实用商务日语函电教程吴枫吴明宇编著978-7-5663-0671-5课件.ppt

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1、学时分配与考核方式学时分配与考核方式 学时分配（总学时26） 课堂讲授：22学时 课堂演练：4学时 考核方式（100分） 笔试 70% 平时表现 30% 第一节第一节 函电的概念函电的概念 根据商务印书馆出版的根据商务印书馆出版的现代汉语词典现代汉语词典（第六版）的解释，（第六版）的解释，“函函”与与“电电”除了原本的字义之外，还分别指书信和电报。除了原本的字义之外，还分别指书信和电报。“函函”，广义上泛指信件，广义上泛指信件和文书，是用来传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定和文书，是用来传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的文种的“函函”，其又远远地超

2、出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重，其又远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。要的是赋予了其法定效力。 根据根据2000年国务院发布的年国务院发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法的规定，的规定，“函函”可以定义为不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向无隶属可以定义为不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向无隶属关系的有关主管关系的有关主管部门部门请求批准事项时所使用的请求批准事项时所使用的公文公文，是公文中惟一的平行文，是公文中惟一的平行文，其适用的范围相当广泛，是应用写作实践中的一种常用文体。理解其适用的

3、范围相当广泛，是应用写作实践中的一种常用文体。理解“函函”的定的定义时，关键要把握住义时，关键要把握住“不相隶属机关不相隶属机关”这一概念。除作为平行文种出现之外，这一概念。除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。 所具备的三大特点：所具备的三大特点：“ ”（1）平等性和沟通性）平等性和沟通性“函函”主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，充分显示平行文种的功能，这是其他所有的上行文和下行双方平等沟通的关系，充分显示平行文种的功

4、能，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。（2）灵活性和广泛性）灵活性和广泛性 “函函”是平行公文，行文关系灵活，不限于平行行文，也可以向上行文或向是平行公文，行文关系灵活，不限于平行行文，也可以向上行文或向下行文，对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基

5、层单位、社会团体、企事下行文，对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位、社会团体、企事业单位，均可发函。内容和格式也比较灵活，而且平行行文，所以运用得十分广业单位，均可发函。内容和格式也比较灵活，而且平行行文，所以运用得十分广泛。泛。（3）单一性和实用性）单一性和实用性 “函函”的主体内容必须单纯，具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。的主体内容必须单纯，具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。“函函”不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。“电电”泛指电报和电传。泛指电报和电传。“函电函电”就是信和电报（含电传）的总称，

6、二者分就是信和电报（含电传）的总称，二者分别指的是信息传递的手段或方法。别指的是信息传递的手段或方法。“函电函电”也指通过信函、电报或电传等通信手也指通过信函、电报或电传等通信手段传递的信息。段传递的信息。第二节第二节 什么是商务函电什么是商务函电 商务函电其实是公文文体的一个实用分支，从行文措辞风格上看，商务函电商务函电其实是公文文体的一个实用分支，从行文措辞风格上看，商务函电已形成了已形成了白成一体白成一体的风格特征。商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、的风格特征。商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商处理

7、商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等，种类包括了最传统的信函洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等，种类包括了最传统的信函（Letter / 書簡）、电报（書簡）、电报（Telegram / 電報），以及后来的电传（電報），以及后来的电传（Telex / ）、传真（）、传真（Facsimile / ）和国际互联网时代的电子邮件（）和国际互联网时代的电子邮件（E-mail /E-）等。）等。 广广 东东 商商 学学 院院 1639 2639 0794 1331 7108 商务函电具有一定特殊措辞与格式，对企业起到

8、种种约束作用，其作为企业、商务函电具有一定特殊措辞与格式，对企业起到种种约束作用，其作为企业、单位开展业务时与外部联系通讯，向对方传递商务事项的工具，不需要粉饰性单位开展业务时与外部联系通讯，向对方传递商务事项的工具，不需要粉饰性语言，也不宜参杂个人的感情与感受，使用固定的文体格式也非常重要。在此语言，也不宜参杂个人的感情与感受，使用固定的文体格式也非常重要。在此需要强调的是，商务函电的格式在不同的企业也呈现不同的格式。由于口头传需要强调的是，商务函电的格式在不同的企业也呈现不同的格式。由于口头传递信息难免引起口误、听岔，或记忆不准确、无法留下证据等问题，通常，企递信息难免引起口误、听岔，或记

