档案管理及保密制度.docx

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1、档案管理及保密制度档案管理制度河源市经通测绘有限公司河源市衢通公路规划设计有限公司二00八年一月一日目录第一章总则第二章档案管理机构第三章档案管理人员第四章库房和设备第五章档案管理第六章安全保密第七章档案统计第八章档案的利用第九章档案人销毁第十章附则第一章总则第一条为规范测绘、设计成果及资料档案的管理，确保测绘、设计成果、资料档案的安全，促进测绘、设计成果的广泛应用和档案信息化建设，为加强我公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据（中华人民共和国档案法）、（中华人民共和国保密法）、（中华人民共和国测绘成果管理条例）和国家测绘局、广东省国土资源厅、河源市国土资源局、交通局、地方公

2、路总站的要求，特制订本条例。第二条适用范围：测绘及设计成果资料及公司其它档案的管理。第三条本制度所指的档案是：1、我公司从各项工作中直接构成的、反映我公司活动历史的、对我公司和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同形式的历史记录。2、各类规章制度、办法、人事资料、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结、业务合同。3、各类测绘、设计工程图纸及其电子文件。4、添置工作软件、设备、财产的产权资料及各项讲明。第四条档案工作是办妥企业的重要基础工作，要把档案工作纳入公司整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。第二章档案管理机构第五条我公

3、司档案室由一名副总经理分管，由办公室领导，配备一名专职档案人员。第六条档案室是我公司档案工作职能管理部门，集中统一管理全公司档案工作。第七条档案室的基本任务1、贯彻执行国家、省、市关于档案工作法规、政策来规划全公司档案工作。2、制定本公司关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。3、负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全公司各类档案和有关资料。4、负责协作各归档部门档案工作。5、开展档案利用工作。6、编辑档案参考资料。7、开展档案学术研究和沟通活动。8、负责全公司的综合统计工作。9、办理公司领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。第八条我公司各设计工作室分别配备一名兼职

4、档案人员详细负责各部门档案工作，各归档部门的档案工作在公司档案室的指导下进行。第三章档案管理人员第九条我公司档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。第十条档案工作人员岗位职责1、岗位要求：高中以上文化程度，经过上岗资格培训，具备档案专业知识。2、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。3、积极参加各种档案管理培训活动，不断提高本身业务素质和岗位工作质量。4、在办公室的领导下，负责对各项测量、设计成果资料的采集、保管工作，根据上级有关主管部门的规定及要求，制定完善的各项档案规章制度，使档案管理

5、工作能到达测量、设计资质等级的要求。5、加强档案的管理，做好档案分类、档案著录、档案鉴定、档案统计、库房管理等工作。6、对档案管理工作中存在的问题，应及时向上级领导汇报并提出解决问题的方案或改良措施。7、负责打字、复印等文秘工作；负责办公用品、办公消耗材料的采购、入库验收。第十一条分管档案工作的主管领导职责1、组织本公司人员学习档案法规，执行档案工作规章制度，把档案工作纳入本公司的议事日程，每年度研究一次档案工作。2、加强与上级档案部门联络，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档的质量；3、做好档案人员的工作，提出详细要求并帮助他们解决工作中的实际困难。第四章库房和设备第十二条我公司档案工

6、作所需经费，列入公司预算，在行政办公费用中统筹解决。第十三条配备档案专用库房20以上，有足够的档案保管专用柜，加设铁门、铁锁等完善的工作条件。第十四条档案库房管理制度1、按公司规定将档案分类排放、排列整洁。2、保持库房清洁、枯燥和卫生，切实做好防盗、放火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，发现问题，及时处理。3、库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险产品，经常检查库房消防器材。4、非经允许，外人不得随意进入库房。5、管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。6、熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对

