采购成本执行工具与模板63721 采购成本核算表63722 采购成本预算表63723 采购成本分析表64724 采购成本比较表6473 采购成本执行制度与模板65731 采购成本核算办法65732 采购成本评估办法67第8章 采购合同管理细化执行与模板6982 采购合同管理执行

5、工具与模板69821 合同谈判记录表69822 采购合同约定表70823 采购合同评审表71824 合同信息统计表7183 采购合同管理执行制度与模板72831 采购合同管理制度72834 采购合同归档管理办法75844 采购合同纠纷处理方案76第9章 采购订单管理细化执行与模板7992 采购订单管理执行工具与模板79921 物资订购单79922 采购订单跟踪表79923 采购变更申请表80924 采购订单执行统计表8193 采购订单管理执行制度与模板81931 日常订单管理办法81932 异常订单处理办法83933 订单变更管理办法85第10章 采购交期管理细化执行与模板87102 采购交期

6、管理执行工具与模板871021 采购交期控制表871022 采购催货通知单871023 交期延误分析表88103 采购交期管理执行制度与模板891032 采购交期跟催办法89104 采购交期管理执行文案与模板901041 物资交期跟催方案90第11章 采购质量管理细化执行与模板92112 采购质量管理执行工具与模板921121 采购检验报告单921122 特采作业申请单931123 设备采购验收单941124 采购认证计划表951125 质量偏差汇总表961126 紧急放行申请表97113 采购质量管理执行制度与模板981131 采购检验管理细则981132 产品质量赔偿和激励管理办法1011

7、14 采购质量管理执行文案与模板1031141 供应商认证方案1031142 采购质量改善方案105第12章 采购库存控制细化执行与模板107122 采购库存控制执行工具与模板1071221 库存月报表1071222 存量基准设定表1071223 物资存量明细表1081224 用量差异反应表1081225 采购补货计划表109123 采购库存控制执行制度与模板1091232 库存控制管理办法109第13章 采购结算管理细化执行与模板112132 采购结算管理执行工具与模板1121321 预付货款申请表1121322 采购付款结算表1121323 现金采购申请表113133 采购结算管理执行制度

8、与模板1131332 采购支付管理办法113134 采购结算管理执行文案与模板1151341 采购验收结算书115第14章 采购信息管理细化执行与模板116142 采购信息管理执行制度与模板1161421 采购信息发布管理办法1161423 采购信息保密制度模板117第15章 采购绩效管理细化执行与模板120152 采购绩效管理执行工具与模板1201521 采购人员月度考核表1201522 采购人员年度考核表1211523 采购人员绩效改善表1221524 采购人员绩效奖惩审批单122153 采购绩效管理执行制度与模板1231531 采购绩效管理制度1231532 采购稽核实施办法126154

9、 采购绩效管理执行文案与模板1281541 采购绩效评价方案128第16章 采购风险控制细化执行与模板133162 采购风险控制执行工具与模板1331621 采购合同风险评估表1331622 采购风险预测汇总表134163 采购风险控制执行制度与模板1351632 商业贿赂处理管理办法1351633 采购风险防范管理办法137164 采购风险控制执行文案与模板1401641 采购风险评估方案140第17章 采购外包管理细化执行与模板142172 采购外包执行工具与模板1421721 外包业务申请表1421722 外包商调查评审表1431723 外包商考核评估表144173 采购外包执行制度与模

10、板1451732 采购外包管理制度模板145第18章 国际采购管理细化执行与模板148182 国际采购执行制度与模板1481821 国际采购业务操作规范1481822 国际采购合同管理规范149附：弗布克已出版图书书目152第2章 采购战略和计划细化执行与模板22 采购战略和计划执行工具与模板221 物资采购计划表编号： 需求部门： 日期： 年 月 日项次名称规格/型号单位库存数数量单价总价推荐供应商需求日期本单合计金额备注222 设备采购计划表序号名称型号规格零件编号数量单位参考价格要求到货时间购买单价备注申请部门经办人备注负责人审批意见设备部经理采购部经理采购总监总经理223 采购作业授权

