企业内部控制——采购业务.docx

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1、企业内部控制采购业务企业内部控制采购业务73请购与审批控制733采购申请审批制度为了明确采购商品或劳务的申请与审批规范，企业应建立采购审批制度。下面是某企业的采购申请审批制度，供读者参考。采购申请审批制度第1章总则第1条目的企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。第2条适用范围本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的相关规定处理。第3条责权单位1采购部负责企业所需物资的采购工作。2财务部负责采购物资的货款支付工作。3物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4财务总监、总裁根据权限审批采购项目。第2章请购审批规定第4条原材料或零配件的请购原材料或零配件的请购主要来自需求部门

2、和仓储部门。1需求部门请购。1原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。2仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比拟。3当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，同意请购。2仓储部门请购。1仓库部门在库存材料已到达最低库存量时提出请购单。2仓库主管签字的请购单，需要通过2方面的审批。采购员审查请购单，检查该项请购能否在执行后又重复提出，以及能否存在不合理的请购品种和数量。假如采购员以为请购单合理，则应用所把握的市场价格编制采购预算。经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，假如该项请购单在经营目的和采购预算范围内

3、，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。3采购部应将处理过的请购单归纳备案。第5条临时性商品的请购1临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2使用部门需要在请购单上对采购商品作出描绘，解释其目的和用处。3请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经过财务部、财务总监和总裁同意签字后，采购部方可办理采购手续。第6条经常性服务项目的请购1经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。2使用部门最初需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。第7条特殊服务项目的请购1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请

4、。2.特殊服务项目请购由总裁、董事会或股东大会进行审议、批准。3.审议人员参照过去的服务质量和收费标准,分析申请人提供的申请内容,包括选定的广告商、事务所及费用水平等能否合理,经总裁批准后,才能对这些特殊服务项目进行采购。第8条资本支出和租赁合同1.资本支出和租赁合同应由经办部门提出请购,由总裁、董事会或股东大会进行决策。2.对于重要的、技术性较强的资本支出和租赁合同,应组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。第3章请购单规定第9条请购单的开列和递送1.请购单的开列要求有下面四点,详细如下表所示。请购单开列要求一览表2需用日期一样且属同一供给商的统购材料，请购部门

5、应依请购单附表，以一单多品方式提出请购。3紧急请购时，由请购部门于“请购单上注明原因，并加盖“紧急采购章。4材料检验必须通过特定方式进行的，请购部门应于“请购单上注明要求。5物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制“请购单提出请购。第10条免开请购单部分1总务性用品免开请购单，并能够“总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。1礼仪用品，如花篮和礼物等。2招待用品，如饮料和香烟等。3书报、名片、文具等。4打字、刻印、账票等。2零星采购及小额零星采购材料项目。第11条请购事项的撤销1.请购事项撤销时,原请购部门应立即通知采购部门停止采购,同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销的标

6、记并注明撤销原因。2.采购部门办好“撤销后,依下列规定办理。(1)采购部门在原请购单上加盖“撤销章后,送回原请购部门。(2)原“请购单已送物料管理部门待办收料时,采购部门通知撤销,物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。第4章附则第12条本制度经总裁审批后自公布之日起开场执行。第13条本制度由采购部负责解释。734采购预算管理制度为了避免盲目采购、控制采购成本、保证合理采购需求，企业应建立采购预算管理制度。下面是某企业采购预算管理制度，供读者参考。采购预算管理制度第1条目的为了下面目的,特制定本制度。1.避免盲目采购。2.从总体上统筹使用资

7、金,提高资金的使用效率。3.确保采购合理的需要。第2条相关定义1.采购预算采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量,对所需原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行详细、系统反映的数量计划,利于企业整体目的的实现及资源的合理配置。2.预算管理预算管理指的是企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动,反映企业管理的成绩,保证管理政策的落实和目的的实现,促使企业不断提高效率和效益。3.采购预算管理采购预算管理是企业预算管理的一个分支,应与预算系统的其他系统互相协调。第3条编制采购预算1.根据企业经营目的确定采购预算项目、建立预算标准,采用一定

8、的编制方法和程序,将企业在将来一定时期内应到达的详细采购目的以数量和货币的形式表现出来。2.根据企业的年度销售计划,相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的“采购预算申请单,上交采购部。3.采购员汇总、整理各部门采购预算后,编制采购总预算,经采购经理补充完善后,交财务部和预算管理委员会逐一核准,采购员在此基础上调整、完善采购预算,上交总裁审批。第4条执行采购预算1.将审批的各项采购预算指标及时下达给相关责任部门及人员,并实行预算执行的受权。2.在预算执行经过中应实行责权利相结合,并监控预算执行经过。第5条分析和调整采购预算差异1.在预算执行经过中,采购部要根据业务、统计和财务