9、忆不准确、无法留下证据等问题，通常，企业在传递信息、确认意识时只采用书面方式，以准确传递、确认、保存、记录业在传递信息、确认意识时只采用书面方式，以准确传递、确认、保存、记录信息，同时还以向多数人传递。日本企业对必要的信息，遵循信息，同时还以向多数人传递。日本企业对必要的信息，遵循“文书主义文书主义”的的原则。因此，在书写商务函电时，必须保证其具有公共性、防止错误、保留记原则。因此，在书写商务函电时，必须保证其具有公共性、防止错误、保留记录。录。 体现逻辑性体现逻辑性诉求什么？如何排序？根据重要程度进行叙述。诉求什么？如何排序？根据重要程度进行叙述。因此，作为因此，作为“商务函电商务函电”有以

10、下四个特征：有以下四个特征：书写格式化书写格式化 商务函电写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。商务函电写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。信息客观化信息客观化向对方传递的必须是客观性内容，陈述必须基于事实，判断预测必须向对方传递的必须是客观性内容，陈述必须基于事实，判断预测必须基于客观。一切主观的心情要素不得反映在商务活动上。基于客观。一切主观的心情要素不得反映在商务活动上。语言简洁化语言简洁化简洁明了，一句一要点。阅读长句子时，容易造成处理信息偏移。简洁明了，一句一要点。阅读长句子时，容易造成处理信息偏移。第三节第三节 商务函电的书写要点商务函电的书写要点商务函电写作基本

11、规则：商务函电写作基本规则：（1）在日本的社交社会上，除了礼仪性函电采用竖写外，原则上采用横书）在日本的社交社会上，除了礼仪性函电采用竖写外，原则上采用横书格式。即商务函电以横书为原则。竖写方式多用于人事任命、董事就任、格式。即商务函电以横书为原则。竖写方式多用于人事任命、董事就任、赠与以及贺年等与季节有关的礼节性问候文书。赠与以及贺年等与季节有关的礼节性问候文书。“抗议书抗议书”等文书多用横等文书多用横书格式。书格式。（2）文字以现代文字和假名标记）文字以现代文字和假名标记 商务函电通常使用书面语进行表述。商务函电通常使用书面语进行表述。 问候类等特定文书使用敬语体，此外的文章使用普通文体。

12、问候类等特定文书使用敬语体，此外的文章使用普通文体。 文字除固有名词外，均使用常用汉字表、现代假名，按照常用汉字音训标文字除固有名词外，均使用常用汉字表、现代假名，按照常用汉字音训标注读音。注读音。 学术用语、专业词汇尽量标注假名。学术用语、专业词汇尽量标注假名。（3）不使用生僻词语）不使用生僻词语 尽量避免使用晦涩难懂词语，使用日常会话中的易读易懂的词尽量避免使用晦涩难懂词语，使用日常会话中的易读易懂的词语。语。 尽可能避免使用外语、专业术语。尽可能避免使用外语、专业术语。如果实在需要，可在原语词如果实在需要，可在原语词句上添加注解。句上添加注解。 不使用略语、俗语、方言。不使用略语、俗语、

13、方言。 商务函电作为长时期保存，并影响将来的文件，如果使用只通商务函电作为长时期保存，并影响将来的文件，如果使用只通用于狭窄领域的词用于狭窄领域的词句，将会影响商务函电本来应有的功能。句，将会影响商务函电本来应有的功能。（4）数字使用阿拉伯数字）数字使用阿拉伯数字 商务函电要特别注意数字的表述。商务函电要特别注意数字的表述。 横书商务函电通常是用阿拉伯数字。横书商务函电通常是用阿拉伯数字。 除日本年号外，阿拉伯数字每三位数要加分节号，例如：除日本年号外，阿拉伯数字每三位数要加分节号，例如：“25198043円円”的数列，以的数列，以“25,198,043円”的形式书写。另外，的形式书写。另外，

14、为了便于阅读，对于巨大数列的为了便于阅读，对于巨大数列的“3,000,000,000,000円”，以，以“3兆円”、“60,000”以以“6万”等阿拉伯数字与汉字混合表等阿拉伯数字与汉字混合表述为佳。述为佳。（5）使用各种标点符号）使用各种标点符号 标点符号可以决定文章的节奏。标点符号可以决定文章的节奏。标点符号标错地方，会导致意思变化，误导读者。标点符号标错地方，会导致意思变化，误导读者。 多用标点符号使文章具有张弛力，多换行增加纸面空余，可以多用标点符号使文章具有张弛力，多换行增加纸面空余，可以使文章变得易读。使文章变得易读。 其他符号也具有使文章明快的功能，正确掌握其用法，可增加其他符号

15、也具有使文章明快的功能，正确掌握其用法，可增加文章的易懂程度。文章的易懂程度。 但但“？”、“！”等带有感情色彩的标点符号，则不宜用于带有等带有感情色彩的标点符号，则不宜用于带有客观色彩的商务函电之中。客观色彩的商务函电之中。（6）要点是文章的决定因素）要点是文章的决定因素 章节标题可以提起读者的阅读兴趣，需要在文字上多做文章，章节标题可以提起读者的阅读兴趣，需要在文字上多做文章，善于归纳要领。善于归纳要领。（7）符号是整理文章的决定性手段）符号是整理文章的决定性手段 符号可以从视觉上整理重要事项，加快读者对文章理解的速度。符号可以从视觉上整理重要事项，加快读者对文章理解的速度。 项目细目繁多

