浅谈物业档案管理论文.docx

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1、浅谈物业档案管理论文浅谈物业档案管理论文斯娃.物业租售档案：包括租售合同、物业权属证实、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。3.业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及构造、联络、入住通知。4.物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证实、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。5.物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中构成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案。6.物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。7.物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时

2、构成的档案。在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，能够为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。三、物业档案规范化管理的基本要求和施行方法我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有：首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一，檀卷形态不统一，保管期限不明确)，操作上随意性较强。即使同一物业集团内部的各下属公司也如是。其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完好性和安全性得不到保证。比方：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案

3、放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之一。第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有把握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。通过深化细致的研究，根据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了（物业企业档案管理暂行办法），其主要思路和施行控制要点如下：1.要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。制定一套规范，明确一个管理责任者，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。档案管理制度是物业管理制度体系的组成部

4、分。建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用;其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。在金隅集团下属物业企业中，100%都有物业档案管理制度，并有专(兼)职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，进而促进物业档案管理工作。2.做好物业文件的构成和归档，既是物业档案管理的起点，也是

5、重要的物业基础工作。物业档案的规范化要从基础工作抓起：按规范构成物业文件、物业文件的归档、物业文件的整理与保管、物业档案的开放与提供利用、档案信息分析与研究等。考虑到当前物业档案管理的实际状况，我们十分强调物业文件的构成与归档两个环节。让每一个物业管理与服务人员有意识地、按规范构成文件，并注意积累要提高物业管理与服务质量，就要求每个业务人员在从事各项工作时，必须遵循业务流程，有意识、规范地构成文件，以此作为工作根据和绩效凭证。对文件构成的控制有两个方面：一是在物业管理制度中，明确每个物业管理环节构成的文件;二是明确每份物业文件的内容和质量(文件上要填写哪些内容，如何填写)。只要知足这两个要求，

6、才能称之为规范的物业文件。严格执行文件归档制度要将文件归档作为业务流程的重要一环，要求物业管理与服务人员自觉执行，将归档作为每项物业管理与服务业务的收尾。要真正落实这一思路，需要物业制度中有配套的规范，包括每一项服务工作完成后要逐项或定期的验收、检查、绩效评估，同时也检查应该构成的文件质量。3.突出行业特点，将管理重心放在物业管理专门档案上;完善一户一档的管理形态。物业企业的档案中往往行政档案、基建档案等管理的比拟好，但物业专门档案大多比拟松懈，随意性强，檀卷形态多种多样。物业专门档案是物业管理行业独有的，实际上，在物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也会逐年增加，天经地

7、义应该作为管理重点。一户一档的管理形态，主要针对物业专门档案中的以户为对象的部分。固然90%企业有了一户一档的管理，但不同的企业在一户一档的管理中采用的方式并不一样。有的是把每一户的业主档案作为一卷，有的是把整个一栋楼所有的业主档案作为一卷，再将每一户的业主档案作为子卷。实行一户一档管理，不仅便于对户的针对性管理，而且还有利于为业主提供个性化服务，促进物业公司的管理质量与服务档次提升，是体现物业行业特色、保护业主和物业管理企业合法权益的好方式。在法律允许的范围内，还应尽量丰富一户一档的内容，包括采集业主、住户的喜好、习惯、联络方式等个人信息资料。4.以物业管理前期参与为契机，打好物业档案基础，

8、将动态管理落到实处。在业主委员会与物业公司签订正式委托管理之前，物业公司是由发展商临时与物业管理公司签订委托合同，履行该物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用前，这就是物业管理的前期参与。它能够更好地把握物业设计和施工环节，加强对物业的全面了解，方便日后的物业管理。档案管理人员在物业前期参与的经过中主要是做好基建审批与验收档案、完工档案的质量监督和采集。各物业管理企业与房地产开发企业及时协调，提高档案人员的介入度，切实负起检查、监督和指导的责任。在物业企业接手物业后，档案工作的另一个要点是做好动态管理。由于物业的情况不是一成不变，所以物业档案具有很强的动态性。业主可能因物业的买卖、交

