公司行政办公室职责.doc

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1、公司行政办公室职责一部门职责（一） 负责内部文件和外部文件的收发，内部文件打印、复印、传真和电报收发，报刊杂志订阅，函件发送工作。（二） 负责总机电话的管理和内部转接。（三） 人事资料的调查、统计、分析、整理及保管。（四） 负责公司的对外接待工作和后勤服务管理工作。（五） 负责组织和实施公司的办公自动化工作和各种后勤服务工作，负责办公用品、生活用品的采购、发放和使用管理。（六） 负责公司会议室及会议设施管理，安排并参加公司会议，作好会议记录。（七） 为有关领导起草文字材料，收集、保管公司各种对外宣传材料。（八） 组织公司各项制度的编制、修订及实施情况检查。（九） 拟定公司组织结构、人事制度，划

2、分部门职责与权限。（十） 调研分析员工待遇，制定岗位定编计划和人力资源发展计划。（十一） 办理员工的任免、考勤、奖惩、差假、调迁、退休等事项。（十二） 员工福利、保险、退休等办法的拟定、实施。（十三） 员工违规与失职的调查及处理。（十四） 负责安排员工加班和节假日值班。（十五） 负责公司所有证件的年审工作及出国证件的办理。二行政办公室主任（一） 负责把好人事关，组织安排员工的招聘、培训、考核管理工作。（二） 拟定公司各项工作计划和总结材料，制定行政人事部工作计划。（三） 函件的审核、批转工作，做好资料的整理、存档工作，及时为领导提供所需要的资料（四） 列席总经理办公会议，负责会议记录，协助领导

3、完成有关文稿的草拟工作。（五） 负责员工宿舍的管理及内部的福利、食堂、维修等后勤领导工作。（六） 负责员工工资制度的执行与检查，协助公司领导做好员工工资调升、奖惩工作。（七） 贯彻落实公司的各项决定，做好上传下达工作，跟踪执行情况，协调各方面关系，及时反馈信息。（八） 协助总经理做好来访客人的接待工作。（九） 负责公司车辆的调度、维修及管理工作，领导司机敬业爱业，无私奉献。（十） 准确领会领导意图，出色完成领导交办的任务。三、文员（一）负责公司员工人事档案的管理工作。（二）负责会议通知、会议记录及公司会议室的管理工作。（三）负责内部文件和外部文件的打印、复印、收发和传真工作。（四）负责员工的考

4、勤统计，办理员工进退场手续。（五）负责总公司所有证件的年审及其它证件的办理。（六）负责每月统计公司的电话、水电等相关费用，订阅和发放各种报刊。（七）熟练安全地使用打字室的各种设备，做好设备的保养工作，确保设备保持良好的状态。（八）对打印过的资料进行认真校对、整理，减少差错，节约纸张，避免浪费。能迅速准确地调出打印过的资料。（九）做好保密工作，打印、复印的密级文件内容不得泄露，留下的废纸应及时销毁。四、司机（一） 耐心热情，服务周到，不得刁难用车人员。努力钻研业务技术，熟悉车辆的性能，保证车辆随时处于良好状态之中，并注意保持车辆清洁，以树公司良好形象，养成良好的职业习惯，严格遵守交通法规，不急不

5、燥，不开“斗气车”、“英雄车”，确保交通安全，并做好“节油”工作（二） 爱护车辆，做好清洁、保养工作，保持车容整洁、车况良好，发现故障要及时向领导汇报，经领导同意后进行维修。（三） 服从领导统一安排，不得擅自出车，不准将车辆私自外借或交给他人驾驶，特殊情况出车需向领导请示。（四） 严格遵守保密制度，做到“不该说的不说，不该问的不问”，对领导及客人在车上的谈话到到“不介入，不插话，不传播”。（五） 及时报告行政办公室办理车辆的年审和交纳有关费用。五、接待员（一） 上班时间，不得擅离工作岗位，特殊情况需离岗者，要经办公室主任批准后方可离去；下班时间，经领导批准后方可离去。（二） 负责总经理办公室的