7、，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。7、有库房温度记录，把握湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。8、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。9、切实做好平常防备工作，做到人离灯熄，消灭火灾隐患，保证档案安全。10、经常清扫库房卫生，保持库房整洁，对设备进行保养，使各种设备始终处于良好状态。第五章档案管理第十五条各部门要把反映本公司主要职能活动的各种文字、图表、声像材料完好、系统地采集起来。第十六条我公司根据详细要求建立和完善相应的归档制度，做到每项工作都有完好、准确、系统的文件材料、资料归档。第十七条档案工作要与公司的各项工作协调发展，

8、要把各种文件材料的归档列入公司各部门岗位责任制。第十八条我司文书、科技等档案实行文件材料构成部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然构成规律，加以系统整理组卷，交本部门主管领导审查后向档案室办理交接手续。第十九条归档制度1文件材料的归档范围1.1文件档案的归档范围，包括本公司在公务活动中构成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等内容。1.2技术档案的归档范围，包括本公司在测量、设计、软件采购、设备调试等活动中构成的图纸、产权、讲明书等内容。1.3专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中构成的档案，如会计档案、声像档案等。1.4甲方交来的一切文字材料，发往公司外的一切图纸及文字材料。

9、1.5修改后图纸。2归档要求2.1归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。2.2归档的文件材料要完好、系统、准确。2.3归档文件必须是原件。2.4保持归档文件材料之间的历史联络，并进行科学分类、立卷和编目编号。2.5檀卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。2.6修改图纸的归档：2.6.1、凡建设单位提出的图纸修改要求，必须在图纸上注明“本修改应建设单位要求而作“字样。2.6.2、所有图纸修改必须归档，用“修改意见修改，“修改意见单粘帖于已归档的有关图纸上，用兰图、白图修改须有我公司图签，兰图、白图归档后须在图纸目录上补注，由

10、修改人操作。2.6.3、修改图必须用文字讲明修改原因和修改时间标明至年月日以防前后混淆；要注意由此而起的其它图纸或其它专业的变更。2.6.4、其别人员代别人修改图纸，须将修改意见通知负责人，修改责任由负责人承当。2.6.5、不是一个工程的修改不允许用同一份修改单。2.7、补充绘图，必须用电脑或其它手工绘图工具，不能徒手绘图。补充图纸不管白图或兰图均须有图签。2.8、每一项工程必设“图纸修改目录表由图档员根据发生的修改逐项登记。3归档时间3.1文书档案在第二年上半年内归档。3.2测量、设计资料完成并经领导审核后，提交甲方前正式归档。3.3新购设备在开箱时必须会同档案进行技术资料核对登记，并将讲明

11、书等资料归档。3.4各项管理工作构成的文件材料，在去年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。4归档份数4.1各类文件材料一般归档一式一份，其电子文档随纸质材料共存。4.2重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归份数。5不归档文件材料的范围5.1重份和无查考选用价值的事务性、临时性文件。5.2普发供参阅的文件材料。5.3上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定搞的文件。5.4未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次改稿。5.5从正式文件上摘录的供工作参阅的非证实材料。5.6参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考

12、价值的文件材料。6单位的档案部门要求对本单位文件材料的构成、积累整理和归档工作进行指导、监督和检查。第二十条归档的详细要求和手续1必须根据归档范围将应采集归档的文件材料采集齐全、完好、准确、既不杂乱，也不短缺或遗漏。2根据文件材料的构成规律和内在区分几乎、合理组卷。3但凡归档的檀卷、卷面、卷内目录、备考表等各项内容，必须填写正确、规范，标题简明、确切。4凡装订的檀卷要按“三孔一线装订整洁、牢固、卷容美观大方，不装订的檀卷、文件、图纸等要折叠整洁，编写件号与页号。第二十一条文件的立卷归档资料分类，编号规定和保管期限1立卷的原则和方法：立卷应遵循工程文件的自然构成规律性，保持卷内文件的有机联络，便

