发票管理制度_3.docx

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1、发票管理制度发票管理制度1总则发票作为交易的合法凭证、提货的主要根据，在购销的环节都是最重要有效凭据之一，为保证公司资产的完好，避免产生不必要的损失，必须加强对发票的购买、领用、保管的管理，财务部本着对公司认真负责的态度，为积极配合其他部门及时办理报销和开具销售发票，现制定如下操作规定和管理制度，望相关部门和人员严格执行规范流程和遵守发票管理制度。2费用发票的管理2.1定义。费用发票指因购入的产品或获取的劳务而取提的发票。2.2管理规定。2.2.1凡购入的产品或获取的劳务必须获得合法的发票，获得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。2.2.2对于真实、合法、合理但内容不完好、计算有

2、误的发票，应将其退回经办人，由其负责将发票调换后再行报支。2.2.3收到真实、合法、合理的发票，但发票金额小于报支金额的，按发票实际金额报支。2.2.4收到不真实、不合法的发票，财务必须拒绝报支。2.2.5财务将费用凭证和原始发票作为入帐的根据和附件，与记帐凭证装订成册，按规定年限保管。2.3禁止条例。2.3.1对于无法提供合法正确的原始发票的费用，不得报销；对于无法获得发票的，必须经主管部门经理证实，财务管理中心审核后方可报支。2.3.2对于无原始凭证的付款凭证修正分录除外，不得进行帐务处理，即不得虚列支出。2.4处罚条例。2.4.1费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的，除全额补偿公司损失

3、外，另处损失金额30%且不低于100元的罚款。2.4.2现金出纳不严格保管原始发票，使费用申报人无法进行报销的，由出纳承当该笔费用。3进货发票的管理3.1定义。指购进商品用于销售而获取的发票一律为增值税发票，包括进货退货获取的红字发票，在我公司商业类公司进货必须获得增值税发票手机卡除外。3.2管理规定。3.2.1收到进货发票必须办理签收手续，公司内部业务员与台帐或结算员间转让进货发票也必须严格进行签收，以明确责任。3.2.2代为收取的进货发票应及时转交相应的财务人员，并办理签收手续。3.2.3收到进货发票必须进行审核发票的真伪，开具的规范性和准确性，记帐联与抵扣联的一致性，对于有疑问的发票应询

4、问财务人员辩别，对收到的假发票、开具错误、开具不规范和与进货不符的发票应退回，退回发票进也必须做好签收手续。3.2.4接收的所有专用发票必须按下列要求填开，对不符合要求填开的发票，财务有权拒收，对于财务拒收的发票经办人能够退还给原开具发票单位要求其重开，可以以找我单位的税务专管员马解成签字同意。要求如下：3.2.4.1购方开票资料填写准确，票面整洁，字迹清楚，各栏项目不得压线、错格;3.2.4.2发票专用章需覆盖“销货单位：章，印章不能重复加盖;3.2.4.3项目齐全，规格型号栏需填写规格型号，复核和收款人都必须像开票人一样在开具发票时一起写上名字。3.2.4.4假如接收的是清单发票，清单必须

5、是在防伪开票系统中开出的清单。3.2.4.5对于接收的公路、内河货物运输发票运输项目及金额必须填写齐全。抵扣单位的名称和税号一定要写正确，并且拿到公司报销的运输发票必须是在发货人或收货人是我单位名称前带有“号。3.2.5进货发票的供给商名称应与进货、付款名称一致，对于母子性质的集团供给商必须出具相关证实文件和委托文件加盖母子公司公章。3.2.6收到发票必须严格保管，在未确认入帐前，保证发票记帐联和抵扣联的完好性。3.2.7进货发票是商品所有权转让的证实，是付款的重要根据，进货发票必须及时处理，自开票日起超过六个月的增值税发票自动作废。3.2.8财务入帐后，增值税发票的记帐联必须作为相应的记帐凭

6、证附件，一并装订成册，按规定年限保管。3.2.9增值税发票入帐后，抵扣联抽下另外整理安全存放，每月月末结帐后，负责税务专员必须核对帐务科目“应交税金/应交增值税/进项税本月发生额与抵扣联总额能否一致，如有差异，必须找出原因，防止发生抵扣联遗失现象。3.2.10抵扣联录入后应按税务规定按月装订成册，并编号存档并存放指定档案室。3.2.11进货增值税发票遗失，必须向分公司财务部副经理分管核算，并及时与供给商联络，若为电脑打印发票可到税务所进行认证手续，谁遗失谁负责。3.3禁止条例。3.3.1不得根据开具错误、开具不规范、与进货不符的发票进行入帐处理。3.3.2不得收取三不符发票进货、结算、付款供给