16、时，可以按照如下方式进行分项：项目细目繁多时，可以按照如下方式进行分项： 一级项目一级项目 第一、第二、第三、第四第一、第二、第三、第四 二级项目二级项目 （1）、（）、（2）、（）、（3）、（）、（4） 三级项目三级项目 、 四级项目四级项目 （）、（）、（）、（）、（）、（）、（） 五级项目五级项目 a、b、c、d 六级项目六级项目 （a）、（）、（b）、（）、（c）、（）、（d） 、通常只用在列举单句、事项、分条书写的时候。通常只用在列举单句、事项、分条书写的时候。（8）修改文稿必须清晰、易懂）修改文稿必须清晰、易懂 订正时在错误之处打划上单横线订正时在错误之处打划上单横线“”或双横线或

17、双横线“”，在，在错误处上方加盖订正人的印章，添加订正后的正确文字。错误处上方加盖订正人的印章，添加订正后的正确文字。 数字有误时，将有误的数字组全部划上订正线，并在其上方添加数字有误时，将有误的数字组全部划上订正线，并在其上方添加正确的数字。正确的数字。 漏字之处，添加漏字之处，添加“”或或“”符号，在其中间补遗，然后符号，在其中间补遗，然后在其上方加盖订正人印章。在其上方加盖订正人印章。 各类证书或法律文件属于特殊文书，订正时除了在订正之处订正各类证书或法律文件属于特殊文书，订正时除了在订正之处订正盖印外，还须在栏外注明消除字数和添加字数，加盖订正人印章。盖印外，还须在栏外注明消除字数和添

18、加字数，加盖订正人印章。（9）必须编写页码）必须编写页码 报告、传阅审批文件等文书页数在两页以上者，各页上标明相应的页报告、传阅审批文件等文书页数在两页以上者，各页上标明相应的页码，明确前后页的关系。码，明确前后页的关系。 做骑马装订时，左页需在该页的左上端或左下端，或下端中央编写页做骑马装订时，左页需在该页的左上端或左下端，或下端中央编写页码；右页则在该页的右上端或右下端，或者下边中央编写页码。码；右页则在该页的右上端或右下端，或者下边中央编写页码。（10）收尾手法）收尾手法 简单的表格、图表等可以插入文中，如果需要另页做表时，文中需注简单的表格、图表等可以插入文中，如果需要另页做表时，文中

19、需注明：明： “別紙参照別紙参照”或或“別紙参照”等提示字样。等提示字样。 附加文件过多时，表格、图表、图片需要标注流水号，如：附加文件过多时，表格、图表、图片需要标注流水号，如：“表1”、“表2”、“図1”、“図2”、“写真1”、“写真2”等字样。等字样。 照片需要贴在与文稿同样大小的底纸上，添加题目和说明短文。照片需要贴在与文稿同样大小的底纸上，添加题目和说明短文。如果如果文书页数多达数十页时，应在图表的页边上粘贴索引纸，给文稿阅读文书页数多达数十页时，应在图表的页边上粘贴索引纸，给文稿阅读者提供方便。者提供方便。（11）对外文书注意使用敬语）对外文书注意使用敬语 把握区别信函撰写人与读者

20、之间的关系，行文中的称呼、敬语的使把握区别信函撰写人与读者之间的关系，行文中的称呼、敬语的使用必须到位。用必须到位。 但原则上内部文书不必使用敬语。但原则上内部文书不必使用敬语。 文稿中除了必须正确使用敬语外，还必须对书写人以及书写人一方的人文稿中除了必须正确使用敬语外，还必须对书写人以及书写人一方的人员、职称采用谦称。此外，在商务函电写作中，还需要注意以下几点：员、职称采用谦称。此外，在商务函电写作中，还需要注意以下几点：传达的信息简洁、目的明确。措辞避免模棱两可。传达的信息简洁、目的明确。措辞避免模棱两可。明确时间、收发信者。为了使文书内容成为证据，必须准确记述收信明确时间、收发信者。为了