13、于档案的保管和利用。2立卷可采用如下方法：工程技术文件可按单位，分部工程、专业、阶段等分类。3立卷经过中宜遵循下列要求：3.1檀卷不宜过厚，一般不超过40mm3.2檀卷内不应有重复文件；不同载体的文件一般应分别组卷。4卷内文件的排列4.1文件材料按事项、专业数学排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前，请示在后；印本在前，定稿在后；主体在前，附件在后的顺序排列。4.2既有文字材料又有图纸的檀卷，文字材料排前，图纸排后。5檀卷的编目5.1编制卷内文件页号应符合下列规定：5.1.1卷内文件均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从“1开场。5.1.2编写

14、位置：单面书写的文件在右下角，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。5.1.3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。5.1.4檀卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.2卷内目录的编制应符合下列规定。5.2.1卷内目录的式样宜符合本规范的要求。5.2.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。5.2.3责任者：填写文件的直接构成单位、部门和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等代替。5.2.4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5.2.5文件题名：填写文件标题的全称。5.2.6日期：填写文件构成的日期

15、。5.2.7页次：填写文件在卷内文件之前。5.2.8卷内目录排列在卷内文件首面之前。5.3卷内备考表的式样宜符合下列规定：5.3.1卷内备考表的式样宜符合本规范要求。5.3.2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数照片张数，以及立卷单位对檀卷情况的讲明。5.3.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。讲明：檀卷备考表主要讲明卷内文件复印件情况、页码犯错情况、文件的更换情况等。没有需要讲明的事项可不必填写讲明。5.4檀卷封面的编制应符合下列规定：5.4.1檀卷封面印刷在卷盒、卷夹的正外表，可以采用内封面形式。檀卷封面的式样宜符合要求。5.4.2檀卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、檀卷

16、题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。5.4.3档号应由分类号、项目号和檀卷号组成，档号由档案保管单位填写。5.4.4檀卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。檀卷题名应包括工程名称、单位工程名称、专业名称、卷内文件的内容。5.4.5编制单位应填写檀卷内文件的形式单位或主要责任者。5.4.6保管期限分为永久、长期、短期三种期限；永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年下面。同一檀卷内有不同保管期限的文件，该檀卷保管期限应从长。5.4.7密级分为绝密级、机密、机密三种，同一檀卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密

17、级。6檀卷装订6.1檀卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的檀卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整洁、牢固，便于保管和利用。6.2装订时必须剔除金属物。7卷盒、卷夹两种形式。7.1檀卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。7.1.1卷盒的外表尺寸为310mm*220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。7.1.2卷夹的外表尺寸为310mm*220mm，厚度一般为20-30mm。7.1.3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。7.2檀卷脊背：檀卷脊背的内容包括档号、檀卷题名。第六章安全保密第二十二条档案保密制度1根据有关档案验收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、

18、签字、登记、注销手续。2档案工作人员要严守国家机密，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。单位主要负责人承当保密管理领导责任，保密管理人员承当涉密的保密管理责任。3查阅密级档案，必须履行批准手续，一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。对涉密文件的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理，凡使用涉密文件须经主管领导及总经理批准，并予登记后，方可提供。涉密文件使用后应及时归档。登记清册须存档保存，要求帐物相符、记录明晰。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密文件，不得拷贝、对外传送涉密文件。确需复制的，应报原提供成果的测绘、设计行政部门批准，并向原测绘、设计成果提供部门登记备案。4需要销毁的档案材料，按规定造册，经主管领导批准后，由两人以上监销。5档案室在工作中构成的废纸应即时销毁。6一切密级档案，都应当存放在有保密设施的保密柜中。7档案室每年进行一次全面的保密工作检查，执行好的部门给予表彰奖励，违背者视情节轻重，按规定给予处理。8成果档案管理机构和档案管理人员承当涉密日常管理工作。档案管理人员发生工作调动时应办理资料管理交接手续。9使用基础地理信息数据，须严格遵守（计算机信息系统保密管理暂行规定）、（计算机信息系统国际联网保密管理规定）等计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件的发生。10处理、传输、存储涉密文件的计算机软件和硬件系统必须采取安全保