印章使用制度与管理办法.docx

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1、印章使用制度与管理办法第一章总则第一条为维护公司各类印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，从上市公司运作规需要出发，避免印章管理出现不规行为，有效地维护公司利益，特制定本办法。第二条本制度所指印章，包括公司行政印章、公司法人代表印章、总裁私人印章、财务总监印章、公司财务专用印章、公司发票专用章、工会行政印章、工会主席印章、工会财务专用印章、分公司印章。第三条本办法适用于公司各部门、各办事处及各分公司的公文、便函、受权委托书、介绍信、证实、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。第四条印章的使用，必须严格执行我公司印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用

2、印。第五条公司行政印章、总裁私人印章、工会行政印章、工会主席印章由综合部负责管理和使用；公司法人代表印章、公司财务专用印章、财务总监印章、工会财务专用印章、公司发票专用章由公司财务部负责管理和使用；分公司印章由各分公司自行保管。上述印章外的其他印章由公司总裁受权各相关部门管理和使用。第二章印章的适用围第六条总公司印章的使用围一公司行政印章：使用于以公司分公司、办事处名义上报行政机关、省、市、区政府部门的重要公函和文件，以公司分公司、办事处名义出具的证实、函件及下发的各类部文件，以公司分公司、办事处名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。二公司法人代表印章：使用于由公司法定代表人签章的文件

3、、合同、法人代表受权委托书、统计报表、财务支票汇票等。三公司财务专用章：使用于公司分公司、办事处财务部开具支票汇票及其他财务凭证等。四工会行政印章、工会主席印章：使用于以工会名义出具的公告、报告、文件、函件等。五工会财务专用印章：使用于工会财务涉及工会账务开具支票及其他工会财务凭证等。六总裁私人印章：使用于需总裁签字盖章的文件、公函等。七财务总监印章：使用于公司对外报送财务相关资料性文件等。八公司发票专用章：使用于公司对外开具发票等。第七条分公司印章适用于以分公司名义签订的一般日常业务文件、出具的证实等。第三章印章的刻制第八条总公司所有印章的刻制由公司综合部统一办理。需刻章的部门应填写（*信息

4、技术股份印章刻制申请表）见附表1，报公司总裁批准后，由公司综合部根据法律法规程序按详细规格要求统一刻制。第九条分公司印章的刻制根据法律法规相关要求向总公司提出刻章申请，经总公司总裁审批通过后方可按程序办理。第十条公司及分公司、办事处的其他任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。第十一条新印章要做好戳记，并由综合部留样保存，以便备查。第四章印章的使用第十二条总公司行政印章的使用规定一以公司名义对外发出的公文如向政府机关提请的报告、公司股东会决议等重大文件由经办人填写（公司行政印章用印申请单），经部门经理签字、总裁批准后由综合部对文件原稿用印。业务专用受权委托书由经办人填写（公司行政印章用印申请

5、单），经部门经理签字、分管领导批准后由综合部负责用印，其他受权委托书由总裁批准后综合部负责用印。二对外签署的业务合同或协议，由经办人填写（公司行政印章用印申请单），经公司副总裁或总裁批准后综合部负责对文件原稿用印。三公司对外提交的各类业务报表财务报表、统计报表，由申请人填写（公司行政印章用印申请单），经申请人部门经理审核签字，报分管领导或公司总裁审批签字后由综合部负责用印。四公司开具的便函例如：放行条、证实例如：在职员工证实、收入证实、需要公司资质材料复印件加盖公章的，由申请人填写用印登记本，经申请人的部门经理审批签字后由综合部负责用印；员工离任手续办理中需用公司行政印章的文本，由人力资源部人

6、事专员填写用印登记本，经人力资源部经理审批签字后由综合部负责用印。五使用公司工会行政印章、工会主席印章的，由综合部自制用章登记表，由申请人填写后，经申请人部门经理审批签字后综合部负责用印；六使用总裁私人印章的，由综合部自制用章登记表，经申请人所在部门经理审核签字后、由综合部经理审批使用。七财务人员依日程工作权限及常规工作容使用公司财务专用印章、法人代表印章、财务总监印章、工会财务专用章的，由财务部自制用章登记表经财务经理审批后使用。八上述未规定事项的印章使用审批程序，至少由申请用章部门经理审批，综合部根据实际情况审核申报后方可用印。九需要用印的部门按用印材料的名称、份数、事由及所需印章名称填写

7、（公司行政印章用印申请单）附表2根据以上用印审批程序申请用印。十外单位人员用印，须经相关部门经办人的陪同，由经办人按相关程序申请办理用印手续后方可用印。第十三条公司各办事处、分公司使用总公司印章、分公司印章的规定一公司各办事处、分公司需使用总公司行政印章时，需要认真填写（各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表）附表3，由用印人的办事处或分公司经理签字后伴随用印文件一并邮寄回综合部，经综合部审核无异议后按相关流程进行办理。二若办事处或分公司直接向总公司索要相关用印资料，需事先以方式发送讲明用处，经综合部经理确认后，综合部工作人员方可为相应办事处/分公司准备用印资料并安排邮寄。事后办事处或分公

8、司工作人员需补交（各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表）一份，邮寄回总公司综合部。三分公司印章的使用由分公司工作人员根据实际情况打印（分公司印章用印登记表），认真填写分公司用印记录，并于每月底统一将用印记录原件邮寄回总公司综合部备案，各公司保留复印件存档。第五章印章的管理第十四条印章的管理一公司行政印章由综合部经理负责直接用印。综合部经理不在公司时，可委托专人进行用印，并办理印章交接程序。二各部门借用公司行政印章到公司外用印时，必须由借章经办人在综合部经理处的（公章借出登记本）上进行登记，认真填写借章时间、借章人、事由等事项，由总裁审批签字后方可借出公章。公章在借出时间，须由一人以上伴随

9、监印，并于当天下午5：30以前将印章归还到综合部。三公司各类印章分别由部门经理指定专管人员保管和按规定使用。天天上下班，应仔细检查所保管印章能否安全上锁，若发现意外情况应立即报告相关领导。工作时间印章专管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。四印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定别人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取回印章，并妥善保管。五印章专管人员要坚持原则，遵守规定，严格照章用印。六未按批准权限用印或用印容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。七印

10、章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理。八因特殊原因需要停用印章的，由总裁决定并签字同意，由综合部将停用原因、停用时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。第六章用印规第十五条用印的规一用印及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正明晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。二介绍信、证实信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。三不得在空白表格、介绍信、空白便函、空白证件上用印。第七章附则第十六条本办法由综合部负责拟定并适时进行修改，报总裁批准后自公布之日起施行。第八章其他附件1：（*信息技术股份印章刻制申请表）附件2:（公司行政印章用印申请单）总部附件3：（各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表）附件4：（分公司印章用印登记表）*信息技术股份综合部二逐一年十一月