合同管理制度修订版.docx

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1、合同管理制度修订版合同管理制度修订版一、目的为规范*公司下面简称“公司合同管理工作，明确管理职责，界定管理层面、提高管理效能。做到管理有规章、签约有约束、履行有核查,有效防备与控制合同风险，维护公司合法权益。根据（中华人民共和国合同法）及相关法律、法规，并结合公司实际情况，制定本制度。二、定义本制度所称的合同，是指公司与公司以外的自然人、法人、其他组织之间就设立、变更、解除民事权利义务关系所签订的协议。三、适用范围一本制度适用于公司的合同管理工作劳动合同除外。二本制度适用于公司所属的各分、子公司。公司所属的各分、子公司可参照本制度制定适用于本经营实体的合同管理制度或办法。三公司及所属各分、子公

2、司之间的合同管理根据本制度执行。四公司建立“统一管理、统一审查、分级负责、全程监控的合同管理体制。五除本制度另有规定外，公司的生产、经营、项目建设等一切对外交易活动，均应签订书面合同。四、合同管理职责一公司及所属各分、子公司对外签订及履行合同时应做到遵守法律法规、诚实守信、保守机密、维护公司利益。二合同管理由合同主办部门、总裁办、财务中心及其他相关部门分别行使职权，各部门行使职权应遵循职责明确、互相配合、严禁推诿等原则。三公司各中心、各办及所属业务部门为合同主办部门。合同主办单位部门是合同业务的直接责任人，对合同的订立、履行全经过负责。详细职责如下：1、负责确保合同项目计划经公司有效审批；确保

3、合同标的内容与计划一致；确保合同申报的内容准确；确保文本、资料规范、完好、真实；确保合同标的知足相关技术要求产品的技术性能、标准、质量等；2、负责审核合同相对人的签约资质和履约能力。合同相对人是法人的，应验证其相关资质文件原件并索要复印件，并加盖其公章；合同相对人是自然人的，应验证其有效身份证件原件并索要复印件、联络方式、经常寓居地等信息；3、负责进行合同会谈；4、负责本部门合同的起草，对报审的合同进行初步审核，保证内部合同管理规范、完备；5、负责对本部门业务所涉及的重要合同如年度采购合同、年度销售合同、投融资合同等发起评审、会审工作，沟通相关部门及领导意见，构成工作纪要，指导完成合同起草和拟

4、定；6、负责办理合同签订的内部审批手续和外部登记、鉴证等工作。7、负责统计、监督和跟踪本单位部门合同签订及履行情况；8、负责协调合同纠纷工作；9、负责本单位部门合同管理的基础工作，包括建立合同台账、档案等；10、公司赋予的其他职责。四公司业务主管部门负责与本部门职责有关的合同管理工作。1、财务中心：负责对合同履行的资产、资金、价款、结算等进行审核监督。详细职责如下：1履行合同所需资金或所涉及资产的合理性及资金安排的可行性；2审核合同金额类型、大小写等能否正确、准确；税负、发票相关条款能否符合相关法律法规的规定；付款条款的正确性、合理性及适当性；3以为需要审核的其他内容及公司赋予的其他职责。2、

5、信息中心：负责公司OA系统中合同申报、审批流程的系统维护。五总裁办法务负责人：全面负责公司的合同管理工作，主要承当下面管理职责：1、负责公司合同相关管理制度的制订、修订；2、负责公司合同的法律审核；3、公司标准合同文本的起草，根据公司业务需要，每年组织相关业务部门对标准合同文本进行修订完善；4、负责公司范围内合同管理工作的指导、监督和检查工作；5、负责或配合外部法律参谋对公司合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼工作；6、配合人力行政中心组织合同管理人员的业务培训、考核；7、公司赋予的其它职责。六合同主办部门为最终签约部门，其他部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核，并协助、配合、监督合同的