7、商名称不一。3.3.3未收到发票不得进行结算帐务处理。3.3.4发票未进行结算帐务处理前，不得将发票记帐联与抵扣联拆分，防止出现遗失造成不一致现象。3.3.5不得将发票随意摆放，抵扣联录入后不得随意散放。3.4赏罚条例。3.4.1每年对台帐或结算员的发票管理入帐工作进行检查，若严格执行上述规定，从不发生违规操作的，奖励300元。3.4.2发生进货发票包括抵扣联遗失，造成无法抵扣的，由责任人补偿税金，并扣罚200元。3.4.3增票随意摆放，每发现一次，对保管责任人扣款100元，发现三次以上予以除名。3.4.4帐务科目发生额与抵扣联金额不一致，查清原因，对责任人扣款100元；若发票管理员据实不报的

8、，对其扣款100元。3.4.5增票移交不进行签收手续的，每发现一次对移交人扣款50元。3.5其他规定3.5.1供给商开给我单位的发票必须在天办理入库手续以发票开具日期为准，特殊原因经领导批准最迟也不能超过150天，并伴随仓库开具的入库票一并交财务挂账需附送货明细单，送货单上必须有我公司仓库接收人员签名，入库票上必须有采购人员和仓管人员签字，假如是经常采购的材料必须交有领导核准的采购合同或材料采购申请单给财务备案。假如只是一次性的采购物资则还必须附相关的物资报销单经领导批推方可付款或挂账。入库票上必须有采购人和仓库保管人的签名。因公司有三个生产经营场地所以入库单上必须写明具体的存放地点。3.5.

9、2对于预付款出去的采购物资，负责预付款出去的经办人，在本省范围内须在20天内到财务来办理相关的物资结算手续，省外的须40天内结算完毕时间从汇出之日算起，确因须延长期限的，请书面讲明原因并写明结算完期限，交财务科方可。否则财务有权利通知工资核算人员暂缓发放其个人工资。3.5.3对于所有对外采购的材料物资都必须办理相关的入库手续，对于对外采购的固资都必须办理相关的固资手续。3.5.4财务以每个月的号的月结算日。4销售发票的管理4.1定义。指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票，包括增值税发票下称增票和普通发票下称小票。向供给商进行退货时，应开具退货证实，由供给商开具红字发票。4.2增值税发票的管理

10、4.2.1购买。增票只能由发票管理员购买，发票管理员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权购买。4.2.2开具。4.2.2.1增票只能由领用人开具，其别人员不得开具，出纳在获得准许时临时代为开具；4.2.2.2将开具增票发票联和抵扣联交客户或供给商时，必须由收取人在记帐联上签收。对于由业务人员来财务开具的发票，业务人员必须随发票带一份发票签收单给客户签字，待客户签字确认后返回交财务部，假如是邮寄出去的，必须在签收单上提供快递号码，发票签收单在开具发票之日起15天内交回财务。4.2.2.3销售部门必须提供各单位销售合同交财务备案，以便财务部门了解各单位的应收账款结算制度，开具发票时对销售产品单价

11、进行核对。财务将严格根据各单位的销售合同及提货情况规定开具发票。假如有特殊情况必须提供经部门领导批准同意的情况讲明。4.2.2.4对于转帐方式开具发票的，每月以号为结算日，财务根据销售部门提供的开具发票汇总表有部门领导审核及附开票室打印出来的该单位提货单汇总表及明细提货单明细提货单有盖有转讫章并有客户签收开具发票，开具发票人员开具发票时必须核对业务员填写的汇总单与开票室开具的销售提货汇总单能否一致，各明细提货单能否都有客户签收，销售单价能否与合同签定的一致，否则将不予开具。因月底开具发票较多，业务人员本人应该仔细核对好数量和价格才来开具发票，对于经常弄错的业务人员，财务有权利告知工资核算人员进