6、接待和清洁卫生工作以及其它办公室、会议室的接待工作。（三） 不得随意翻看领导文件及其它用品，保持办公环境整洁。（四） 对来访客人应主动上前迎接，问清缘由，必要时做来访登记，言行举止要文明礼貌。（五） 引领来访人员到被访人的办公室，如被访人外出，应向来访人员讲明情况后劝其离开。六、清洁工（一） 负责公司公共场所和各办公室的卫生清洁工作。（二） 为不影响公司的正常工作，清洁工应于每天下班时间到公司搞卫生，将所负责的场按要求打扫干净。（三） 工作过程中注意保护财物、资料，因清洁移动过的物品清洁完后要放回原处，工作完后要关掉空调、灯具等用电设备，锁好门窗。七、厨工（一） 保持厨房、厨具和食堂清洁卫生，

7、防止发生食物中毒事故。（二） 不断提高伙食质量，灵活安排菜色供应，依时开饭，热情服务。（三） 勤俭节约，杜绝浪费。（四） 做好客餐的供应工作，员工因工作耽误就餐时间，要想办法解决。（五） 厨师负责购买厨房食品及所需用品，做好一日三餐的饭菜。（六） 厨工负责配合厨师做好饭堂的工作，包括洗菜、洗碗、收拾餐桌以及大、小饭堂的清洁工作。（七） 做好厨房的安全工作，不得存放违禁及易燃易爆物品（除需用品外），使用的锅炉、煤气瓶等都必须符合安全规定。八、 值班人员（一） 做好办公场所的安全保卫、防盗、防火和安全检查工作。（二） 婉拒推销人员及闲杂人员进入公司办公场所，做到文明礼貌。（三） 值班人员要提高警惕

8、、坚守岗位，发现情况应及时报告。（四） 值班人员必须准时到位，不得迟到或早退。九、企业文化管理员（一） 按照党和政府有关政策法规及公司的具体情况，参与制定有关规章制度，以保护职工合法权益。（二） 协助公司做好职工的政治思想工作，开展对职工的宣传教育活动，培养更多的优秀职工，增强企业的凝聚力。（三） 广泛听取职工群众的意见和要求，根据公司的实际情况，维护职工的合法权益。（四） 建立和健全公司各级工会组织，使工会起到沟通领导和职工的桥梁作用。（五） 组织开展职工的文体活动，活跃职工业余文化生活。（六） 关心职工生活，做好职工的生、老、病、死的慰问和思想工作，把组织的温暖带给职工。第五条财务部职责一

9、部门职责（一） 对公司的各项经济活动进行结算。（二） 制定公司的年度财务收支预算。（三） 对公司的生产经营过程进行成本控制、核算和分析。（四） 按月上报各种财务信息。（五） 对公司的各项资产的购入、领用进行管理。（六） 负责筹集公司发展所使用的资金。（七） 对公司的各种财务收支进行监督。二财务部经理（一） 执行国家和市财经法规和公司的财务管理制度。对公司的各项财务工作进行业务指导和管理。（二） 协调公司银行、税务等部门的关系，处理银行、税务等方面出现的问题。协调与业务单位之间、公司部门之间及公司上下级之间的关系。（三） 协助公司领导作好预算及资金使用计划，参与公司各项重大经济决策，确保资金安全

10、、有效使用，起到参谋和助手作用。（四） 建立健全公司会计核算和内部会计审核、监督制度。（五） 主持起草有关财务、会计管理制 负责编制年度财务预、结算，并分解落实。 做好融资计划和资金安排，合理筹措运用资金。 （六） 负责财务收支、资产负债、利润分配、现金流量等多种报表的审核、分析工作。 做好财务分析、审核、检查等日常财务工作，确定公司的成本结转方法及做账思路。（七） 负责编制月、季、年度各项财务报表和税务报表，负责财务收支核算、审核、检查、协调财务内部会计、出纳等事务，检查、督促、指导日常财务工作，定期或不定期检查现金库存及有关帐务。三会计（一） 对公司的各项收、支票据进行审核，并按会计方法进

