(完整版)行政管理制度.docx

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1、(完整版)行政管理制度ZHXX-XZ-2016行政管理制度2016-11修订哈尔滨中和信息技术有限公司目录一、行政接待流程及标准管理规定(3)二、卫生管理规定(6)三、员工行为规范(7)四、员工建议投诉与申述规定(9)五、办公用品采购管理规定(12)六、资产清查与维修规定(13)七、电脑使用管理规定(13)八、名片管理规定(15)九、文资管理规定(16)十、印鉴管理规定(21)一、行政接待流程及标准管理规定第一条目的为树立集团良好形象，扩大集团对外联络和沟通，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理的原则。第二条范围本标准适用于集团各部门及各直属企业各种接待工作。第三条

2、管理集团行政部为接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门及直属企业在接到重要来访预约后，先行上报集团行政部，并协助拟定接待计划并填写（接待日程表），有特殊需要的要在（接待日程表）中具体注明，需集团领导出面、行政部协调的重要接待，应提早二天告知集团行政部。第四条计划与准备1、集团行政部在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基本情况，来宾职务、来访详细时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在此基础上拟定接待计划，排出日程安排表，编制（接待日程表）。2、集团行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人

3、员、落实会晤时间及场所。3、集团行政部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提早按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。4、行政部根据情况计划安排来宾游览道路、娱乐项目等。5、因特殊会议需要集团行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等。6、集团行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆遵从集团行政部经理和主接待人员协调安排，统一调度。7、集团行政部根据情况提早购买车票及机票。第五条接待标准特级标准：政府处级以上领导，合作单位

4、董事长、总经理。1、迎接：董事长、总经理、副总经理在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提早等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾。2、参观：董事长、总经理、副总经理陪同，由董事长沿途介绍基本情况以及到达公司后具体介绍相关信息。3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/会议室。根据需要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：100.00元/人标准。5、下榻宾馆标准：800.00元/晚标准。6、行政部根据情况或来宾意愿和兴趣提早计划参观游览道路。7、行政部根据情

5、况购买礼节性礼品，每人200.00元标准。?一级标准：政府处级下面领导，合作单位副总级别领导。1、迎接：总经理到驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：总经理、副总经理、相关部门经理陪同，介绍公司基本情况。3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/会议室。根据需要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：70.00元/人标准。5、下榻宾馆标准：450.00元/晚标准。6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人160.00元标准。二级标准：政府科员、合作单位部门经理级别人员。1、

6、迎接：对口的部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员介绍公司基本情况3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。4、用餐标准：50.00元/人标准。5、下榻宾馆标准：300.00元/晚标准。6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人100.00元标准。第六条接待礼仪1、仪表：面容清洁，穿着得体。2、举止：稳重端庄，沉着大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不骄不躁。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提早等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭

7、敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并讲“这边请。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。第七条注意事项接待中涉及机要事务、机密文电、重要会议，要十分注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员讲明。第八条信息反应接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者沟通中获得的信息汇总整理，提取其中对集团有价值的信息，上交部门领导。第九条接待中的

8、座次安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后相互辞让。2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导仍然在1号领导左手位置，3号领导仍然在1号领导右手位置。3、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签过失或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。附表：ZH-XZ001（接待日程表

9、）二、卫生管理规定目的：为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，特制定本制度。第一条卫生管理范围为公司各部门办公室、施工现场办公室、资料室等办公场所及其设施的卫生。第二条卫生清理的标准是：1、门窗玻璃、窗台、窗棂上无浮尘；2、地面无污物、污水、浮土；3、四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；4、照明灯、电风扇、空调上无浮尘；5、书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整洁，无灰尘，柜顶无乱堆乱放现象；6、办公桌上无浮尘，物品摆放整洁，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正；7、微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；8、各办公室及分担区应当无四害。第三条卫生清理

10、实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁，行政人事部不定期不定时进行抽查。第四条各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评选工作，积极主动地搞好卫生清理，对卫生清理不达标的部门在集团例会上予以点名批评，并予以一定处罚。第五条卫生检查评选结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。三、员工行为规范第一条为营造严谨、规范、有序的办公环境，提高员工职业素质与个人修养，提升企业形象，特制定（员工行为规范），公司全体员工适用本制度规定。第二条公司实行“6S现场管理制度，即：1S整理定义：区分“要与“不要的东西，对“不要的东西进行处理。目的：腾出空间，提高效率。2S整顿定义