12、行考核。4.2.2.5对于现金方式开具发票的，财务根据提货单盖有现金付讫章客户联开具发票。对于销售金额在1000元下面的，开具发票在提气一个月内有效，过期将不再开具发票。对于销售金额在1000元以上含1000元的必须提气当月就到财务开具发票。4.2.2.6财务将严格根据经领导批准与客户签定的销售合同的应收帐款结算天数开具发票，对于拖欠款项的一率不予开具发票，告知领导相关情况，并通知相关业务人员催收货款，为杜绝发出货物就没有下文的事情发生，对于未经领导同意的发出货物将责任到人，财务有权利告知工资核算人员进行考核。4.2.2.7初次需开具增值税专用发票的，必须提供其单位的开具发票资料并盖单位公章，

13、包括企业营业执照副本复印件，国税税务登记证副本复印件，一般纳税人资格认定表复印件及公司电话，开户行地址及帐号。如开具普通发票则提供开具发票资料就行了。4.2.2.8增票的开具必须符合法律规定，不得虚开、不得开具与实际货物不一致的增票，必须填写完好，注明开具人姓名。4.2.3保管。4.2.3.1完全未使用的增票由发票管理员保管，且必须锁入保险箱内；4.2.3.2领用后的增票由领用人负责保管，营业终了后必须锁入保险箱内；增票使用完毕，按序排列，填写封面。4.2.3.3使用完毕的增票必须归还发票管理员，发票管理员进行审核增票的连续性、开具的规范性，并在原领用人的“增票领用归还登记簿上办理签收手续，并

14、在本身登记簿上勾销登记，经税务局消号后，按序按号存放于指定档案室；4.2.4增票的红冲与作废。4.2.4.1当月因增票开具错误且财务尚未入帐的，可直接将增票作废，每一联次均需加盖“作废章。作废发票必须保证联次完好性、一致性，并按序粘贴，不得简单用针别在一起。每月作废率不得超过2%，超过部份要找税务专管员签字同意后方可作废。4.2.4.2对于跨月因退货或发票开具错误的，必须填写相应的红字增票，将原发票联、抵扣联附于红字增票后，红字增票上备注原发票的开具日期和号码，只需撕下记帐联即可。对于填开红字发票的详细要求，可由购方或销方申请开具，客户拒收的发票必须由客户填定拒收通知单并盖单位行政章或合同章，

15、发票管理员凭拒收通知单及开具红字发票申请单去税务开具通知单，方可开具红字增票。4.2.4.3不管能否财务已入帐，凡红冲或作废增票，必须收到原发票的发票联和抵扣联，缺一不可，否则红字发票的开具必须获得对方税务同意的“退税证实。附：内部领料相关规定1、领料必须责任到部门和详细人员，签发人必须是中层以上干部，在备注栏中必须写清详细的用处那做什么用，用在什么地方，领出去的材料物资费用归集在哪个部门就由哪个部门的领导签字。仓库保管人员必须严格按领料票上的数量发料，仓库记帐人员需按移动加权平均法把单价和总价写清楚并登好材料帐，按月交一联给财务汇总做帐。关于仓库与财务的衔接规定1、仓库保管人员对于各种材料物

16、资都必须及时的做好入库出库材料帐，对于一进一出的也要登帐，财务有权利检查其帐本登记情况。仓管必须在次月五号前报财务上月的（物资采购入库汇总表）、（销售商品汇总表）、（材料物资领用汇总表）。2、对于内部库存商品转固定资产的也必须填写相应的内部领料票，并由资产管理部门及时办理相关的固资手续。3、仓库人员应做到帐实相符，如财务人员在抽查中发现仓库帐实不符，则做处理。关于开票室与财务的衔接规定1、原铁达开票室用现金转帐号章，联邦开票室用现金转帐号章，帅达开票室用现金转帐号章，开票室必须按实际的出库数量填开提货单，假如不确定能否开转帐提货单的能够咨询财务部门，财务部门对于各往来单位的结算方式也应及时通知开票室。2、对开票室收到的现金货款应及时交财务部门。以天为时间段，每月号之前必须当月的收现货款交财务。3、开票室以每月的号为月结算日，开票室必须在结算日后两个工作日内把当月的转帐销售提货单按单位汇总用友软件里面打印出来的，相应的明细提货单附后面能否第二早上交昨天的转帐销售单交财务部，并统计一份分单位分产品的销售统计表。并导出电子档交财务。4、开票室以每月的号为结算日打印一份按产品分类的销售统计表。