采购与付款内部控制制度.docx

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1、采购与付款内部控制制度采购与付款内部控制制度1.目的为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度.2.适用范围2.1集团总部2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订详细制度，报集团财务管理中心审批后执行。3.采购与付款内部控制目的3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供给商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须根据单位实际业务需要进行。3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完好性和及时性。3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉

2、。4.采购与付款控制的主要凭证和记录4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完好的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证实、入库凭证、采购发票等凭证和记录的互相核对工作。4.2凭证和记录的设计和编制要求：4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其别人员不可替代。4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的受权严格分离。4.3.3凭证的传递能够通过套写多联的方式进行。4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有下面几种：4.4

3、.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被受权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的根据。4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。可与验收单合并使

4、用4.4.5卖方发票。4.4.6付款申请单。4.4.7业务台账。4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。4.4.9卖方对账单。5.采购与付款控制的不相容职务5.1请购与审批采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，详细采购工作由采购部门完成。5.2询价与确定供给商采购询价人员没有对供给商选择的决定权5.3采购合同的订立和审计采购合同的拟订、会谈和订立应当与合同的审批、审计相分离5.4采购与验收采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。5.5采购、验收与相关会计记录采购、验收、保管人员不能同时兼任账务记录工

5、作。5.6付款审批与执行5.6.1付款审核人、审批人与付款执行人相分离5.6.2付款审批人、执行人不能同时办理确定供给商和价格业务5.6.3记录应付账款不能办理付款业务。6.业务操作要求集团对各公司的采购和付款详细要求如下：6.1采购采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。6.1采购作业方式包括；6.1.1定期合同采购：主要用于采购生产经过中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料。6.1.2特约厂商采购：主要用于采购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。6.1.3一般采购：不

6、适用以上两种方式的采购由采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。6.2期限6.2.1采购部门应根据请购部门提出的“需要日办理采购。采购部门应召集有关部门根据材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。6.2.2原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告详细原因，呈主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。6.3询价6.3.1采购部门收到“请购单时，即加盖受件章，转采购经办人员办理询价。6.3.2采购经办人员收到“请购单，先判定请购材料的名称、规格、需求日期、数量等能否填写明确，有无供给厂商报价。对于资料填写不全或规格不详