11、表采购项目金额范围采购程序合同验收单位付款程序申请初核合办复核裁决申请初核复核裁决224 认证计划说明书编号： 计划期： 年 月 日至 年 月 日物资名称规格/型号单位需求数量认证周期已有认证容量认证需求量计划认证时间23 采购战略与计划执行制度与模板232 采购规范化管理操作制度采购规范化管理操作制度第1条 为了规范本公司采购作业管理，特制定本制度。第2条 本公司所有供应物资均采用集中采购制度。第3条 本公司的物资采购计划应根据物资需求计划来拟订。第4条 本公司的储备物资采用预购备用方式采购，非储备物资采用现用现购方式采购。第5条 本公司采购人员应采取客观公正的态度和良好的职业道德来开展业务

12、。第6条 本公司各部门如需采购物资，需提前填写采购申请表，并由该部门负责人审核签字后送采购部。第7条 本公司对外采购，必须经由一级供应商或制造商；当地制造的物资必须直接向制造商订购，并以询价、比价、议价或投标方式办理。第8条 对于每一个采购项目，原则上应寻找两家或两家以上的供应商询价。第9条 采购人员必须针对采购物资实施市场调查工作，并建立有关资料，作为选择供应商或制造商的依据。第10条 公司采购的所有物资，必须经过质量管理部检验后方可入库，入库后才能办理相关结算手续。第11条 本公司所有采购物资，均需建立明确的追溯标识或记录，实施独立的追踪制度，以监控采购物资质量。第12条 所有采购工作必须

13、保持完整的采购记录，以便进行分析并支持采购决策。第13条 本制度由采购部制定，其解释和修订权归采购部所有。第14条 本制度自公示之日起实施。24 采购战略与计划执行文案与模板241 采购战略规划书一、部门的工作事项未来3到5年内，采购部的工作重心将会发生部分转移，但是主要职责不会改变，其主要的职责包括以下7个方面。1负责采购订单的拟定、采购计划的编排、物资订购及交货期的控制。2寻找物资供应商，进行其资料的收集与开发工作。3与供应商开展比价、议价、谈判工作，并沟通协调与供应商以及其他部门的关系。4改进采购的工作流程和标准，简化流通环节，减少库存的单位保持时间，加快存货周转。5发展、选择当地供应商

14、并处理与其之间的关系，对其产品质量进行监控。6对供应商产品的价格、产能、品质、交货期进行审核，确定已有供货商的稳定供货能力。7及时跟踪掌握采购物资的价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。二、部门的工作目标；在未来3到5年内，采购部将逐步完善工作制度，明细采购各岗位职责，确保规范化管理，具体的采购工作目标如下所示。1完善制度，明确职责，按章办事。2公正、透明地实现公开询价。3采购成本费用较2010年减少8%以上。4采购交期达成率较2010年提高5%以上。5做好价格、品质和职能定位工作，采购物资质量合格率达到 %以上。6提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，寻找质优价廉

15、的物资。7采购信息化率达到 %以上，基本实现自动下单。8未来3到5年内，采购部将继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的实际工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。9力争各长期合作供应商在原价位的基础上下浮2%5%。三、采购队伍建设规划（一）采购人员素质建设1在接下来3到5年内，采购部将继续提高部门工作员工的业务素质和责任感，除了组织部门人员进行培训外，还更加注重使员工在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断地提高业务素质。2采购部应反复强调采购人员的责任感，要求每位员工对自己采购的材料设备负责到底，保证对材料、设备的有效追踪，并每周提交工作计划

16、报告。（二）预计增补、扩充岗位在今年需求旺季时，我部门预计需招聘25名新员工，一部分专门负责辅料、外加工和零星采购工作，另一部分专门协助做好原料及设备采购工作，减少现有人员的工作负荷。四、供应商管理规划1针对部分价格较高而又不降价的供货商做出局部调整，寻找新的供应商。2调整部分工作程序，增加采购复核环节，采购负责人在对材料、设备询比价的基础上进行复核后再由采购部经理进一步复核，实行两级质量和价格复核机制。3进一步完善合格供应商名录，只接受名录内供应商的报价。4与供应商建立战略合作伙伴关系，争取供应商的支持，谋求双方共同长期的健康发展，从而抢占市场、节约成本、降低价格的制高点，为公司的持续健康发

