采购岗位职责及管理制度.docx

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1、采购岗位职责及管理制度物资采购管理制度第一章总则第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营的持续稳定，根据相关法律法规制定本制度。第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。第四条公司固定资产的购置适用本制度。第二章物资采购规定第五条物资采购实行归口管理制。原料，辅助材料、包装物、修理用备件及后勤用物资及办公用品由供销部负责采购。特殊情况下，经董事长或总经理批准，能够指定专人进行专项物资的采购。供销部主管根据生产技术部门的（月生产计划）及库存情况编制

2、（月采购计划）及库存情况编制（月采购计划），经总经理批准后施行采购。所有采购,必须事前获得批准.各部门应事先填写“采购物品请购单，由部门经理签字后，报供销部经理。未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需在申请单上注明“急购，并由总经理补批；凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，能够核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；请购核决权限：1.原物料、包装材料：(1)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。(2)请购金额预估在1万元下面者，由供销部经理核决。2.总务性用品：(1)请购金额预估在1000元下面者，由供销部经理核决。(2)请购金额预估在100

3、0元以上者有总经理核决。第五条请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知供销部门停止采购，同时于“请购单注明撤销原因。(二)供销部办好撤销后，依下列规定办理：1.供销部门于原请购单上由请购部门签字确认后，送回原请购部门。2.原“请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。原请购单未能撤销时，供销部应通知原请购部门。第六条所有负责物资采购的人员必须充分把握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。第七条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，具体注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款

4、交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。大宗物资采购根据情况实行招投标制度。第三章发票入账及付款程序第九条采购物资进厂后，采购人员必须严格根据要求办理物资入库手续，详细要求如下：1.原料入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。2.辅助材料、包装物由仓库保管凭质检单办理入库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。3.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，具体填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下：a/经办人填制发票入账,b/保管员根据收货情

5、况签字确认,c/部门经理审核,d/会计审核发票合法性,e/总经理签字准予入账,f/财务挂账作为日后付款的根据。第十条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，能够办理采购预付款手续。第十一条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。详细程序如下：1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。2.申请付款，由经办人填写资金申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。经办人填写资金申请单，部门经理签字，财务会计根据发票入账情况审核，总经理根据资金情况

6、签字出纳办理汇款。3.需要预付款的部门，直接填制资金申请单，附采购合同，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。第四章附则第十二条本制度从批准下发之日起执行，由供销部负责解释。第十四条本制度从年月日起下发执行。定义1、供给商：是指能向采购者提供货物、设备和服务的法人或其他组织。2、合格供给商：是指经过公司一定程序评审确定能够与公司合作的供给商。3、请购单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。4、供给商选择考察表：是确立为公司供给商前对供给商进行评估的表格，由

7、采购经理对供给商进行考察并填写此表，填写完毕后交总经理与董事长进行审批。5、供方年度业绩评定表：是每年度对供给商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定能否与该供给商继续合作。6、终止供给商的报告：是指供给商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。7、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。8、货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。采购部工作职责为加强采购工作的管理，提高采购工

8、作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为根据开展工作。第一条加强物资的计划管理。根据各部门上报的月度、年度所需物资计划及库存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供给计划，力争按时准确上报公司年度材料采购计划。第二条密切配合生产部生产需求，及时按质按量地采购到生产所需物资。与仓库保管人员协调沟通，做好物资进仓联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，把好物资进仓质量关。第三条加强采购的事前管理，建立完善的原材料、物资价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量。在重质量、遵合同、守信誉、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。1、对第一次供给重要物资的供方，

9、提供相关的资质证实。税物登记证、经营许可证、卫生许可证等，还需经样品测试及批量试用，测试合格方能供货。2、对于一般物资供方，除应提供必要的质量证实文件外，还需要经过样品验证和小批试用合格，使用部门或生产部门提供评价意见，质检部门出具检验报告，经总经理批准，可列入（合格供方名录）。3、对于批量供给辅助物资的供方，也应提供质量证实文件，质检部相关人员在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由总经理批准后即可列入（合格供方名录）。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即作为对此供方的评价。4、供方产品如出现严重质量问题，使用部门应及时向供销部门提出，供销部填写（纠正和预防措施处理单）。供销部核实清

10、楚后，立即向供给商发出如（纠正和预防措施处理单）。两次发出处理单而质量没有明显改良的，应取消其供货资格。第四条在订货、采购工作中实行“货比三家的原则，严格进行供给商评估、甑选，以保证供给商供货质量；并处理好与供给商的关系。供给商选择标准：a、具有良好的市场信誉和良好的售前、售后服务能力和服务意识；b、注册资金到达50万以上的一般纳税人；c、健全的商务管理流程和制度；d、良好的财务状况，至少能够给予三个月以上帐期；e、具有优势的产品资源；f、相对有利于我公司的配货地理区位；g、积极的合作态度；供给商选择、评价和终止办法供销部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写（供方年度业绩评定表），评价时按百分

11、制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他如价格、售后服务等占20%。评定总分低于60(或质量评分低于48)，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供给物资的进货检验，并执行上述条款。连续二次评分仍不及格，应取消其供货资格。第五条认真分析采购工作，根据市场变化来改良流程、规范和采购标准，提出有助改良公司和供给商服务水平的建议。第六条加强物资订购合同的管理。在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见，做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行登记，便于办理提货及时付款手续。第七条严格遵守采购规范流程，按流程办事，并做好采购相关文档的存档、备份工作。采购经理工作职责1、拟定采购部门的工作计划与目的2、负责主要物资的采购3、采购制度的建立与改善4、督导采购部门的业务及所有人员的考核5、主持或介入与采购业务相关的会议，并做好部门间的协调6、与供给商会谈价格、付款方式、及交货日期，签定采购合同与定购单7、降低采购成本8、调研供给商9、建立与供广应商的良好关系10、采集价格情报，调研市场行情及替代品资料