设备材料招标管理规定.doc

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1、 设备材料招标管理规定20.1设备材料及办公用品采购提请及验收20.1.1设备材料规格、型号、数量及设计参数和设计要求必须准确无误，同时设备材料及用品提料单必须由提单本人、预算中心、财务中心、使用单位主管经理、集团主管副总经理签字确认，经集团总经理核准同意后方可采购。20.1.2工程图纸预算中所含的设备材料，必须在使用安装前25日提请设备材料单，属于工程临时签证增加的设备材料及突发情况急用的设备材料，必须在提料单中注明“急用”字样，并由使用单位主管经理、集团主管副总写明急用原因，报集团总经理核准后方可采购。20.1.3所购置的设备材料送到公司或工地后，材料保管和设备材料提请人接到通知后，必须到

2、现场按照合同及相关的标准核实数量、规格、型号、名称、商标、品牌，确认无误后签字验收。货到现场后出现损坏、丢失，由现场负责人负全部责任。20.1.4开发公司/消防公司负责验收所购置设备材料的合格证（三份）、检验报告（三份）、说明书等资料，转送档案员存档登记，当需要使用已存档的设备材料的相关资料时，可随时按照档案管理程序，向档案员登记借用。20.2设备材料采购流转程序20.2.1机构设置20.2.1.1组建招投标工作小组和招投标工作委员会。招投标工作小组负责招投标日常工作，招投标工作委员会负责决定工作方向及重大决策。20.2.1.2集团主管副总领导招投标工作小组展开工作，招投标小组由总工室、项目组

3、、预算中心、财务中心做具体工作，开发部、采购部门配合参与。20.2.1.3招投标工作委员会由集团公司领导组成。20.2.2工作分配20.2.2.1招投标工作小组招投标小组对预计招标项目召开工作会议，形成招标方案（招标内容、形式、报价方式、潜在投标人的情况介绍、开标、评标形式），报招投标委员会审批，按招投标委员会意见组织及实施资质审查会议、发投标邀请函、招标文件发售、踏勘现场及答疑、投标、开标、评标（谈判）。20.2.2.2招投标工作委员会招投标工作委员会听取招投标工作小组的工作汇报，并对招投标工作做出指示、指导，实施定标及合同授予工作。20.2.3招标流程资格推荐发招标公告（仅对公开招标）资格

4、审查发投标邀请函（仅对邀请招标）发售招标文件踏勘现场及答疑投标方投标开标评标（可能的资格后审、洽商合同主要条件）定标（发中标通知书）公司合同评审合同授予20.2.4工作内容20.2.4.1招标方案汇报招投标小组对预计招标项目召开工作会议，形成招标方案（招标内容、形式、报价方式、合同形式、潜在投标人的情况介绍、开标、评标形式），报招投标委员会审批，招投标委员会提出指示、指导意见，按招投标委员会的意见，招投标小组进行下一步工作。20.2.4.2资格推荐招投标工作小组建议由招投标委员会召开会议，汇报招标方案，经批准后，招投标小组在公开招标前一个月在总经理办公会上公布招标信息。投标企业来源有二：（1）

5、项目组通过各种渠道搜集的厂家信息，建立的供货商、施工方数据库（主要通过网上查询、社会调查、参加各种展示会，收集来访客户资料，建立数据库）。（2）企业人员通过写推荐函推荐的，推荐的起始时间不作限制，终止时间为招投标小组开始资格审查前一周。原则：对于产品采购而言，原则上与厂家直接接触为第一选择（依厂家的分销体制不同而不同），与总代理接触为次等选择（按代理级别不同而不同）。对于金额较小的项目结合实际情况做具体分析，形成方案报招投标委员会批准。20.2.4.3发招标公告 对于公开招标的项目，由招投标小组分派项目组，通过国家认可信息渠道发布招标公告。20.2.4.4资格审查（对于大型项目）（1）公开招标

6、：对于响应招标公告的企业进行资格审查。（2）邀请招标：对于有投标意向的企业进行资格审查。项目组负责资格审查文件发放、收回；总工室、项目组、开发部、采购部门进行资质、技术能力评审，分级评定；财务中心进行资金实力、财务状况评审，分级评定。20.2.4.5发投标邀请函资格审查通过的单位，由项目组发投标邀请函。20.2.4.6发售招标文件通过资质审查的投标人，应在指定的时间和地点购买招标文件，此事由项目组配合总工室完成。20.2.4.7踏勘现场及答疑由总工室、项目组组织投标人员踏勘现场；由总工室、项目组、预算中心对投标人员在规定时间对标书提出的问题予以解答。20.2.4.8投标方投标投标人在指定的时间

