办公系统使用手册（简版）.doc

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1、南华大学南华大学办公系统使用手册办公系统使用手册-党政办人员党政办人员20172017 年年 3 3 月月I目 录目 录.I 1系统概述系统概述.1 1.1系统特点.1 1.2系统主要功能介绍.1 2运行环境及相关设置运行环境及相关设置.2 2.1登录办公系统.2 2.2密码修改与重置.2 2.3系统帮助.2 2.4IE 浏览器设置.2 2.5安装系统插件.4 2.6个人设置.5 3系统权限管理系统权限管理.5 3.1新增单位内设机构.5 3.2修改单位内设机构.6 3.3新增岗位.6 3.4调整岗位.7 3.5用户管理.7 3.5.1添加用户账号.7 3.5.2修改用户密码.8 4工作流的建

2、立工作流的建立.8 4.1校级工作流的建立.8 5文件办理文件办理.10 5.1校内请示、报告办理.11 5.1.1流程说明.11 5.1.2起草请示报告.12 5.1.3处理请示报告.13 5.1.4流转到拟稿者.14 5.1.5校领导审批.14 5.1.6分发或者归档.15 5.2发文办理.15 5.2.1流程说明.15 5.2.2起草发文.16 5.2.3处理发文.17 5.2.4党政办秘书.18 5.2.5党政办审批.18 5.2.6校领导审批.20 5.2.7党政办机要科.20 5.2.8分发公文.20 5.3退回及撤回文件.21 5.3.1由收件人退回.21 5.3.2由发件人撤回

3、.21II5.4文件废除及恢复.22 5.4.1文件废除.22 5.4.2文件恢复.23 5.5已办公文.23 5.5.1已办发文.23 5.5.2已办请示报告.23 5.6公文检索.23 5.7公文编号设置.24 6工作便笺工作便笺.24 6.1新建工作便笺.24 6.2查看工作便笺.25 6.3查看便笺反馈.25 7个人日程个人日程.26 7.1维护个人日程.26 7.2个人日程授权.26 8常见问题常见问题.2611系统概述系统概述1.11.1 系统特点系统特点1) 通过各种初始化基础设置（组织机构、角色、权限等）和应用设置（稿纸、模板、流程等），充分满足用户个性化需求。模拟原有纸质办公

4、流程及稿纸，方便用户实现从纸质办公到电子办公的转变。2) 校级流程通过统一制定流程、模板实现在系统中自动流转，实现上下级工作协同、单位之间工作协同、单位内部工作协同、多校区工作协同。3) 支持用户自己定制内部工作流程和模板实现单位内部文件的流转。4) 可设置发文文号、发文流水号、请示报告流水号以及校外来文流水号等编号格式，配置后可实现公文自动编号功能。5) 实现全程流转监控，可查阅公文正文稿纸、附件、流转意见处理时间等信息，轻松追溯公文处理过程。6) 便捷的提醒功能，使用户能方便了解需要处理的事项，需要查看的信息等。1.21.2 系统主要功能介绍系统主要功能介绍1)系统权限管理：系统权限管理：

5、包括组织机构管理和用户管理。组织机构管理：组织机构管理：用于设置和维护学校的组织机构及岗位。校级管理员负责维护学校各单位信息；各单位管理员维护本单位的内设机构及岗位权限，系统使用前单位管理员须先进行设置，使用过程中有岗位变化时可做调整。用户管理：用户管理：用于维护用户账号信息。校级管理员负责统一添加、修改用户账号信息，以及调整用户单位；单位管理员只负责本单位人员忘记密码后进行重置。2)公文处理：公文处理：主要包括校内请示报告管理、发文管理、校外来文管理，由学校统一制定稿纸模板和流程。单位内部文件也可以在系统中通过定义稿纸和流程实现流转。校内请示报告：校内请示报告：办理校内各二级单位上报学校的请

6、示、报告，使用 “校内请示、报告呈阅单”、“校内请示、报告呈阅单（经费类）” 稿纸模板。发文管理：发文管理：办理以学校名义下发的各类文件，及以学校名义对外发送的请示、报告、函等。使用“文件拟稿纸”稿纸模板。校外来文管理：校外来文管理：办理上级部门及校外单位来文来函。使用 “校外来文处理单” 稿纸模板。23)工作便笺：工作便笺：可供用户之间发送消息（可带附件） ，接收消息的用户可以给出回复。4)个人日程：个人日程：可供用户维护个人的日程安排。个人日程可授权给有关人员只读访问或可修改访问，被授权人可查看或修改授权人的日程。2运行环境及相关设置运行环境及相关设置操作系统环境为：windows vis

