外贸信函的基本格式.docx

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1、外贸信函的基本格式外贸信函的基本格式1、基本信函里我们介绍一种商务信函中最通用的格式齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，经常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就能够。这部分内容是为了方便今后查询信件用的。这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式一样，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，假如不是完全公事化的书信往来，或者已经从公

2、事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经讲明了收信人的身份，所以能够不必填写封内地址。事由也就是我们通常讲的主题，能够直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。指对收信人的一种称呼。较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。开始语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。假如是第一次通信，可以以利用开始语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开始语一般与正文分开，自

3、成一节，要求简单明了。信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货，“答复询问等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相照应。例如：“Sincerely,“BestRegards,or“YoursTruly,.结束语写在结尾语下隔一行，只要第一个字母大写，后面加逗号。写在结束语的下面，签上写信人的名字。假如是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，由于用印章的话，讲明该信件并非本人亲身过目，只是通

4、函罢了，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。假如信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。例如：Encls:2InvoicesEnc.:1B/Lading电子邮件格式：众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联络手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他能够几分钟内就收到。所以，在您发送前，必需要检查一下您所写的内容能否正确适宜，由于一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。通常我们理解E-mail的撰写风格能够比传统的信件，传

5、真等稍加随意一点。但是我们在这里还是要建议大家，即使是写E-mail，由于是议论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联络的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。这部分内容要完好,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联络方法地址、电话、传真、邮箱、网址。写地址时请注意：一般来讲，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您能够在本人的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。商务信函写作要点：写作商务信函并不要求您使用华美优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达本人的意思，让对方能

6、够非常清楚的了解您想讲什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。每一封信函的往来，都是您跟收信人相互之间的一次沟通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived，“Yourcomplaintisbeinglookedinto而不是“Ihavereceivedyourletter或者“Wearelookingintoyourcomplaint。其实我们简单的来理解一下，每次

7、信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上罢了。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，假如您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么讲？我想您会讲“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday。既然在电话中您会这样讲，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday？放弃这种所谓的“生意腔吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。由于您写的信函都是有其目的性的

8、，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想到达一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种如何的影响呢？是歉意的，劝讲性的，还是坚决的，要求性的。这完全能够通过信函中的语气语调来表现。不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管讲什么，都要带着您的诚意去讲。把写好的信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感遭到您的自然和真诚。跟您一样，您的合作伙伴们天天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。假如是不符合主题或者对信函的目的不能产

9、生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。由于这些内容不仅不能使沟通通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。我们这里所讲的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比方yourkindinquiry,youresteemedorder等就能够的。而是要体现一种为别人考虑，多谅解对方心情和处境的态度。假如本着这样的态度去跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因而失去这个朋友，不会影响今后合作的时机。十分要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公平常，请表现一下您的高姿态，您能够据理力争，讲明您的观点，但注意要讲究

10、礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成攀龙趋凤，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度，才能到达预期的效果。就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词能够表达，就不要用词组。多用短句，由于短句更容易理解。少用“and，“but，“however，“consequently这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个一样含义的单词。比方，您前面写了“goodshavebeensent，那

11、后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward“dispatch等。由于这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间能否另有含义。当涉及到数据或者详细的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到准确。这样会使沟通的内容愈加清楚，更有助于加快事务的进程。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，进而表示对此的重视。当然，假如您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirsor“DearSirorMadam。前面我们讲过，商务信函不需要用华美的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实

12、的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华美复杂的词句。比方“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.，这样才愈加符合西方人的语言习惯。给买家的回复，千万要迅速及时。由于买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择适宜的供给商。假如您的回复不够及时，就可能由于抢不到先机而失去商机。这一点是十分针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮

13、件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比方这样的标题“Howareyou?，“Canweworktogether?，建议您改成“Proposal:BrightIdeasImports-ZhejiangTextilesPartnershipOpportunity或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.这样您的邮件会显得愈加专业。写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等能否有错。我们都会犯错，但即便在您的信函

14、里有一个极小的失误，可以能会毁坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。总机：0571-*服务热线：0571-*Email：sales_cn案例分析：DearSirs,Yourmessagehasbeenreceived.Thankyou.Itisdifficulttounderstandyourinquiryof56mm8ohmwaterproofspeakerwhichcanhandle102db,becausethroughourvastexperience,itisalmostimpossibleintechnology.Canyousupplyuswithyou

15、rsample?Ifso,itwouldbebighelptothisproject.Hopewecouldworktogether.Yoursfaithfully,很显然，这封邮件有很多缺点，首先语句呆板，严重的“生意腔使邮件毫无生气。句子长而乱，含义模糊。没有提供足够的资料来支持本人的论点。更糟糕的是，措辞冒昧，极不礼貌。针对这些缺乏，我们再来看一下另一个版本。DearMr.Jones:ThankyouforyourinquirydatedApril9.Regardingtheproductyouarelookingfor,currentlyourfactorydoesnthavethee

16、xactspecificationasyoumentioned.Wewouldappreciateitifyoucouldsupplyusmoredetailsabouttheproductyouneed,suchasusage,productstructure,material,workingconditionandsoon.Thatwillhelpustoseeifweareabletomeetyourspecifications.Pleasetakeamomenttoreviewsomesimilarproductsintheenclosedcatalog.Theyareallofhig

17、hqualityandhavebeenexportedtomanycountriesworldwide.Thanksagainandwearelookingforwardtoestablishingabusinessrelationshipwithyourcompanyinthenearfuture.Anyofyourearlycommentswillbehighlyappreciated.Bestregards,ChenRongDirector,InternationalMarketingZhejiangGoldenTextiles如今您觉得好多了吧！我们讲过，即便这次不能知足对方的需求，只要我们处理得当，还是能够保留住潜在合作的时机。有时候，信函的作用就是这么重要。总机：0571-*服务热线：0571-*Email：sales_cn