11、行核算。（二） 熟练掌握会计制度及各项财经、税务法规，并不断钻研业务知识，提高业务水平，利用所掌握的会计信息和会计方法，为提高公司的经济效益服务。（三） 服从领导，严格执行公司各项制度，保守公司的商业秘密，不得私自向外界提供或者泄露公司的财务信息。（四） 采用电算化做账的会计人员要严格按照财政部的会计电算化管理制度操作。（五） 负责会计档案管理、合同管理、重要文件、凭证管理，维持日常财务工作秩序。四出纳员（一） 做好货币资金的收付和管理工作，每日超过库存限额的现金要及时送存银行。（二） 登记银行存款、现金日记帐，现金收支做到日清月结，确保库存现金的帐面余额和实际库存额相符，月末银行存款余额和银

12、行对帐单余额相符。编制每月银行存款、现金收支情况和余额表，月末要与会计人员核对账目。（三） 按公司的报账程序及制度进行付款，负责相关部门、人员收支单据的审核，如手续是否完备，原始资料（凭证）是否齐全、合法，数据是否准确等，有权对不符合规定的报账单据拒绝付款。（四） 执行公司的财务管理制度，遵守银行结算办法和现金管理条例，按制度和操作程序办理货币资金的收支业务。（五） 负责支票、收据领用登记制度，及时收回暂付款、暂借款和代付款项。 （六） 负责员工工资的发放等日常具体工作。第六条工程部职责一部门职责（一） 负责对公司工程项目的施工进度、质量、安全与文明施工、造价等进行全方位的监督管理，发现问题及

13、时处理，重大问题及时请示汇报。（二） 对项目部的施工管理工作和各工班的施工操作进行监督指导，检查制度、规范、操作规程及质量、安全措施的执行情况，及时制止和纠正违规现象，并提出处理意见。（三） 监督检查监理工程师对工程项目的监理情况，督促并配合其履行监理合同，按有关规范、规定对工程实施监督管理。（四） 组织施工图纸会审，施工过程中发现问题及时与设计院联系，签发设计变更单。（五） 组织编制施工组织设计、大型施工方案及施工技术、质量、安全措施。（六） 现场测量工程量，办理增加工程的现场签证。（七） 负责新开工项目的工程报建工作。（八） 组织分部分项工程验收和竣工验收。（九） 负责工程图纸、资料的收发

14、、整理、建档、保管、移交工作。（十） 负责分包工程承包合同的管理。（十一） 编审施工图预决算，办理分包工程结算。（十二） 及时准确地给公司领导及各职能部门提供有关数据。（十三） 搜集新材料、新技术、新工艺等信息，给领导决策提供有参考价值的资料。（十四） 每月编制工程进度报表、下月计划报表及主要材料计划。（十五） 每月核算分包工班完成进度款，为拨付工程款提供依据。二工程部经理（一） 在主管副总经理的领导下，对工程项目实行全方位监督管理。（二） 熟悉本部门的业务，监督、指导和评价本部门各岗位的工作。（三） 坚持“质量第一、安全第一”的原则，配合项目部按时保质保量地完成工程建设任务。（四） 定期（每

15、月）主持召开本部门的工作会议，对前段的工作进行总结，布置下阶段的工作计划。（五） 定期（每周）组织施工现场质量安全检查，对照有关规定公平合理地提出处理意见，并及时向公司领导汇报。（六） 组织施工图纸会审、分部分项工程检查验收和竣工验收。（七） 审核增加工程的现场签证和工程预结算。（八） 督促监理工程师履行监理职责、加强工程管理。（九） 负责工程质量、安全事故的调查、分析、处理，并及时上报。（十） 积极配合物业公司对工程质量问题进行保修。三土建工程师（一） 参加图纸会审，对施工图纸和施工过程中出现的问题，及时与设计单位及监理单位协商解决。（二） 对土建各分项工程按施工图纸严格把关，参加分部分项工

16、程检查验收和竣工验收。（三） 对项目部的施工管理和各工班的施工操作进行技术监督和指导，检查施工员对工班的技术交底工作及砼浇筑记录实施情况。（四） 对施工现场进行全方位检查，发现问题及时处理，重大问题及时请示汇报。（五） 对施工放线进行复线，检查柱定位，确保准确无误。（六） 编制施工方案和技术质量安全措施，并监督执行。四水电工程师（一） 参加施工图纸会审，熟悉水电施工图，对施工图纸和施工过程中出现的问题及时与有关单位协商解决。（二） 对项目部的施工管理和各工班的施工操作进行技术监督和指导，监督各工班严格按图施工。（三） 参加分部分项工程检查验收和竣工验收。（四） 协调环保、燃气、电梯、自来水、供

