采购合同、付款及发票管理制度.docx

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1、采购合同、付款及发票管理制度湖北武铁山桥轨道装备有限公司采购货物工程劳务合同、付款及发票管理制度目的：为规范公司各类采购货物工程劳务合同、付款及采购或劳务发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分下面几种情况处理：1、预付款业务，2、货到付款业务，3、以货易货业务。第一条、财务对合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同对于零星办公用品的采购，价值在500元下面的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同，详细规定如下：一、合同的签订及审批1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办

2、人经根据经批准的（采购计划单）及（采购合同价格申报单）进行。（采购计划单）、（采购价格申报单）及（采购合同）按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：1、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；2、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元下面的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。3、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出（采购计划单）经保管员核实库存报分管副总批准后施行采购2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提早签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元下面的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。二、

3、合同内容填写要求1、合同内容应按规范格式内容完好填写，合同中要十分约定发票事项采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需获得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达、具体品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承当及供给商服务商帐号信息等内容。三、合同的报送及执行1、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时施行采购。2、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部施行采购，劳务合同由行管部执行施行，对于特殊情况下经总经理特批的采购工程劳务业务除外。计财务部将按合

4、同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格屡次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。3、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。第二条、付款管理规定采购往来付款业务流程图：业务经手人持用款申请含附件1、计财部往来会计核实2、申请人分管领导签字3、财务负责人签字4、总经理签批5、财务出纳员付款所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请付款。“用款申请由

5、业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承当责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承当，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承当。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供给商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务

6、付款时需持“用款申请依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，假如批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请含合同采购计划单等附件财务部往来会计核填帐面往来余额分管领导签字财务负责人签字

7、总经理签字财务出纳员付款1、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。2、对于预付货款的经济业务,各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供给商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以避免公司利益遭到损失预付工程款不在此内。2、货到付款业务：原则上必须先获得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按（财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度）中的付款规定办理。详细如下：货到付款流程图：业务经手人持用款申请

8、含附件财务部往来会计核填应付款余额分管领导签字财务负责人签字总经理签字财务出纳员付款1、对货到付款，发票未到的规定：对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号注：入库单必须在付款之前传达材料会计处，及货款金额，并附“采购合同。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前即入库单未传达财务前，计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批由财务认定。(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的即帐面应付款：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的

9、，要求该笔业务经手人对发票的内容货物数量、价格、金额进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供给商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。3支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及收据的获得要求：付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不

10、必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供给商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应获得收款方的收款收据，详细付款方式及相关要求如下：1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其详细情况分别处理：1、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员指采购员对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证实传真件证实中需注明来人姓名、身份证号、委托

11、事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力字样，经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。2、假如是要求公司将款项汇入收款人指业务单位指定卡号或业务经办人提供的收款人卡号的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章或公章及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函传真件格式见后附件2，确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力字样。计财部收到符合要求确实认函传真件并经公司业务经办人签字

12、确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内以银行业务单时间为准计算起始时间，将收据原件交至公司计财部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承当，特殊情况经总经理批准的除外。3、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续

13、借款人应为采购业务经办人指定的公司员工，无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，4、对于正常采购或劳务业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原能够电汇或承兑汇票支付的款项，而需要计财部以现金打卡方式加急支付的，计财部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人即付款申请人承当，假如造成资金损失的，还要由业务经办人承当相应损失。2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供给商，既有现金付款、又有银行付款业务的，

14、原则上，只要对方收款,就要出具收款据。退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按下面几种情况处理：1、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；2、公司采购或劳务业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承当。3、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承当。4、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出

15、纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3、承兑汇票付款1、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，1】，经计财部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员其它签字手续参照货币资金付款业务，且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。2、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，1】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作

16、附件，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之根据，签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。3、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式，由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的具体收件地址证实(证实内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联络电话，并注明“本传真件与原件内

17、容一致，具有法律效力字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮收款单位传真的收件地址证实交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至计财部出纳员处。4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票即应付票据，在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书即不能回头背书，但出票银行及该汇票实际接收人许可能够背书的，则

18、需要背书后支付。5、对获得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章，或在同一处错误更改两次含以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经总经理特批处理的，应有总经理在该单据上的亲笔签批讲明。对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。6、对单笔业务口径一致性的要求：每一

19、笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，假如有特殊情况，经总经理特批的业务，签定合同人即为公司提供劳务及货物人，在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充讲明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，假如是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人以发票专用章确认与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。假如预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大

20、，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。7、超过规定时限未获得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能获得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承当相应的损失，后果严重的追查法律责任。第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定计财部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请。由于工厂地理位置的特殊

21、性，车辆紧张，计财部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。详细的付款时限及责任划分如下：1、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请在当日规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“用款申请，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。假如是以银行电汇付款的“用款申请，遇法定节假日、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款的“用款申请单金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，假如是收款方提交的相关证实手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完好的手续后方可付款，补齐手续前计财部不受理该用款申请。2、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；