采购部管理制度79624.docx

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1、采购部管理制度79624采购管理制度一、总则采购制度是严格根据公司的标准要求所制定。使其采购经过简化、程序可循，做到有据可查、防备风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为根据开展工作。二、采购部工作内容及职责一热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。二廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，节俭节约，讲究职业道德。三负责公司工程所需材料的采购工作。四负责供给商的开发、管理及维护工作。五坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。六大项材料必须做招标采购，其他材料询价必须三家供给商以上介入。七积极了解材料的短缺、发货、验收

2、等实际情况，早知道，早处理。八及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供给商进行付款。九做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。十建立采购档案：将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每一年的材料供销合同与相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料审批表统一管理。十一完成领导交办的其他工作。三、工作指导流程采购部作为一个职能部门，在项目的详细施行中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在项目施行的经过中，采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心等各个部门的大力支持才

3、能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联络需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利施行做出各自的奉献。一项目经过中指导流程1、在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部的详细要求，配合进行投标的材料报价，以便更好的到达在以后的施工中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。2、项目正式运作后，采购计划由详细项目经理提供（项目用料清单）见附表1，经总经理批准后，统一下到达采购部。收到材料请购单后，采购部应该在第一时间开场进行所需材料的采购准备工作。3、采购部接到（项目用料清单）后，根据所需材料的规格、数量、质量要求及项目所在地等实际情况，向公司已经确定的合格供给

4、商中的3家5家发出（材料询价单）见附表2。供给商根据要求确认价格后对我司的（材料询价单）签字，盖公章后回传，签字盖章的（材料询价单）会做为以后向供给商付款的根据之一，需妥善保存。采购评估委员会根据几家供给商的（材料询比价表）见附表3进行评价、定价后确定其中的一家或者几家进行供货。由采购负责人正确填写（材料审批表）见附表4，经审批确定后，采购部与供给商签订（材料供销合同），同时向项目部通知其准备收货。4、供给商根据（材料供销合同）安排生产运输，各项详细要求以与我司签订的供销合同为准。随货携带各种合格证和材质证实书。5、项目部所需材料到场后，应由采购员负责材料的质量、数量检查，检查中必须将供给商的

5、送货单与我司的（材料供销合同）相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写（物料验收记录表）见附表5及（材料进场验收单）见附表6，相关责任人签字后回传采购部。6、项目完成后，采购部根据与供给商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的（材料付款申请表）见附表7，同时向财务管理中心递交此批次材料的（材料付款审批表）、（材料供销合同）和（物料验收记录表）。由财务管理中心根据（材料供销合同）安排付款额度。7、付款：供给商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务管理中心在收到发票后即向供给商付款。二合同管理指导流程负责与客户签订采购合同，催促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔

6、款项。1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。2、合同管理则按详细项目划分，直接采购部分按人头细分，重点跟踪供货周期长的产品执行情况型号、数量、货期、运输等。3、采购合同管理：采购部、财务管理中心统一管理。三供给商管理工作指导流程通过寻找新货源、拓展供给商范围，加强老供给商管理。每年对供给商进行一次评定其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核，对不合格供给商及时进行调整，并进行（合格供给商名录）备案见附表8。合格、长期供给商要进行年度复核查看生产能力、供给能力、资质证书执

7、照年审、产品证书等，并进行供给商评定备案见附表9。四采购比价工作指导流程熟悉和把握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用处、产地等，阅读相关网站。按时按量按质完成采购供给计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符，则其损失由详细采购负责人承当。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动详细施行分以询价、比价、议价三个方面，在比价和议价经过中做好记录及备案，（设备、材料物品比价议价记录表）见附表10。1、询价询价能够通太多种方式，包括网络、电话查询、面对直接供给商、供给商自我推销、展会等多种渠道。确定部分合适长期合作

8、的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供给商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改良。2、比价对供给商所报的产品价格进行有效的核对对具有可比性的厂家产品进行比价。对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。3、议价在确定厂家后、进行产品价格商务会谈，尽量降低采购成本，可通太多种方式进行压价通常能够以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比拟后相对竞争为由;以拖延时间，给供给商产生我们要更改采购意向为由;可以以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等，详细问题需详细分析。四、岗位职责(一)采购部经理1、拟定采购部门工作方针与目的。2、负

9、责主要材料的采购。3、编制公司年度采购计划。4、签核（材料供销合同）。5、建立与改善采购制度。6、撰写部门周报、周议题、月报及年目的计划。7、主持采购人员的教育培训。8、建立与供给商的良好关系。9、主持或介入采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。(二)采购员1、负责次要材料的采购。2、协助采购部经理与供给商会谈价格、付款方式、交货日期等。3、采购进度的追踪。4、市场调查、定期开展供给商考核。5、协助采购部经理查访厂商。6、协助内业人员建立供给商采购库。(三)采购内业人员1、（项目用料清单）、（材料询价单）、（材料询比价表）、（材料供销合同）、（物料验收记录表）的登记和保管。2、公司内部采

10、购手续的申办。3、电脑作业与档案管理。4、建立供给商采购库并及时更新。五、内部管理制度一采购时效管理制度所有的采购计划根据详细项目情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽搁项目施行的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划、在供给商供货期没有变更的情况下、按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反应现场收货情况及材料使用情况。二采购岗位责任制1、在部门经理领导下，采购负责公司所有采购范围内的工作，其中包括设备、设备备件、各种材料等。2、采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购，包括：采购申请单的审查、询价、比价、正式订单的

11、审查、合同审查、合同签定和跟踪货物等。3、不断开拓建立新的物资供给渠道，寻找物美价廉的物资，提高供给商的服务质量，减少采购费用，节省开支，降低成本，获得充分的物资供给。4、采购合同的起草及审核，其中包括物资、设备、材料、材料加工、维修服务以及其它相关合同的会谈、起草和审定。5、提高工作效率、缩短采购周期、提高经济效益。6、对物资采购工作要及时提出对企业经营管理意见，以及相关采购的战略措施，按实际需要与供给厂商进行商务会谈，遵照技术先进可靠、质量好、价格低，服务优良、交货期有利的原则，对大型设备的采购提出建设性意见。7、在任职期间，严格履行本岗位的职责，廉洁自律。8、定期向总经理汇报本部门的周、

12、月、年的工作汇报及计划，并提出好的意见和建议。三联动责任1、负责与财务协调做好合同管理、出入库、发票清理和结款等工作。2、及时与项目部，了解项目进行情况和紧急情况变动。3、售后服务，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、返修时间及联络方式等。由详细采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资。5、做好各部门及本部门内的工作协调。6、树立公司形象，不断学习，不断进步，体现自我价值，为公司创造更多效益。表1项目用料清单编号：申请人：部门负责人签字：日期：注：此表由项目部填写，相关责任人签字后回传采购部。非该项目经理下达的采购计划概不采购。（项目用料清单）中应标明：工程名称、物品名称、数量、规格型号、及相关技术参数等。采购部接到采购计划后，将采购计划与项目合同进行核对，如有更改之处，需经项目经理签字才予采购其中包括数量增减、型号更改、增减项目等。如项目经理出差，可请示总经理代签或发电子文档打印备案。