总经理办公室岗位说明书.doc

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1、总经理办公室 一、经理办公室部门职责1二、经理办公室岗位设置3三、经理办公室岗位职务说明书5经理办公室主任职务说明书5行政秘书职务说明书8行政文员职务说明书10法律事务专员职务说明书12档案管理员职务说明书14打字文印员职务说明书16小车司机职务说明书18电话员职务说明书20事务员职务说明书22一、经理办公室部门职责1、办文办会1.1围绕公司发展战略和阶段性工作重心，负责起草公司综合性工作计划、总结和报告，起草公司领导授意的其他文件。1.2起草和审核以公司名义发出的公文。1.3负责经理办公会议议题的收集、审核。1.4负责公司综合性文件的拟、存、收、发、传及相关资料的立卷、归档工作。1.5负责以

2、公司名义召开的各类会议的组织、召集及会议记录和纪要整理，认真做好会前准备、会内服务和会后督查。2、综合协调2.1协助经理协调各职能部门、项目部、各专业公司之间的关系，促进合作与交流。2.2督促检查各职能部门、项目部、专业公司对集团公文、会议决定事项及领导批示的落实情况，跟踪调研并及时向公司报告。3、对外协作3.1搞好公司内外关系的协调和沟通，负责做好来客接待。3.2负责公司与各级政府、执法执纪部门关系的沟通和联系，及时对公司的外部环境进行分析和管理，积极开发外部环境资源。3.3负责公司涉外关系网络建设，统筹公司内各个渠道的各种关系资源的有效利用和共享。3.4搞好公司所有对外活动中事务性工作的计

3、划、安排和管理。4、督查催办4.1负责督查公司行政指令的贯彻、落实和执行。4.2制定和完善督查件的登记、转办、催办、反馈等具体制度，完成领导交办的督查任务。4.3负责会议决定、领导批示和授意的实施。5、档案管理5.1负责公司档案（人事档案除外）的整理、立卷、归档、鉴定销毁、统计等工作。5.2负责各种档案的日常借阅、保管工作。5.3指导下级单位的档案管理工作。6、常务管理6.1协助经理负责一般性政务处理和日常事务处理。6.2组织做好公司印鉴、介绍信的使用保管、函电收发工作。6.3及时编写公司备忘录和公司大事记。6.4编制、完善本部门的有关制度和管理规定，并组织检查、诊断和落实。6.5完成公司各项

4、行政规章制度的汇编，并抓好督促落实。7、服务保障7.1负责公司办公车辆管理和电话管理。7.2负责公司文件、材料的印刷、打字、复印、邮寄等工作。7.3负责公司办公室的分配调整及办公用品用具的采购与管理。7.4参与公司重大决策、合同合法性审核，处理公司法律事务。8、标准化管理8.1 负责组织公司管理标准、工作标准的编制和修订工作。8.2 负责公司标准化委员会的日常事务工作。8.3负责检查和考核标准的执行情况。二、经理办公室岗位设置经理办公室主任电话员小车司机行政文员事务员打字文印档案管理行政秘书三、经理办公室岗位职务说明书经理办公室主任职务说明书岗位名称经理办公室主任岗位编号公司在部门总经理办公室

5、岗位定员1直接上级主管副总经理工资等级直接下级法律事务专员、行政秘书、行政文书、小车司机、电话员、打字文印、档案管理、事务员岗位分析日期本职： 全面主持经理办公室的各项工作职责与工作任务: 职责一职责表述：负责公司行政管理总协调、督办等工作工作结果分送单位工作任务负责会议决定、领导批示和授意的实施负责对上级和公司领导决定的重要事项进行催办、督查监督检查公司决策和规章制度的贯彻执行情况，及时向领导反馈并提出建议职责二职责表述：组织和参与制定公司有关制度、计划、文件等工作结果分送单位工作任务组织和参与制定公司有关规章制度参与制定公司中长期规划组织起草公司工作目标、计划、总结，以及要求起草的其他文件