21、使文书内容成为证据，必须准确记述收信人、发信人、时间、数字等要素。其中价格、数量等数字事项需要特别注意。人、发信人、时间、数字等要素。其中价格、数量等数字事项需要特别注意。不陈述个人意见。商务函电是表示不陈述个人意见。商务函电是表示“公司、单位的意志公司、单位的意志”的文件，注的文件，注意不得参杂个人的意见和感受。意不得参杂个人的意见和感受。以以“一事一文一事一文”主义为原则。一文中如果同时陈述两件以上的事情，主义为原则。一文中如果同时陈述两件以上的事情，会妨碍理解，也会让事件失去本应有的分量，作为致歉信或者问候信也有失会妨碍理解，也会让事件失去本应有的分量，作为致歉信或者问候信也有失礼仪。同

22、时，为了便于归档，按事项的处理需要复印份数，分别保存在各相礼仪。同时，为了便于归档，按事项的处理需要复印份数，分别保存在各相关的档案卷宗。函电文书起稿时尽量归纳在一页纸内。如果文稿有数页，需关的档案卷宗。函电文书起稿时尽量归纳在一页纸内。如果文稿有数页，需要标注页码，归档时用钉书机钉住左上角。要标注页码，归档时用钉书机钉住左上角。复印留档。商务函电主办事项的内容记录、交易上的证据，原则上需复印留档。商务函电主办事项的内容记录、交易上的证据，原则上需要留存副本。因此，文书上必须标明要留存副本。因此，文书上必须标明“副本副本”、“留底留底”、“复印件复印件”等字等字样。样。第四节商务函电的种类第四

23、节商务函电的种类商务函电虽然林林总总，细分种类繁多，但从收件人的大类上可分为商务函电虽然林林总总，细分种类繁多，但从收件人的大类上可分为“内内部文书部文书”和和“对外文书对外文书”两大类。两大类。（1）内部文书：）内部文书： 函件收发人在企业内部进行上传下达和横向联系的联络文书函件收发人在企业内部进行上传下达和横向联系的联络文书（2）对外文书：）对外文书： 以客户等对象为收函人的对外文书，其并不代表发函人个人以客户等对象为收函人的对外文书，其并不代表发函人个人意志，起到表明企业意向，保证企业信用、维持交易和业务意志，起到表明企业意向，保证企业信用、维持交易和业务的发展作用。的发展作用。“对外文

24、书对外文书”包括与外国或外国企业发生联系包括与外国或外国企业发生联系的的“涉外文书涉外文书”。此外，从言外行为的分类，又可以把商务函电相应的分为此外，从言外行为的分类，又可以把商务函电相应的分为“合作类合作类”、“竞争类竞争类”、“和谐类和谐类”和和“冲突类冲突类”这四种商务函电。这四种商务函电。4-2内部文书的特征内部文书的特征 从普通的便条，到分发到全国所有的分支机构的通知，内部文书的种类从普通的便条，到分发到全国所有的分支机构的通知，内部文书的种类林林总总。由于属于内部文件，其带有对内的特点，遣字措辞不必拘泥庄重林林总总。由于属于内部文件，其带有对内的特点，遣字措辞不必拘泥庄重美化语，言

25、简意骇的表述方式是其基本。美化语，言简意骇的表述方式是其基本。4-1什么是内部文书？什么是内部文书？ 顾名思义，顾名思义，“内部文书内部文书”是企业内部传递信息和沟通交流，发给企业内是企业内部传递信息和沟通交流，发给企业内其他部门或上级的文书。同一事项涉及人员越多，交流越困难。作为联系人其他部门或上级的文书。同一事项涉及人员越多，交流越困难。作为联系人与人、组织与组织的内部文书，其重要性显然易见，因此，应正确掌握内部与人、组织与组织的内部文书，其重要性显然易见，因此，应正确掌握内部文书的书写方式，准确传达信息。文书的书写方式，准确传达信息。4-3内部文书的种类内部文书的种类命令命令 指示类指示

26、类企业组织中由上至下传达组织决定事项的文书企业组织中由上至下传达组织决定事项的文书 通知类：企业规章制度等相关文件通知类：企业规章制度等相关文件 规定类：人事、劳务、福利卫生相关文件规定类：人事、劳务、福利卫生相关文件 指示类：业务指示、命令相关文件指示类：业务指示、命令相关文件业务联系类业务联系类企业日常工作中，各级人员与部门之间的联系、通知类文件。企业日常工作中，各级人员与部门之间的联系、通知类文件。 通知类：会议、学习通知通知类：会议、学习通知 委请类：委请相关人员执笔、提交问卷答案等委请类：委请相关人员执笔、提交问卷答案等 传阅类：人事变动、员工喜丧相关消息传阅类：人事变动、员工喜丧相