7、ta、windows 7 、windows8用到的软件：Microsoft office word 2007 及以上版本、WPS 和 pdf 浏览软件。浏览器可使用 IE9 及以上版本浏览器、360 安全浏览器、谷歌浏览器等基于 IE 内核的浏览器。使用前，先按照如下步骤对 IE 浏览器进行设置；IE6 浏览器请先升级。首次登陆系统时设置一次即可。2.12.1 登录办公系统登录办公系统启动计算机上的 Internet Explorer 浏览器，在地址栏中输入办公系统的地址：http:/ 密码修改与重置密码修改与重置用户通过个人账号和初始密码登录系统后，请尽快修改初始密码。修改密码：修改密码：点

8、击系统右上方横栏的“密码”链接，即可弹出修改页面。为提高账户安全性，新密码请尽量采用字母加数字的混合形式。忘记密码：忘记密码：单位人员请联系本单位系统管理员重置。单位系统管理员请联系校级系统管理员重置。2.32.3 系统帮助系统帮助用户可通过系统桌面右上端的“帮助”栏进入帮助页面，可查看跟系统使用有关的相关设置说明、控件安装下载、及系统用户手册。2.42.4 IEIE 浏览器设置浏览器设置方法一：登录办公系统，在系统帮助中，下载方法一：登录办公系统，在系统帮助中，下载 “页面页面 word 文档编辑器文档编辑器”文件，在本文件，在本机以管理员身份执行。如执行不成功，按照方法二进行手动设置。机以

9、管理员身份执行。如执行不成功，按照方法二进行手动设置。3方法二：手动设置方法二：手动设置 IE 浏览器浏览器第一步：将浏览器设置成兼容性模式第一步：将浏览器设置成兼容性模式具体操作如图所示：第二步：设置第二步：设置 IE 浏览器浏览器 activeX 控件下载权限控件下载权限【安全自定义级别安全设置】 中，将“对未标记为可安全执行脚本的 ActiveX 控件初始化并执行脚本”设置为“启用”或者 “提示” ，IE9 以上浏览器 还需去掉勾选“启用保护模式”和“启用内存保护帮助减少联机攻击”两项。按下图步骤设置：42.52.5 安装系统插件安装系统插件系统中用到的控件有两个：1.页面文档控件 2.

10、流程编辑控件单位管理员两个个插件都要安装，普通人员只安装页面文档控件，如果不安装插件，则5无法正常打开正文、编辑正文内容。1) 页面文档控件：页面文档控件：公文界面需安装页面文档编辑控件。2) 流程编辑控件：用于编辑工作流，从系统帮助中下载安装。流程编辑控件：用于编辑工作流，从系统帮助中下载安装。说明：以上控件若浏览器没有正常提示安装，可以在帮助中下载控件进行手动安装。说明：以上控件若浏览器没有正常提示安装，可以在帮助中下载控件进行手动安装。2.62.6 个人设置个人设置3系统权限管理系统权限管理说明：单位管理员维护本单位的组织架构及岗位权限。使用过程中有岗位变化时可做调说明：单位管理员维护本

11、单位的组织架构及岗位权限。使用过程中有岗位变化时可做调整。整。 岗位命名原则岗位命名原则：姓名（岗位名称） 如：王小明（副主任）。若单位下有 3 个副主任，须建 3 个岗位。注意事项：注意事项：单位管理员如有变更，请联系校级管理员重新进行授权。单位管理员如有变更，请联系校级管理员重新进行授权。6岗位上的人员发生变化时，尽量不要删除岗位，只需将岗位上将原有人员的名称修岗位上的人员发生变化时，尽量不要删除岗位，只需将岗位上将原有人员的名称修改成新的人员名称，并关联新的人员账号即可。若确需将岗位删除，请确保该岗位改成新的人员名称，并关联新的人员账号即可。若确需将岗位删除，请确保该岗位的人员已将待办事

12、项处理完毕，再将该人员从岗位上删除。的人员已将待办事项处理完毕，再将该人员从岗位上删除。3.13.1 新增单位内设机构新增单位内设机构点菜单【系统权限管理组织机构管理】，在单位名称处，右键点“新增部门”，输入部门信息后点 “提交”。3.23.2 修改单位内设机构修改单位内设机构点击菜单【系统权限管理组织机构管理】，在单位名称处，右键点“修改部门”，修改部门信息后点 “提交”。3.33.3新增岗位新增岗位建岗位：建岗位：点菜单【系统权限管理组织机构管理】，在单位名称处，右键点“新增岗位”，打开新增岗位页面，输入岗位信息后点“提交”。7岗位授权岗位授权：点新建的岗位，在角色列表处点“新增”，选择相