6、各种材料总经理职责三职责表述：负责信息的综合管理工作结果分送单位工作任务主持公司内外政策、政务信息的综合、汇总和分析，给公司领导提供客观反馈与建议政务信息总经理负责公司内外部信息及政务信息之间的传递工作职责四职责表述：本部门内部管理工作结果分送单位工作任务制定本部门工作计划并贯彻实施工作计划部门留存选拔、配备、评价下属人员，组织内部人员的培训负责内部人员工作的分配职责五职责表述：负责会议的组织，对外的联络、接待工作结果分送单位工作任务负责公司有关会议的召集、组织和督办会议纪要有关人员负责组织承担重要来宾、重要会议及大型庆典的接待、安排、协调工作代表公司与外界有关部门和机构保持联络，建立良好的合

7、作关系职责六职责表述： 负责法律事务工作工作结果分送单位工作任务对公司各种合同提供法律方面的支持组织普法工作，提供必要的法律咨询职责七职责表述： 负责公司标准化管理工作工作结果分送单位工作任务负责组织公司管理标准、工作标准的编制和修订工作负责组织公司标准化委员会的日常工作负责检查和考核标准的执行情况职责八职责表述：其他日常工作工作结果分送单位工作任务协调与上级主管部门、内部单位、地方政府部门的工作关系各类报告请示的审核处理 调配所辖车辆经公司领导授权，代表公司领导处理授权公务组织办公用品的采购、管理与分发发放纪录部门留存职责九职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：为公司领导决策提供建

8、议权限二：对布置的工作有监督检查权及命令整改权权限三：对本公司各类文件、制度、政策、管理的建议权权限四：根据法规和公司内制度对有关事项是否合法或合理的审定权权限五：对全公司行政管理工作的督办权权限六：对下属员工开展各项业务工作的监督指导权权限七：对直接下级岗位调配的建议权、任命权和奖惩建议权工作协作关系： 内部协调关系公司各部门、项目部、专业公司外部协调关系主管部门、兄弟单位、相关业务单位公司需记录文文件：汇报文件或报告、公司文件 、工作总结 、通知、信函任职资格：教育水平大学或具有中级以上职称专业行政管理、中文、企业管理等经验2-3年相关工作经验知识熟悉企业管理、行政管理、保密、国家有关的政

9、策法规等有关知识了解法律，人力资源管理、公共关系管理等有关知识具备计算机应用知识、较高的公文写作水平技能技巧 管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力 培训经历 人际关系培训 公文写作 有关法律（保密法、知识产权法、刑法）工作条件及其他使用工具设备计算机、电话、档案柜工作环境独立办公室 工作时间特征工作时间不固定，经常加班备注： 行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号公司在部门总经理办公室岗位定员1直接上级办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职： 协助办公室主任处理公司的行政事务，对公司重大决策以及合同合法性进行审核，处理公司法律事务职责与工作任务 职责一职责表述：文字工作具体内

10、容 1 完成公司总部重要文件、材料的起草、审核 2 负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档3 完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台， 4 建立公司总部管理制度汇编 负责公司总部日常性文件、材料的起草、审核工作结果分送单位工作任务完成公司交办的文件、材料的起草、审核报告、材料办公室主任 完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台行政管理制度办公室主任负责公司日常性文件、材料的起草并交主任审核职责二职责表述：参与会议的组织与管理，负责对所参加会议进行记录工作结果分送单位工作任务参与会议的组织与管理参加公司一般行政及办公例会，并及时整理会议记录，经批准后下发会

11、议记录会议记录相关人员公司会议组织筹备，参与综合、协调、督办事项职责三职责表述：合同合法性审核工作结果分送单位工作任务参与合同（非劳动合同）审核参与劳动合同、劳动关系管理参与政府等部门具体行政行为的办理（侵权性）职责四职责表述：处理法律事务工作结果分送单位工作任务处理以公司或公司所属单位为当事人的诉讼活动处理以公司为当事人的非诉讼活动职责五职责表述：对本公司其他部门、单位违法违规行为提出意见 工作结果分送单位工作任务对本公司其他部门、单位违法违规行为提出意见职责六职责表述：负责公司标准化管理工作工作结果分送单位工作任务负责组织公司标准的编制、修订工作负责公司标准化委员会的日常事务性工作检查和考

