南开大学办公自动化系统使用说明.doc

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1、四川大学办公自动化系统操作手册四川大学四川大学办公自动化系统操作手册办公自动化系统操作手册四川大学办公自动化系统操作手册-第 1 页 共 30 页目录目录1.系统登录系统登录.21.1.四川大学办公自动化系统登录.22.系统设置系统设置.42.1.环境配置要求： .42.2.其他设置 .53.功能模块功能模块.63.1.个人办公 .63.1.1.待办事宜.63.1.2.如何翻页.73.1.3.个人群组.83.1.4.个人意见.93.1.5.相关下载.113.2.公文处理 .123.2.1.行政文件（发文）.123.2.1.1.如何进入行政文件（发文）.123.2.1.2.如何发文（拟稿）.13

2、3.2.1.3.部门 OA 秘书（或拟稿人）.163.2.1.4.如何会签 .193.2.1.5.两办文书 .203.2.1.6.如何传阅文件.243.2.1.7.如何分发文件.273.2.1.8.文件查询 .273.2.2.行政文件（收文）.283.3.发文传阅 .283.3.1.行政文件.283.3.2.党委文件.30四川大学办公自动化系统操作手册-第 2 页 共 30 页1. 系统登录系统登录1.1.四川大学办公自动化系统登录四川大学办公自动化系统登录打开浏览器，输入校园信息化门户地址：http:/ 统一身份认证用户名和密码规则如下统一身份认证用户名和密码规则如下：、用户名规则、用户名

3、规则：教师职工号、初始密码规则初始密码规则： 从个人身份证号中截取最后 6 位数字作为密码，如果不正确，请尝试取 18 位身份证号的 1217 位18位位身身份份证证号号密密码码截截取取示示例例：以上两种初始密码都不正确，或者对登录、别名设置及密码修改有任何疑问，请联系学 校信息管理中心管理员。进入办公自动化系统登陆页面如下图。四川大学办公自动化系统操作手册-第 3 页 共 30 页系统登录后，进入校园信息门户，如下图：选择“OA 办公办公”后，进入办公自动化系统首页，如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第 4 页 共 30 页首先请下载 OA 环境设置工具环境设置工具并安装，系统支持以

4、IE 为内核的浏览器。2. 系统设置系统设置2.1.环境配置要求：环境配置要求：1、操作系统必须统一安装、操作系统必须统一安装 office，且不与，且不与 WPS 兼容：兼容：四川大学办公自动化系统操作手册-第 5 页 共 30 页2.2.其他设置其他设置IE8 浏览器浏览器：在在 IE 工具工具-internet 选项选项-高级高级，将安全项下“启用内存保护以防止联机攻击启用内存保护以防止联机攻击” 前面方框“”去掉，再进行安装windows 7 操作系统：操作系统：在“控制面板控制面板-用户账户控制用户账户控制” ，将“更改用户账户控制设置更改用户账户控制设置”设为 “从不通知从不通知”

5、 ，重启机器。 （待全部设置完成，办公系统正常工作后可恢复为默认状态） 。在在 IE 工具工具-internet 选项选项-高级高级，将安全项下“启用内存保护以防止联机攻击启用内存保护以防止联机攻击”前面方框“”四川大学办公自动化系统操作手册-第 6 页 共 30 页去掉，再安装“Word 插件插件” ，重启 IE 浏览器3. 功能模块功能模块3.1.个人办公个人办公3.1.1. 待办事宜待办事宜用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击左边菜单“”中的“” ，显示如下页面：该页中显示出当前用户所有待办事宜的 缓急、标题、需要进行的操作、发件 人以及发件的日期。用户可以点击相应的标题打开文档，同时

6、用户可对这些文档四川大学办公自动化系统操作手册-第 7 页 共 30 页进行“删除”操作或是“查询”操作。待办事宜提示用户需要办而没有办的事宜。 “待办事宜”显示出各待办事宜以 及其它类型，点击类型前“ ”或“”将只显示事宜类型。如下图：点击各类型前的“ ” ，则显示出此类型下的文档，点击“”可显示各类 型下相应的文档。3.1.2. 如何翻页如何翻页在“”的底部，显示了当前的页数和记录总数。如下图：用户可以通过点击“”进行翻页的操作。3.1.3. 个人群组个人群组用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击首页上的工具条“”，再点击左边菜单中的“”，主要建立个人常用人员的群组分类，显示个人群组页面，