17、展奠定基础。5建立重要物资供应商的信息数据库，记录这些供应商的产品或服务的规格、性能及其他信息。五、采购流程及标准管理2011年，采购部将以公司推行流程管理为契机，细化采购管理流程，编制完善的采购作业标准程序，确保采购进入规范化管理，全面提高采购水平。六、采购成本控制1在开展采购工作前，必须制定采购预算，对采购成本进行估计和预测，理性地规划使用采购资金。2采购部人员应在采购过程中建立资金使用标准，对采购实施行为中的资金进行合理的配置和分发，随时检测与控制采购资金使用情况。3采购人员需注意运用各类采购成本控制办法，以提高资金的使用效率，优化采购管理中的资源调配，控制采购成本。4在进行供应商订单分

18、配时，要避免货源单一，力争寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以享受到供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。七、采购工作流程（一）已有标准作业流程采购部现有已规范化的工作流程包括6项，具体如下所示。1物资采购流程（流程图略）。2产品的入库检验流程（流程图略）。3安全库存的确定与补货流程（流程图略）。4供应商的选择与管理流程（流程图略）。5采购质量控制流程（流程图略）。6采购结算工作流程（流程图略）。（二）需要完善的流程在下一规划期内，采购部需要不断完善已有工作流程，添加新的规范化工作流程，确保采购工作按照规范化流程进行。（具体需要完善的流程略）242 年度采购计划书年

19、度采购计划书一、指导思想1采购部要树立“为公司节约每一分钱”的观念，积极落实采购工作要点。2采购部坚持“同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本”的工作原则。二、上年采购工作回顾（一）组织实施“阳光采购策略”1采购部公开透明地按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中要主动接受审计及其他部门监督。2不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多地邀请相关职能部门参与。即使在时间紧、任务重的时候，也始终坚持这个原则。3采购部热情邀请审计部相关人员一起询问比价，在采购各个环节中主动接受审计监督，在确保工作透明的同时保证了工作进度。（二）完善制度，明确职责，按章办事

20、通过组织学习“采购战略规划书”和公司ISO9000质量管理体系文件，完善了更具操作性的“材料、设备采购控制流程”、“供应商评价作业指导书”等采购管理制度。三、下年度工作要项说明（一）公正、透明地实现公开招标采购部计划在下年度完全采用公开招标，并保证竞标单位在三家以上，招标全程由总经办、审计部、采购部和相关部门共同参与，增加采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。（二）形成监督机制1做好价格和技术规格分离以及职能定位工作，价格必须经采购部和审计部审核，技术必须经技术部和总经办审核，以形成相互制衡的工作机制。2防范、抑制腐败，建立材料价格信息库和材料价格监管机制，提高采购人员的自身素质和业务水

21、平，保证货比三家，购买质优价廉的物资。（三）做好成本控制围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上注重沟通技巧和谈判策略。（四）加强对供应商的管理协调1本部门计划进一步加强对供应商的管理，本着对供应商负责的态度，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了供应商资料不会流失。2全面加强对供应商信息的掌握程度，建立并完善供应商数据库，以利于供应商管理。四、具体工作计划（一）供应商管理计划1年度供应商搜集工作计划于1月至2月中旬完成。2供应商资料整理工作计划于2月底之前完成。3供应商资料核查工作计划于3月15日之前完成。4供应商考核评估方案制订计划于3月中

22、旬开始，在去年年度总结的基础上制定，计划于4月上旬完成。54月上旬开始供应商考核方案的试用，直至本年年底，均采用新的供应商考核评估方案。 （二）成本控制计划1计划与13月开展市场物资成本调查。2计划在3月份上年度财务报表出来之后进行采购成本分析，计划在1个月内完成。3在4月底之前根据采购成本分析结果，设立重点管控与非重点管控物资及供应商。4采购成本管理人员应根据成本分析的结果和日常采购运作状况，在5月份制定成本评估办法。5全年度根据上年年末制定的成本管控办法控制采购成本。6本年度710月份制定成本管控考核方案，并在年末的采购成本考核中试用。（三）物资采购计划（略）第3章 采购预算细化执行与模板

