秘书工作者应该如何打.docx

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1、秘书工作者应该如何打不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上体现通话者个人的修养和素质。我们当然不应该像上述午夜凶铃的制造者那样打。那么，作为一个秘书工作者应该如何打呢?下面是学习啦我给大家搜集整理的秘书工作者应该如何打。希望能够帮助到大家!秘书工作者应该如何拨打择时通话。通话机会的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以本人的情况为判定标准，选择本人方便的时候拨打，这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话机会的基本原则。拨打要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会腻烦的时间。比方休息时间尽量不要给别人打，除非万不得已。严格地讲，晚上10点之后，早

2、上7点之前，没有什么十分的急事不要打。万一有急事打，要先讲一句抱歉，事关紧急，打搅你了!否则的话对方很可能会腻烦。再者，就餐时别打。当代人工作繁忙，通常中午只要一个小时的吃饭时间，如遇，岂不影响食欲?另外，假使不是重大事情，节假日不要打。在当代社会里，尽量不打搅别人的节假日休息应该成为常识。假如是拨打国际长途，尤其是像美国等距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。当然，秘书在工作中碰到紧急情况，可随时与有关部门和人员联络，固然也要注意把握分寸。拨打除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。一般来讲，私人是在家里打的，公务是在办公室打的。在工作场合，拨打私人应该尽量用本人的手机。此外，除非工作之需

3、，一般是不应在公众场所拨打的，秘书人员更应注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令别人腻烦。简短通话。打多长好呢?在日常生活中拨打，有多少事就讲多长时间，讲清楚为止。但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守礼仪中的3分钟原则，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。当然，这里的3分钟并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短讲，废话少讲，没话不讲。拨打不是为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏，一定要有时间观念。通话内容精练有序。秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要列提纲的习惯。首先，要知道通话对方有几个号码，第一个打不通就拨第二个。接通后要先做自己介

4、绍。其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。礼貌挂机。结束通话后要礼貌地挂机。首先，要了解如何暗示对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比方：陈部长，那我们这次就讲好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。假如没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者忘记了，同时也讲明秘书人员训练有素，不讲废话。其次，要熟知挂机的顺序。不少秘书人员以为通话完毕应该由对方先挂断，这固然是出于礼貌，但实际上却行不通。从礼仪角度来讲，通话完毕应该由地位高者先挂断。对秘书人员来讲，应该由上级先挂，客人先挂。如遇特殊情况，即通话双方

5、地位一样，都是秘书，性别一样，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。秘书工作者应该如何接听铃响不过3声。拨打要注意通话3分钟原则，而接听则要遵循铃响不过3声原则，及时接听，尤其是有约在先的。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的秘书人员应该在铃声响两三声后再接，假如铃声刚一响就接，很可能会掉线。假使铃声响到6声以上才接，接的人应该首先向对方致歉：抱歉!让您久等了。要安排合理而有序的表达。作为秘书人员，要尽量亲身接听，尤其是有约在先的，不要随意让别人代接。而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听。假如领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，能

6、否需要转达等。千万不可先盘问对方，再讲领导不在，以免对方误以为领导有意回避。接听也要首先自报家门，自己介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。正确处理打错的。当我们接听到对方拨错的，首先仍然要向对方问好，讲明拨错了。然后要将本单位的号码重复一下，让对方验证。在日常工作中，中断是经常碰到的情况，尤其是手机，讲着讲着就断了，可能是没电了，可以能是掉线了。碰到这种情况，秘书人员有责任告诉对方，本人所在的位置可能网络没有覆盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。万一没有一点前兆，啪地就断了，要马上把打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告知对方掉线了，或者讲电池用完了。把首先打回去，这是对别人的尊重。如欲同对方另约其他时间通话，应该讲好本人将按时主动拨打对方的。