信息部IT管理制度.docx

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1、信息部IT管理制度网络信息部采购管理制度文件编号：生效日期：受控编号：2021-08-05机密C/0修改状态：版次：密级：附录正文总页数349XX集团有限公司),内部资料注意保密(401为规范IT产品采购行为，加强对IT产品采购业务的管理，降低费用并躲避采购风险，提高采购的竞争优势，特制定本管理制度。二、适用范围适用于集团各职能部门、各产业集团及下属分公司的IT产品采购。三、术语解释四、职责一网络信息部：1.日常IT采购管理。2.维护IT采购平台，根据市场变化情况随时调整价格信息。3.对申购单位提出的申购流程进行审批、询价、确定价格并通知供给商送货。4.对供给商提供商品质量、价格及服务能力进行

2、监督。5.负责长期合作协议签订。6.负责大型项目IT类设备采购招标工作。7.负责采购管理制度、操作流程制定。二申购单位：1.计划内申购，经办人根据需求在ERP采购平台中发起申购流程。在流程中详细标明商品数量及其它要求。2.申购商品根据（IT设备配置制度）申购，不得超标申购。3.对供给商提供商品数量、质量进行验收，并监督及售后服务，并汇总问题，及时提交到采购部门。三申购部门财务：1.负责对申购计划审核。2.负责采购流程、报销流程审批。3.负责发票验收。4.负责月未与采购部门确认挂帐明细及未获得发票明细。5.负责供给商付款。五、制度主体一申购时间1.日常一般性采购，采购人员接收到采购流程后，一个工

3、作日内完成商品采购。2.特殊产品如：特殊配置的计算机等，需求部门需提早三天向网络部提交（IT产403资料Word制定合理的配置方案后再执行采购。以便网络部根据需求进行调研，网络部），品申购单新型、大型项目采购或大型设备采购，需求部门需提早一个月向网络部提交（IT产品申购单网络部），网络部进行市场询价，以确定以直接采购或招标的形式执行采购。二基本原则1.合同签订原则：网络信息部选择供给商必须与集团签订长期合作协议。2.报价原则：1每次采购必须两家以上供给商提供报价，采购人员根据产品质量、价格、供货时间、售后服务等因素进行综合评定，确定最终采购价格及供给商。2所有合作供给商在每月月初及月中要向采购

4、人员传递盖有该单位公章的商品即时报价。三询价原则：1.网络信息部每月月初及月中指派专业工程师采购人员除外，对市场价格进行抽样调研，每季度进行一次全部采购商品价格调研，每次调研结果要进行具体记录并备案。采购人员根据调研回来的价格变更采购平台商品价格。2.调研价格假如低于所有合作供给商报价，采购人员负责与合作商沟通协调价格，如合作商价格无法降低，采购人员需要提交（价格偏离审批表），经网络信息总监及网络部长审批后，确定按合作商提供价格采购或取消供给商合作资格，并重新选定供给商。四资金计划汇总审核原则：1.集团职能部门及产业集团每月20日下班前上报本部门或集团下一个月的IT费用计划。2.网络部IT资产

5、管理员每月2124日负责汇总集团各职能部门、产业集团的下一个月的IT费用计划，审核后上报网络信息部长，网络信息部长签批后，资产管理员以纸价及电子文件两种方式传给计划财务部资金主管；五采购原则：1.IT资产管理员每月初将审批完成的本月资金计划传送给采购人员，采购人员根据本月资金计划，进行日常采购工作。2.职能部门、产业集团及下属公司相关人员每月20号前在采购平台中完成IT商品申购流程填写及审批，采购人员接收到该流程后执行采购工作。每月20号后提交或者20号以后到达的IT商品申购流程，采购人员将不予办理。3.网络部采购人员负责（费用报销单）、（IT固定资产增加单）、（IT低值易耗品增加单）的填写和

6、提交审批。404资料Word财务部门审批由集团总裁、需求部门自行提交（请示报告）流程，4.如有计划外采购，后，网络信息部采购人员收到（请示报告）及（IT产品申购单网络部）流程后，执行采购。六入库原则：1.网络部对采购回来的产品进行验收，验收合格后交由需求部门使用，需求部门收到采购商品后，提交（验收入库单网络部）流程2.IT资产管理员负责（IT固定资产增加单）、（IT低值易耗品增加单）的归档。七报销原则：1.采购人员每月20-23号完成与供给商对帐，每月24-30号完成本月费用报销填写及审批。2.如遇特殊情况，本月无法报销，采购人员应及时与申购单位财务及供给商沟通，协商解决办法或者将该费用报到下一个月计划中。职责分离原则：原则上采购人员不得介入市场调研、商品验收。商品质量、数量、有无损坏等由网络信息部相关人员会同申购人员及供给商共同完成。六、监督与检查无七、奖励与惩罚申购人员及采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或声誉损失的。根据情节轻重，公司将给予相关责任人公告、记过、记大过、免职、辞退等行政处罚及相对应的经济处罚并挂网公示；给公司造成重大损失的，公司将依法追查法律责任：一需求部门未按申购时间提交（IT产品申购单网络部）流程的，延误相关部门日常工作的。给予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：