23、32 采购预算执行工具与模板321 采购现金预算表编制部门： 单位：万元序号物资类别1月2月3月月新购预付到期新购预付到期新购预付到期123审批人： 审核人： 制表人：322 年度采购预算表编制部门： 单位：万元采购项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计填表人： 采购部经理：323 采购预算控制表编制单位： 编制日期： 年 月 日 单位：万元序号品名单位购买价运输率关税采购价（含税）税率成本价运费税率成本价编写人： 审批人：324 采购预算审核表审核日期： 年 月 日申购部门申购单编号总经理品名数量采购记录序号供应商价格品牌1副总经理234采购经理签署意见承办人325

24、采购预算变更表编制部门： 编制日期： 年 月 日 单位：万元变更类别 预算调整 预算增加 预算追减预算科目细项说明原核定预算拟核定预算拟变更内容调整幅度预算变更原因采购部经理审核财务部经理审核财务总监审核33 采购预算执行制度与模板331 采购预算编制办法采购预算编制办法第1章 总则第1条 目的为了规范采购预算的编制工作，确保采购工作的顺利进行，控制采购费用支出，提高公司资金的使用效率，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于本公司采购预算编制的管理工作。第3条 管理职责1总经办负责采购预算的审核与批准。2采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。3财务部协助采购部制定采购预算，整合本

25、公司整体预算，监督采购预算的执行。第2章 采购预算的编制第4条 影响采购预算编制的因素1采购环境。2产品销售计划、生产计划。3物资使用清单。4存量管制卡。5物料标准成本的设定。第5条 采购预算的编制依据1生产经营所需要的物资数量。2预计物资在期末的库存量。3本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4物资计划价格。物资计划价格由采购部门根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第6条 采购预算编制方法采购部需根据物资采购的具体内容，选择包括固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算、定期预算等合适的采购预算方法。第7条

26、 采购预算编制的注意事项在编制采购预算时，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急状况。第3章 采购预算的审批与执行管理第8条 采购预算的审批1采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，据此编制采购预算草案，并递交财务部进行审核。2采购部与财务部进行协商，在充分考虑到本公司的现实状况、市场状况和预算整体的基础上，对采购预算草案进行综合平衡。3经采购部审核后，采购部根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理进行审批。第9条 预算外采购审批预算外的采购行为必须经采购经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容进行采购。第10条

27、采购预算的执行1经核定的分期采购预算，在当期未动者不得保留。确有需要者，下期补办相关手续。2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后追加相关的预算。第4章 采购预算的调整第11条 遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。1公司经营方向发生变更。2出现重大自然灾害。3公司内部重大政策调整。4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策调整等。5市场经济形势发生重大变化，导致工厂经营目标发生调整。第12条 采购预算的调整审批程序同编制审批程序保持一致，不得进行更改。第5章 附则第13条 本办法由采购部负责制定、修改和解释。第14条 本办法经总经理审批通过后方可执行。332 采购预算管控制度采购预算管

28、控制度第1章 总则第1条 目的为了更好地掌握物料价格市场变化趋势，有效降低采购成本，提高对采购活动的管控水平，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司采购活动中的采购预算管理工作。第2章 采购预算的编制第3条 了解影响采购预算的因素采购预算专员在编制采购预算之前，应详细了解影响采购预算准确性的因素，具体包括以下6项。1年度营销计划。2年度生产计划。3物料清单。4存量管制卡。5物料标准成本的设定。6价格预期。第4条 编制采购预算应遵循的一般原则1采购预算分为用料预算与购料预算。其中，用料预算包括营业支出用料预算和资本支出用料预算。2财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率和利率等各项预算基

29、准。3本年底预计库存中的可用材料应计入次年度的用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。4除特殊物料外，购料单应按年度成本的降低目标来估测。第5条 进行用料预算1依据营业预算及生产计划，物控人员编制下一年度生产用料的各月预算明细表，并汇总编制“年度用料预算表”，经主管副总经理审核后报财务部核定。2用料单位负责编制低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细表。3不同规格的同类物料不必细分，可以用“总用量”预算。4物料的损耗率应计入用料预算，但应按年度损耗率的目标制定，一般可略高于标准损耗率而低于上一年平均损耗率。第6条 编制购料预算1采购预算专员负责编制下一年度的购

