机电设备安装公司物资管理办法.wps
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1、机电设备安装公司物资管理办法机电设备安装公司物资管理办法编制单位:机电设备安装公司编制单位:机电设备安装公司编制时间:编制时间:xx 年年x 月月第第1 1条、条、 物资管理职责物资管理职责1、 机电设备安装公司负责各项目材料招标采购的监督工作2、凡工程大宗主材(每种)一次性采购在 5 万元以上的材料设备,必须找35家生产厂家或商家,进行公开招标。3、 暂估材料、 设备的招标由项目部负责组织甲方、 监理、 厂家、厂商进行招标,项目负责人可邀请公司部分评委参加。4、 标书由项目部发放,其内容由项目部争取物资设备部意见后编制。物资设备部存档。招标费由财务部统一收取,冲抵项目成本。5、 物资设备部负
2、责招标的监督管理工作,中标后的合同签定、管理、供货中的监控、每月与厂家商家的对账工作等。第二条、材料计划管理第二条、材料计划管理材料计划分为:单位工程材料总需用计划和月度材料需用计划。1、单位工程材料总需用计划1.1 各项目部应在收到图纸并绘审后一个月内提出单位工程安装材料总需用计划一式三份交公司物资设备部。正式开工后 14 天内项目部需上报物资设备部材料设备招标一览表 (分暂估和非暂估列明细表,注明材料、 设备名称、 规格、型号、招标日期)。1.2 因甲方或设计部门提出的变更,各项目部应及时编制调整计划报公司物资设备部。1.3 由甲方提供的材料,按上述办法列明细表,报公司物资设备部。2、月度
3、材料需用计划2.1 各项目部依据施工计划和施工组织设计编制月度材料计划,经项目经理审核、签字后,按期上报机电公司物资设备部。由于施工计划调整或其它原因,各项目部可根据实际情况编制月度材料补充需用计划,经项目水电经理审核签字后,按期上报物资设备部。2.2 材料需用计划的名称、规格、计量单位一律按材料预算价格本中的名称、 规格、 计量单位填写统一,不得简化、 自创。质量要求、 数量单位、 收料地点、 供货时间要逐一填写不得漏项。2.3 材料员将材料申请计划编制好,由项目经理审核、 签字后,一式三份,一份送土建,一份项目自留,一份报送物资设备部。各项目部和物资设备部要将材料需用计划按月装订成册保存,
4、以备贯标检查。2.4 月度材料需用计划每月分 3 次编制项目经理签字后上报。 填写进场时间,。 各项目每月20日前报下月的材料需用计划。每月 1日和12日前报月度材料补充需用计划。各项目部材料员按上述日期将材料需用计划报给物资设备部。2.6 物资设备部计划员收到各项目材料需用计划后,结合库存情况编制材料采购计划,所采购材料技术要求、规格型号、数量、需用时间、收料地点应表达清楚。第三条、材料采购管理第三条、材料采购管理1、分供方的选择1.1 对于招标额度超过管理办法约定额度的材料,机电设备安装公司的评标小组成员及项目经理、项目相关人员、共同组成评标小组,进行投标评审工作。1.2 评标小组成员:组
5、 长:马现勇副组长: 胡刚、代丽臣成 员:计永强、 代立臣、 钟正甬、 项目经理及项目相关成员。1.4 物资设备部及各项目部根据材料类别共同选择供货商及厂家。每种材料、设备至少选择35 家供货商。1.5 各项目部负责招标文件发放工作,通知通过资质审查的供货商按招标文件规定的时间、地点领取招标文件,按规定的时间组织评标小组开标,评标。投标时材料供货商必须携带样品进行封样(封样必须符合法律举证要求)。1.6 评标小组确定的供货商厂家,由物资设备部负责签订合同,合同的执行过程由项目和物资设备部共同协作完成。1.7 评标原则:公开、公正、公平、低价、合理。1.8 对工程常用的大宗材料,可通过一次投标,
