外贸英语函电书写格式要求_3.docx

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1、外贸英语函电书写格式要求外贸英语函电书写格式要求TheLayoutofaBusinessLetter(orThePartsofaBusinessLetter)1.LetterHead信头2.DateLine日期行3.InsideAddress封内收信人姓名及地址4.Attentionline注意事项5.Salutation称呼6.Caption/SubjectHeading事由行/标题行7.BodyoftheLetter信件主要内容/正文8.ComplimentaryClose信末敬语9.Signature签名非手签不可10.TypedFullNameofWriterandverypossib

2、lyhistitleofthepanybelowthetypedname对初次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称11.IdentifyingInitials(forveryformalletters)口授者/打字员名字缩写字母较正式信件12.Enclosure(option附件可选13.CarbonCopyNotation(orc.c.)(option抄送行可选14.Postscript(orP.S.)(option再启可选仅限一两行文字！商业信件的各个部分讲明：1信头信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号及

3、传真号以及电邮地址等等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方(见例文)。有些国家的信头中还包括其它细节，比方在英国，信头中就印着公司经理的姓名(见例文)。2编号和日期在外贸业务联络中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：、“贵方编号：，以防混淆，例如：贵方编号：JBDWM我方编号：WDWLP这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。假如必要，代号首字母可以以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。日期中月份应打印成英文全名，避免使用缩写，比方Dec应改成December。序数词后面的词

4、尾一th，一st，一nd，一rd能够省略，比方能够用May5代替May5th，用Junel代替Junelst。年份中不能用04年代替xx年。要避免将日期打印成数字形式(如102xx)，否则容易引起混淆。由于英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以，102xx既可能被理解为xx年10月2日，可以能被理解为xx年2月10日。3封内名称及地址封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。其形式与其在信封上的形式完全一样。对于个人的尊称一般包括：先生(Mr)、夫人(Mrs)、小姐(Miss)、女士(Ms)等。假如此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边(见例文)。当合

5、伙商号的名称里有人名时，Messrs则是又一尊称，如：MessrsMacdonald&Evans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词the时，则不能再使用Messrs这一尊称。如UtilityFurnitureCo，SirWilliamDobson&Sons，TheGraysonHectricalCo(见例l，例2)。4经办人(注意事项)当发信人希望将信能寄给某个详细的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。5称呼称呼是在信的开始对收信人所表示的敬语，其详细形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语有：对某个人称呼时使用的DearSir，或D

6、earMadami对两个人(或以上)称呼时使用的DearSirs，DearMadames或Gentlemen(仅用复数而不用单数)。假如两人关系较好，便能够使用更热情的称呼，如：DearMr?称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。DearSir和DearSirs后面用逗号(，)，Gentlemen后面用冒号(：)。6事由事由其实就是信的主题/标题。它位于称呼和正文之间。齐头式信中打印从左边边线开场，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。7信文/正文这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，所以应该认真对待，并且注意下面几点：(a)简明扼

7、要，符合语法，重点突出。(b)分段正确，每段都有一个主题。(C)打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新之感觉。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用，所以空边也尤为重要。除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于十分简短的信，其它各项能够采用双行距打印。若以前已有通信联络，应在回信的第一段中提及，而你的计划、希望及期望则应在结尾段中表明。8结尾敬语结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常见的配套使用的称呼语和结尾敬语：(正式)DearSir(s)/YoursfaithfullyGentlemen/Trulyyours(非正式)DearMrHey/Yourssincerely(或

8、Sincerelyyours)由于称呼语和结尾敬语的使用只是出于一种礼貌而对内容无甚影响，所以在当今的简化式中经常被省略。当使用结尾敬语时，绝不能将其单独另页打印。万一出现这种情况，则应重新打印全信，要么缩小信文行距，使其与信文打印在同一页上，要么重新排版，将信文的一部分内容移人下一页。在需要使用续页时，应该使用与信头页质量一样之纸张，并且打印时包括下列内容的信头：(a)页码(左右居中)(b)收信人姓名(位于左边)(c)写信日期(位于右边)例如：9签署通常情况下是先将写信人公司的名称紧接在结尾敬语下面打印，然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署本人的姓名。由于手写体签名有时难以识别，

9、大多数商务书信里也将写信人姓名及职务头衔打印在签名的下方。绝不能用图章签发信函(见例a、b)。10.落款对初次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称11.口授者/打字员名字缩写字母较正式信件12附件若随信附有附件，须在签署下注明，通常注明附件的内容及份(件)数。13抄送当信的副本要发送其别人或部门时，在签署底下的左边位置打印上“CC符号，即“抄送的意思。如：CC大阪商会CCG威尔先生14附言假如在信的正文中遗漏了某事或者需要提醒对方某事，经常将附言补写在比“抄送低两行的地方。由于附言有可能产生写信人在下笔前计划不周之嫌，所

10、以应尽量避免使用。(3)商务书信例文(略)3信封的写法在商务书信的信封左上角，一般有提早打印好的写信人地址。收信人地址则打印在信封的中部。邮票贴在信封的右上角，而左下角是为了加印诸如“绝密、“机密及“印刷品等字样(见例文)。为了便于机器分拣邮件，在信封上正确书写邮政编码也是非常重要的。附件1重庆交通职业学院1范围本标准适用于重庆交通职业学院各相关专业。学时范围：48学时。2制定本标准的根据2.1教育部教高20002号：（高等职业学校、高等专科学校和成人高等学校教学管理要点）。2.2教育部教高xx16号：（关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见）。2.3重庆交通职业学院各相关（专业人才培养计

