公司会议管理办法(试行).docx

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1、公司会议管理办法(试行)公司会议管理办法试行第一章总则第一条为进一步加强我公司会务工作管理，规范会议组织服务程序，严肃会议纪律，提高会议质量，加强会议效果，降低会议成本，不断提高会务管理服务水平，结合公司实际，特制订本管理办法。第二条会议召开应遵循如下原则：一高效原则。会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经历沟通会等。二精简原则。大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议。三节约原则。会

2、议要厉行节俭节约，严禁铺张浪费。第三条本办法适用于公司各类会议组织管理。第二章会议的组织管理及分类第四条办公室为各类会议工作的归口管理部门，负责指导和统筹协调公司各类会议工作，制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。第五条会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违背本制度的行为提出处罚。第六条各项会议根据公司召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。主办部门会议工作的主要负责部门，统筹完成会议各项工作；协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作。第七条公司召开的会议主要分为下面几类：一省公司、集团公司到公司内视察、调研、检查、指导、接洽等召开的会议，由办公室负责召开；二省公司

3、本部各部门、外省公司、兄弟地市公司在我公司召开的与公司经营业务有关的会议，由相关部门主要负责，办公室给予配合；三省公司、集团公司在我公司举办或由我公司承办的大型会议及沟通研讨会，由相关部门主要负责，办公室给予配合；四公司组织召开的各类工作会、表彰会，由办公室负责召开；五专业研讨会、部门日常工作等内部各类会议，由各相关部门主要负责；六其它需要公司承办的各类会议，办公室详细负责，相关部门给予配合。第三章会议提拟与审批第八条为充分有效利用公司会议资源，公司各类会议的召开必须由主办部门提早提拟，履行审批程序，经批准后方可组织施行。会议的提拟和审批详见（会议室、酒店管理办法）第四章会议的计划与统筹第九条

4、会议计划一经公司审批同意，如无特殊情况应如期召开。第十条凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提早一天报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。第十一条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第五章会议准备及总结工作第十二条会议通知遵照下面规定：一已列入月度会议计划表的会议，月中无需调整的，不再另行通知，由部门按月度会议计划表直接通知与会人；二属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知的原则进行会议通知：

5、1.未列入月度会议计划而临时提拟的会议；2.固然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作十分讲明；3.其它提拟人以为应另行通知的情况。二对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；三属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；四主持人应将会议决议事项付诸施行的程序、施行人部门、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。第十三条与会人须遵守下面规定：一应准时到会，并在（会议签到表）上签到；二会

6、议发言应言简意赅，紧扣议题；三遵循会议主持人对议程控制的要求；四属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；五遵守会议纪律；六做好本人的会议纪录。第十四条主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。第十五条会议记录一公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。二公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员确实定应遵守下面规定：1.各部门应常设一名会议记录员一般为本部门的内务文员，名单报公司办公室备案，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。2.会议记录遵照“谁组织，谁记录的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。3.公司总

7、经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作；公司总经理另有指定的，从集团总经理指定。三会议记录员应遵守下面规定：1.以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理睬议纪要。2.会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。3.对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决字样。4.会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。5.做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的（会议签到表）的考勤记录报考勤人员。第十六条会议纪要一下列情况下，应整理睬议纪要：1.公司各类临时行政会议；2.须会后对会议精神贯彻落实进行跟进

8、的会议；3.其它主持人要求整理睬议纪要的会议。二会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。第十七条会议原始记录的备档按下面规定：一本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转办公室统一归档备查。二本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。三会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第六章会议跟进第十八条会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。第十九条公司总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由办

9、公室负责落实，总经理另有指定的，从集总经理指定。第二十条会议跟进的根据以会议原始记录及会议纪要为准。第七章会议纪律及赏罚第二十一条参会人员要严格根据会议通知要求，准时参加会议，不得迟到、早退，不能参加会议要及时向主管部门履行请假手续。参会时需按规定着装并按指定位置就座。第二十二条参会人员应提早进入会场，原则上提早特别钟，不准迟到、早退和中途退场如有紧急事务处理，须经主持人批准后方可离场。对迟到早退者处以50元/人次的罚款。无故缺席者处100元/人次的罚款第二十三条参会人员需带好笔记本，做好会议记录，积极发言，踊跃提出各种合理化的意见和建议，同时注意保持会场卫生，维持会场秩序，不得在会场内交头接耳，闲谈。第二十四条会议期间，一律关闭通讯工具或调为静音，不得频繁出入会场，不得大声喧哗、交头接耳。发言要有顺序，主动服从主持人安排，如有不同意见或建议，应以礼待人、协商解决或会后沟通沟通。第二十五条会议期间不会客，不处理与会议无关的事物，不得带无关人员进入会场。第二十六条涉密会议一般不录音、不录像、不报道。会议涉密文件、材料要及时清理、如数收回，由会议主办部门进行销毁处理。不得随意对外泄露会议有关决策事项或涉及企业机密的重要文件资料。第八章附则第二十七条本办法由办公室负责解释。第二十八条本办法自发布之日起开场施行。