27、关消息 便条类：转达外出中的来电或来客信息便条类：转达外出中的来电或来客信息报告报告 申请类申请类企业组织自下而上的报告、提议、申请等文件。企业组织自下而上的报告、提议、申请等文件。 报告类：出差、调查、情况汇报相关资料报告类：出差、调查、情况汇报相关资料 申请类：事病假、退休退职、带薪休假、婚丧假等申请类：事病假、退休退职、带薪休假、婚丧假等 提议类：改善业务等相关建议、提议提议类：改善业务等相关建议、提议记录类记录类以记录特别事项为目的的文书。以记录特别事项为目的的文书。 会议纪要：记录会议内容、决定事项的文件会议纪要：记录会议内容、决定事项的文件 人事档案：人事变动记录人事档案：人事变动

28、记录 统计数据：经营、销售、会计等相关统计数据统计数据：经营、销售、会计等相关统计数据4-5对外文书的特征对外文书的特征 “对外文书对外文书”是企业与企业之间沟通与交流的文件。除了转达意是企业与企业之间沟通与交流的文件。除了转达意识之外，同时对外文书还是影响该企业的形象与评价的标尺。识之外，同时对外文书还是影响该企业的形象与评价的标尺。书写对书写对外文书应注意：外文书应注意： 恰到好处地使用敬语恰到好处地使用敬语 让人感到诚意让人感到诚意 有礼有节有礼有节4-4什么是对外文书什么是对外文书 “对外文书对外文书”是代表企业对外发送，发给顾客或者交易方的文书，是代表企业对外发送，发给顾客或者交易方

29、的文书，在书写上不仅要求诚挚归纳书写，还要求注意商务礼仪和行文优美。在书写上不仅要求诚挚归纳书写，还要求注意商务礼仪和行文优美。为此，需要习惯商务函电的措辞和表述形式。在此特别提醒注意，对为此，需要习惯商务函电的措辞和表述形式。在此特别提醒注意，对外文书包括涉外文书。外文书包括涉外文书。4-6对外文书的种类对外文书的种类 “对外文书对外文书”可以分为贸易文书和社交及礼仪上的文书。可以分为贸易文书和社交及礼仪上的文书。贸易文书贸易文书 通知类通知类贸易条件、事项、内容的相关变更通知。贸易条件、事项、内容的相关变更通知。此外，还有其他的会议、说明会、推介会等会务通知。此外，还有其他的会议、说明会、

30、推介会等会务通知。 祈请类祈请类向对方传递本方希望，委请对方的文书。向对方传递本方希望，委请对方的文书。索取请求类：委请对方提供报价、样板目录等索取请求类：委请对方提供报价、样板目录等更改要求类：委请更改交易条件、价格更改要求类：委请更改交易条件、价格此外，还有委请对方介绍、委请对方讲演等此外，还有委请对方介绍、委请对方讲演等 其他其他订单类：订购商品、服务商品订单类：订购商品、服务商品回函类：照会函回复回函类：照会函回复催促类：催促对方催促类：催促对方此外，还有抗议函、谢拒函、致歉函等文书。此外，还有抗议函、谢拒函、致歉函等文书。 照会函照会函有疑问疑惑时向对方咨询，并要求对方回复、解疑的文

31、书。有疑问疑惑时向对方咨询，并要求对方回复、解疑的文书。照会函也包括确认库存、到货、货不对板、数量不符、诚信度、照会函也包括确认库存、到货、货不对板、数量不符、诚信度、企业业务等内容的照会函等。企业业务等内容的照会函等。在商务函电中，作为商务人员必须把握好一个原则，即无论是在商务函电中，作为商务人员必须把握好一个原则，即无论是“对外文对外文书书”还是还是“内部文书内部文书”，商务函电仅表示企业意向，不代表个人意志，这样才能，商务函电仅表示企业意向，不代表个人意志，这样才能起到确保信用，维持和发展企业的作用。同时，商务函电公文语言的特点，起到确保信用，维持和发展企业的作用。同时，商务函电公文语言

32、的特点，同时也具有信函的一般特征，因此通常在函电的开头语和结尾语中较多地运同时也具有信函的一般特征，因此通常在函电的开头语和结尾语中较多地运用正式的礼貌套语，这已成为商务函电的一大语言特色。用正式的礼貌套语，这已成为商务函电的一大语言特色。商务函电作为公文应予以保存，因此在起草该类文书时，必须注意文书商务函电作为公文应予以保存，因此在起草该类文书时，必须注意文书应该具有一定的效力。应该具有一定的效力。 商务函电在机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达商务函电在机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文书文稿的好坏直接影响对外形企业决策中

33、发挥着越来越重要的作用，公文书文稿的好坏直接影响对外形象，对内信息传达的准确度。一方面商务函电是记录企业运营的信息载体，象，对内信息传达的准确度。一方面商务函电是记录企业运营的信息载体，也是企业沟通力、执行力的重要保障因素。也是企业沟通力、执行力的重要保障因素。 商务函电也体现一企业的企业文化，在实际应用的商务函电中，由于商务函电也体现一企业的企业文化，在实际应用的商务函电中，由于企业和文稿起稿人不同，在函件的编排、结构、语言表述和行文措辞方面企业和文稿起稿人不同，在函件的编排、结构、语言表述和行文措辞方面会呈现多样化。但无论商务函电的多样化如何呈现，其共同的要点可以归会呈现多样化。但无论商务