7、如下所示：四川大学办公自动化系统操作手册-第 8 页 共 30 页新增新增：点击“个人群组页面”中的“”按钮，得到以下页面：填写排列序号，群组名称，群组成员可以点击选择如下图：选择人员，点击保存后即可建立群组成员。删除：删除：进入个人群组，选择要删除的群组，点击即可，如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第 9 页 共 30 页3.1.4. 个人意见个人意见用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击首页上的工具条“”，再点击左边菜单中的“”，主要建立个人常用 意见，显示个人意见页面，如下所示：（个人意见页面） 该页面显示所有常用意见，点击常用意见，可以进行查看或修改。新增：新增：点击“个人意见页

8、面”中的“”按钮，得到以下页面：四川大学办公自动化系统操作手册-第 10 页 共 30 页在“意见用语”输入新的意见用语，点击“” ，弹出以下提示：点击“确定” ，系统自动返回“个人意见页面” ，此时新建用语也出现在其中。 点击“”按钮也可直接新增意见用语，但在点击“”按钮 之前，必须先填写“意见用语”一栏，否则会弹出以下提示：删除：删除：点击“”按钮进行删除，点击时必须先选择要删除的对象，否则将会弹出：如何翻页：如何翻页： 在“个人意见页面”的底部，显示了当前的页数和记录总数。如下图：用户可以通过点击“” ，进行翻页的操作。当用户知道具体文档的页数的时候，用户可在输入框中输入相应的页数，然后

9、点击“”按钮，就可以转到相应的页面进行查看文档。个人意见的使用个人意见的使用:如流转中填写意见，点击“”按钮，弹出意见选择窗口：四川大学办公自动化系统操作手册-第 11 页 共 30 页用户可以进行意见的选择。3.1.5. 相关下载相关下载用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击首页上的工具条“”，再点击左边菜单中的“”，主要是提供公共资 料下载，如：办公自动化系统操作手册、学校发文正文字体下载等，如下 所示：点击相应的标题后，进入下载页面，如下图：弹出如下窗口，如下图所示：四川大学办公自动化系统操作手册-第 12 页 共 30 页将文件保存到相应的位置后，安装即可。 3.2.公文处理公文处理3

10、.2.1. 行政文件（发文）行政文件（发文）“党委文件（发文）党委文件（发文） ”参照“行政文件（发文）行政文件（发文） ”3.2.1.1.如何进入行政文件（发文）如何进入行政文件（发文）用户登陆办公自动化系统后,点击左边菜单中的“”，再点击“”，如下图所示：页面显示行政发文的当前处理人、当前状态、文件标题、拟稿时间和拟稿部 门。用户可点击其中一条记录，查看文件的具体内容。待办文件：待办文件：当前状态需要自己办理的；在办文件：在办文件：经过自己办理，但整个文件流程未办理完成的；办结文件：办结文件：经过自己办理，但整个文件流程办理完成的；四川大学办公自动化系统操作手册-第 13 页 共 30 页

11、3.2.1.2.如何发文（拟稿）如何发文（拟稿）1、进入行政发文页面后，点击“新建”按钮，如下图所示：2、注意事项（1）文种：选择此次发文的文种类别（2）文件标题：为必填项；如未填直接点击“”按钮，系统会提示：（3）起草正文起草正文：点击“按钮后，弹出文档编辑页面，如下：四川大学办公自动化系统操作手册-第 14 页 共 30 页用户可以直接书写发文内容，也可以通过左上角“文件”选择“插入本地文件” ，进行发文内容整理，如下图：(4)附件：当用户填写完相应资料，点击“”按钮，选择相应的附件点击“”按钮进行添加，如未选择附件直接点击“”按钮，系统将提示：附件添加如有误，用户可以在相应附件前方框里标

12、注“” ，点击“”按钮删除附件。（5）点击发文管理稿纸页面的“”按钮，保存所填写的项。四川大学办公自动化系统操作手册-第 15 页 共 30 页点击“”按钮，可查看流转信息。 点击“”按钮，系统将弹出窗口：用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人 员，完毕后点击“”按钮，将弹出发送成功窗口：四川大学办公自动化系统操作手册-第 16 页 共 30 页文件发送成功。 如果需要退回文件，则进入“发文管理” ，选择相应文件，进入页面后，如果下一步人员还未进行操作，则点击 “” ，文件重新收回，再根据实际情况进行发送。3.2.1.3.部门部门 OA 秘书（或拟稿人）秘

