外来文件管理规定_9.docx

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1、外来文件管理规定电力科技有限公司文件文件编号：PE/QEO03-ZA-27版本和修订状态：A/0外来文件管理规定编制/日期:2021218审核/日期：2021219批准/日期：2021220电力科技有限公司质量安全部外来文件管理规定PE/QEO03-ZA-271.目的：对公司外来文件主要是适用法律法规和技术资料等标准资料库进行有效管理，确保外来文件有效性得到识别，归档/分发/借阅/归还/作废等活动受控进行2.范围：1适用公司生产经营活动中涉及的法律法规和其他要求、设计遵循的法律法规、引用的产品技术标准、检验标准、包装运输要求等适用版本。2客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文

2、件。3.定义：3.1外来文件:任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付经过中的与产品质量相关的外部文件。4.类别:4.1与公司相关的法律法规,如国家、地方法律法规，国家、行业强迫性或推荐性标准。4.2与公司产品相关的国际、国内、其他企业标准等，如技术标准、产品标准等。4.3顾客提供的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等。5.主要内容：5.1对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别/更新等控制。6.职责：6.1质量安全部文控中心是资料库归口管理部门；6.2研发部/设计部/工程部是技术资料搜集/归档/使用责任部门；6.3质量安全部助理是资料库管理直接责任人，各部门助理是本部门兼职文件

3、管理员。7.管理流程7.1外来文件的获取途径:7.1.1各部门可通过下面渠道获取相关外来文件:a)国家、地方、上级主管部门；b)质检总局局、环保部局、安监总局局等相关行业主管部门;c)专业网站工标网、国标网、百度文库、专业报刊和杂志出版社；d)国家图书馆；7.2外来文件的识别;7.2.1但凡购买、发放与本公司有关的技术标准，收到后应交到技术部识别7.2.2识别表示标示的有效性，应对标准的施行日期进行识别，能否最新有效版本。7.2.3对标准中的条文进行识别，识别那些条款是合适的。7.3外来文件的分发和借阅7.3.1书籍型技术文件经过文控中心盖章后，能够以部门文件管理员或部门经理的名义进行借阅并暂

4、存，上述人员离任时必须将借阅文件交回文控中心，文控中心管理员或质量安全部经理查验文件完好准确后签字确认，否则人事行政部不予办理手续。7.3.2文件使用部门应确保使用者应妥善保管相关文件，不得撕毁，不得在文件上勾画标记，防止留下水渍、油污、墨迹、火烧痕迹等。7.3.3电子文档类技术资料使用部门能够根据需要提出申请，由文控中心资料员以企业邮箱的方式发放副本；接收人员不可在部门内部随意转发；7.3.4需要传阅的文件、通知等相关人员在传阅单上签字，并领取复印件一份；7.3.5涉及到更新的文件，在发放新版本纸质文件的同时，应及时回收旧版并在其封面加盖作废字样；电子文件应该适时发放更新版本。7.4外来文件

5、的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。7.5文件的检查质量安全部通过内部审核、日常抽查的方式对各单位、各部门、使用资料文件的情况进行检查，对其有效性进行确认。7.6文件归档:职能部门收取的技术资料到文控中心归档时应填写（受控文件原件审批信息台账），初次建库文件诸多，由文控中心统一建档，各部门不单独登记。7.7文件检索：文管中心管理员将文件目录录入（外来文件清单），经过部门经理审核确认后，以便于检索使用；7.8文件卡片：文控中心建立纸质书籍文件卡片，一书一卡，借阅人在卡片上签字后取走书籍，卡片放在档案柜内以备查询；同时文控员应在台账上进行记录。7.9外来文件永久保存，随时更新。8.文件编号规定文件编号根据公司简写+类别代码+本类序号的方式编写。PE公司简写；FL通用法律法规和其他要求，包括消防，职业健康与卫生，安全管理(生产/电器/环境)，环境和能源等；