文书档案立卷规范(上传版).docx

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1、文书档案立卷规范(上传版)文书档案立卷规范一、文件的排列包括件与件的排列和件内文件的排列1、件的概念：是文书档案的基本整理单位。一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文及有领导重要批示或有处理结果的公务审批单等相关文件；来文与复文可为一件；报表、名册、图册一册本为一件。2、件内文件的排列：每件文书档案内不同稿本排列次序为：文件审批单、正本、附件或被转发文、定稿、复制件。3、件与件的排列：按事由结合时间、重要程度等排列。在同一保管期限内，同一事由的文件集中排列、同一类业务产生的文件相对集中排列；会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。二、页号的编写1、文件中

2、有有效图文的页面为一页。2、页号用铅笔编写。3、页号编写位置为文件正页右下角、文件反页左下角。4、当归档文件有连续页码时，无需重编页号。当归档文件无页码或无连续页码时，每份归档文件需从“1开场使用阿拉伯数字顺延编写。三、填写封面和备考表根据市档案馆对文书档案移交的要求，每件文书均须有封面和备考表。封面包括：1、立档单位名称：应使用全称。2、部门：填写归档部门处室或事业单位的名称。3、日期：填写文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“20201010。文件中没有日期的应尽量考证清楚，至少将日期标注到年度。4、保管期限：填写文书档案保管期限的全称或标识年限，如永久、30年、10年。5、页数：每件

3、文书档案的总页数。6、室编件号：由处室代码和三位流水号组成，中间用“分隔。本处室同一保管期限的档案按流水号排列。7、全宗号、目录号、馆编件号：在向档案馆移交前由档案人员填写。备考表包括：1、本件情况讲明：填写本件在整理和管理经过中需要讲明的情况，如文件的缺损、修改、补充、移出等，以及作出情况讲明的人员姓名。2、整理人、检查人：由归档人员和本部门负责档案工四、装订1、将文件按顺序排列整洁，去除文件原有的装订，将封面放置在第一页进行装订。2、大于A3规格的图纸采用手风琴式折叠至A4大小后装订。3、当文件少于10页时，直接用不锈钢订在文件左上角装订；当文件多于10页时，用牛皮纸包角后装订；假如文件页

4、数太多，为便于档案的保存，可在文件左侧用线绳装订。4、装订结识、美观，注意不要压字。五、编写（归档文件目录）（归档文件目录）包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。1、件号：由处室代码和三位流水号组成，中间用“分隔。本处室同一保管期限的档案按流水号排列。2、责任者：文件的制发机关或个人，填写全称或规范化简称。我局的发文填写拟文的处室或单位名称。3、文号：文件的发文字号。填写时应照实抄录。4、题名：文件的标题，应体现文件责任者、内容、文种三要素，没有责任者的文件标题应补充。没有标题或标题不规范，应自拟标题，自拟部分加“号；5、日期：文件的成文日期，以8为阿拉伯数字标注，如“20201010。6、页数：每份档案的总页数。7、备注：归档文件需要讲明的情况。8、（归档文件目录）使用A4纸竖版打印。同整理完毕的档案一并向档案馆移交。