11、：要的东西依规定定位、定量摆放整洁，明确标识。目的：排除寻找的浪费。3S清扫定义：将工作场所内能看得见及看不见清扫干净，保持工作场所干净、亮堂的环境。目的：使缺乏、缺点明显化，是品质的基础。4S清洁定义：将上面3S的施行制度化、规范化，并维持效果。目的：通过制度化来维持成果，维持以上3S成果。5S素养又称修养、心灵美定义：人人依规定行事，培养积极主动精神，养成好习惯。目的：提升“人的品质，养成对任何工作都持认真态度的人。6S安全SAFE定义：重视成员安全教育，每时每刻保持安全第一的观念，防备于未然。目的:杜绝安全事故、规范操作、确保安全。第三条办公环境1、时刻保持办公区域所有物品整洁、整洁；严

12、禁随地吐痰、丢弃杂物；2、禁止携带与工作无关的工具或物品进入办公区域；员工必备的随身私人物品置于办公室隐蔽处，禁止堆放在明处；3、吸烟必须在公司指定区域内，公司内其它区域严禁吸烟；4、办公区域内桌椅、文件柜、电子设备、线缆等各类设备设施摆放整洁；5、爱惜各种办公用品、设施、设备，根据规定使用和操作；6、下班前关闭各类电源和门窗；7、各种文件要存放有序，便于查找，包括电脑文件要及时分类归档，及时清理。第四条仪容仪表1、办公区工作时间内全体员工仪容仪表整洁规范。公司或岗位有特殊要求的，按要求执行；2、发型整洁大方，不蓬乱、不梳怪异发型。头发颜色自然，不染夸大色彩。男员工不准留长发，不准留胡须，鬓角

13、要修理整洁，不许戴怪异饰品；3、指甲要剪短并保持清洁，禁止涂有色指甲油和留过长指甲；4、女员工妆容及装饰应得体，禁止浓妆和佩带夸大饰品只允许戴耳钉，不允许戴耳环、耳坠等有特殊要求岗位按要求执行；5、禁止穿着超短裙、吊带衫、低领衫、透视装、短裤、凉拖、拖鞋等工作场所不宜服饰进入办公区域、男员工需穿着长裤。第五条行为礼仪1、公司全员实行首问负责制，即：对在我司区域内，首先碰到来访、咨询或办事人员的我司工作人员，要负责给予办事或咨询一方必要的指引、介绍或答疑等服务，使之最为迅速、简便地得到满意的答复；2、员工碰到上级，应首先问候，碰到公司来访客人时，应礼貌微笑致意；3、公共区域内相遇应相互致意，礼貌

14、让步；4、工作时间交谈应轻声，严禁高声辩论与争吵；5、禁止在各类通道以及出入口处长时间停留交谈，堵塞通道；6、员工上下班打卡、乘坐电梯时，自觉排队，禁止争抢；7、工作场所内手机铃声不许过大，接打要低声，会议时间应把电话调成震动或关闭；8、办公区域内禁止唱歌、高声讲笑、嬉戏打逗；9、办公区域内禁止奔跑、躺卧、倚靠、搂抱搭肩等行为。第六条工作纪律1、工作时间内因工作需要，需暂时离创办公室时，应与同事交代；2、工作时间内因公外出，需填写外出申请单呈上级核准后方可外出；3、工作时间内会见家属和朋友需经上级领导同意，在指定区域内进行，会客时间不得超过20分钟。禁止私自会客；4、禁止在任何时间使用公司电脑

15、听歌曲、看电影、打游戏、阅读无关网页等任何与办公无关的事情；5、禁止在工作时间内闲聊、吃食品、阅读与工作无关的书报杂志等；6、禁止在工作时间内躺卧睡觉、赌博、酗酒；7、禁止未经许可私自带人对公司进行参观或者拍照；8、禁止未经许可携带公司物品或文件资料外出；9、所有部门经理以上人员保证24小时手机开通，避免因电话不通影响工作。第七条电话使用1、使用电话语言简洁，禁止长时间电话聊天；2、使用电话声音应尽量调低，以不影响其别人工作为准；3、接电话应语言亲切，接电话让对方等候超过一分钟要主动致歉；4、接听电话要自报家门，如“您好，中和集团XX部门！，并用“您、请、对不起等敬语；5、电话铃响三声必须接听