6、确定后供货方进入 合格分供方手册 可长期供货。 采购价格随市场调整及时调整。1.9 招、 投标程序应按照贯标要求及中航天建设工程公司的有关规定进行。2、物资设备部按贯标要求建立合格供方手册、合格供方资质档案,采购员填写供货记录。3、 各项目采购员必须依据主管领导批准的采购计划,在确定的合格分供方内采购。4、 采购工作必须坚持采购价与暂估价、 造价信息分离、 采购与分供方管理分离的约束机制,不允许越权办事。4.1 采购价格要争取出厂价、优惠价及赊购,要净化购货渠道,加大价格管理力度。在资金紧张的情况下为保证供应,对供货商进行分类、 排队,与供应质量好、 价格低、 服务好的供货商建立稳定、互惠的供
7、购关系,在采购量、付款方式、 付款顺序等方面给予适当照顾。 对供货质量次、 价格高、服务差的供货商坚决淘汰。5、由物资设备部负责与供货商签订供货合同。合同内容除通用条款外,必须包括材料需用计划中要求的内容,必须附有质量保证书,合同条款必须明确双方责任。采购合同必须由机电设备安装公司经理和项目经理签字。6、材料运输原则上采取分供方送货的方式,运输过程中出现的问题由分供方负责。7、对零星材料和应急材料,各项目部可自行采购,采购后的发票交材料采购员办理入库、调转。8、各项目部根据施工合同规定组织接收甲方提供的产品,根据产品的名称、 规格、 数量、 质量要求检验标准等组织接收、验证,并将材料明细报物资
8、设备部一份。甲方提供的物资超过需用量或由于设计变更致使材料多余,特别是一些专用特殊材料,应及时与甲方联系办理退货手续。第四条、材料财务部核算第四条、材料财务部核算1、机电公司对项目部调拨的物资(材料、设备),一律按采购价转账。每月结算1 次。2、 采购员应根据各项目部 工地收料凭证 填写 材料入库单,在“收料仓库”栏写明收料单位名称,“借据号”栏内标明工地收料凭证编号,其中的第二联“会计”联交财务部。3、采购员或各项目部用现金采购的零星材料,统一由机电公司采购员填写材料入库单交材料保管员签字验收后入库、转账。4、对各项目部共同使用的总库材料,由总库保管员填写物资调拨凭证调拨。5、 总库及各项目
9、部之间材料调拨,双方签字认可报财务部审核后与当月材料入库单一同调转。6、 为加强管理,避免出现由于资金等诸多原因,导致材料进工地并已使用,但没有发票,无法办理正式手续,使财务部的库存账面出现赤字的情况,对经过材料保管员验收,但无发票的材料,由采购员填写材料入库单,填写时在“发票号”栏注明“暂估”两字。对已暂估入库的材料,开具正式发票后,采购员用红笔、红复写纸填写材料入库单标明原单号码,按“暂估”时原数冲回暂估。 同时,用蓝笔、 蓝复写纸按正式发票填写 材料入库单正式入库。如冲消的暂估材料不能原数冲回,应由财务部人员在原暂估单上注明冲消的数量金额并签章。7、物资设备部每月 17 日前由采购员把材
10、料调拨单及时交给财务部,20 日财务部调给各工地,28 日各工地材料员把耗料单交给财务部,材料员明细账要与财务二级账核对。材料暂估、入库的供货单位有合同的按合同公章名称办理,发票财务章需和合同公章一致,无合同的按发票章办理。采购员应付账款明细账与财务的对账单核对。第五条、现场仓库管理第五条、现场仓库管理1、材料的接运:1.1 项目部材料保管员做好准备进场材料的卸货地点。 卸货前应先检查材料在车上的状态。 如遇雨淋、 倾倒、 挤压等损坏现象,应查明原因,并做好记录,必要时请相关人员签字。1.2 材料保管员要认真监督卸车工作,监督卸车的情况,防范卸车过程中虚假作弊现象,避免材料在卸车时受损,对卸货
11、过程中发现损坏的物品应当场做好记录,请相关人员签字。2、材料的验收:2.1 材料到现场后,材料保管员和技术员一同对材料的数量、质量进行检查、验证,防止亏吨、 亏方差数,加强现场材料、 成品、 半成品的管理,保证材料安全、 防止丢失、 损坏、 串用,认真做好材料验收工作。2.2 材料保管员和专业工长共同对进场的材料的数量、 外观质量及相关质量证明文件进行检验。要认真检查材料的名称、规格、 型号、 数量与送货清单是否相符,按件、 个计量的材料均应逐个、逐件点数,相符者才能填写工地收料凭证,工地收料凭证是现场收料的依据,工地夜间要有人值班收料,并持有工地收料凭证,工地收料杜绝打白条。2.3 工地收料