13、应的权限，在人员列表处点 “选择”，查到该岗位人员账号，选择后点“确认”。3.43.4调整岗位调整岗位修改岗位名称：修改岗位名称：点菜单【系统权限管理组织机构管理】 ，在单位名称处，右键点“修改岗位” ，打开修改岗位页面，输入岗位信息后点“提交” 。调整岗位权限：调整岗位权限：点岗位名称，在“角色列表” ，点“新增” ，选择已有角色，点“删除” ；或者点“新增” ，添加新的角色，点“保存” 。调整岗位人员：调整岗位人员：先修改岗位名称，再在人员列表中勾选原人员账号，点“删除” ；再点“选择”添加新的人员账号。3.53.5用户管理用户管理说明：用户账号信息由校级管理员统一添加。说明：用户账号信息

14、由校级管理员统一添加。单位管理员负责本单位人员忘记密码后进行重置。单位管理员负责本单位人员忘记密码后进行重置。83.5.1 添加用户账号添加用户账号点菜单【系统权限管理用户管理】 ，在“人员列表” ，点“新增” ，打开新增用户页面，输入用户信息后点“提交” 。3.5.2 修改用户密码修改用户密码点菜单【权限管理用户管理】 ，在人员列表处，勾选用户账号，点“修改密码” ，打开修改密码页面，输入密码信息后点“提交” 。4工作流的建立工作流的建立94.14.1 校级工作流的建立校级工作流的建立由校级管理员统一制作，单位只需使用。操作步骤：操作步骤：首先，点菜单【系统配置管理请示报告流程】 ，点击“新

15、增” ，进入工作流编辑器。点击左侧流程管理中的“请示流程” ，选择 “开始” 环节，将它拖拽到右侧流程布局图中，用于定义工作流程的开始环节，此环节是自动环节，不需要设定用户。将“部门审批”环节拖拽到右侧流程布局图中，双击该环节会出现“环节属性编辑”框，在“基本信息”标签页设置环节名称；在“部门设定”的标签页设置该环节的处理部门；如果确定该环节由某一个或多个具体岗位审批，可在“用户设定”标签页设置具体的审批用户。该环节如勾选该环节如勾选“所选角色协同完成所选角色协同完成” ，则所有选择的用户都需要审批；，则所有选择的用户都需要审批；如不勾选如不勾选“所选角色协同完成所选角色协同完成” ，则所选岗

16、位中其中一人审批即可。，则所选岗位中其中一人审批即可。按照上面的方法，将需要用到的环节依次拖拽到右侧流程布局图中，然后设定好环节名10称和用户。点击左侧流程管理中的“插入连接” ，将环节从上至下连接起来。点击左侧流程管理中的 “流程信息设置” 输入流程名称，设置开始环节为“开始” ，点击“确定” 。选择“保存信息” ，将工作流程保存。系统会提示“流程信息保存成功” 。至此，流程已经建好。5文件办理文件办理公文处理是办公系统的核心业务之一，涵盖了发文管理、校内请示报告以及校外来文等各类公文的发布、管理或登记业务。公文处理指公文的办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是学校办公室工作的

17、主要内容之一，学校办公室及党委办公室负责对全校党政公文处理工作进行检查、监督和业务指导。公文流转业务具有以下功能，如公文拟稿、登记、签批意见录入、公文流程跟踪、公文查询等功能。 文件分类文件分类发文管理发文管理：以学校名义下发的各类文件，以及以学校名义对外发送的请示、报告、函等。校内请示报告校内请示报告：校内各二级单位上报学校的请示、报告。 常用功能注释常用功能注释11我的待办：我的待办：待处理的公文或事务。我的已办：我的已办：已处理的公文或事务。在办公文：在办公文：仅学校文管和部分特定角色可见，查阅处于流转中未办结的公文。返回上一步：返回上一步：在“我的待办”列表，将待办公文退回上一步处理人

18、。撤回撤回：在“我的已办”列表，收回未被下一环节处理的公文。历史版本：历史版本：文件处理界面右上角，查阅从拟稿开始的修改痕迹。流程信息：流程信息：文件处理界面右上角，查阅公文处理过程。不通过：不通过：文件处理界面“下一步操作”中，将公文退还给拟稿人，流程结束。退回：退回：文件处理界面“下一步操作”中，将公文退回上一步处理人。废除：废除：仅文管和审批环节可见，用于将作废的公文移至废件箱。废件箱内的公文可恢复和彻底删除。5.15.1 校内请示、报告办理校内请示、报告办理5.1.1 流程流程说明说明 单位起草文稿 单位内部审批 如需职能部门会签，由拟稿者会签部门领导；会签完成，由会签部门文管起草单位