34、函电的多样化如何呈现，其共同的要点可以归纳为以下两点：纳为以下两点：第一是采用简洁易懂的文书形式第一是采用简洁易懂的文书形式第二是采用恰当的信息交互方式第二是采用恰当的信息交互方式 以上两大要点的缺失，都会妨碍业务的顺利进展。因此，有必要从商以上两大要点的缺失，都会妨碍业务的顺利进展。因此，有必要从商务函电所承载的重要作用中考察这两大重要因素。务函电所承载的重要作用中考察这两大重要因素。第一节商务函电的起草方法第一节商务函电的起草方法 采用横书格式采用横书格式 使用使用A4纸纸 商务函电除了问候明信片之类特例外，以使用横书格式和商务函电除了问候明信片之类特例外，以使用横书格式和A4纸为基本。纸

35、为基本。文字的大小和行距应从便于阅读的角度去考虑，同时注意对一些不得已需要文字的大小和行距应从便于阅读的角度去考虑，同时注意对一些不得已需要使用的生僻字加注读音。使用的生僻字加注读音。 遵循一事一文原则遵循一事一文原则 一文中如果同时陈述几件事情，会妨碍理解，也会让事件失去本应有的一文中如果同时陈述几件事情，会妨碍理解，也会让事件失去本应有的分量。另外，作为致歉信或者问候信则有失礼仪。分量。另外，作为致歉信或者问候信则有失礼仪。 行文简洁扼要行文简洁扼要 商务函电文稿的行文遣词尽量避免复杂和冗长的表述，不宜使用比喻和商务函电文稿的行文遣词尽量避免复杂和冗长的表述，不宜使用比喻和倒置的手法书写商

36、务函电文稿。倒置的手法书写商务函电文稿。 使用附件使用附件 商务函电以一页纸为基本原则。如需要表格、图表、图像、地图等资料商务函电以一页纸为基本原则。如需要表格、图表、图像、地图等资料时，可以另备附件。陈述内容多，文稿页数超过一页时，必须编写页码。时，可以另备附件。陈述内容多，文稿页数超过一页时，必须编写页码。第二节商务函电的结构第二节商务函电的结构2-1函电的基本书写格式函电的基本书写格式 商务函电有基本的固定格式，由商务函电有基本的固定格式，由“文書番号文書番号、前文前文、本文本文、末文末文、結語結語”构成。在通用的横书格式和问候邀请类的竖写格式中，其各自构成。在通用的横书格式和问候邀请类

37、的竖写格式中，其各自的常见惯用形式如下：的常见惯用形式如下：横书格式横书格式A 发文号日期【文書番号日付】 B 收函人【宛名】 需写所属部门和职务。公司收函时后续“御中”，个人收函时后续“様”，有职务者“（职务）内山様”。 C 公司名称部门职务姓名 【社名所属役職氏名】 可同时写地址与联系电话。联名发函时按职务高低顺序落款。 D 标题【】 简洁表明主题，“”“件”标题比较常见。 E 前文(开头语+季节问候语+感谢语) 【前文(頭語+時候挨拶+謝意)】 前文以三要素各自丰富的组合构成。文中根据需要也可以省略谢意部分。 F 主文或正文（致函事项说明）【主文（用件説明）】致函事项为与标题联动的主题内

38、容，在说明部分中陈述致函事项的理由和背景。 G 结尾文（結結語）【末文（結結語）】 总结致函中心意图。邀请函之类的文书，为了引起对方的重视，该部分必须有画龙点睛之功。 H 其他【他】 如果内容比较简单，可以在文中附加“下記要領”字样，在、“記”下行起注明相关内容。如有附件，写明附件名称、数量等。 内部文书内部文书 上述系对外文书上述系对外文书的文稿范例，在编的文稿范例，在编写内部文书时省略写内部文书时省略公司名称，公司名称，E部分部分使用使用“平素世話”或或“毎業務、誠苦労様”等、等、G部部分则使用分则使用“忙中恐縮願”等问候语。等问候语。甚至，有些内部文甚至，有些内部文书可以省略书可以省略E

