2021-2022年收藏的精品资料浅谈电子文件管理.doc
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1、浅谈电子文件管理 摘要:电子文件是在办公自动化过程中生成的,电子文件与传统文件在载体、使用和保存方式不同,在电子文件管理过程中面临新问题,本文提出了切实可行的管理办法。关键词:信息工程;电子文件;管理3120 前 言电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件在使用计算机办公的过程中产生,或将纸张、图片、图像、声音等各种资料进行数字化处理(如扫描、数码摄入等)而产生的有价值的信息,如办公类电子文件、资料扫描件、E-MAIL、WEB页面、CAD/CAM文件、MPEG文件、MP3文件等。随着科技进步,
2、党政机关和各行各业都在积极创造条件,采用计算机提高效率,加速现代化进程,随之产生大量电子文件。电子文件操作方便、传递快捷、存储空间小,具有传统文件无可比拟的优势,成为改革、发展和增效的宝贵资源,同时也提出了新问题:应如何对电子文件进行科学有效的管理,以更好地提供服务。1 电子文件管理存在的问题电子文件管理的理念在1998年前后传入我国,但没有象西方发达国家那样在全社会范围内得到推广,造成这种状况的原因之一是对电子文件管理的重要性认识不足,仍按习惯停留在纸质文件管理上,据了解,在电子文件管理方面有以下问题:1.1对电子文件的认识有的未充分认识电子文件的意义、功用和重要性,未对电子文件进行整理、鉴
3、定和归档;有的未采取安全防范措施,电子文件易被非法访问、非法改动和损害;有的电子文件处于自生自灭状态;有的只用计算机起草和打印文件,打印出纸质文件后,作为草稿性的电子文件很多未被保存,或因存储载体用于存储其它信息而被删除;有的对电子文件不分价值,全部保存下来;收稿日期:2005-03-28有的仅保存在硬盘里,日积月累,电子文件数量庞大,有的数量多达上千MB,增加了管理和使用的时间和精力,因此需对电子文件进行收集、整理和归档。1.2传统文件的保存纸质文件只要避开天灾人祸,遵守保管要求,就能长期保存。电子文件则不然,电子文件依赖于软硬件设备,当设备将信息记录于存储载体后,就离不开设备,只能上机读取
4、,不能直接读取。电子文件易被更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等,这些因素影响了电子文件的有效使用和长期保存。1.3计算机更新换代对电子文件保存的影响。随着科技进步,计算机系统更新换代后,不少以前的老版本电子文件无法在新的软硬件环境下直接使用,给电子文件的长期有效使用增加了难度。例如:在软件方面,Windows ME、Windows 2000、WindowsXP、Windows2003计算机操作系统平台中,如要使用DOS操作系统下形成的电子文件,有的须迁移到上述平台,或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用;在硬件方面,日益普及的64位计算机平台中也存在上述问题。1.4办公自动化与电子
5、档案的关系。办公自动化系统与电子档案管理系统不兼容,给电子文件归档造成困难。采用计算机及网络的单位,使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件,而单位档案室的档案管理系统,是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的软件。二者的设计单位不同,在各自的软件环境下采用的电子文件格式不同,因此有些电子文件须先转为规定格式后归档,有些无法转换,增加了电子文件归档的难度。2 电子文件的科学有效管理要把电子文件管理好、开发利用好,记录生产工作活动,为更好地提供服务做好准备。那么,如何对电子文件进行科学有效的管理呢? 2.1电子文件管理的要点电子文件易被修改和删除,同纸质文件相比更容易失
6、真或丢失,不能照搬纸质文件管理的方法,要充分了解电子文件的特性,找出特殊之处。电子文件管理靠技术条件实现,电子文件的保管期限不仅取决于其内容,还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文件与计算机软硬件平台的一致性。要统一电子文件的软硬件设施,对电子文件的形成、收集、归档进行全过程管理,并使管理标准化、规范化、制度化。规定电子文件归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求。确保电子文件的真实性(其内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致)、完整性(内容、结构、背景信息和表明属性的数据,包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符
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