公司会议管理制度【最新】.docx

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1、公司会议管理制度【最新】公司会议管理制度*公司会议管理制度第一章总则第一条为了进一步规范公司会议管理，充分发挥会议的沟通、协商与决策作用，提高公司决策能力和办事效率，研究落实重大事项的对策和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。第二条会议是企业组织安排工作、协调关系的必要手段和方式，但会议太多过滥、缺乏管理，不仅不必要地牵涉了各级领导和相关人员的精神，而且将直接影响公司的办事效率和工作风气。结合公司实际情况，本制度的制定原则是采用谁主管谁召集、谁召集谁对会议构成的决议、决策以及执行效果负责。第三条会议按类别、内容不同由各相关单

2、位组织，并做好会议管理。第四条本制度适用于公司及所属各部门。第二章会议类别及组织第五条公司级会议包括公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。股东会和董事会由董事会秘书办公室负责组织安排，其他公司级会议由行政部负责组织安排。1、股东会、董事会根据公司章程每年召开一次，特殊情况亦可临时召开，由董事长主持，董事会秘书作记录，并整理睬议纪要，经董事长审批下发。2、总经理办公会每季举行一次，特殊情况亦可临时召开，会议由公司总经理召集主持，公司副总经理参加。根据会议内容的需要，可吸收公司相关人员参加，由行政部部长或秘书作记录，并整理睬议纪要，经总经理审批后下发。3、公司干部管理

3、工作会由公司总经理召集主持，原则上每年召开三次，特殊情况亦可临时召集。1)年初由总经理布置全年工作，公司领导及各职能部门负责人(含副总工程师)参加。2)国庆休假前最末一天为公司年度管理工作会议，领导及各职能部门负责人(含副总工程师)参加。3)年末(春节前)举行新春团拜会，公司中层以上干部及家属参加。4、公司全体职工大会每年春节前举行,亦可根据公司的特殊情况，临时召开职工大会。第六条部门级会议分为部门日常管理工作会和部门联谊会。1、部门日常管理工作会项目部一周召开一次，销售部二周召开一次，技术部一周召开一次，生产部一周召开一次，质量部一周召开一次。由部门负责人主持，部门全体员工参加，根据会议的需

4、要通知分管领导及相关人员参加。会议至少涵盖如下内容:传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神;了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见;制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为;利用科学方法研究分析部门各项工作经过中存在的问题，确定改良办法，制订有效的预防措施;分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改良措施;以恰当的形式开展批评和自我批评，安排专题培训等。2、部门联谊会是为了促进凝聚力，融洽员工之间的关系，营造部门内部团结进取的气氛。各部门每年举行12次部门内联谊会，形式不限。各部需先将联谊会计划报行政部，经同意后方可施行。第七条生产工人会议:半月举

5、行一次，由生产部长主持召开，安排生产任务，研究、改良和提高班组管理。安全管理员负责安全教育。第八条专题会议是公司经营、技术、业务性的综合会议，如经营活动分析会、质量工作会、技术准备会、合同交底分解会、项目协调会、初步设计会审会，技术沟通会、生产调度会、安全生产工作会等，是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的施行方案;分析、研究最近成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、项目管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门根据会议的要求，保质保量地完成规定任务的会议。专题会议由公司分管副总批准，主管职能部门负责组织相关人员参加。第

6、九条对外接待会议主要指政府机关和上级领导来公司检查、现场办公，以及厂际之间的技术沟通和技术合作洽商的会议。对外接待会议属公司层面的由行政部负责接待安排;属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责接待安排。第三章会议的组织、管理和服务第一节会议的组织第十条会议的批准1、临时召开内部小范围会议由分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。2、本制度已列出的会议根据规定程序批准。第十一条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。第十二条会议通知1、会议主办

7、部门需落实会议地点，会议主持人、召集单位、应分别作好有关准备工作(包括拟好会议议程、发言要点)。2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第十三条会议的准备1、参加会议人员按会议要求，安排准备相应资料、准时参加，因故不能参会的，会前应提早请假。2、会议主办部门要做好会场的会务安排，包括会场环境的布置、设施检查等。3、会议主办部门要做好参会人员的引导和组织。4、重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。第二节会议室的管理与服务第十四条公司会议室、贵宾室是重要的会议场所，由行政部统一管理。会

8、议室为保证合理安排，使用提早与行政部联络，严禁擅自使用。第十五条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第十六条会议室要做到会前30分钟各项工作准备结束，会后通知行政部散会信息，行政部安排会议场所清洁卫生。第十七条会议室使用时务必保持环境整洁和设施安全。第四章会议资料管理第一节会议纪要的签发第十八条会议主办部门要制定专人对会议具体情况进行具体记录。公司级会议由行政部整理睬议纪要，报公司总经理审核签发。其他会议纪要由会议主办部门或承办部门及时整理，报分管领导审核签发。第十九条会议构成的会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参加人员、会议主题或内容，决定事项要

9、明确事由、要求、责任单位或相关责任人、完成时间。第二十条会议纪要执行情况的检查由会议主办部门负责，定期会议在本次会议前要先检查上次会议纪要完成情况。不能按时完成会议纪要相关内容的，需在规定完成的时效前向会议主办部门提出未能完成的原因，告知以及准备采取的措施、拟定完成的时间。第二十一条会议纪要决定、事项涉及保密内容，应采用保密方式送达签收人。发放范围是根据纪要的密级等级分发，发放应做好签收登记。会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成(特殊情况除外)。第二节会议纪要的格式第二十二条各种会议纪要行文的印制格式原则上要求根据公司统一要求制作，主要包含下面基本要点:1、文本全部使用A4型纸。2、文头、正

10、文部分用四号仿宋体非套黑字(排板格式见附件1)。第三节会议资料的存档第二十三条股东会和董事会的会议资料由董事会秘书办公室存档，公司级会议的资料由行政部负责存档，其他会议资料由各会议主办部门自行存档。第二十四条公司重大会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。第五章会议精神的督办第二十五条行政部每季对定期会议的质量、会议时间、会议效果等进行督查，并将情况汇总报公司总经理及相关分管副总，作为对各部门及干部考核的根据之一。第二十六条行政部负责对公司级会议的重大决定事项进行督办。对会议的决议和内容，责任部门和人员必须认真履行，根据会议要求

11、的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。第六章会议纪律和要求第二十七条各类会议的参会人员必须按通知的时间及时参加，不得迟到和早退，否则给予100元处罚。第二十八条会议期间不允许早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。第二十九条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。第三十条会议务求精简高效，发言要言简意赅。会议主持人要严格把握会议主题，认真研究和讨论;决定相关事项;防止跑题和漫无边际闲谈，提高会议的效率。不提倡对某一问题无休止地争论。第三十一条会议期间应严肃认真，若无特殊情况，应控制会议时间。第三十二条会议期间与会人员要注意倾听别人发言，积极介入讨论，充分尊重别人，第三十三条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。第七章附则第三十四条本制度自2021年11月起执行。第三十五条本制度解释权归公司行政部。