7、，将分隔密封的标书（共三部分：技术标、商务标、优惠承诺）送至指定地点，由项目组配合总工室分别接收技术标、商务标，对于密封的优惠承诺，总工室接标后直接转秘书室由集团总经理结合实际情况指定封存地点。20.2.4.9开标总工室组织技术标的开标工作，项目组、开发部、财务中心配合，开标后可直接转入评标，或封存后等待评标。总工室、预算中心组织商务标的开标工作，项目组、财务中心配合。20.2.4.10评标（洽商合同主要条件）评标（谈判）分为三个阶段：（1）技术评标（技术谈判）总工室负责，项目组、财务中心、开发部协助。此项打分作为整体评标的一部分，仅代表厂家技术评比的先后顺序。技术评标（技术谈判），评价各家的

8、技术、资金实力，并且同时谈判落实合同的技术条款。评标报告由评标人按附表表格分别填写，以书面方式阐述意见及建议，以书面的形式分别交给公司招投标委员会。（2）商务评标（商务谈判）预算中心、总工室负责，项目组、财务中心协助。首先在满足业主功能要求的前提下，复核各家报价在统一的格式下，具有可比性；并落实相应的商务条款。建安工程：无漏项，承包范围按统一的清单格式，价格内容、费用项目一致。设备工程：实现设计要求一致、技术条件、选材具有可比性，费用项目一致、备品备件具有可比性，保修、维修具有可比性。然后，各家报价在统一的格式下（完整的完成业主的发包工作内容），落实单价、总价，并落实相应的商务条款。评标报告由

9、评标人按附表表格分别填写，以书面方式阐述意见及建议，密封后分别交给公司招投标委员会。建安工程：落实单价、工程量（暂定或固定）、落实总价（按统一清单格式）。设备工程：落实各分项单价（设备价格、运输、装卸、备品备件、维修），落实对应的总价。（3）优惠承诺由集团总经理结合实际情况指定评标方式。厂家将对应上述统一格式中的优惠承诺封存。由集团总经理结合实际情况指定封存地点、指定开标、评标（谈判）时间及参加人选。20.2.4.11公司合同评审项目组及总工室联合制作合同后，先开内部合同制定会，再报律师、上级领导审核，同时由相关部门提建议。评标过程中与投标方经过多次洽谈协商后，合同基本定稿，由公司组织集团领导

10、、相关部门的相关人员进行第二次的合同评审，并再次与乙方洽谈，较大改动再次进行合同评审，微小改动由集团主要领导直接定稿。20.2.4.12授予合同公司与中标方签订合同。20.3招标办工作时限要求及处罚规定20.3.1招标办工作时限要求以招标办工作流程为准（工作时限为招标办工作的绝对时限）。20.3.2对于超过要求时限3天以上的工作，按丙类过失处理。20.3.3对于超过要求时限7天以上的工作，按乙类过失处理。20.3.4在上报比价表、请购单过程中出现计算错误的现象，按丙类过失处理。20.3.5在上报合同过程中出现填写不齐全，附件提供不齐全，金额计算出错等现象，按丙类过失处理。20.3.6在请款过程

11、中，出现请款金额错误的情况，按丙类过失处理。20.3.7对于任何询价失误（在招标办提供的供货商中价格未谈至最低的情况），按询价金额的大小，按乙类或丙类过失处理。20.3.8出现丢件现象，按乙类过失处理。20.4招标办购买物品的质量要求20.4.1对于工程类产品，在购买时由集团总工室提出技术要求，招标办在购买前对于产品的技术要求将进行进一步确认，对于经总工室确认的产品因技术标准引起的质量问题，由总工室对质量问题负责，由招标办负责退换货或重新购买事宜；20.4.2对于普通采购类，有技术部门确认的产品，招标办按技术部门确认的技术要求进行购买，若购买后因技术要求出现质量问题，由技术部门对质量问题负责，

12、由招标办负责办理退换货或重新购买事宜。20.4.3对于普通采购类，无技术部门确认的产品，招标办按照采购申请部门提供的要求进行购买，若因采购申请部门自身体的技术要求不全面而出现的问题，由采购申请部门对质量问题负责，由招标办负责办理退换货或重新购买事宜。20.4.4若因招标办没有按照总工室、技术部门、请购部门的要求进行招标、采购，则后期引起的质量问题由招标办负责，招标办相关责任人按照问题严重性不同，进行相应的处罚。20.5廉洁准则20.5.1凡参与设备、材料、物品采购的所有人员必须廉洁奉公，不得营私舞弊、吃、拿、卡、要，坚持“把公司的利益放在首位”的原则。20.5.2采购过程中，必须以透明的方式进行招标、洽谈、汇签，不得借采购的机会，为自己行方便。20.5.3考察厂家和商家的设备、材料，应有其它相关部门的专业人员共同配合招标办人员，相应人员不得以任何理由接受设备材料销售厂家和商家公务以外的邀请。20.5.4在采购洽谈过程中，不得参杂个人私心和感情，牺牲公司的利益或排挤某一厂家或商家，应尽量做到以市场行情为依据，以最有效的方式，达到最佳的评价效果。20.5.5设备材料采购价格，最终必须在价格洽谈现场确定。凡需要参与采购价格洽谈、汇签的各相关部门和人员，必须积极主动地配合以保证采购价格洽谈汇签工作顺利进行。