17、电、电视、电话、对讲等单位的施工，并督促其按期完成，组织上述分项工程的验收工作。（五） 负责总公司、物业部及项目部的水电管理工作。五工程技术资料员（一） 负责施工图纸、资料的收发、保管工作。（二） 负责竣工图纸、资料的搜集、整理、移交、存档工作。（三） 联系单位工程的安全文明施工达标验收、中间验收及竣工验收。（四） 负责办理工程的报建手续等工作。六工程预算员（一） 编制施工图预决算、材料分析、成本核算，办理分包工程结算。（二） 协助项目部每月编制工作量完成情况和下月计划完成工作量报表以及材料用量计划报表。（三） 随时为项目部提供工程量和材料用量数据。（四） 做好分包单位完成进度款报表，月底上报

18、公司领导及各职能部门。（五） 组织工程部、项目部三人以上现场测量、复核工程量，核实增加工程的现场签证。（六） 及时准确地向公司领导和各职能部门提供有关数据。七、报建员（一） 负责设计合同、勘察合同、监理合同等合同的备案工作。（二） 负责办理房地产项目的审批手续，包括调整用地经济指标、方案审批、相关政府职能部门报建，项目预售许可证和产权初始登记。（三） 每月向国土部门和统计部门报送房地产开发项目月报表。（四） 负责办理公司资质申报、年审等。（五） 负责维护有关房地产网络的使用，按时交纳网络使用费，指导销售部进行网上销售合同签订。第七条策划部职责一部门职责（一） 负责制定公司中长期发展规划和发展战

19、略，并根据形势的发展和主客观条件的变化，及时修订公司经营策略和产业政策。（二） 根据公司的发展规划，选择合适的开发项目。（三） 汇同有关部门编制年度生产经营和企业管理的综合计划。（四） 负责协调管理项目前期准备的相关工作，负责项目的前期策划和开发项目前期手续的办理。（五） 负责对公司经营楼盘的整体包装及策划。（六） 负责制定销售费用控制指标和实施计划。（七） 负责产品的销售管理和销售手续的办理，负责顾客档案资料的建立和管理。（八） 负责资产经营的运作与管理。（九） 负责业主所欠房款的催缴。（十） 负责协调并保持与职责相关的外部关系二策划部经理（一） 熟悉本部门的业务，监督、指导和评价本部门各岗

20、位的工作。（二） 参与公司的重大经营决策，协助总经理对开发项目进行技术性论证把关。（三） 组织对公司拟开发项目编写可行性研究报告进行考察论证，组织编写可行性报告。（四） 组织项目方案的招标、评审。（五） 配合销售部及相关部门制定楼盘的销售计划方案，策划可行的营销推广广告。（六） 建立信息资料库，为总经理提供实用、有价值的情报和数据资料。第八条销售部职责一部门职责（一） 负责公司开发楼盘的推广销售及售楼款的清收工作。（二） 协助业主预售合同，办理入户等手续。（三） 开展市场调查，及时掌握市场行情，为项目开发决策提供依据。（四） 了解同行业的发展动态，吸取先进的推广销售经验。二销售部经理（一） 配

21、合策划部制定公司开发楼盘的推广销售策略和整体包装，负责楼盘推广资料的设计、制作，参与并督导市场销售计划的执行。（二） 负责本部门对内、对外的联系和协调工作。（三） 正确理解执行领导指示，努力完成总经理布置的销售工作任务。（四） 负责售楼人员的培训工作，提高售楼人员的综合素质。（五） 认真接待重要客户，争取每一位购房客户。（六） 按时组织填报各种表格，建立完善客户档案资料和销售台账，负责售楼款的清收工作，并及时移交公司财务部。（七） 掌握楼盘的销售情况及客户合同、按揭、房产证、户口、付款等项目的动态情况。（八） 配合业主及其他部门办理各种手续。（九） 负责管理销售部的日常工作，完成公司领导交办的