16、，同办公室人员须做好互相间的电话代接工作；6、禁止使用公司电话接打私人电话。四、员工建议投诉与申述规定第一条公司鼓励员工从工作角度出发，认真、负责地向公司提出合理化建议，帮助公司改良工作，同时，接受员工因对某些方面工作的不满而导致的投诉。公司提供正当、畅通的渠道与公开、公正的方式来受理投诉，共同创造和谐的工作气氛。第二条但凡员工因有不满意见或受利益损害，根据规定的渠道，向特定的管理人员陈述、表达，希望得到立即改正之行为和经过，称为投诉。员工发现现行办事手续、工作方法、工具、设备等，有改善的地方而提出建设性的改好心见或构思，称之为建议。第三条集团及各子公司均要设立专用信箱及专用电子邮箱，以采集员

17、工建议、提案及投诉信件，董事长办负责信箱和电子邮箱的管理。第四条受理建议的内容与范围。1、有关集团及各子公司发展的新思路、新设计的方案；2、对长期困扰集团及各子公司发展的一些难题的解决方案；3、降低成本、管理费用及提高材料利用率的改良建议；4、关于技术研发、操作方法、作业流程、质量管理、设备维护等问题的投诉及改良建议；5、有利于公司财产和员工人身安全的改良建议；6、有助于加强公司市场竞争力的营销方案；7、有助于完善公司经营管理的方案；8、有助于建设企业文化的方案；9、其它对公司有益的建设性方案。第五条允许员工在自以为遭遇下列各项的情形下，进行投诉。1、不合理的工作布置、要求，不适宜的工作条件、

18、环境；2、公司任何个人或部门的违规或非法行为，该行为使公司、部门或员工个人的正当利益遭到损害；3、部门间难于协调解决的，对本部门工作造成重大影响和损失的问题的投诉；4、上级或同事有贪污、受贿、盗窃、以权谋私、泄密等危害企业行为的投诉；5、上级违章指挥会造成严重事故隐患时的投诉；6、企业行政处分侵犯职工合法权益或有不合理处分现象时的投诉；7、员工作业条件会危害职工身体健康时的投诉；第六条不受理的内容和范围1、不属于工作范畴的个人私事；2、诉苦、抱怨或个人薪酬问题；3、对别人进行人身攻击或成心打击报复别人的恶意投诉；4、日常管理范畴中本部门领导能够自行协调解决的投诉问题；5、之前已接受投诉现正处于

19、整改之中的问题。第七条建议处理程序1、采集到的员工建议、提案由各公司行政人事部统一负责处理，涉及集团发展方面的建议、提案交行政办进行登记、分类。2、涉及各子公司发展的建议、提案，行政办将提案原稿附提案处理单转交有关公司。3、各子公司应对员工的建议或提案，进行具体分析和研究，拿出处理意见。4、各子公司征求提案人意见，并由提案人对处理意见进行确认签字。5、组织提案相关人员对提案进行审议。6、将重大提案的处理意见报请总经理或董事长批准。7、交有关部门，落实批准执行的提案处理意见。8、检查执行情况，并将检查结果及时上报。第八条奖励办法原则上每年年末集中奖励，各子公司由总经理带头，各子公司行政人事部详细

20、协调，组成员工建议评估小组，对各种建议、提案评估、分类、划分等级。集团对获奖提案分等级进行奖励，对于热爱公司、积极为公司发展献计献策的员工，其建议经采纳，确有效果的，在年末总结表彰大会上将给予表扬和物质奖励。建议类分为一、二、三等奖励；提案类分为一、二、三等奖励。第九条投诉的表述方式有两种：口头方式和书面方式包括EMAIL。在一般情况下，两种方式为同等适宜、有效的投诉方式。第十条所有投诉，无论是口头还是书面，必须具有事实根据和真实内容，不得以臆测及虚假的内容作为投诉的根据，更不得以此对别人作恶意攻击及诽谤、诬告。一旦发现，将遭到公司工作纪律的重办直至解除劳动合同及追查法律责任。所有书面投诉材料必须由投诉人亲笔签署真实姓名，以保证其严肃性。第十一条口头投诉的，受理人在面谈之后，将整理的文字资料交集团行政人事部，涉及到集团行政人事部成员的，直接报主管副总裁或总裁处理。对于书面投诉的，则根据信中投诉人要求，交指定人员处理。对于无指定人的情况,由集团行政人事部处理。第十二条集团行政人事部应深化基层，对投诉的详细内容的真实性进行调查，得到翔实的、可作为证据的第一手材料，根据调查结果，提出调查报告。