采购管理制度及操作流程_1.docx

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1、采购管理制度及操作流程采购管理制度及操作流程一、制定目的及范围为进一步加强公司制度管理,健全企业采购制度,提高采购效率,明确岗位职责,降低采购成本,减少不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定本制度。本制度涉及的采购类别包括:项目采购(材料采购、工程采购)、年度采购、零星采购、应急采购。本制度涉及的采购物品包括:单价万元下面的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。本制度中有权申购的部门包括:工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。二、采购原则1、采购公司经营中一项重要的工作,各级管理人员与采购经办人必须高度

2、重视。2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益的原则,并综合考虑质量、价格因素,择优选取。3、各类物资均应向正规商家采购,原则上要求所有采购物资均应开具发票。4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期会谈。5、各部门应有专人负责采购事务,申购人与采购人不得为同一人。三、采购流程1一般采购流程1、1采购申请1、1、1采购之前,申购人应向仓库询问所需物资就能否有库存,以免重复采购。1、1、2采购之前,申购人根据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“申购单。其中工程项目采购应提交工程预算,按采购原则进行采购。1、1、3紧急采购时,由申购人在“申购单上勾选“紧急选项,以便各部门加快流转,

3、及时处理。1、1、4若撤销采购,应立即通知采购人,以免造成浪费。1、2申购:工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写“采购物资流转单,其她采购经本部门负责人批准后,由申购人填写“采购物资流转单。1、3询价1、3、1各部门负责采购的人员分别询价,提供三家以上供给商及价格,财务部提供历史价格加以比对。1、3、2采购人询价时应注意审查供给商的主体资格(经营状态、就能否按时年检、有无失信记录、就能否涉及重大诉讼等),要求供给商提供联络方式以便相关负责人核价。确定供给商后,应要求供给商提供证实主体资格的材料(企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件)。同时,采购人应在“采购物资流

4、转单上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。1、4核价:采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价,填写“采购物资流转单中的“核价结果、核价意见。1、5审批:采购人将“采购物资流转单经逐级审批,报公司各级负责人审批后,方能进行采购。1、6采购施行与验收入库1、6、1“采购物资流转单经各级负责人审批签字且经财务部备案后,由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。1、6、2采购人根据核准的“采购物资流转单向供给商订货,并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资,应同时按公司合同审批程序进行流转。1、6、3所有采购物资到货后,由采购人、申

5、购人、入库人协同,根据预定的采购质量标准及数量进行验收,并办理入库手续。如因需立即便用不能及时入库,应先由申购人、采购人验收,在紧急情况解除后,及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求,应及时保存证据,与供给商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后,应出具证实验收合格的单据,交予财务部备案。1、6、4所有采购物资原则上要求货票同行,采购人应在货到后1个月内办理报销手续,因超过报销时间财务部门不受理报销的,责任由采购人承当。1、6、5采购物资不管金额大小,一律由采购人签字,财务部负责人审核,报公司总负责人核准签字后方可报销。1、6、6采购人应将供给商的送货单及我公司开具的入库单、物资采

6、购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。2特殊采购流程2、1集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中购买的,各部门应在每月25日前将审批通过的“采购物资流转单交至办公室,由办公室在月底统一购买。2、2零星采购零星采购就是指偶尔发生的、所采购物资低于元的采购(如因公司接待、聚会需要进行的采购,场地调查、工程施工经过中因缺少配件、材料而临时进行的采购等),具有临时性、偶发性、金额低的特点。2、2、1各部门人员需要进行零星采购的,应首先以电话的方式征求本部门负责人,征得负责人同意后,坚持“必需、质量、价格的原则进行采购。2、2、2采购人应选择可靠的供给商进行采购,采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供给商开具发票,应供给商原因不能开具发票的,应要求开具收款收据。2、2、3零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后,应填写“物资采购流转单,根据一般采购程序完成流转后,将“物资采购流转单、发票或收款收据交予财务,由财务进行报销,财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人。