22、临时任务。四办证员（一） 买卖合同：签订惠州市房地产买卖合同，并把按揭所需资料移交相关人员。（二） 按揭合同：签订按揭合同，跟踪办理按揭手续。（三） 房地产证：协同业主办理房地产证。（四） 购房入户：协助业主办理入户、计生等手续。（五） 做好每笔买卖合同、律师、公证、保险、登记等各项工作五售楼员（一） 负责招揽和接待客户，向客户介绍推广楼盘，引领客户看房，协助客户办理购房手续。（二） 做好客户追踪记录，填报客户跟踪工作报表，使客户能在第一时间落定成交。（三） 做好宣传推广工作，维护公司声誉和利益，严守公司商业秘密。（四） 每半个月至少详细调查一个楼盘，并把好的推广销售方式、方案收集给部门负责人

23、。（五） 经常与相关部门沟通，了解楼盘情况及工程进展情况。（六） 保持售楼部及办公室环境卫生，维护售楼部整体形象。第九条项目部职责一部门职责（一） 负责公司开发项目的施工组织和管理。（二） 做好施工现场的人力、物力和机械设备的优化配置和动态管理。（三） 负责现场临时供水、供电等工作，保证施工的连续性。（四） 对工程项目的施工进度、质量、安全负责。二项目经理（一） 负责工程项目施工的全面管理工作。（二） 科学组织与管理，控制工程造价，确保工程进度和质量，实现安全文明施工达标。（三） 组织编制施工进度计划，组织工程队进退场，严格按施工进度计划组织施工。（四） 参加施工图纸会审，组织自检，参加中间验

24、收和竣工验收。（五） 监督指导工程队合理利用工程材料和周转料具，杜绝材料浪费。（六） 监督指导项目部各岗位工作，协调内外工作关系。（七） 深入施工现场（不少于每天一次），解决项目施工中出现的问题。（八） 及时向公司领导汇报工程进展情况和质量、安全情况。（九） 协助公司领导签订施工承包承包合同。（十） 遵纪守法，搞好精神文明建设，不向施工队索赔、受贿，树立公司的良好形象。三技术负责人（一） 负责质量管理体系在施工项目的动作，直接领导项目技术工作，组织解决项目中的技术质量难题，承担项目的技术责任。（二） 对现场有关人员进行质量技术交底，指导各管理人员，按规定及时填写施工日志。（三） 组织图纸会审，

25、编制施工组织设计、重要技术方案、重大安全措施和阶段性进度计划，并督促实施。（四） 重点对项目的轴线、标高、特殊工序、关键工序等重要施工五一节进行监控，组织隐蔽工程验收。（五） 组织分部分项工程的质量检查和质量评定，及时做好各项自检自查资料的收集、整理工作，准备内部预验收，参加工程竣工验收。（六） 参与工程质量安全事故的调查处理，负责整改措施的实施。（七） 负责新技术、新工艺、新材料的实施推广。四施工员（一） 按照项目经理和技术负责人的安排，落实项目质量计划内容，合理调配现场施工人员。（二） 熟悉图纸，参加图纸会审，负责落实各分项工程质量、安全技术要求，确保按图纸施工。（三） 现场指导施工，严格

26、执行施工规范和验收规范，正确指导和监督施工人员按质量要求和安全规程操作。（四） 监督指导工程队合理利用工程材料和周转料具，调配材料堆放、周转料具使用和回收工作。（五） 负责轴位放线和标高测量、翻样工作，发现图纸与现场实际不符，应及时与有关部门沟通处理。（六） 做好现场施工记录，不断反馈现场信息，确认现场使用材料。（七） 督促班组认真进行自检、互检和交接检。（八） 参加隐蔽工程验收、内部预验收和竣工验收工作。（九） 按施工进度目标，督促各班组按进度计划完成施工任务。五质检员（一） 负责项目的原材料试验检验、施工质量监督检查工作。（二） 组织班组对各分项工程自检，主持工序交接检，参加专检工作。（三

27、） 负责对分部分项工程质量检验评定，参加单位工程质量检验，对分项工程进行签证验收，对不符合质量要求的项目，要求班组返工合格后才签证。（四） 抽检工程质量，收集保存施工过程中形成的相关质量检查记录，积累资料，掌握质量动态，随时向有关人员提供工程质量情况。（五） 认真学习掌握验收标准、规范，指导、检查施工人员认真执行施工规范。（六） 发现违反施工程序、不按设计图纸和施工规范施工、使用不合格原材料、半成品和设备等现象，有权制止并做好记录，必要时可向主管领导提出暂停施工。（七） 重点控制整体轴线、标高，核查垂直度和沉降观测记录。六安全员（一） 负责工程项目施工安全的日常工作，认真贯彻执行安全生产的有关

