采购仓库管理制度及流程.docx

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1、采购仓库管理制度及流程采购、仓库管理制度及流程一、目的为了进一步健全企业采购管理制度,规范物资采购流程,提高公司采购效率,明确岗位职责,保证采购工作的正常化、规范化,加强与各部门间的配合,特制订本制度。二、适用范围适用于本公司所有采购的物资及耗材品。三、基本原则采购就是一项重要、严肃的工作,各级管理人员与采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益的原则,并综合考虑质量、价格因素,择优选取。四、工作程序一采购申请1、采购之前,申购人应向仓库询问所需物资就能否有库存,以免重复采购。2、申购部门应至少提早一周进行采购申请。采购较难或需要定做的物资,应酌情提早,给与采购部门充足的采购

2、时间。3、各部门申购人应根据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等,填写（采购计划单）(表1),并以每周四下班时间为结点,向行政部发送下一周采购计划,逾期将自动划分为次次周采购计划。4、物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程,经各部门领导审批后由行政部接收,汇总后派专人负责采购,行政部统一保管与发放。5、物资采购计划单请规范填写,并尽量详尽。填写不规范或漏填的,将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的,由申购部门自行负责。6、如因特殊原因出现无法提早计划的紧急申购事项,则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通,并同时填写（紧急申购单）(表2)上报审批流程。7、

3、若撤销采购,应立即通知采购部门,以免造成不必要的损失。二采购流程1、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划,并做好相应工作安排。2、采购工作应在相关申购审批流程结束后开场进行;紧急申购可酌情处理。3、到货后必须严格检查货品数量、质量等就能否符合要求。如不符合,应及时进行退换货处理;符合的货品做好采购台账,并办理入库登记。三采购付款方式1、采购人员以审批结束的（采购计划单）或（紧急申购单）为根据,到财务部备案后,办理借支采购费用,或通知财务办理汇款手续。2、借支款项专款专用,不得用于与借款用处无关的开支。如无需开支时,借款人应主动归还财务部门借款,部门负责人及财务部需检查借款的使用。3、

4、借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时,若所借金额大于报销金额,需把多余金额退回财务部,不得以私人借支形式与财务部挂账。4、若因故无法提早进行采购借支,则需采购人员进行先行垫付,并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。5、由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款,需采购人员与财务部门配合,确保付款的及时性与准确性。四入库流程1、采购物资验收后,仓库管理员需及时与采购人员交接,填写（入库单）(表3),办理物资入库。2、商品核验无误后,仓库管理员根据入库单及时进行物资登记,更新库存账目,具体记录商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等,做

5、到帐、货相符。3、将入库物资放入仓库,保证仓库整洁有序。五领用出库流程1、领用部门需先填写（领用出库单）(表4),再进行物资领取。2、为倡导节约节省,一般的常用物品损耗,需以陈旧换新。3、仓库管理员根据领用单,及时更新（库存台账）(表5)。六采购流程图如下:五、采购及仓库管理细则一采购经办人行为规范1、采购人员应严格根据本制度进行采购作业,采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。2、采购人员应合法发展与供给商的关系,在执行业务的经过中,要遵守所有适用于业务的法律、法规。3、采购人员应尽职尽责,不能接受供给商任何形式的馈赠、回扣或贿赂。二采购部门职责1、接收采购计划单后,应优先查瞧库存物

6、资,以库存为优先使用。2、无法于申购部门需求日期购置完成的,应提早通知申购部门。3、无固定供给商的物资种类,采购经办人员必须货比三家,综合考虑到货时间、价格、质量、发票等方面,方可进行采购;有固定供给商的,需注意价格变动,保证到货时间。4、需要外出采购的,应先获得部门负责人同意,并进行外出登记。外出期间禁止从事与采购工作无关的活动。5、需签订交易合同的,应优先确保公司利益,准确填写交易内容、价格、时间地点、付款方式等相关信息,按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可进入采购流程。6、为了节约采购成本与提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供给商并签定年度供给协议,

7、减少紧急采购。7、公司规定的定期福利性物资采购,无需采购计划申请,但要做好出入库台账。8、各类物资均应向正规商家采购,原则上要求所有采购物资均应开具发票。实在无法开具发票的,必须有收据。网络采购应保留聊天记录及付款证实。三采购经办人职责1、建立供给商资料台账与价格记录。2、进行询价、比价、议价及定购作业。3、所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。4、建立采购台账,做好采购记录。5、及时与供给商进行发票索要及对账工作。四仓库管理员职责1、应严格根据流程要求进行出库、入库的办理,并及时、准确维护库存及相关账目。2、实时监控常用消耗品的库存量,当库存量降到安全库存下面时,及时上报申请补仓。3、物资的领用,原则上采用先进先出的方式。4、保证仓库环境卫生、过道畅通,并做好防火、防潮、防盗等安全防备工作,并学会使用灭火器等工具。监督任何人不得在仓库内吸烟。5、若仓管人员变动,须在盘库后办理交接手续。五库存盘点1、仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定盘点频度,进行循环盘点。原则上要求所有库存物品每季度至少循环一次。2、仓库应在财务部的组织下,每年进行一次全面盘点。3、盘点后及时将实物数据与账面数据进行核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理,修正库存。盘点表使用（库存盘点表）(表6)