9、部门核算的实际数据,即预算的实际执行结果与预算数进行比拟,编制预决算分析报告。2.假如有差异,要分析差异产生的原因和责任归属,制定控制差异或调整预算的详细措施。第6条采购预算资金控制采购预算资金控制主要有下面四点要求。1.在采购预算资金控制中,必须对采购预算资金实行责任人限额审批制度。2.部门负责人只能在本人的限额内进行审批,限额以上的应按企业请购审批制度进行办理,严格控制预算外的资金支出。3.对于预算内的采购项目,请购部门应严格根据预算执行进度办理请购手续。4.对于超预算和预算外的采购项目,采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核后,交总裁审批,之后再行办理请购手续。第7条本制度由采购部、

10、财务部联合制定,其修订、解释工作归总经办所有。74购买与验收控制748采购作业控制制度为了控制采购经过，保证企业采购活动顺利进行，企业应制定规范的采购作业控制制度，详细示范如下。采购作业控制制度第1章总则第1条目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供给商选择等各项规定,确保采购经过透明化。第2条责权单位1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。第2章采购方式控制第3条采购方式分类采购方式有订单采购、合同订货、直接采购、比质比价采购和紧急采购五种方式。1.订单采购(1)采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的详细项目、价格、数

11、量、交货时间等,送交供给商并表明购买意愿。(2)供给商根据订单上面的要求生产、供给商品或劳务。(3)在将订单提交给供给商之前还应由财务部门检查订单的合理性。2.合同订货(1)采购部与供给商通过会谈就采购货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等各项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来,购销双方共同遵守。 (2)供给商按合同提供货物并获得货款,企业按合同验收货物并支付款项。3.直接采购采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供给商购买。4.比质比价采购选择三家以上的供给商,就其质量、价格、供货期等进行比照分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供给商。5.紧急采购因紧急情况,

12、需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只在临时性、突发性情况下采用。第4条采购方式选择能够根据下面五种情况选择适宜的采购方式。1.根据商品或劳务的性质及其供给情况确定采购方式。2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。3.小额零星商品或劳务的采购能够采用直接购买等方式。4.重要商品或劳务的采购以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单采购、合同订货或者比质比价采购方式进行。5.大宗原料、燃料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。第3章采购数量控制第5条确定数量采购数量应该严格根据采购计划进行

13、确定。第6条采购审查采购员应对每一份请购单进行审查,审查其请购数量能否在控制限额的范围内。第7条检查请购单检查使用商品和获得劳务的部门负责人能否在请购单上签字同意。第8条成本分析1.对于需大量采购的原材料、零配件等,必须针对各种采购数量对成本的影响作出分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。2.对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。第4章采购时间控制第9条采购时间包含内容采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供给商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第10条确定详细的采购时间根据请购性质和采购方式确定详细的采购时

14、间。1.现用现购商品或劳务的采购时间是从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。2.在以最佳成本为原则确定最佳经济订货批量的方式下,采购时间通常是根据库存量控制的方法来确定的。3.以保险储备量和定量确定采购时间,即当某一商品到达订货点时就是采购时间。第11条采购时间控制目的1.对采购时间进行控制的目的之一是防止正常的业务活动被推延。2.对采购时间进行控制的目的之二是防止过早地使用现金而构成过大的存量资产。第12条采购时间控制要求1.采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行。2.当请购单已经提出时,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。第5章供给

15、商选择第13条供给商初步评价1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找合适的供给商,同时采集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格等作为挑选的根据,并要求有合作意向的供给商填写“供给商基本资料表。2.采购员对“供给商基本资料表进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供给商,填写供给商候选名单,交采购部经理审核。3.选择供给商的标准主要有下面五点。(1)供给商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。(2)按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。(4)具有足够的生产能力,能知足本企业的经营需要。(5)同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。4.

16、采购员在对供给商进行初步评审时,需确定采购的物资能否符合政府法律法规的要求和安全要求,对于有毒物品、危险品,需要求供给商提供相关证实文件。第14条供给商现场评审1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供给商的现场评审,并提出相应的意见和建议。2.供给商评价内容主要包括下面四点。(1)采购部主要负责评价供给商的资质、经营状况、信誉等级及服务等方面。(2)财务部主要负责评价供给商要求的付款条件等。 (3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供给商提供商品的质量。(4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。3.供给商现场评价的适用范围。(1)根据

17、所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,对不同级别实行不同的控制等级。(2)对于提供关键与重要材料的供给商,必须进行现场评审。(3)对于提供普通物资的供给商,无需进行现场评审。(4)对于紧急、小额零星物质的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供给商,经采购经理审批后,进行采购。第15条（供给商质量保证协议）的签订1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供给商和普通物资供给商签订（供给商质量保证协议）。2.（供给商质量保证协议）一式两份,双方各执一份,作为供给商提供合格物资的一种契约。第16条样件需求与供给商送样1.如有样品需求,由采购员通知供给商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出具体的质量要求,如品名、规格、包装方式等。2.样品应为供给商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。第17条样品确认1.样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成对样品质量、性能、尺寸、外观质量等方面的检验,并填写“样品签样试用回单。2.对于经确认合格的样品,需贴上“样品标签,并注明合格或不合格,标识检验状态。3.合格的样件至少为两件,一件返还供给商,一件留在采购部作为今后检验的根据。