39、和和G部分的文字。另外，部分的文字。另外，在发内部活动通知在发内部活动通知时，可以使用软柔时，可以使用软柔的字体和插图。的字体和插图。2-2函电的基本结构（函电的基本结构（文書番号、前文、本文、末文、結語）（1）文書番号（发文号）（发文号）（2）前文（开头文）（开头文）“前文前文”的基本形态的基本形态 商务日语函电的商务日语函电的“前文”由由“开头语（頭語）开头语（頭語）+ 季节问候语（時候季节问候语（時候挨拶）挨拶）+ 感谢语（謝意）感谢语（謝意）”构成基本结构。构成基本结构。通常在季节问候语之后另通常在季节问候语之后另起一行写感谢语。感谢语由则起一行写感谢语。感谢语由则“祝福辞祝福辞”与与

40、“感谢辞（或致歉辞）感谢辞（或致歉辞）”构成。构成。开头语（頭語）：开头语（頭語）：謹啓、拝啓、謹復、拝復謹啓、拝啓、謹復、拝復开头语的使用原则：开头语的使用原则：“謹啓謹啓”用于去函的庄重场合用于去函的庄重场合“拝啓拝啓”用于去函的普通场合用于去函的普通场合“謹復謹復”用于复函的庄重场合用于复函的庄重场合“拝復拝復”用于复函的普通场合用于复函的普通场合祝福辞祝福辞： 繁栄繁栄慶慶申申 上上隆盛隆盛由、大慶由、大慶存存清栄清栄 拝察申拝察申 上上発展発展趣、何趣、何存存 上上感谢辞感谢辞：日頃引立賜、厚御礼申上毎格別厚情賜、度用命賜、深感謝致歉辞：致歉辞：毎毎手数手数、申申度度当方当方手違手違

41、多大多大迷惑迷惑、誠、誠申申、深深詫詫申申 上上（3）本文本文（主文或正文）（主文或正文）商务日语函电中商务日语函电中“本文”为书写函电事项的部分，起头需要一个为书写函电事项的部分，起头需要一个从从“前文”导入正文而改变话题的导语导入正文而改变话题的导语“起言葉”，常用的导语，常用的导语如下所列：如下所列： “”、“”、“実”、“時”、“”、“願件”、“早速”等等。等等。 没有没有“前文”的函电，自然不必的函电，自然不必“起言葉”。通常内部文书通常内部文书可以省略寒暄措辞，直接进入主题。可以省略寒暄措辞，直接进入主题。（4） 末文（结尾文（结尾文+结语）结语）结尾文：结尾文：普通结尾文普通结尾

42、文略儀略儀、書面、書面挨拶申挨拶申 上上以上、以上、礼礼願願取取 急急書面書面、挨拶申挨拶申 上上急急報告申報告申 上上、別紙、別紙案内申案内申 上上挨拶挨拶依頼申依頼申 上上待复结尾文待复结尾文多忙多忙存存、返事返事賜賜願願申申 上上折折 返返返事返事、願願申申 上上催促结尾文催促结尾文何何都合都合存存多用中多用中多忙多忙、手数手数结语：结语：结语（结语（結語）是与开头语中的）是与开头语中的“頭語”相呼应使用的套语，使用相呼应使用的套语，使用规则如下：规则如下：頭語結語謹啓謹復拝啓拝復謹言謹白敬具敬白拝具第三节商务函电的书写方法第三节商务函电的书写方法3-1 “6W2H”8要素要素（1）Wh

43、en发函日期、实施日期、期限、期間、开办时间、星期、结算日、决策日等。发函日期、实施日期、期限、期間、开办时间、星期、结算日、决策日等。（2）Where地址、场地、会议点、集合地点、收件地点、交接地点等。必要时，地址、场地、会议点、集合地点、收件地点、交接地点等。必要时，添加地图，明示有无停车场等信息，提供交通信息。添加地图，明示有无停车场等信息，提供交通信息。（3）Who收发函人姓名、主办单位名称、招待者名称等，文责归属，事项相关人。收发函人姓名、主办单位名称、招待者名称等，文责归属，事项相关人。（4）What简洁的事项名称、函电宗旨、会议内容、物品内容、事项内容等。简洁的事项名称、函电宗旨

44、、会议内容、物品内容、事项内容等。（5）Whom目标人目标人（6）Why发函的目的、理由、根据、计划、方针、意图等。发函的目的、理由、根据、计划、方针、意图等。（7）How达到发函目的所要手段、方法、程序、措施等。达到发函目的所要手段、方法、程序、措施等。（8）How muchmanylong预算、报价、经费、费用、订货量、分量、日数、时数等。预算、报价、经费、费用、订货量、分量、日数、时数等。3-2 行文需简洁行文需简洁 文章短小精干，目的明确，标的清晰文章短小精干，目的明确，标的清晰 为了便于阅读，句子的字数以为了便于阅读，句子的字数以45字左右，字左右，25字为一行的结构。字为一行的结构