6、签订和履行。五、管控讲明一合同主办部门与他方达成合约意向，经协商一致，除即时结清者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。二特殊情况下，以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的，应当随即以正式的书面合同予以确认。三合同主办部门应在交易开场前办理完毕合同签订事宜。非遇突发事件等特殊情况，坚决杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生；确遇特殊情况需事后补签合同的，应在事后3日内履行合同签订审批流程，并在OA系统合同审批流程中写明合同补签原因。四原则上合同主办部门应使用公司发布的统一合同文本。如无统一合同文本又需屡次重复使用的合同文本，由合同主办部门负责起草，经总裁办法务负责人审定后，

7、公布使用。五公司所属非独立法人单位部门，未经十分受权不得以本单位部门名义对外签订合同。六凡未经OA系统合同审批流程审查过的合同，而由合同主办部门私自签订的，由此导致的一切法律风险及后果均由私自签约的合同主办部门负责。七国家法律法规或行业规范对供给商、服务商等的从业资质有规定的，必须选择具有相关资质的单位提供商品或服务。六、合同起草一合同主办单位部门在公司受权的职能范围内起草合同。二订立合同时，必须做到充分协商，合同对当事人权利、义务的约定必须明确、详细，合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应包括下面条款根据签约需要，选择适用：1、合同标题明确，各方当事人的法定全称、法定代表人、住所

8、应当与各方当事人的有效证件等资信材料载明的情况一致；2、签约的目的和根据；3、合同标的。合同标的应具有唯一性、准确性，动产应具体约定规格、型号、商标、等级等内容；不动产应注明名称和坐落地点等内容；不易确定的无形资产、劳动服务、技术转让、工作成果等描绘要准确；4、数量条款。合同应采用国家标准的计量单位、计量方法、计量工具，应约定标的物数量，常年合同无法约定确切数量的应约定数量确实定方式如电子邮件、传真、送货单、发票等；5、质量条款。应包括质量检测标准和方式，国家有强迫性标准的，应写明该标准的代号全称；如有多种标准的，应约定与合同标的相适应的标准；应写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限

9、和条件等；6、价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款。合同中应明确约定支付方式、数额、票据、计算标准和程序、币种等；7、履约期限、地点或方式条款。履行期限、履行地点应详细明确；交付标的物方式、服务提供方式、结算方式应详细明确；8、权利义务条款。应明确约定履行经过中各方的权利义务及风险责任的划分；9、合同的担保条款。合同中对方当事人要求提供担保的，应根据公司规定的程序报批且经有权确认人签字确认；要求对方提供担保的，应当审查对方提供标的物的真实情况和保证人的资信情况；10、违约责任条款。有法定违约金的，应按规定在合同中写明；法律没有规定或规定不明确的，应根据实际情况详细约定违约金、赔偿金的数额、比

10、例及计算方法；11、解决争议方式条款。可选择协商、调解、诉讼或仲裁等方式；选择诉讼方式的，签约时应优先选择我方所在地人民法院；选择仲裁方式的，应明确约定仲裁机构的名称；12、其他条款：合同文本份数；生效的时间和条件；联络方式；附件名称；签约地点、日期；签约各方开户银行及账号；签约各方公章或合同专用章；法定代表人负责人或代理人签字。13、除上述条款之外，合同当事人双方能够在合同中增加协商约定的条款，但不得违背法律、法规及本制度的规定。14、合同各方当事人共同以为必须明确的其他条款。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同，应约定保密承诺与违背保密承诺时的违约责任；履约期限1年以上的重大合同

11、应当约定双方联络制度。三涉外合同的内容根据有关法律规定确定。四合同主办部门应就合同文本统一进行合同编号：1、合同编号的格式为：公司代码-部门代码-签订年份-流水号。1公司代码一律为“*；2部门代码：合同主办单位部门代码，详细根据公司发布的（*管理制度）执行；3签订年份：即合同签订年份，由四位阿拉伯数字组成。4流水号：合同主办部门该年度所签合同的顺序号，由四位阿拉伯数字组成，是按合同签订先后顺序编制的流水号，自“0001起，至“9999止。5补充协议、变更解除协议或长期合同项下的订单与主合同共用一个合同编号，但在主合同编号的流水号后，根据补充协议、变更解除协议或订单的签订次数及顺序在合同编码后用