13、书（或拟稿人）从首页“”选择需要处理的文件：点击文件标题后，进入如下页面：四川大学办公自动化系统操作手册-第 17 页 共 30 页点击“”按钮，系统将弹出窗口：或者点击“” ，将弹出如下页面：选择需要的会签部门及会签人员。四川大学办公自动化系统操作手册-第 18 页 共 30 页部门公文管理员（拟稿人）会根据文件实际情况来执行。点击“”按钮，将弹出发送成功窗口：文件发送成功。 如果需要退回文件，则进入“发文管理” ，选择相应文件，进入页面后，如果下一步人员还未进行操作，则点击 “” ，文件重新收回，再根据实际情况进行发送。3.2.1.4.如何会签如何会签从首页“”选择需要处理的文件：点击文件

14、标题后，进入如下页面：四川大学办公自动化系统操作手册-第 19 页 共 30 页填写会签意见，点击“”按钮，弹出如下成功页面：文件发送成功。 如果需要退回文件，则进入“发文管理” ，选择相应文件，进入页面后，如果下一步人员还未进行操作，则点击 “” ，文件重新收回，再根据实际情况进行发送。3.2.1.5.两办文书两办文书从首页“”选择需要处理的文件：四川大学办公自动化系统操作手册-第 20 页 共 30 页点击文件标题后，进入如下页面：在“”里面可以看到文件的原始文件，并且可对文件进行修订，同时可以选择需要选择右上角“” ，如果选择“显示修改痕迹” ，如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第

15、 21 页 共 30 页看完原文或修订后。 点击“”按钮，可查看流转信息。点击“”按钮，可以选择会签部门及人员；编号时，页面如下选择相应点击“发文编号” “文种”后，点击“”按钮，系统将“发文编号” 自动进行编号，提示如下：，完成编号。点击“”按钮，系统将弹出窗口：四川大学办公自动化系统操作手册-第 22 页 共 30 页校办文书会根据文件实际情况来执行。点击“”按钮，将弹出发送成功窗口：文件发送成功。 如果需要退回文件，则进入“发文管理” ，选择相应文件，进入页面后，如果下一步人员还未进行操作，则点击 “” ，文件重新收回，再根据实际情况进行发送。点击“” ，表示该文件已办结，完成后，可进入

16、“”的“”办结的文件进行查询，如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第 23 页 共 30 页3.2.1.6.如何传阅文件如何传阅文件点击相应文件，进入如下 页面：注意事项注意事项：1、点击按钮“” ，弹出窗口，如下图所示：四川大学办公自动化系统操作手册-第 24 页 共 30 页点击“选择”按钮，可以选择所有人员，如下图：2、点击按钮“” ，弹出窗口如下图所示：点击“选择”按钮，只能选择部门内人员，如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第 25 页 共 30 页如何查看阅办情况如何查看阅办情况：点击按钮“” ，可以查看阅读情况，如下图所示：四川大学办公自动化系统操作手册-第 26 页 共

17、 30 页3.2.1.7.如何分发文件如何分发文件参照“如何传阅文件如何传阅文件”3.2.1.8.文件查询文件查询1、如何查询文件、如何查询文件如需要查询，可点击“”按钮，得到相应的页面如下：可以全文搜索，也可以通过文件标题、拟稿人、时间进行关键字搜索。需要注意的是 “发文日期”一栏有两个时间选择，只填前一个，表示查找此时间之后的所有文档；只填后 一个，表示查找在此时间之前的所有文档；如果两个都填写，则表示查找在这两个时间之间 的所有文档。 2、如何删除文档、如何删除文档 当用户是起草人或者具有系统管理员权限时，在“文件查询”页面会显示“”按钮。 当用户需要删除文档时，点击“”按钮,系统会提示

18、：点击“”按钮，文档将被删除；点击“”按钮，文档删除将被取消。 3、如何翻页、如何翻页 在“文件查询”页面的底部，显示了当前的页数和记录总数。如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第 27 页 共 30 页用户可以通过点击“” ，进行翻页的操作。当用户知道具体文档的页数的时候，用户可在输入框中输入相应的页数。3.2.2. 行政文件（收文）行政文件（收文）“党委文件（收文）党委文件（收文） ” 、 “行政文件（收文）行政文件（收文） ”均参照“行政文件（发文）行政文件（发文） ”3.3.发文传阅发文传阅3.3.1. 行政文件行政文件用户登陆办公自动化系统后,点击左边菜单中的“”，再点击“”，里面显示的是已经办结的文件，如下图所示：选择相应文件后，弹出如下页面：四川大学办公自动化系统操作手册-第 28 页 共 30 页点击按钮“” ，弹出窗口，如下图所示：点击“选择”按钮，可以选择所有人员，如下图：四川大学办公自动化系统操作手册-第 29 页 共 30 页3.3.2. 党委文件党委文件参照“行政文件行政文件”