12、核标准的执行情况职责七职责表述：其他工作工作结果分送单位工作任务协助主任做好对外接待工作协助主任编写公司备忘录和公司大事记协助主任做好其他行政工作负责普法工作，作好法制宣传教育工作对公司属单位、部门提供法律服务对职工提供法律咨询服务职责八职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：对部门领导决策事项的建议权，对涉及法律的公司业务的审核、建议权权限二：对所布置工作的监督检查权及命令整改权，有关文件、资料的查阅权权限三：对本公司管理制度制定的建议权，有关法律事项的调查取证权权限四：根据法规和公司内制度对有关事项是否合法或合理的审定权工作协作关系： 内部协调关系公司各部门、项目部、专业公司外部协

13、调关系处理法律事务的政府部门、法院、检察院、公安局公司需记录文件：汇报文件或报告、公司文件 、工作总结 、通知、信函、法律文书、证据任职资格：教育水平本科或具有中级以上职称专业行政管理、中文、法律等经验2-3年相关工作经验知识掌握企业管理、行政管理、保密、国家有关的政策法规等有关知识具备计算机应用知识、较高的公文写作水平通晓法律技能技巧 管理技能、人际交往与协调、表达能力、写作能力培训经历公文写作、法律培训工作条件及其他使用工具设备计算机、打印机、电话、档案柜工作环境一般办公环境工作时间特征正常工作时间，有时要加班备注： 行政文员职务说明书岗位名称行政文员岗位编号公司在部门总经理办公室岗位定员

14、1直接上级办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职： 在办公室主任的领导下，负责日常事务工作职责与工作任务: 职责一职责表述：文书工作具体内容 5 完成公司总部重要文件、材料的起草、审核 6 负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档7 完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台， 8 建立公司总部管理制度汇编 负责公司总部日常性文件、材料的起草、审核工作结果分送单位工作任务负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档文件发放纪录部门留存负责行政文件的收集、保管、借阅及文件的定期归档立卷工作建立公司总部管理制度汇编 负责办公室文件的传递、催办，与上级主管部

15、门及其他下属单位的文件交换，办理来、发文登记职责二职责表：日常工作工作结果分送单位工作任务参与会议的组织与管理，做好会议的筹备工作。公司印鉴、介绍信的使用和保管职责三职责表述： 办公用品的采购与管理工作结果分送单位工作任务负责公司总部办公用品的采购负责办公用品的发放与管理发放纪录部门留存职责四职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：为部门领导决策提供建议权限二：对所布置工作的监督检查权及命令整改权工作协作关系： 内部协调关系公司各部门、项目部、专业公司外部协调关系公司需记录文件：汇报文件或报告、公司文件 、工作总结 、通知、信函任职资格：教育水平高中专业无经验1-2年相关工作经验知识了

16、解企业管理、行政管理、保密、国家有关的政策法规等有关知识具备计算机应用知识、一定的公文写作水平技能技巧 管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力 培训经历 公文国标及处理方法 有关法律（保密法、知识产权法、刑法）工作条件及其他使用工具设备计算机、档案柜工作环境一般办公环境工作时间特征正常工作时间备注： 档案管理员职务说明书岗位名称档案管理员岗位编号公司在部门总经理办公室岗位定员2直接上级办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职：负责公司的档案管理工作职责与工作任务: 职责一职责表述：制定档案管理制度、监督档案管理制度的执行具体内容具体内容 9 完成公司总部重要文件、材料的起草、审核 1

17、0 负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档11 完成公司总部行政办公相关管理制度的起草、修订、出台， 12 建立公司总部管理制度汇编 负责公司总部日常性文件、材料的起草、审核工作结果分送单位工作任务建立健全公司档案管理制度 档案管理制度办公室主任负责制定公司档案管理工作计划 工作计划办公室主任监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作职责二职责表述：负责档案管理工作工作结果分送单位工作任务负责公司文件的立卷与归档工作进行档案的加工整理、确定秘级执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销职责三职责表述：负责公司档案的编集、利用工作工作结果分送单