9、换、继承而变更，且物业本身也需要不断进行保养、维修，这都要求相应的物业档案及时随之改变，保持与实际相符。物业公司在管理经过中应采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式来保证动态信息填补及时、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案人员及时采集变更的物业文件。此外，物业企业还通过宣传物业档案对业主的开放性，方便业主对档案的利用，主动公示重要的公共性档案信息;充分利用物业档案信息，迎合住户的服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。总之，物业档案管理贯穿在物业管理的全经过中，提高物业档案管理的水平是为了促进物业管理整体水平的提升。物业企业要真正认识到这一点，并为物业档案工作提供精神上和物质上的支持，对物业管理整

10、体水平再上新台阶将大有裨益。物业档案管理论文范文二：浅谈物业档案管理摘要：随着物业管理在我国的不断发展，物业档案管理的重要性也日益体现。文章从物业档案管理的特点，现状及提升建议三个方面阐述加强物业档案管理的意义。关键词：物业档案管理物业管理加强中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1004-4914(2020)09-263-02物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只要百余年，我国引进这一形式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了

11、解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才寓居。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁;装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。假如物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。一、物业档案管理的特点1.动态性。物业管理工

12、作，它涉及的方面很详细：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护;业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更;住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因而，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。2.完好性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作构成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作构成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业

13、主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以个物业单位为对象组成檀卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因而，每一份档案檀卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁经过，进而需要物业档案管理完好规范。3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联络。很多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，由于人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。4.灵敏性。物业

14、档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，由于物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来讲都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，由于它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵敏多变，既不能只存不用，也不能无限公开。二、物业档案管理中存在的问题1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导以为物业档案管理工作是安置型工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案

15、利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发缺乏，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重藏轻用。2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上本身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不放心，对本职工作缺乏热情;物业档案管理人员平常缺乏一些专业知识的培训，很多档案人员的管理水平停留在经历上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。3.物业档案采集资料欠

16、齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的构成、积累工作直接影响到物业档案的完好性、准确性、系统性，能够讲没有采集工作，就不可能有完好的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的经过中往往会采集不齐，一方面工作人员对物业档案采集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等;另一方面对物业档案应采集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完好等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，进而会导致采集资料不齐。4.物业档案管理制度不健全。俗话讲没有规矩，不成

17、方圆。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理经过中有的没有根据文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比拟普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是档案综合管理力度不够;三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的固然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三、提升物业档案管理水平的建议1.领导重视，加强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，

18、加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目的管理的重要考核根据。(2)组织全员认真学习（档案法）、（档案法施行办法）。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和一心一意的服务思想。2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守忠于职守，埋头苦干，优质服务的档案职业

19、道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案采集和保管工作，又要不断强化依法治档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、采集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受采集、整理、保管等方面的指导;积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员互相沟通工作方法和经历，不断学习，不断提高。3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案采集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因而，采集、立卷、归档、整理、著录

20、时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目的的实现、各以查考性和物业企业发展战略确实定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。采集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理经过中重点是要根据内容、;进行分类，做到条理明晰、便于查阅。在整理经过中，能够将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。4.完善规章制

21、度，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格根据规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追查有关人员的责任;二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵

22、入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防备工作。5.大力提高物业档案管理当代化水平。随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已施行无纸化办公形式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，能够系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、聚集等工作，使文件的构成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来;利用信息技术整理档案，既能够降低人为因素在文件归档中的影响，又能够发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。总之，物业档案管理是物业企业的一项基础性工作，加强物业档案管理，能够促进企业经济效益水平的提升;加强物业档案管理，能够提高物业管理服务水平;加强物业档案管理，能够提高企业的竞争能力;加强物业档案管理，能够促进社区和谐。浅谈物业档案管理论文