45、。 一段落以一段落以78行、字数行、字数150250字比较理想。字比较理想。 善于归纳要点书写文章是商务人员应该具备的条件。善于归纳要点书写文章是商务人员应该具备的条件。3-3 长文章要添加摘要长文章要添加摘要 即使是业务报告类文件，文章长度以即使是业务报告类文件，文章长度以45页为宜。页为宜。 超过超过5页的文章，需在开头部分加上摘要。页的文章，需在开头部分加上摘要。 如果文章内容复杂、数据较多时，可另起一页书写结论和要点。如果文章内容复杂、数据较多时，可另起一页书写结论和要点。3-4 分项编写，简洁明了分项编写，简洁明了 无论内容怎样复杂的文章，将事项一项一项分开整理，即可令读无论内容怎样

46、复杂的文章，将事项一项一项分开整理，即可令读者容易理解。者容易理解。 分项编写手法利用得当，按照事项的重要顺序书写，可令文章井分项编写手法利用得当，按照事项的重要顺序书写，可令文章井然有序。然有序。 容易发现遗漏部分，可以防止内容缺失。容易发现遗漏部分，可以防止内容缺失。 写作高水平文章，需要善于从广泛收集众多的数据与资料中，甄别选用最有用写作高水平文章，需要善于从广泛收集众多的数据与资料中，甄别选用最有用的东西。的东西。 通篇挤满文字的文章只能削减和降低读者的阅读欲望与热情。通篇挤满文字的文章只能削减和降低读者的阅读欲望与热情。 字里行间适当留出一些空白也是写作商务函电的重要要素。字里行间适

47、当留出一些空白也是写作商务函电的重要要素。 把握可读性、准确性、内容量尤为重要。把握可读性、准确性、内容量尤为重要。3-5 善于省略和整理善于省略和整理3-6 文稿必须易读易懂文稿必须易读易懂1. 准确定位读者准确定位读者 商务函电必须是让没有直接关系的第三者都能够十分理解的文章。商务函电必须是让没有直接关系的第三者都能够十分理解的文章。 不使用专业术语、内部习惯用语。不使用专业术语、内部习惯用语。 考虑收函人与发函人的关系遣词用字，不误用敬语。考虑收函人与发函人的关系遣词用字，不误用敬语。 2. “起起承承转转提提”，结论先及，结论先及 商务函电通常先及结论。商务函电通常先及结论。 商务函电

48、与普通文章的商务函电与普通文章的“起承转合起承转合”不同，应该采用不同，应该采用“起承转提（提起承转提（提案）案）”。 冗长啰嗦的说明，最后才能抓住要点的文章，对于读者而言就不算是冗长啰嗦的说明，最后才能抓住要点的文章，对于读者而言就不算是好文章。好文章。 模仿优秀范文的商务写作效率最好，特别是内部文书有必要沿用该企模仿优秀范文的商务写作效率最好，特别是内部文书有必要沿用该企业的惯例文章格式。业的惯例文章格式。 3. 具备基本条件具备基本条件 商务函电使用现代通用标记。商务函电使用现代通用标记。 尽量避免使用旧式假名标记和日常会话中已经不用的语言表述方式。尽量避免使用旧式假名标记和日常会话中已

49、经不用的语言表述方式。 除企业之间的正式交流使用的文书外，普通采用除企业之间的正式交流使用的文书外，普通采用“”文体。文体。 同一文章必须使用同一文体。同一文章必须使用同一文体。第四节起草顺序第四节起草顺序4-1 定好标题定好标题 考虑好发函内容，尽量选择简洁的标题。充分考虑标题与内容的整合考虑好发函内容，尽量选择简洁的标题。充分考虑标题与内容的整合性，以免给收函人带来困惑。性，以免给收函人带来困惑。4-2 起草发函起草发函内容内容 决定发函格式，从发函编号、日期、收函人、发函人落款起稿。考决定发函格式，从发函编号、日期、收函人、发函人落款起稿。考虑文书的性质与收函人的关系，书写问候语、开头语

50、、结束语等。需要同虑文书的性质与收函人的关系，书写问候语、开头语、结束语等。需要同时发送附件则预先准备附件。时发送附件则预先准备附件。4-3 文中的文中的“说明说明”部分，首先考虑采取分项编号分项编写文章格式部分，首先考虑采取分项编号分项编写文章格式 实际起稿时，该部分往往最为费时，而且，在下一项中可能涉及。实际起稿时，该部分往往最为费时，而且，在下一项中可能涉及。因此，该部分的内容可以预先在计算机的因此，该部分的内容可以预先在计算机的“记事本记事本”上整理出来，然后上整理出来，然后在文中改为容易理解的文体，这种方法在商务函电中不失为一种便利的在文中改为容易理解的文体，这种方法在商务函电中不失