档案整理、归档、立卷操作步骤.docx

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1、档案整理、归档、立卷操作步骤值得拥有的资料是来自平常学习积累总结的有问题的地方肯定有的还请大家批评指正！档案整理、归档、立卷操作步骤学校构成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录应实行统一集中管理归档、立卷在详细操作中有下面步骤：一、采集1、采集范围：但凡记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型文书、教学、科技、财会文件材料等各种形式文字、图表、声像、实物等的历史记录都应归档2、档案来源：1上级来文：主要是教育局来文2本级构成的文件、材料主要有：校长办公室；教务、教研处；政教处；成职教；共青团；教育工会；当代教育技术装备；总务处等处室详细请看（庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表）二

2、、整理大家采集起来的文件很杂乱往往无从下手以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷即便有保存价值其保存价值也不一样有永久、30年、10年、备用之分随意的拿些材料来就组成一卷这样造成檀卷庞杂臃肿玉石不分既不便于保管也不便于查找利用整理步骤：1、先用别针把一份一份文件同一种表格别好别搞乱了同时注意把正文放上底稿放下另外没有标题的材料要做好记号以免到时不知归到那里假如是办公室统一组卷的话采集时就注意别把各个处室的文件材料放在一起以免增加分类难度2、分清年度或学年、届把各年度或学年的文件材料分清不要把各个年度文件材料混在一起同时注意有的文件是有针对年的别看错了如总结哪年总结放哪年、计划那年计划放那年、结

3、案中那年结案放那年、会议会议结束年等3、分清级别上级来文、本级发文、下级来文分别分开同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来4、查文件材料能否齐全对照发文薄、收文薄查收发文能否全部归档5、区分归档与不归档文件对照学校档案归档范围把需要归档与不归档文件分开然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管6、确定保管期限把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限用铅笔在左上角做记号永久、30年、10年同时注意同一个重大活动构成的材料应保持其文件材料完好性确定保管期限时注意放在一起好像一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限7、分出保管期限把保管期限一样

4、的档案分别分开来8、分类把保管期限一样的同一类问题、同一次会议、同一种活动的文件材料分别分开9、把上级针对本校的工作的指示、批复、任免、决定等文件分别分开本级相应的问题中去10、分别把每个问题排列次序通常的规则是：1对于密不可分的文件是：正文转发文排前原件排后；正印稿排前底稿排后；正件排前附件排后；批复排前请示排后；重要文件的历次稿最后定稿排前其他历次稿依次排后；重要的文件排前相对而言由于是一种保管期三、组卷组卷前先讲明几点规定：上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷留在各处室备用不交综合档案室；学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷下发到各处室的文件各处室能够装

5、成备用卷各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、老师考核结果构成文件材料一式两份交一份到校长办公室统一由办公室组卷各处室留一份备用其他文件、材料由各处室分别组卷组卷的一般方法：年度学年、一届+保管期限+问题或年度+保管期限+机构年度学年、一届注意不能混根据学校特殊情况能够根据详细问题选择用年度、学年还是一届来组卷例：教学档案有些问题要以学年为组卷时间时即学年+保管期限+问题有些问题要以一届学生构成的材料进行组卷即：一届+保管期限+问题例：学籍类中的新生录取名册、毕业生名册、毕业会考成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等就要求以一届学生的文件、材料组成一卷问

6、题：一卷能够一个问题或几个问题文件材料多的就一个或两个问题组成一卷文件材料少就几个问题组成一卷但也不能太杂同一个问题应该在同一卷假如同一个问题文件材料很多能够根据实际问题有规律的分成几卷例如：学校与每个学生签订的协议书能够一个班的文件材料组成一卷可以以一个年段的文件材料组成一卷但无论是一个问题或几个问题组成一卷都要把同一问题、同一案件、同一会议构成的正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文与原件、来文与复文都应立在同一卷假如一个处室构成的材料很少可以以用第二种方法因一个处室构成的文件材料就是同一类问题详细哪些内容组成一卷请参阅学校档案分类表12、卷内文件排列假如一卷有几个问题一定要一个问题排

7、完了再排另外一个问题四、填写卷内目录打页码有字的页都要打页码顺序号：一件一个顺序号用流水号1、2、3.表示责任者：以公章为准几个单位联合发写立卷单位文件标题、文件题目无题目按内容自议标题文号：指发文件上的发文号日期：发文时间页号：文件头所在页号五、装订先去掉卷内金属物六、拟写檀卷标题用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题然后再写到卷皮上以免写错标题一般要标明卷内文件的作者、问题主题、内容、文种三个要素作者不能写超过三个超过三个的其他用等主要作者写在前它的字数一般在50个以内为宜最多不超过80个字檀卷标题头不需空格标题中使用的标点符号是、作者与作者间问题与问题间文种与文种间用、号隔开例：

8、庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知七、填写卷皮其他内容八、编目：各股室自行用铅笔编一个流水号以后交综合档案室统一编目九、抄写檀卷目录十、科技档案参照分类方案表分类装具用盒装详细看组卷内容讲明十一、会计档案十二、照片档案、声像档案实物档案各处室先采集起来交到办公室建立综合档案室时统一编目、组卷其中照片档案办公室能够先组卷组卷方法请看实例学校照片档案大致能够分下面几类：1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等构成的照片；2、毕业班合影；3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；4、文、体活动有代表性的照片；5、重要教学活动的照片十三、建立各种台账1、借阅档案登记薄；2、利用效果登记薄；3、调阅档案登记薄；4、档案统计表；5、移交清册2020、6?21