12、扩号加两位阿拉伯数字标识，自“01起，至“99止。五合同文本除签订日期、合同编号或签字栏内容外，一律采用打印书就，不得手写。七、合同的审批签订流程一原则上合同一律在OA系统合同审批流程中申报、审查、审批；对于个别特殊合同能够通过纸版（网下合同审核审批单）进行申报、审查、审批。二合同主办部门负责合同的会谈和合同文本的起草，并填制合同审批单，然后依次经主管领导、总裁办法务、财务中心及其他有关部门直至集团总裁签批意见，经对签批意见处理落实后构成的合同正式文本方可由公司法定代表人或负责人签字盖章。三合同主办部门根据经济业务实际情况，对合同审批部门的签批意见无法落实的，应在合同合同审批流程中进行情况讲明

13、，并经主管领导同意，否则提出签批意见的部门应将该合同审批流程驳回合同主办部门，不予审批通过。四使用总裁办法务提供统一合同范本的，主办部门仅需在合同中填写金额、数量等基本情况的，能够不经过总裁办法务审核。五涉及到重大经济、法律责任，有重大影响的合同，应由合同主办部门召集会议，经相关的各部门讨论决定。六合同签订时，需要办理下列手续的，由合同主办部门负责办理：1、法律、法规、政策要求需办理的手续。2、公证手续；3、担保手续；4、合同约定需要办理的其他手续。七对外签订合同，原则上由我方拟定合同文本，如对方提供合同文本的，审批流程同上。八签订各类合同必须使用合同专用章或公章，公章由财务中心专人保管；凭签

14、批完成的合同审批单到印章保管部门加盖印章；两页以上的合同必须加盖骑缝章；未加盖印章的合同，结算部门、财务部门不得办理结算、付款事宜。九严禁在对外签订合同的空白文本上盖章，对于不能在同一地签订的合同，应由对方先签字盖章或各自签署后互换文本。十申报审批的合同文本必须内容完好，不得申报空白合同文本；任何单位或个人不得以合同相对人已盖章为由，拒绝合同审核人员对合同提出修改意见。十一合同承办部门申报审批的合同文本为外文格式的，须同时附翻译的中文文本。十二未履行审查、审批手续或审查、审批手续不符合规定的合同，一律不得签订。十三合同主办单位部门打印签订的合同文本必须与审批流程中申报的合同文本保持一致，不得擅

15、自变更合同内容，但修改合同文本中的错别字除外；合同文本签订前，合同双方就合同标的、数量、价款、交付方式、运输、验收等本质性条款作出重新修订的，合同主办单位部门须重新履行审批流程，不得仍以原审批流程作为新文本的签订根据。十四合同文本中约定须法定代表人签字的，应由法定代表人签字或加盖名章。十五未经受权的单位负责人、部门负责人、业务人员一律不得在合同“受权代表处签字；合同主办部门的业务经办人员能够在合同文本的“联络人处签名和填写联络电话。十六合同签订后，任何单位部门和个人不得对合同文本进行涂改。合同内容的变更、合同主体的转让，必须签订书面变更协议或补充协议。十七合同经我方签字盖章，但合同相对人尚未签

16、字盖章时，如合同所涉及业务发生变更或取消，导致该合同文本作废的，则我方合同主办部门需将我方已签字盖章的所有合同文本交给印章管理部门，不得擅自进行处理。十八合同相对人是法人或其他组织的，必须加盖与合同相对人主体名称完全一致的公章或合同专用章，不得以其他业务章或部门印章代替；合同相对人是自然人的，必须是本人亲笔签名并摁手印，不得别人代签。十九合同审查应认真、准确、及时、高效。详细要求如下：1、合同主办单位部门、审查部门应在1个工作日内完成合同申报、审查工作；2、对于审核中碰到问题需要进一步核查的，应在2个工作日内完成；3、因公出、岗位调整或其它原因不能及时完成合同申报、审查等工作时，应及时做好工作

