Word高级排版技巧.docx

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1、Word高级排版技巧Word高级排版技巧一、使用样式统一文档风格1.1样式的作用样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，能够在一个简单的任务中应用一组格式。例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为16pt、Arial字体、居中对齐，只需应用“标题样式即可获得一样效果。用户能够创立或应用下列类型的样式：段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，可以能包括字符格式。字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。列表样式可为列表应用类

2、似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。1.2使用样式的关键操作对文字应用不同的样式假如要改变文字的样式，可应用已有的样式，又称为内置样式。假如找不到具有所需特征的样式，能够创立新的样式，然后再应用。修改样式若要快速的更改具有特定样式的所有文本，能够重新定义样式。例如，假如主标题是14磅、Arial字体、左对齐并且加粗，但您后来决定将其改为16磅、ArialNarrow字体并且居中，那么您不必重新设置文档中每一个主标题的格式，而只需改变对应样式的属性就能够了。请注意，假如改变了文档中基准样式的某项格式设置，文档中基于此基准样式的所有样式都将反映出这种修改。可以让MicrosoftWord自动

3、修改样式，即由Word检测能否更改了包含样式的文本的格式，如有改动，则自动更新此样式。Word自动更新样式时，所有具有此样式的文本的格式都将更新，以便与您对文本格式所做的改动保持一致。建议应用过样式的用户使用自动更新样式。指定后续段落的样式，将使新产生的段落继承上一段落的样式。制定段落的大纲级别将有助于使用文档构造图、大纲视图，生成文档目录。使用“样式库预览和应用不同的样式假如要应用来自其他模板的样式，您能够使用“样式库来查看整篇文档的效果。然后，您能够根据需要，直接从样式库中应用样式。您可以以查看显示选定模板中的样式的示例文档，或者查看模板中使用的样式的列表。将样式保存在自定义模版中任何Mi

4、crosoftWord文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本构造和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快速键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。共用模板包括Normal模板，所含设置适用于所有文档。文档模板例如“模板对话框中的备忘录和传真模板所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。二、查找与替换的高级功能使用MicrosoftWord能够查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目。能够使用通配符和代码来扩展搜索。2.1使用通配符查找和替换例如，可用星号(*)通配符搜索字符串使用“s*d将找到“sad和“started。选中“使用通配符复选框后，Word只查找与指定文本准确匹

5、配的文本请注意，“区分大小写和 “全字匹配复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，您不能关闭这些选项。要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛()，例如，要查找问号，可键入“？。注释可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，能够通过键入“来查找“presorted和“prevented。可使用n通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内容框键入“(Newton)(Christie)，在“替换为框键入“21，Word将找到“NewtonChristie并将其替换为“ChristieNewton。2.2使用代码查找和替换注释假如包含可选连

6、字符代码，Word只会找到在指定位置带有可选连字符的文字。假如省略可选连字符代码，Word将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。假如要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按Alt+F9。在查找图形时，Word只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word将导入的图形作为嵌入图形插入，但是能够将浮动图形转换为嵌入图形。如要查找使用Unicode值的字符，请选择“区分大小写复选框。假如去除“区分大小写复选框，Word将搜索该值指定的所有大写字符和小写字符的实例。三、自动添加文字3.

7、1自动图文集若要存储和快速插入文字、图形和其他经常使用的对象，能够使用自动图文集。MicrosoftWord自带一些内置的自动图文集词条，例如用于信函的称呼和结束语，并且能够本人创立自动图文集词条。例如，假如在每月的报告中使用一样的长篇幅的声明，且不希望每个月重新键入该声明，能够创立该声明的自动图文集词条。插入自动图文集词条能够使用自动图文集功能插入自动图文集词条。当您在文档中键入某词条名称开始的几个字母时，Word将显示屏幕提示，此时您能够插入该词条或忽略该提示。词条分被分为不同的类别，例如在“自动图文集工具栏和“自动图文集菜单上的“结束语或“称呼。创立自动图文集词条时，词条会自动链接到词条

8、用于创立该词条的文字或图片的段落样式。3.2自动更正若要自动检测和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，能够使用“自动更正。例如，假如键入“teh和一个空格，“自动更正将键入的内容替换为“the。假如键入“Thisisthehouse和一个空格，“自动更正将键入的内容替换为“Thisisthehouse。可以使用“自动更正快速插入在内置“自动更正词条中列出的符号。例如，键入“(c)插入?。假如内置词条列表不包含所需的更正内容，能够添加词条。3.3自动设置格式通过使用“自动套用格式，您能够对文字快速应用标题、项目符号和编号列表、边框、数字、符号以及分数等格式。MicrosoftWord还能

9、够：自动将Internet、网络和电子邮件地址设置为超链接。将括在星号(*)或下划线(_)中的文字更改为加粗或倾斜。将两个连字符(-)替换为长划线()。能够在键入的同时或编写完文档后，自动设置文档格式。对于这两种方法，您都能够控制Word进行的自动更改，还可以以关闭自动格式设置功能。Word会分析文档的每个段落，确定它在文档中的作用例如，是标题还是编号列表中的一项，然后对该内容应用适当的样式。3.4域域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。MicrosoftWord会在您使用一些特定命令时插入域，如“插入菜单上的“日期和时间命令。您可以使用“插入菜单上的“域命

