照片档案管理规范 (2).docx
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1、照片档案管理规范照片档案管理规范中华人民共和国国家标准GB/T11821-89为加强照片档案管理,建立和健全照片档案管理制度,更好地开发利用照片档案信息资源,服务社会-义当代化建设,特制定本规范。1主题内容和适用范围本规范规定了照片档案的采集工作,整理程序种保管条件。本规范适用于常规照片档案的管理,不适用于专门保管照片的档案馆。2引用标准GB3792.5档案著录规则GB9705文书档案檀卷格式JGJ25档案馆建筑设计规范3名词术语3.1照片档案国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接构成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。3.1.1常规照片档案用一般照相机和普通胶
2、片,采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和讲明三部分。3.2芯页固定照片和底片,以及标注讲明的纸质载体,是组成照片档案檀卷的材料。3.3大照片但凡不宜用芯页固定的照片,统称为大照片。3.4大底片但凡不宜用插袋式芯页保存的底片,统称为大底片。4照片档案的珍藏4.1珍藏范围4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。4.1.4记录某单位、某地区重大时事件、重大事故,自然灾祸及异常现象的照片档案。4.1.5反映某地区地理,古迹以及自然风光和民
3、间风俗的照片档案。4.1.6与其他载体档案有密切联络的照片的档案。4.1.7其他具有保存价值的照片档案。4.2采集时间4.2.1归档时间照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位整理并编写讲明,及时向档案室归档,或随其他载体档案一起归档。4.2.2档案馆接收时间4.2.2.1按照(档案馆工作通则)的规定,照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。4.2.2.2在特殊情况下,经协商档案馆能够提早或延迟接收。4.2.3档案馆室应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。4.3采集要求4.3.1底片、照片、讲明齐全。4.3.2底片与照片的影像相符。5照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联络,有
4、利于保管,便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放,照片和讲明一同整理和存放。5.1底片整理方法5.1.1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种,并单独整理和存放。5.1.2底片的编号5.1.2.1在全宗内编流水号。格式如下:全宗号底片号例:135355.1.2.2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。5.1.3底片放人底片袋内保管,底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后,缠在卷简纸芯上,外面用衬纸包装并注明底片号。5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。5.2讲明的编写方法和要求5.2.1符号讲明的项目有:照片号、底片号和参见号。5
5、.2.1.1照片号:檀卷内照片的顺序号。5.2.1.2底片号:按5.1.2条要求赋予的编号。5.2.1.5参见号:与本张组照片有联络的其他档案的档号。格式如下:类别档号;类别档号例:(文书档案13258;科技档案GJ285.2.2文字讲明的成分和编写要求5.2.2.1文字讲明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。a.事由:照片影像所反映事件,事物的情由;b时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;c,地点:被摄物所在的详细地点;d人物:照片影像上主要人物的姓名、身份;e背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景;f摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。5.2.2.2文字讲明的
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