12、凭证 “验收”栏必须有材料员和专业工长(或技术员)签字方能有效。 工地收料凭证 必须按类别、规格填写,不得种类混淆。2.4 材料保管员负责组织填写 物资检验和试验认定记录 ,技术员经对“质量证明书”的验证,结合材料保管员的检验记录,对进场材料质量进行分析认定,合格者在物资检验和试验认定记录上签署认定意见。2.5 发现不合格材料后,材料保管员应立即通知采购员,并由采购员填写不合格物资评审记录,报主管领导进行审批,经批准后按有关规定执行。2.6 需开箱检验的设备进场后,由项目水电经理、 建设(监理)、供货方共同开箱检验,并进行记录,填写设备开箱记录。3、甲方提供的材料按照上述规定执行。4、 各项目
13、部材料员要建立收、 发料台账。 从机电公司总库领取材料时所开具的物资调拨单第五联等同于工地收料凭证。凡有工地收料凭证或物资调拨单第五联的都要记收料台账。收、发料台账要求逐笔填写。物资设备部每月进行检查。各项目部的工地收料凭证每月15日前交公司物资设备部,上交时,材料保管员要按材料类别填写明细表一式两份,表内注明收凭证号码、收料时间,并请水、电采购员签字。5、 材料的保管、 发放:现场材料必须按类别、 分品种、 分规格存放,不允许乱堆乱放或不分类别码垛,必须做到“三清”“四相符”、“四防”。仓库管理的基本方法是“四号定位”、 “五五摆放”;材料的使用过程中除按领料单严格控制发料外,还要对施工过程
14、中材料使用情况进行监督管理。6、材料耗用管理:6.1 月度材料耗用汇总表应以领料单为依据,结合实物盘点,做到与工程统计报量同步。材料耗用汇总表要严格按照材料分类明细表填列,一张一类,排列顺序应尽量与明细账账页排列顺序一致,以利记账。耗用的项目要写清楚,耗料汇总表必须经财务部审核签字才能记材料明细账。6.2 耗料汇总表计价,以物资调拨单单价计价,账面上有二个以上单价者,应根据“先进先出”的原则计价。6.3 耗料汇总表上耗用的材料数量应与领料单上开具的数量相符。耗用汇总表一式四份,经项目水电经理审核签字后连同领料单于每月 25 日一起交物资设备部,由物资设备部交于财务部审核签字,返回工地一份、物资
15、设备部一份、财务部、经营计划部一份各负其责。第六条、工地退料及回收第六条、工地退料及回收各项目部因设计变更等原因造成本工程不再使用的材料,原则上由各项目部材料保管员和厂家联系退货。至该工程竣工时,积压的材料(不包括设备、 阀门部件、 暖气片等)一般不应超过该材料总量的5%。1、退料1.1原包装、不锈蚀、无损坏且通用的,按调拨价70%退回;1.2已开包、有锈蚀但通用的,按调拨价60%退回;1.3 已锈蚀或淘汰及限制使用的产品,按 20%或按无值退回;1.4各项目部应竣工后及时将剩余材料退回机电公司总库。2、回收工程生产过程中产生的边角料、 包装物、 废料等有值废旧材料变卖所得交机电公司财务部,冲
16、减工程成本。销售废料必须有制约机制,必须两个以上人员过磅或量方,并经公司领导审批。销售废料应开具调拨单,买卖人要在调拨单上签字,经办人、批准人签字一并俱全备存。第七条、材料使用量的控制制度第七条、材料使用量的控制制度为保证材料的合理使用,降低工程成本,安装公司特制订材料用量控制制度。本制度的执行由物资设备部与经营计划部密切协调、 共同完成。 责任人:物资设备部部长、 经营计划责任人:物资设备部部长、 经营计划部部长部部长。过程控制:1、 、 工程开工时,物资设备部应详细掌握项目的材料总计划量,同时经营计划部向物资部提供该项目的预算材料用量由经营计划部牵头,核实具体差量原因,根据原因,提出下一步
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