10、令手动插入域。3.4.1域的一般用法能够在任何需要的地方插入域：显示文档信息，如作者姓名、文件大小或页数等。若要显示这些信息，请使用AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES或DOCPROPERTY域。进行加、减或其他计算。请使用=(Formula)域进行该操作。在合并邮件时与文档协同工作。例如，插入ASK和FILLIN域可在Word将每条数据记录与主文档合并时显示提示信息。在其他情况下，使用Word提供的命令和选项可更方便地添加所需信息。例如，可使用HYPERLINK域插入超链接。但使用“插入菜单上的“超链接命令愈加方便。3.4.2域代码和域结果域代码位于花括号或大括号()中，域类似于

11、MicrosoftExcel中的公式，域代码类似于公式；域结果类似于公式产生的值。可在文档中切换显示域代码及其结果。仅通过键入键盘上的字符无法插入域的花括号。但可使用快速键Ctrl+F9来插入。3.4.3域开关域开关是特殊的指令，在域中可引发特定的操作。例如，在域中插入*Caps开关，可使域结果中所有单词的首字母大写。3.4.5域示例：公式域EQInstructions生成数学公式。建议使用“公式编辑器程序来创立公式。假如没有安装“公式编辑器或者想要编写行内公式，可使用EQ域。不能解除EQ域的链接。假如双击EQ域，Word将此域转换为嵌入“公式编辑器对象。数组开关a()按行顺序将数组元素排列为

12、多列。可用下列选项修改a开关。al列内左对齐。ac列内居中对齐。ar列内右对齐。con元素排成n列默认值为1。vsn行间增加n磅的垂直间距。hsn列间增加n磅的水平间距。示例EQaalco2vs3hs3(Axy,Bxy,A,B)显示如下：AxyBxyAB括号：b()用大小适当的括号括住元素。默认括号为圆括号。位移：d()控制EQ域之后下一个字符的位置。可用下列选项修改d开关。注意空圆括号只跟在指令最后一个选项后面。分数：f(,)创立分数，分子分母分别在分数线上下居中。假如系统中使用逗号作为小数点，请用分号(;)分隔两积分：i(,)使用指定的符号或默认符号及三个元素创立积分。第一个元素是积分下限

13、，第二个是上限，第三个是积分表达式。列表：l()使用任意个数的元素组成列表，以逗号或分号分隔，这样就能够将多个元素指定为一个元素。重叠：o()将每个后续元素置于前一个元素之上。元素数目不限。元素之间以逗号隔开。每个字符打印于不可见的字符框中。选项用于对齐各个字符框。根号：r(,)使用一个或两个元素绘制根号。示例EQr(3,x)为3x。上标或下标：s()将元素放置为上标或下标字符。每个s代码可有一个或多个元素，以逗号隔开。假如指定多个元素，则元素将堆叠起来并且左对齐。框：x()创立元素边框。假如不带选项，则此代码在元素四周绘制一个方框。能够使用下列选项来修改x开关。to在元素的上面绘制一个边框。

14、bo在元素的下面绘制一个边框。le在元素的左面绘制一个边框。ri在元素的右面绘制一个边框。示例EQxtobo(5)显示5。四、分享信息4.1修订和批注为了便于联机审阅，MicrosoftWord允许在文档中快速创立和查看修订和批注。为了保留文档的版式，Word在文档的文本中显示一些标记元素，而其他元素则显示在页边距上的批注框中。启用修订功能时，您或其他审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。当您查看修订时，您能够接受或拒绝每处更改。4.2比拟和合并文档使用比拟和合并功能来比拟任意两篇文档时，MicrosoftWord以修订的形式显示其差异。协作处理文档假如多名审阅者在原始文档的不同

15、副本中返回修订和批注，您能够将他们所做的所有修订合并到一个单独的文档中，然后从该文档审阅每一处修订。将文档送交审阅后，能够继续对其进行编辑；Word将同时显示您添加的内容和审阅者所做的修订。审阅者最好启用“修订“工具菜单功能来编辑文档，但假如未启用该功能，Word会检测并显示所做的修订。并排比拟文档过去，不可避免要查看同一文档中多位用户进行的更改，但如今，您能够使用新方法来比拟文档。通过并排比拟文档，您能够确定两个文档间的差异，而不用在一个文档中合并多位用户的更改。您能够同时在这两个文当中滚动阅读内容，以便确定它们之间的差异。使用合并命令能够指定基准文档选择某个文档与已经打开的文档进行比拟时，可使用三个合并命令之一来指定做为比拟基准的文档。文档间的差异将在基准文档中以修订来显示。1.合并对已打开文档所做的更改将在“比拟并合并文档对话框中选定的文档中显示为修订。2.合并至当前文档中对“比拟并合并文档对话框中选定文档蓝色所做的更改在已打开文档中显3.合并至新文档中对两个文档所做的更改将合并到新建的第三个文档中，二者的差异显示为修订。4.使用“准确比拟选项进行比拟使用“准确比拟选项时，Word将显示新建的第三个文档，在这个文档中将接受基准文档中所做的修订，所选文档中所做的更改将显示为修订。不对被比拟的文档进行更改。