18、位工作任务负责公司档案的编研、统计工作负责计算机内档案文件的安全和保密工作职责四职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：档案管理的监督权权限二：对档案的搜集权、督办权工作协作关系： 内部协调关系公司各部门、项目部、专业公司外部协调关系上级档案主管部门、兄弟单位档案管理部门公司需记录文件：汇报文件或报告任职资格：教育水平大专或具有初级以上职称专业档案管理、图书管理等经验2-3年相关工作经验知识档案管理、保密知识技能技巧 计算机、档案保存技能培训经历 上岗培训工作条件及其他使用工具设备档案柜、计算机工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间备注： 打字文印员职务说明书岗位名称打字文印员岗

19、位编号公司在部门总经理办公室岗位定员2直接上级办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职： 负责文字材料的打印职责与工作任务: 职责一职责表述：负责公司的文件、材料及其他文稿的打字工作职责二职责表述：负责公司文件、材料及其他文稿的复印工作职责三职责表述：负责打字机、复印机的保养、维护和定期联系检修工作职责四职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：有权拒绝打印未经主管领导签署的文字材料权限二：对无法辨认的文稿，有权退回令其誊写清楚工作协作关系： 内部协调关系公司各部门外部协调关系公司需记录文档： 任职资格：。教育水平高中/中专专业计算机等专业经验1年以上相关工作经验知识计算机操作知识、

20、保密知识技能技巧中文打字速度100字/分钟以上培训经历 计算计操作培训工作条件及其他使用工具设备计算机工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，偶尔需要加班备注： 小车司机职务说明书岗位名称小车司机岗位编号公司在部门总经理办公室岗位定员7直接上级办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职： 按派车单执行出车任务职责与工作任务: 职责一职责表述：根据需要执行出车任务工作结果分送单位工作任务随时保障公司领导和部门公务用车（含节假日加班）会议、外事用车（含节假日加班）职责二职责表述：车辆的维护和清洁工作结果分送单位工作任务车辆的日常维护和保养，保证车辆状况良好和清洁职责三职责表述：车辆各种证件

21、的办理和车辆审验职责四职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：根据车辆状况提出使用和维护的建议权工作协作关系： 内部协调关系办公室主任外部协调关系公司需记录文档： 车辆档案、派车单、行车记录任职资格：教育水平高中专业车辆驾驶（须持正式驾驶执照）经验有丰富的驾驶经验（2年以上工作经历）知识交通安全知识、保密知识、礼仪知识技能技巧有良好的车辆驾驶技术和应变能力培训经历车辆驾驶技术、交通安全知识、保密知识、礼仪知识培训工作条件及其他使用工具设备车辆工作环境多种工作环境工作时间特征工作时间不固定，节假日和休息时间经常加班加点 备注： 电话员职务说明书岗位名称电话员岗位编号公司在部门总经理办公室

22、岗位定员2直接上级经理办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职：负责公司机关的电话服务职责与工作任务: 职责一职责表述：维护公司机关的电话通讯正常运转，保证电话查号功能的顺畅运行职责二职责表述：负责电话室的室内卫生及通讯设备的保养、维修工作职责三职责表述：完成领导交办的其他工作权力： 权限一：根据通讯设备状况提出使用和维护的建议权工作协作关系： 内部协调关系办公室主任外部协调关系公司需记录文档： 任职资格：教育水平高中专业无经验岗位培训合格知识保密知识、礼仪知识技能技巧接话迅速准确、文明用语培训经历保密知识、礼仪知识、通讯知识培训工作条件及其他使用工具设备通讯设备工作环境一般工作环境工作时

23、间特征工作时间正常备注： 事务员职务说明书岗位名称事务员岗位编号公司在部门总经理办公室岗位定员1直接上级经理办公室主任工资等级直接下级无岗位分析日期本职： 完成办公室日常的事务工作职责与工作任务: 职责一职责表述：负责相关办公室的卫生保持工作职责二职责表述：负责公司报纸、信件的收发与传送公司文件、信函的邮寄工作职责三职责表述：公司文件、信函的邮寄工作职责四职责表述：完成领导交办的其他事项权力： 权限一：相关工作的建议权工作协作关系： 内部协调关系办公室主任外部协调关系公司需记录文档： 任职资格：教育水平高中专业无经验岗位培训合格知识保密知识、礼仪知识技能技巧文明用语培训经历保密知识、礼仪知识培训工作条件及其他使用工具设备工作环境一般工作环境工作时间特征工作时间正常备注