17、转委托、交接。八、合同的履行一合同在签字、盖章，且约定的生效条件成就前，不得实际履行。合同生效后，一切与合同有关的部门及人员应全面、及时履行合同，确保信誉；二公司任何部门及人员发现合同相对人不根据合同约定履行的，应当立即通报合同主办部门，合同主办部门应当在法定或合同约定期限内以法定或合同约定方式向对方催促履行或者提出索赔。不根据合同约定履行，包括不能履行、不全面、不适当的履行。如需出具催促履行合同和索赔函件，在送交合同相对方之前，应当经总裁办法务负责人审核；三公司任何部门及人员收到合同相对人提出的催促履行合同和索赔的函件或告知，应当立即送交或告知合同主办部门，由合同主办部门商同总裁办法务负责人

18、制定对策，经合同主办部门负责人签注详细意见后执行；四有关合同履行中的书面签证、收发货单据、结算文件、往来信函、文书、传真等均为合同的组成部分，必须由双方业务代表签字或加盖印章。各部门应将相关资料保存备案。合同权利义务完全履行完毕后，合同文本及相关资料交由秘书处存档保管；五合同主办单位部门或合同相对人将我方或双方已盖章的合同原件不慎损毁或遗失，需要补签合同文本的，造成合同损毁或遗失的单位部门应出具情况讲明，经主管领导签字同意后，方可补签。九、合同变更、解除和终中止与转让一合同签订后受法律约束，我方不得擅自变更、解除和终中止合同。若确需变更、解除和终中止合同，由合同主办部门讲明原因签订相应协议上报

19、审批。审批流程与合同签订审批流程一样；二因合同履行情况发生变化需变更合同条款的，主办部门在征得合同相对人同意并经公司审批后，以书面形式向合同相对人提出变更合同的要求；在未得到合同相对人书面答复前，除依法能够中止履行外，仍需按合同约定履行；合同主办部门不得以对方的口头包括电话答复作为合同变更的根据；三对方提出变更合同要求的，必须以书面形式提出。否则仍按原合同约定履行；四我方因不可抗力致使合同无法履行，需要解除合同的，须立即由合同主办部门提出处理意见并完成审批，向合同相对人提出书面解除要求，并提供有关证实文件；五合同相对人因不可抗力致使合同无法履行，提出书面解除合同要求时，应立即中止合同的履行，并

20、要求合同相对人提供有关证实文件；六合同相对人未能在合同约定的期限内履行义务，合同主办部门在发出书面文函催促履约后仍未能履行合同，则应解除该合同，并追查违约责任；七合同签订以后，经协商一致，合同一方当事人将其合同权利、义务全部或部分转让给第三人的，应当由转让合同权利义务的一方、合同另一方以及受让合同权利义务的第三人签订转让协议；八主办部门必须妥善处理合同变更、解除和终中止与转让的善后问题。相关书面资料和处理记录保存备案，并定期连同原合同一并送交秘书处存档。十、合同纠纷的处理一合同发生纠纷时，合同主办单位部门应当根据实际情况提出纠纷处理意见，及时安排人员与合同相对人协商解决。经协商能够达成一致的，

21、应当根据合同签订程序签订和解协议。双方不愿协商或协商不成的，我方决定提起诉讼或合同相对人提起诉讼时，合同主办部门应将该合同纠纷的所有材料送交总裁办，并与其他部门共同积极配合总裁办法务商讨解决方案，经审批流程完成后决定提起诉讼或应诉；二合同纠纷的提出，加上与对方协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内一般为2年进行；三对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书和有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，主办单位部门应指定专人负责该文书执行的跟踪和履行情况。对方逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，合同主办部门应及时上报。经协商无效者，由总裁办法务或者集团法律参谋向法院申

22、请执行；四合同纠纷处理或执行完毕，总裁办法务负责人应及时通知相关部门，并将有关资料整理归档。十一、合同档案管理一合同主办单位部门应当建立本部门合同台账及合同档案资料管理工作。1、合同档案是指合同会谈、签订、变更、履行和争议处理经过中构成的，具有查考利用价值的各种书面、电子资料等与合同有关的所有资料。包括但不限于：1资信调查资料；2合同正本及附件原件；3合同审核和审批资料；4合同会谈、签订、变更和履行经过中的往来函件信函、传真、电子邮件等；5合同会谈、签订、变更和履行经过中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等；6争议处理经过中构成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等；7合同履行经过中的有关文件资料；8其他应当存档的相关资料二合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同主办单位部门应当