11、划）。2.4（中华人民共和国职业技能鉴定规范各相关工种）。3.课程性质与作用本门课程的性质是职业特定技术课程。（外贸英语函电）课程是我报关与国际货运专业的一门专业核心课程，该课程以（大学英语）和（国际贸易实务）为先修课程，是在把握英语语言能力的基础上开设的一门理论性与实践性并重的课程，注重理论与实践相结合，既要结合对外贸易业务各个环节的知识，又要训练和培养有关外贸业务环节的语言表达能力，培养学生阅读、翻译及撰写各种规范的外贸英语信函以及国际商务英语会谈的基本技能，使学生初步具备国际商务会谈的能力，是一门实践性、操作性很强的专业必修课。4本课程与其它课程的关系5.课程总体设计思路5.1课程设置根

12、据外贸函电作为国际商务往来经常使用的联络方式，是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。熟练运用外贸英语函电的基本知识，也是外贸工作人员必须具备的专业技能。因而，本课程的主要任务是让学生在熟练把握国际贸易实务相关知识和具有一定英语水平的基础上，培养学生对所学外贸英语函电知识的实际运用能力，把握外贸英语信函的格式与结构、专业英语术语、常用业务词汇以及有关业务的英语表达方式和句型构造的能力，通过大量的技能训练把基础英语技能与外贸英语知识有机地结合起来，使学生不但具备撰写国际商务英语书信的能力，而且还具备填制合同、审证、改证及填制各种外贸单据的能力，5.2课程目的定位（外贸英语函电）课程的教学

13、目的在于通过本课程的学习，在学生充分利用已经把握的英语基础知识的前提下，学习怎样运用写作的语言特色和方法，融会贯穿外贸专业知识，培养学生具有良好的商务英语写作能力，熟练把握国际贸易知识，并能在实际外贸工作中熟练操作。5.3课程内容选择原则本课程充分体现了当代课堂教学要以人为本的教育理念，不仅要让学生学会知识，还要使学生具备优秀的实践操作能力和独立解决分析问题能力。课程改革重点在于建立起行之有效的教、学、做三者和谐统一的体系，既要在教学方法上探索合适学生的教学方法如引进情境、案例教学法又要建立起科学合理的评价体系，能够确保新型的教学方法确实能够提高学生学习效率。教、学、做三者要实现行之有效的结合

14、，而不能为了某一方面求“新而导致整体发展不平衡，学生达不到既定的学习目的。5.4课程项目设计或学习情景设计等课堂讲授,分散实训6.1知识目的通过本课程的学习与任务施行，能够使学生能够熟悉下面知识：1初步把握1000个左右外贸英语函电常用词汇。2了解外贸英语函电常用短语、术语、习惯用语和习惯表达方法。3把握函电写作的基本格式和套用句型。4能正确理解外商来函并译成通畅，具有专业特点的汉语。5能用正确的格式和语言文字撰写各业务环节的简单英语信函。6能正确理解、翻译和填制一般的英文合同和协议。7能根据不同实际情形选择得体措辞和恰当布局谋篇。6.2能力目的通过理论与实践教学，能够使学生能够具备下面能力：

15、1能在国际贸易领域较熟练地运用听、讲、读、写、译的技能进行商务交际的能力2具备运用电脑和办公自动化设备进行外贸商务函电往来、外贸业务沟通以及营销管理的应用能力3具备信息采集、能力4具备信息计算、决策、评价能力5具备解决问题、分析问题的能力6.3素质目的1培养学生谦虚、好学的能力；2培养学生勤于考虑、做事认真的良好作风；3培养学生良好的政治和身体素质；较强的创新能力、实践能力以及较高的人文素质和科学精神；4培养学生的团队合作能力、专业技术沟通的表达能力；5培养学生遵纪守法、爱岗敬业、吃苦耐劳的良好职业道德；6培养学生勇于创新、敬业乐业的工作作风：7培养学生的获取新知识、新技能的学习能力；8培养学

16、生团结协作、沟通组织的能力。7教学活动设计8教学施行建议8.1教材1根据本课程标准编、选教材，应充分注意体现任务引领、实践导向课程的指导思想。2编、选教材应体现内容先进性、通用性、实用性，要将本专业新技术、新工艺、新材料及时地纳人教材，使教材更贴近专业的发展和实际需要。3尽可能考虑结合职业技能证书考证编、选教材内容。要通过理实一体教学并运用所学知识进行评价，引入必须的理论知识，增加实践实操内容，强调理论在实践经过中的应用。4编、选教材尽可能考虑图文并茂，提高学生的学习兴趣，加深学生对本课程的认识和理解。教材表达必须精炼、准确、科学。8.2教学方法8.3课程考核3应注重学生动手能力和实践中分析问

17、题、解决问题能力的考核，对在学习和应用上有创新的学生应予十分鼓励，全面综合评价学生能力。8.4教学资源该课程是一门融国际贸易业务知识与英语语言知识为一体的高层次的应用语言课程，旨在使学生了解对外经贸业务各个环节，同时学习和把握英语在各个环节中的应用。该教材的教学内容具有系统性，覆盖了国际贸易的完好流程，包括：商务英语函电书写格式、建立业务关系、询盘、报盘、还盘、成交、付款、开证、展证、改证、装运、包装、保险、索赔、代理以及其它商务活动，使学生系统地把握各个贸易流程相关外贸信函的写作特点。教材设计方面，通过一笔仿真业务，将出口商和进口商的信函均分布在来函中，使得信函的写作与回复针对性强，接近真实的业务处理。体现教、学、做合一的教学理念，将语言知识与技能的培养与职业岗位严密相连，使学生能很好融入情景和角色。9课程评价外贸函电-格式外贸函电基本格式20may2000dateline日期)kee&co.,ltd34regentstreet