30、料预算明细表。2采购预算专员在编制物料预算时，应考虑已购未到数量、采购前置期、付款方式、库存状况、财务状况等因素。3购料预算应以付款月份为编制依据，考虑分批采购、一次性采购的优劣势和市场单价变动趋势。4购料预算应考虑安全库存量及最大库存量，符合年度库存周转率的目标。第7条 采购预算的执行1经核定的分期购料预算，在当期未动用者不得保留。确有需要者，应在下期补办相关手续。2未列入预算的紧急用料，由用料部门领用后补办相关的预算手续。3采购预算除由用料部门严格执行外，采购部、仓储部应予以配合和控制。第3章 附则第8条 采购部负责本制度的起草、解释和修改，总经办负责本制度审批、修改、废止的核准工作。第9

31、条 本制度自公布之日起执行。34 采购预算执行文案与模板341 预算增加申请书材料采购预算增加申请书公司总经办：根据我公司字2011年生产任务需要，特别是产品业务订单大量增加此项特殊情况的发生，目前我部门采购材料经费严重不足，无法满足正常生产工作需要，特申请公司总经办增加材料采购预算 万元整。希望总经办相关领导能尽快给予答复，以免延误正常生产活动，特此申请。预算增加明细见附表。 申请人：采购部 日期： 年 月 日342 采购用款申请书材料采购用款申请书财务部：根据本月生产任务指标要求，结合本季度材料采购预算表相关信息，本月预计需要材料1 000kg，单价为30元/kg。目前我部门采购经费严重不

32、足，无法满足车间基本生产需要，特向公司财务部申请采购用款人民币3万元整，以下为具体的采购用款明细单。希望相关部门领导确认后尽快核准，以免耽误正常生产活动。材料采购用款明细表部门名称：（盖章） 编制日期： 年 月 日用款事由采购材料会计分录科目金额金额付款方式 现金 转账支票借方材料采购￥30 000收款单位全称开户行账号经济性质私营贷方现金￥30 000合同附记审批： 用款人：会计： 出纳： 申请人：采购部 日期： 年 月 日第4章 采购招标细化执行与模板42 采购招标执行工具与模板421 投标报名表企业名称企业性质详细地址主管部门联系人姓名注册资本营运时间法人代表情况姓名职务电子邮箱电话传真

33、手机企业简介企业优势和特长重要客户概况企业基本情况职工总数流动资金资金状况自有资金固定资产原值 万元银行贷款净值 万元近三年销售额近三年盈利情况设备配置情况设备名称购入时间设备状态数量备注422 标书评审记录表编号： 日期： 年 月 日投标方名称投标方编号项目名称评审部门评审评估总结标书评估意见 标书制作人员缺乏相关知识 存在技术难度 需求不明确 缺乏对招标需求的全面了解 时间风险 其他风险评审结论评审负责人签字423 招标采购委托申请表委托部门委托日期委托项目预算金额资金来源委托招标项目概况1是否按规定完成并提交该项目的论证报告2是否按规定完成并提交该项目的立项表3是否已经落实该项目的采购资

34、金4是否已经完成并提交用户需求说明书责任人签名委托部门意见签字（盖章）： 日期： 年 月 日资产管理部意见签字（盖章）： 日期： 年 月 日财务审计处意见签字（盖章）： 日期： 年 月 日主管副总意见签字（盖章）： 日期： 年 月 日43 采购招标执行制度与模板431 招标文件编制管理细则招标文件编制管理细则第1章 总则第1条 目的为做好采购招标准备阶段的第一道工序，确保采购目标能够顺利实现，特制定本细则。第2条 使用范围本细则适用于公司所有招标文件的编制管理工作。第3条 相关职责1招标委员会负责招标文件的编制与审批工作。2其他相关部门提供必要的支持。第2章 招标文件的构成管理第4条 招标文件的