采购业务流程及管理制度_1.docx

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1、采购业务流程及管理制度采购业务流程及管理制度编写:楚军总则第一条采购部门的划分1生产原材料采购:由采购部门负责办理批准然后采购员购买。2日常办公用品采购:由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。3对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第二条采购作业方式一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:1集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。2长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供给厂商,议定长期供给价格,批准后通知请购部门依需

2、要提出请购。3.未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有材料供给商;如有更合适供给商而需要替换原供给商的,采购部必须提交书面变更供给商陈述材料,获得书面批准后方可变更。4.询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责。5.采购作业合同签订由公司指定或受权委派专人负责,否则视为无效。6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。第三条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,假如有变更时,应立即修正。采购作业处理第四条询价、比价、议价(一)经办人员应对

3、厂商的报价资料进行整理并经过深化调查分析后,以电话或其它联络方式向供给厂商议价。 (二)但凡最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。(三)采购经办人员接到材料采购单后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需优选三家以上的供给商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。第五条审核及批准附注:但凡列入固定资产管理的采购项目应该以财产支出批准权限进行

4、上报。第六条订购(一)采购经办人员接到经批准的材料采购单后,应以订购单向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供给商在送货单上注明请购单编号及包装方式,材料需按款号标明分包包装。(二)若属分批交货者,采购经办人员应在材料采购单上署名分批交货以供识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应在材料采购单上署名暂借款采购,以供识别。第七条整理付款1材料仓库应根据已办好收料的入库单单,经与供给商送货核对无误后,于第二日将原始单送会计部门。2缺交应补足者,请购部门应按照实收数量,进行整理付款。3超交应经主管批准后,才能按照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。价格及质量的复核第八条价

5、格复核与市场行情资料提供1采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。2采购部门应就企业内所需要的材料,提供市场行情资料,作为材料批准价格的参考。第九条质量复核采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。第十条异常处理审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料,通知有关部门处理。附则第十一条本办法经总经理批准后施行,增设修订亦同。采购主、辅料管理制度补充1,根据计划单采购主、辅、料。2,现款采购:采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续,由仓库保管员

6、验收并开出入库单,(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用处签字)。入库单必须经过采购员、保管员、会计签字后。伴随购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。3,订单采购:供给商货到后,由采购员到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用处)。入库单必须经过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供给商需要结款时,应凭入库单,伴随购货发票或收据由经理签字,然后到财务部办理结算手续。采购员岗位职责岗位名称:采购员直接上级:采购经理负责对象:物资的采购、供给(主要指采购材料)工作目的:要求将

7、公司的生产所需的保质、保量安全及时的知足权利与责任:严格遵守公司的各项规章制度和有关规定;根据生产计划和资金情况,编制采购计划;全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作;把握好实际库存和在途物料情况;合理安排采购顺序,对紧缺物料及需长距离采购的原料应提早安排采购计划及时购进;对主要原料供给商进行考察;负责签订购货合同;严格执行原料包装材料入库检验制度;随时把握原料,包装材料市场行情负责;下属的管理工作。工作职责:采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善;考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面,在现有供给商基础上不断寻求新的供给商,以确保供给资源的丰富

8、与宽阔的选择范围,负责新增供给商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。2.根据要求保质保量地组织好原料采购供给工作,并随时把握合同履行情况,合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款,如需更改合同,在请示后,得到批准方可执行;3.负责采集新材料的应用信息,做好市场分析,随时把握国家相关产品的标准和政策变化,做好政策分析,为公司决策提供有价值信息;对供给商进行询价、比价、议价,并上报相关信息(交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等);市场行情的调查、动态资讯采集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略;依业务订单适时、适品、适量的采购,并跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库,协调销售、生产的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递,确保供方知足我公司之需求。与供给商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保我司利益;加强与供给商的沟通与联络,确保货源充分,供货质量稳定,交货时间准确;做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神;做好下属的管理工作。