会议接待的各项工作安排.docx
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1、会议接待的各项工作安排会议接待的各项工作安排【一】前期工作1、会场预约专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。根据要求预定酒店,会议会展场地。车辆等。我们将根据您的需要,为您详细分析各种情况做出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定详细举办地点,我们将根据会议的详细情况,确定能否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提早为您预约。2、负责会场的布局,设备安装调试我们将根据会议的详细情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为你你提供会议所需要的所有设备,并提早安顿在指定位置;我们将根
2、据您的需要,提早为您调试好设备,确保会议的顺利进行。3、印刷材料的设计制作我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的详细需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提早把印刷品送到会场或指定位置。4、准备会务用品:代表证、会徽、纪念品等。5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务,代租会务所需设备。6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。8、提供平面立体、VI设计。【二】会前准备1、接站:我们将根据参加会议者的详细情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提早在指定
3、位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。我们为您准备的车辆每个座位都有保险。A、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。B、提供接、送机站时所需的各类型豪华空调车。2、营造气氛A、酒店大堂内欢迎水牌,门外或会场横幅等;会议会展场所的布置:欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。B、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。3、报道A、酒店大堂内免费提供签到台桌及提示牌;B、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜;安客户需要安排接送与会宾客,协助会务组办理宾客签到等工作。4、会场服务A、根据会务组要求,策划、制作会场背景;B、根据会务组要求,专职人员负责会场的桌、椅
4、摆放,负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供给及灯光、音响设备调试情况等。5、礼品制作向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品,并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品。6、返程票务A、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记;B、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。【三】会中服务1、提供专业外语翻译,摄像、礼仪公关和文秘服务。2、免费提供经历丰富的接待人员全天协助会务工作。3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。6、参会者的餐饮:我们将根据参会人员的爱好,为您预定各种形式的参会:西餐、中餐
5、、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的详细情况以及会场和下榻饭店的地点,为您推荐不同的用餐地点。【四】会后旅游考察服务一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔,除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间,而在这良好和热烈的气氛下,有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出,我们就为您贴身打造适宜的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务,一应俱全。【五】会后总结1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。2、协助会议人员处理睬后事宜,进行会议期间的工作总结。【六】会议及会展的预算1、交通费用交通费用能够细分为:(1)、出发地至
6、会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、会议室/厅费用详细可细分为:(1)、会议场地租金通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内比方投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时可以能
7、需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类成效参数作出详细要求通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比,否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用假如不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特殊要求,能够与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印
8、刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,假如会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,假如让专业会议服务商代理,将获得价格相比照较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水
9、、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务能否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用能够很简单,可以以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐,当然可以以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以估计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐,能够采取人数预算自助餐形式,按桌预算围桌式形式。假如主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务
10、费通常,假如在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,假如能够外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15左右的服务费。(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,假如主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定
11、好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比拟长的时间确认。5、视听设备除非在室外进行,否则视听设备的费用通常能够忽略。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比拟复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,可以委托代理c、演员及节目通常能够选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及介入人数正相关。在适宜地点假如有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关专场或包场除外。d、其他点心、水果及调制色酒6、杂费杂费是指
12、会展经过中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常能够在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?展览预算与会议预算有一样的地方,也有不同的地方一样的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(假如有考察计划的话)。不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。展览场地租赁:假如展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2
13、.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。假如是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(能否重要假日等)有关。下面是古文鉴赏,不需要的朋友能够下载后编辑删除!谢谢!九歌湘君屈原朗读:路英君不行兮夷犹,蹇谁留兮中洲。美要眇兮宜修,沛吾乘兮桂舟。令沅湘兮无波,使江水兮安流。望夫君兮将来,吹参差兮谁思。驾飞龙兮北征,邅吾道兮洞庭。薜荔柏兮蕙绸,荪桡兮兰旌。望涔阳兮极浦,横大江兮扬灵。扬灵兮未极,女婵媛
14、兮为余太息。横流涕兮潺湲,隐思君兮陫侧。桂棹兮兰枻,斫冰兮积雪。采薜荔兮水中,搴芙蓉兮木末。心不同兮媒劳,恩不甚兮轻绝。石濑兮浅浅,飞龙兮翩翩。交不忠兮怨长,期不信兮告余以不闲。朝骋骛兮江皋,夕弭节兮北渚。她含着笑,切着冰屑悉索的萝卜,她含着笑,用手掏着猪吃的麦糟,她含着笑,扇着炖肉的炉子的火,她含着笑,背了团箕到广场上去晒好那些大豆和小麦,大堰河,为了生活,在她流尽了她的乳液之后,她就用抱过我的两臂,劳动了。大堰河,深爱着她的乳儿;在年节里,为了他,忙着切那冬米的糖,为了他,常悄悄地走到村边的她的家里去,为了他,走到她的身边叫一声“妈,大堰河,把他画的大红大绿的关云长贴在灶边的墙上,大堰河,
15、会对她的邻居夸口赞美她的乳儿;大堰河曾做了一个不能对人讲的梦:在梦里,她吃着她的乳儿的婚酒,坐在辉煌的结彩的堂上,而她的娇美的媳妇亲切的叫她“婆婆大堰河,深爱她的乳儿!大堰河,在她的梦没有做醒的时候已死了。她死时,乳儿不在她的旁侧,她死时,平常打骂她的丈夫也为她流泪,五个儿子,个个哭得很悲,她死时,轻轻地呼着她的乳儿的名字,大堰河,已死了,她死时,乳儿不在她的旁侧。大堰河,含泪的去了!同着四十几年的人世生活的凌侮,同着数不尽的奴隶的凄苦,同着四块钱的棺材和几束稻草,同着几尺长方的埋棺材的土地,同着一手把的纸钱的灰,大堰河,她含泪的去了。这是大堰河所不知道的:她的醉酒的丈夫已死去,大儿做了土匪,
16、第二个死在炮火的烟里,第三,第四,第五而我,我是在写着给予这不公正的世界的咒语。当我经了长长的飘泊回到故土时,在山腰里,田野上,兄弟们碰见时,是比六七年鸟次兮屋上,水周兮堂下。捐余玦兮江中,遗余佩兮澧浦。采芳洲兮杜若,将以遗兮下女。时不可兮再得,聊逍遥兮容与。注释湘君:湘水之神,男性。一讲即巡视南方时死于苍梧的舜。君:指湘君。夷犹:迟疑不决。蹇(jian3简):发语词。洲:水中陆地。要眇(miao3秒):美妙的样子。宜修:恰到好处的修饰。沛:水大而急。桂舟:桂木制成的船。沅湘:沅水和湘水,都在湖南。无波:不起波浪。夫:语助词。参差:高低错落不齐,此指排箫,相传为舜所造。飞龙:雕有龙形的船只。北
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