公司企业文件和资料管理制度.docx

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1、公司企业文件和资料管理制度1.目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效施行。2.适用范围本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。3.术语和定义参见ISO9000:2000之规定。4.职责各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；各部门负责本部

2、门记录表格的审核、批准和发放；各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效施行；各部门应密切关注文件的执行情况和反应信息并及时组织修改；全员执行经过中发现文件存在问题时，应及时填写信息反应表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。5.工作程序文件的分类一级文件：质量手册；二级文件：程序文件；三级文件：作业指导书；记录表格规范、标准a.包装材料检验标准包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等；b.化工原、辅料检验标准；c.成品质量标准/产品内控标准；d.已备案的企业标准；e.工艺技术文件；f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g.国家强迫执行的有关标准；顾客

3、提供的文件和资料包括图样法律、法规包括产品质量法、消费者权益保护法等。公司内部各项管理规范、制度公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。文件的编写、审核和批准文件审核文件批准文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。编号格式为：Q/BBXXX-YYYY其中：Q-企业内部标准代号BB-公司代码：GLxx化装品有限公司广州工厂SLxx化装品有限公司汕头工厂LCxx化装品有限公司广州工厂和汕头工厂XXX-顺序号001-999YYYY-年号以自然年号为准编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。修正号VV顺序号XXX部门下一级机构TT部

4、门代号AAA文件类别DD公司代码BB其中：BB公司名称代号:GLxx化装品有限公司广州工厂SLxx化装品有限公司汕头工厂LCxx化装品有限公司广州工厂和汕头工厂DD文件类别详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号AAA提出该作业指导书的部门TT部门下一级机构的编号如车间、科、室等能够是从0199之间的任何数字XXX顺序号，能够是从000999之间的任何数字VV修正号，如是新作业指导书，则定义VV为00，作业指导书每修正一次，VV则递增01，VV能够是从0099之间的任何数字。FE字BBBBXXX号其中：F-部门英文缩写MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC部；HR-人力资

5、源/行政部；MRK-销售部；FIN-财务部；QT-品质/技术部E-公文种类简称，如：联络书简称为联。BBBB-公元年号XXX-顺序号“受控和“非受控。所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控或蓝色“非受控章。印章格式如下：“作废章；印章格式如下：文件发布、发放所有管理文件由各部门文件管理员按（文件分发清单）发放到相应部门文件管理员，再按部门内部（文件分发清单）再发放到相应的工作岗位人员手中；“作废章并妥善保存；文件更改“文件更改申请单讲明更改原因，对重要的更改如技术参数还应附有充分的证据,将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传到达文件的原编写部门，由编

6、写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按规定进行；管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单讲明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按规定进行；文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。XXXX文件管理专用章受控/生效XXXX文件管理专用章非受控XXXX文件管理专用章作废文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员根据规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收

7、文件进行“作废标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单告知文件、资料使用人。文件作废及处理各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件包括已经作废但未标识的文件。作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐收回并记录，进行“作废印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废印章标识；绝不允许现场出现任何“作废文件，以防误用。各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单，讲明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留

8、用申请单，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。文件保管、复制、储存、归档文件管理员对文件的管理必须建立（文件管理台帐），文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。文件的复制者必须申请，填写（文件复制、补发申请表），经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。文件存载的媒体本公司所有文件所采用的媒体能够是计算机软件、软盘、光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。6.支持性文件质量手册管理操作规程作业指导书管理操作规程表格管理操作规程7.质量记录标准表格文件管理台帐文件更改申请、审批表文件作废留用销毁申请表文件分发清单文件复制、补发申请表文件更改通知单8.引用文件ISO9001：20009.附件附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号。文档视界公司企业文件和资料管理制度公司企业文件和资料管理制度文档视界公司企业文件和资料管理制度公司企业文件和资料管理制度文档视界公司企业文件和资料管理制度公司企业文件和资料管理制度