电子邮件外贸函件基本格式.docx

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1、电子邮件外贸函件基本格式1，信头Theheading信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就能够。2，编号写信人的名字缩写和日期Thesendernameandthedate这部分内容是为了方便今后查询信件用的。3，封内地址Theinsideaddress这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式一样，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，假如不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来

2、，由于称呼这一栏的内容已经讲明了收信人的身份，所以能够不必填写封内地址。4，事由Thesubjectheading事由也就是我们通常讲的主题，能够直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。5，称呼Thesalutation指对收信人的一种称呼。较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。6，开始语Theopensentences开始语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。假如是第一次通信，可

3、以以利用开始语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开始语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。7，正文Thebodyoftheletter信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。8，结尾语Theclosingsentences结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货，“答复询问等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。9，结束语Thecomplimentaryclose结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相照应。例如：“Sincerely,“BestRegards,or

4、“YoursTruly,.结束语写在结尾语下隔一行，只要第一个字母大写，后面加逗号。10，签名Thesignature写在结束语的下面，签上写信人的名字。假如是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，由于用印章的话，讲明该信件并非本人亲身过目，只是通函罢了，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。11，附件Enclosure假如信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。例如：Encls:2InvoicesEnc.:1B/Lading电子邮件格式：众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联络手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他能够几分钟内就收到。所以，在您发送前，必需要检查一下您所写的内容能否正确适宜，由于一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。通常我们理解E-mail的撰写风格能够比传统的信件，传真等稍加随意一点。但是我们在这里还是要建议大家，即使是写E-mail，由于是议论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联络的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。