19、文管 起草单位文管提交校办秘书科文管 校办秘书科文管校办主任拟办，拟办意见后返回校办秘书科文管。 如需职能部门会签，由校办文管会签部门文管会签部门领导；会签完成，由会签部门领导党政办秘书 党政办秘书起草部门领导校领导审批党政办流转 党政办秘书进行分发或者归档处理 办理完成对应系统中的流程：对应系统中的流程：125.1.2 起草请示起草请示报告报告1) 点菜单“公文处理请示报告管理”，点“新增”，打开新增界面；2) 选择“稿纸模板”、“审批流程”，填写稿纸信息、正文及附件内容； 3) 点下一步环节名称，选择“下一步处理人”，点“确定”；4) 处理完的文件在“校内请示报告我的已办”中查看。135.

20、1.3 处理请示报告处理请示报告1)点击系统首页“待办”中的文件，打开审批文件界面；2)如需修改正文，在打开的 word 中进行修改；3)输入审批意见或者点击下拉框选择签批意见；4)在“下一步操作”中，选择处理者；也可对文件作废除、保存、退回等操作。5)处理完的文件在“请示报告管理我的已办”中查询。145.1.4 流转到拟稿者流转到拟稿者单位领导审核之后，如需会签，点“流转到拟稿者”环节，选择会签单位领导，将文件发送到会签单位，由会签单位处理完之后再将文件流转给党政办。党政办办理完成后流转到起草单位领导。起草单位领导处理完后流转给校领导。校领导签批意见后由校办继续后续的分发或者归档操作等操作。

21、5.1.5 校领导审批校领导审批1)校领导收到其他单位发过来的文件，从首页进入到文件处理界面，选择“会签部门领导意见”环节，将文件发送给党政办秘书进行流转。2)校领导签署意见后，点“校领导审批”环节将文件流转给其他校领导签批。155.1.6 分发或者归档分发或者归档1)点系统首页“待办”中的文件，打开处理文件界面； 2)点下拉框，选择编号格式，自动生成编号，也可手动输入编号。 3)填写意见，在“下一步”中，选择下一环节，选择处理人，确定提交。 4)分发选择对应栏目，选择分发的范围，传阅的岗位，确定提交。5.25.2 发文办理发文办理5.2.1 流程流程说明说明 单位起草公文 单位内部审批 由起

22、草单位文管或者提交给校办秘书科，秘书科核稿提交给党政办审批。 党政办秘书科党政办主任审批 如需职能部门会签，由党政办主任会签部门领导，会签完返回党政办秘书。 如需要领导会签，由党政办秘书流转至校领导 党政办流转相关领导会签 党政办流转校领导审批 党政办或者拟稿者进行分发处理。 流程结束。对应系统中的流程：对应系统中的流程：165.2.2 起草发文起草发文1) 菜单“公文拟制管理新增公文”，点“新增”，打开起草文件页面；2) 选择“稿纸模板”、“审批流程”，填写稿纸信息、正文及附件内容； 3) 点下一步环节名称，选择“下一步处理人”，点“确定”；4) 处理完的文件在 “发文管理我的已办”列表中查

23、看。175.2.3 处理发文处理发文1) 点击系统首页“待办事务”中的文件，打开审批文件界面；2) 如需修改正文，在打开的 word 中进行修改；3) 输入审批意见或点击下拉框选择签批意见；4) 在“下一步操作”中，选择处理者；也可对文件作废除、保存等操作。5) 处理完的文件在“发文管理我的已办” 中查询。185.2.4 党政办秘书党政办秘书1） 从首页待办进入处理界面。2） 修改正文，查看附件，修改标题，填写文号，主题词，填写意见点击提交。5.2.5 党政办审批党政办审批1)党政办领导收到秘书发过来的文件，从首页进入到文件处理界面，选择“校领导审批”环节，将文件发送给校领导签署意见。192)

24、领导签署会签意见后，点“会签部门文管”环节将文件返回本单位文管。3)单位文管点“会签结束”环节，将文件返回给发送人。205.2.6 校领导审批校领导审批党政办发送过来的文件进行审批操作。5.2.7 党政办机要科党政办机要科1)点击系统首页“待办事务”中的文件，打开处理文件界面；2)填写意见，在“下一步”中，选择下一环节，选择处理人，确定提交。5.2.8 分发公文分发公文在分发环节可以将公文进行公开，以信息的方式进行查看。在处理界面选择“发布栏目” 、 “发布范围”后提交。发布范围分为：对全校各单位、指定发布范围两种。其中对全校各单位是指所有 OA 用户在21首页学校信息中都可以看到；指定发布范围是指