28、规定和制度，对项目施工进行安全监督检查。（二） 负责制订项目施工安全措施，负责施工安全技术交底，并监督现场施工人员执行。（三） 协助各施工班组对新工人、临时工进行安全生产教育，配合做好特殊工种的安全培训工作。（四） 配合公司组织的安全大检查，协助项目经理消除安全生产大检查中提出的安全隐患，落实安全措施。（五） 负责安全与文明施工达标工作，落实周转材料使用、拆迁、堆放位置，调度保安人员和各班组安全员的工作。（六） 负责做好消防工作，制订施工现场防火管理制度，检查消防设施。（七） 遇到特别险情或发生安全事故，有权指令先行停止施工，命令无关人员撤出危险地段，并迅速报告主管领导。（八） 协助组织对重大

29、安全事故的调查处理。七材料员（一） 依据材料计划，按品种、规格、质量、数量、期限等要求，配套供应施工生产所需要的各种材料。（二） 收集供应商各种资料，通过综合平衡选择推荐供应商，合理组织材料订货、采购、加工、运输等工作，加速材料供应和周转，保证工程进度，降低非正常损耗。（三） 购进主要材料要认真核实产品合格证，并按规定做二次检验。二次检验不合格的材料应予以退货。（四） 对新材料和特殊材料要提供使用说明书，并协助现场操作人员先试后用。（五） 协助仓库保管员对进场材料进行数量及外观检验。八现场材料验收保管员（一） 负责各类材料的出入库验收和仓库安全管理工作。（二） 有权拒收不合格材料，不得发放不合

30、格材料，发现不合格材料应及时汇报。（三） 做好材料及小型机器的保管、发放、回收工作，并做好出入库记录。（四） 熟悉常用材料的贮运和保管知识，按材料特性进行贮运和保管。（五） 负责现场材料标识工作，保持材料整洁、标识清楚，便于准确使用。（六） 提供现场材料库存及使用信息，催促材料进场。（七） 监督施工班组合理使用工程材料，减少浪费。九机械员（一） 负责工程项目所有机械设备的管理工作，建立项目部机械设备分类台账并对设备进行标识。（二） 定期检查设备使用情况，发现设备问题及时修理。（三） 负责申报和领用设备零配件，督促施工班组清理保养好机械设备，检查施工机械操作情况和机械防护情况。（四） 协助管理部

31、门定期检查设备操作人员持证上岗情况，杜绝施工机械超负荷和带病运行。（五） 协助仓管员对机械设备进行报废和存储管理。十资料员（一） 负责项目文件资料、施工图纸的保管、收发工作。（二） 负责施工期间形成的各种文件资料的收集、整理、归类、保管工作，为竣工验收资料及施工档案资料的建立和移交做准备。（三） 复核隐蔽验收资料和质量检查记录等原始资料，确保工程文件符合竣工资料和体系运行要求。（四） 负责原材料、砼试块取样、送检、取报告等工作。（五） 负责工程项目“五牌一图”设计、制作、安装工作。（六） 负责项目部会议记录。（七） 负责部分对外联系工作。十一班组长（一） 服从项目部指挥，对本班组的施工质量负责

32、，对本组人员在施工中的安全健康负责。（二） 合理调配人力，严格按施工进度计划要求组织施工。（三） 严格遵守质量、安全操作规程和质量、安全管理制度，对本班组人员进行质量、安全技术交底。（四） 负责指挥作业人员按技术交底要求施工，不得强令施工人员违章作业，不得擅自运用机械、电气、架子等可能造成人身伤害的设备器材。（五） 在班组内实行自检和互检制度，发现施工不合格及时处理。（六） 服从现场质检员、施工员、安全员的指挥和检查，接受改进措施，教育全班员工坚守岗位，做好工序交接、上下班交接和现场文明施工工作。（七） 有权拒绝现场违章指令，发生质量安全事故及时上报，保护现场。（八） 负责现场材料的使用、保护、回收工作，积极配合现场材料验收员的工作。